O que é gerenciamento de portfólio enxuto? Um guia rápido
Publicados: 2022-12-15Ter muitos projetos para gerenciar em um portfólio pode ser assustador. Você precisa criar estratégias e planejar sua alocação de recursos para garantir que cada projeto tenha o que precisa, quando precisa. Há muitas maneiras de fazer isso e uma delas é o gerenciamento de portfólio enxuto.
Vamos primeiro definir o gerenciamento de portfólio enxuto e depois nos aprofundar em como ele funciona. Isso lhe dará uma ideia se é a estratégia certa para executar sua gestão de portfólio. Também explicaremos quando usar o gerenciamento de portfólio enxuto e como o software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a gerenciar melhor seus portfólios.
O que é gerenciamento de portfólio enxuto?
O gerenciamento de portfólio enxuto é um processo pelo qual a estratégia é alinhada com a execução usando uma abordagem enxuta e operações e governança de portfólio ágeis. O gerenciamento de projetos Lean faz parte de uma metodologia ágil que visa aumentar o valor do cliente removendo o desperdício do projeto.
A equipe de liderança sênior aplicará princípios enxutos para gerenciar o portfólio. As equipes de gerenciamento de portfólio aprendem sobre a estratégia empresarial e como executar essa estratégia alocando o orçamento. Ao fazer isso, o portfólio de investimentos é gerenciado ao longo de seu ciclo de vida de investimento por meio de desenvolvimento ágil e estratégia de negócios.
O gerenciamento de portfólio enxuto faz isso usando os cinco princípios do enxuto. Esses princípios estão definindo valor, mapeando o fluxo de valor, criando fluxo, estabelecendo atração e buscando a perfeição. Eles estabelecem uma estrutura para criar uma organização eficiente de todos os projetos em um portfólio. Os gerentes de portfólio podem encontrar ineficiências e removê-las para aumentar o valor e diminuir o custo.
Claro, você tem que encontrar essas ineficiências primeiro. O ProjectManager é um software de gerenciamento de portfólio online que fornece dados em tempo real para tomar melhores decisões ao gerenciar um portfólio. Temos ferramentas enxutas de gerenciamento de portfólio, como um painel de portfólio ao vivo que captura seis métricas em todo o portfólio para obter uma visão de alto nível de desempenho e progresso. Nenhuma configuração é necessária - estamos prontos quando você estiver. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.
Quais são os 5 princípios Lean?
Mencionamos os cinco princípios lean, mas como eles são importantes para o gerenciamento de portfólio lean, eles merecem um pouco de explicação.
1. Valor
Isso é definido pelas necessidades do cliente do portfólio. As coisas a se pensar são o cronograma de fabricação e entrega de um produto, seu preço e requisitos ou expectativas a serem atendidos.
2. Mapeando o Fluxo de Valor
O valor é o objetivo final e agora você precisa mapear o fluxo de valor que inclui todas as etapas e processos que definem o sucesso de um portfólio. Isso significa tudo, desde as matérias-primas até a entrega do produto final. A questão é identificar o que não está gerando valor e eliminar esse desperdício.
3. Criando Fluxo
Primeiro, você encontra e remove o desperdício em seu fluxo de valor. Em seguida, você deve garantir que as etapas fluam sem problemas. Não deve haver interrupções, atrasos ou gargalos. Isso pode ser difícil ao lidar com equipes multifuncionais, mas aumentará a produtividade se você for bem-sucedido.
4. Estabelecendo Puxar
O fluxo agregará valor aos clientes mais rapidamente, o que significa que os clientes podem retirar o produto em menos tempo do que antes. Isso ajuda a evitar o acúmulo de materiais e simplifica o inventário de equipamentos. Isso economiza dinheiro para o fabricante e para o cliente.
5. Buscando a Perfeição
A perfeição é uma meta impossível de atingir, mas a busca dela reduz o desperdício e oferece maior valor aos clientes. É por isso que você deseja tornar o pensamento enxuto parte de sua cultura corporativa. Todos que trabalham para você devem estar envolvidos nesse tipo de gerenciamento de portfólio enxuto. Depois de chegar a esta etapa, você estará de volta ao início, pois o lean nunca para.
