Gerenciamento de Projetos Jurídicos: Um Guia Rápido com Modelos Gratuitos

Um projeto é muitas vezes considerado algo puramente físico, como a construção. A verdade é que um projeto pode ser qualquer trabalho que tenha um começo e um fim. Para isso, o setor jurídico também tem projetos.

O gerenciamento de projetos jurídicos é bem familiar aos advogados, mesmo que eles não usem necessariamente essa frase. O resultado final de seus projetos é tipicamente um contrato, um testamento ou qualquer número de resultados.

O que é gerenciamento de projetos jurídicos?

O gerenciamento de projetos jurídicos é quando os princípios de gerenciamento de projetos são aplicados à prestação de serviços jurídicos. É um método que os escritórios de advocacia utilizam para executar projetos para seus clientes com maior produtividade. Não é tão diferente do gerenciamento de projetos tradicional em vigor.

Quando os escritórios de advocacia empregam o gerenciamento de projetos jurídicos, eles ajudam a aumentar a satisfação de seus clientes, mantendo seu escritório de advocacia lucrativo. É uma situação ganha-ganha para todas as partes. O trabalho jurídico que se enquadra no gerenciamento de projetos jurídicos pode ser qualquer coisa, desde litígios ou trabalhos não contenciosos.

Um advogado geralmente se torna o gerente de projeto do escritório de advocacia. Eles desempenham um papel na equipe do projeto jurídico para ajudar os clientes e promover os objetivos do escritório de advocacia. Como os projetos são temporários, todas as questões jurídicas (independentemente de sua disciplina) podem ser consideradas projetos e, portanto, estão sob a orientação do gerenciamento de projetos jurídicos.

O software de gerenciamento de projetos ajuda as equipes jurídicas a organizar tarefas. O ProjectManager possui gráficos de Gantt interativos que você pode compartilhar com sua equipe e clientes. Você pode vincular tarefas dependentes, definir marcos e definir as linhas de base. Você poderá acompanhar o esforço real versus o planejado em tempo real para ajudá-lo a cumprir o cronograma. Você também pode gerenciar o trabalho com listas de tarefas, quadros kanban, painéis e muito mais. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

O Processo de Gerenciamento de Projetos Jurídicos

Como em qualquer gerenciamento de projetos, existe um processo legal para gerenciamento de projetos. Ele pode ser dividido em três princípios básicos:

1. Planejamento
2. Atualizando as partes interessadas
3. Medindo o progresso e o desempenho

Não é diferente do que qualquer gerente de projeto é responsável ao gerenciar qualquer projeto. Você verá que o processo de gerenciamento de projetos jurídicos também não é tão diferente. Segue estes cinco passos.

1. Definir os objetivos e escopo do projeto para o projeto jurídico

Esta etapa começa com a coleta de informações e requisitos do cliente. Você precisa conhecer o negócio do cliente, suas necessidades e o que ele espera de você. Depois que sua pesquisa estiver concluída, reúna-se com o cliente e concorde com as fases do projeto, entregas e o resultado desejado. Além disso, fale sobre o escopo do projeto, quanto tempo o projeto levará e quais serão os custos. Quando isso for decidido, concorde com um acordo de cobrança. Você também vai querer trazer à tona riscos e outros problemas que podem afetar o engajamento.

2. Planejamento do Projeto

Agora você tem informações suficientes para dividir seu projeto em fases e tarefas. Você também desejará criar padrões de desempenho com os quais possa medir o projeto. Depois de ter uma lista completa de suas tarefas, você precisará organizá-las em uma linha do tempo. Você também monta a equipe do projeto neste ponto, tanto para a empresa quanto para o cliente. Você também estima o orçamento do projeto neste momento. Finalmente, você deve criar um plano de comunicação e um plano de gerenciamento de riscos.

3. Executar o Plano

Esta é a etapa em que você faz o trabalho legal. Você designará os advogados certos para trabalhar nas tarefas certas por meio de atribuições de tarefas e definindo a delegação de autoridade. O gerente de projeto fornecerá feedback oportuno, objetivo e específico à equipe, conforme necessário, além de gerenciar o desempenho e o moral da equipe. Isso inclui facilitar a colaboração entre a equipe e atualizar os clientes sobre o andamento do projeto.

4. Monitoramento e medição do progresso

Ao executar o projeto, você precisará medir seu progresso e desempenho para garantir que ele esteja alinhado com seu plano. Isso significa acompanhar o andamento das fases e tarefas, evitando desvios de escopo, gargalos, redundâncias, atendimento às expectativas do cliente e quaisquer outras ineficiências que possam atrasar ou inviabilizar o projeto. Você também precisará controlar o projeto quando surgirem problemas que possam afetar seu tempo, custo ou escopo.