Quando usar o Lean Portfolio Management
O gerenciamento de portfólio enxuto é usado durante todo o ciclo de vida do seu portfólio. Ele é usado durante o gerenciamento do portfólio para garantir que todos os projetos atendam aos seus resultados estratégicos de negócios, ao mesmo tempo em que melhoram as decisões de investimento.
Mais importante é quem usa gerenciamento de portfólio enxuto e ferramentas de gerenciamento de portfólio enxuto para gerenciar o portfólio. São pessoas de alto nível na organização. Por exemplo, os líderes executivos são cruciais para uma implementação eficaz. Eles criam a cultura da empresa e ajudam o lean a prosperar dentro desse clima. Além disso, eles lideram pelo exemplo.
Principais participantes do Lean Portfolio Management
Naturalmente, gerentes e supervisores também estão envolvidos. Eles carregarão o impacto do pensamento enxuto no dia-a-dia, pois são responsáveis pela implantação de técnicas enxutas e pelo uso de ferramentas enxutas de gerenciamento de portfólio. Os gerentes e supervisores também estão treinando as equipes que executam as tarefas dos projetos do portfólio, que devem trabalhar de forma enxuta.
Se você tiver especialistas no assunto em sua empresa, eles também são essenciais para fazer o gerenciamento de portfólio enxuto funcionar. Eles são um recurso valioso que deve ser aproveitado pelas equipes. Mesmo os funcionários da linha de frente, RH, clientes, fornecedores e equipe de compras precisam estar a bordo do gerenciamento de portfólio enxuto para maximizar a redução de desperdício e aumentar o valor para os clientes.
Etapas do gerenciamento de portfólio enxuto
Para que o gerenciamento de portfólio enxuto seja eficaz, ele deve ser implementado em toda a organização. Ele foi projetado para melhorar de forma holística todos os departamentos em todos os níveis de valor estratégico. Para atingir esse objetivo, o ideal é seguir essas oito etapas do gerenciamento de portfólio enxuto.
Estabeleça Temas Estratégicos
Comece criando temas que reflitam suas prioridades estratégicas, definindo suas estratégias, transformando-as em investimentos e atribuindo-lhes metas. Estes devem estar alinhados com a visão do portfólio. Certifique-se de criar objetivos e métricas claramente definidos para medir seu desempenho. O uso de um roteiro ajuda a ver o portfólio entre os projetos e como eles se relacionam entre si. Um roteiro também atua como um canal de comunicação para equipes e partes interessadas.
Financiar, Gerenciar e Alocar Fluxo de Valor
O fluxo de valor são as atividades que implementam suas estratégias e objetivos para entregar valor aos clientes e ao seu negócio. Em outras palavras, alinhando investimentos com retornos. Aqui você planejará seu orçamento de cima para baixo, estimando o financiamento necessário com o planejamento de gerenciamento de custos. Certifique-se de monitorar seus custos planejados em relação aos custos reais para permanecer no caminho certo e realocar conforme necessário.
Gerenciar demanda
A demanda, seja operacional ou por solicitação do cliente, deve ser priorizada em relação às suas prioridades estratégicas e executada após a revisão do custo estimado e dos benefícios esperados. Isso permite que você priorize o trabalho em seus fluxos de valor e faça ajustes para trabalhar de acordo com a demanda.
Use planejamento contínuo e adaptável com roteiros
Os planos não são esculpidos em pedra. No gerenciamento de portfólio enxuto, deve-se revisar e adaptar-se continuamente ao ambiente em mudança para manter o valor e eliminar o desperdício. Os roteiros do projeto são ferramentas valiosas nesse processo, pois ajudam os gerentes de portfólio, fornecendo uma visão geral na qual podem realocar recursos estrategicamente para manter o valor e eliminar o desperdício. Experimente nosso modelo de roteiro para começar.
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Otimize a utilização de recursos
Use sua capacidade de recursos existente em toda a sua extensão e permaneça flexível para que você possa realocar conforme adapta os planos. Isso requer estimativas precisas de recursos. O gerenciamento eficaz de recursos é essencial e deve fazer parte das ferramentas de gerenciamento de portfólio lean que você usa para otimizar a utilização de recursos.
Suporte a entrega contínua e geração de relatórios
A entrega contínua é um princípio de desenvolvimento ágil frequentemente incorporado no gerenciamento de portfólio enxuto como parte de seu fluxo de valor. Para fazer isso, os gerentes de portfólio precisam de dados em tempo real para tomar decisões mais eficazes sobre realização de valor e custos.
Controlar resultados de negócios
Acompanhe seus objetivos com métricas definidas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) para determinar variações em seu plano e determinar suas opções para abordar e executar ajustes para reduzir interrupções que afetarão seu fluxo de valor. Isso ajuda a maximizar sua eficiência e realizar seus objetivos estratégicos.
Execute a Governança Enxuta
A governança enxuta está supervisionando e tomando decisões sobre previsão e orçamento, medições de desempenho de portfólio e coordenação de conformidade contínua. Dessa forma, as etapas que você deu para implementar o gerenciamento de portfólio enxuto serão sempre revisadas e refinadas para melhorar o valor e remover o desperdício.
Gerente de Projetos e Lean Portfolio Management
O uso de uma ferramenta de gerenciamento de portfólio enxuto, como o ProjectManager, é essencial para a implementação e execução bem-sucedidas de seu gerenciamento de portfólio enxuto. Nosso software é baseado em nuvem, o que significa que você obtém dados em tempo real para tomar melhores decisões. Temos várias visualizações de projeto, como gráficos de Gantt, quadros Kanban, listas de tarefas, calendários e muito mais, para que cada departamento possa usar as ferramentas que desejar. Todas as exibições são atualizadas em tempo real para que haja uma fonte de verdade.
Alinhe a Execução com os Objetivos Estratégicos no Roteiro
O gerenciamento de portfólio enxuto depende da capacidade de ver todos os seus projetos em um só lugar. Você deve observar como eles se relacionam, o que precisa de quando. Nossa visualização de roteiro de portfólio mostra todos os projetos em seu portfólio em uma linha do tempo do gráfico de Gantt. Você vê as datas de início e término em seu portfólio para ajudá-lo a alocar recursos com mais eficiência. O roteiro pode ser personalizado e filtrado para mostrar exatamente o que você precisa ver para garantir que está atingindo os objetivos.
Mantenha a carga de trabalho de sua equipe equilibrada
A fim de eliminar o desperdício e agregar valor aos clientes, você deve maximizar sua força de trabalho sem alocar demais e queimá-los. Nossas ferramentas de gerenciamento de recursos ajudam você a ver a disponibilidade da equipe, incluindo feriados globais, mas também supervisionam a carga de trabalho em todo o seu portfólio. O gráfico de carga de trabalho com código de cores facilita ver quem está superalocado e quem está subalocado, de férias ou atribuído a uma tarefa. Você pode realocar diretamente na exibição do gráfico para equilibrar a carga de trabalho e manter sua equipe produtiva.
Você também pode personalizar relatórios e obter um status de portfólio gerado com apenas algumas teclas. Também existem outros relatórios, como planilhas de horas, carga de trabalho, variação e muito mais. Todos os relatórios podem ser filtrados para ver apenas os dados que você deseja e, em seguida, facilmente compartilhados em vários formatos com as partes interessadas, para que fiquem atualizados.
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O ProjectManager não é apenas uma ferramenta enxuta de gerenciamento de portfólio, é também o principal centro de gerenciamento de projetos on-line. Publicamos vários blogs semanalmente e temos vídeos tutoriais, guias e modelos gratuitos para Excel e Word que você pode baixar para ajudar a gerenciar seu portfólio. Aqui está apenas parte do nosso conteúdo relacionado ao gerenciamento de portfólio.
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O ProjectManager é um software premiado que ajuda a implementar o gerenciamento de portfólio enxuto. Nosso software flexível pode trabalhar em ambientes ágeis, metodologias mais tradicionais, como cascata, ou um híbrido para equipes multifuncionais. Use os recursos de gerenciamento de tarefas, recursos e riscos para manter seu projeto, portfólio ou programa no caminho certo. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.