5. Revisão pós-projeto

O projeto não termina até que o gerente de projeto e a equipe tenham avaliado os resultados em termos do escopo do projeto. Neste ponto, você precisa identificar qualquer coisa que deu errado para que não se repita em projetos futuros. Você deve se reunir com os clientes para discutir o feedback relacionado ao projeto para obter lições que podem ser aplicadas a projetos futuros. Quaisquer lições aprendidas precisam ser documentadas e compartilhadas com a empresa, para que sejam acessíveis a futuras equipes como referência.

O Gerente de Projetos Jurídicos

Dependendo do tamanho da sua empresa e dos seus tipos de projetos, você pode considerar a contratação de um gerente de projeto jurídico. Um gerente de projeto jurídico é um profissional que planeja e gerencia operações jurídicas usando uma combinação de trabalho jurídico e metodologias de gerenciamento de projetos. Essa é uma posição relativamente nova, que cresceu na última década a ponto de a maioria dos escritórios de advocacia de médio a grande porte ter pelo menos um.

Esses profissionais jurídicos são contratados para definir o escopo do projeto. São eles que lideram as reuniões de kickoff e mantêm contato com os advogados e gerenciam o relacionamento com os clientes no projeto. Eles também são responsáveis ​​por acompanhar o progresso do trabalho uma vez que o projeto é executado.

Parte desse monitoramento inclui o orçamento e os custos acumulados ao longo do projeto. Essas informações ajudam a manter o projeto nos trilhos, mas também compõem os relatórios de status apresentados às partes interessadas pelo gerente de projeto jurídico para mantê-los atualizados.

Habilidades Jurídicas do Gerente de Projetos

O gerente de projetos jurídicos é uma posição crescente no campo jurídico que fornece técnicas de gerenciamento de projetos ao departamento jurídico para tratar de serviços jurídicos e processos jurídicos. Existem habilidades específicas nas quais um gerente de projeto jurídico deve ser proficiente, incluindo habilidades tradicionais de gerenciamento de projetos. Isso inclui gerenciar projetos complexos sob pressão, ter habilidades de liderança para gerenciar equipes, ser capaz de resolver problemas e ter habilidades de pensamento crítico e estratégico.

Claro, um gerente de projeto jurídico também deve ser fluente em conhecimento jurídico. Isso não significa que eles precisam ter se formado em direito e passado na Ordem dos Advogados. Mas ter alguma familiaridade com o processo legal e a linguagem vai ajudar. Muitas vezes, o gerente de projeto jurídico vem de um fundo paralegal ou assistente jurídico.

Certificação em Gerenciamento de Projetos Jurídicos

Ter treinamento em gerenciamento de projetos é sempre útil. Existe certificação em gerenciamento de projetos, como Project Management Professional (PMP) oferecida pelo Project Management Institute (PMI), que pode ser muito útil para entender como gerenciar um projeto jurídico e ajudá-lo a conseguir um emprego como gerente de projeto jurídico.

Você não precisa ter certificação para se qualificar para o cargo, mas uma formação jurídica com experiência em gerenciamento de projetos fará de você um candidato mais atraente. Existe uma organização chamada Legal Project Management (LPM) Institute que oferece vários cursos e certificações LPM. Mas, muitas vezes, apenas ter algum treinamento como paralegal ou ter trabalhado em projetos jurídicos é suficiente para colocar o pé na porta.

Salário do Gerente de Projeto Jurídico

De acordo com a Glassdoor, uma carreira jurídica como gerente de projetos jurídicos tem um salário base médio de US$ 86.565. Essa é a média nacional, com o limite inferior do espectro em torno de US$ 57.000 e o limite superior chegando a cerca de US$ 132.000.

Ferramentas de gerenciamento de projetos jurídicos

Existem poucas soluções de software projetadas especificamente para gerenciamento de projetos jurídicos, embora qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos que ajude nos processos de gerenciamento de projetos seja útil no planejamento, monitoramento, rastreamento e relatórios do seu projeto. Qualquer ferramenta com recursos de gerenciamento de tarefas também será útil.

Ter um painel que monitora o projeto e permite que você obtenha informações sobre o progresso e o desempenho do projeto o ajudará a cumprir o cronograma e o orçamento. Nesse sentido, você também precisará de ferramentas de relatórios que gerem vários relatórios com mais detalhes e que possam ser compartilhados com as partes interessadas.

Também é melhor ter uma ferramenta colaborativa para conectar as equipes, estejam elas trabalhando em seu escritório ou em um escritório satélite localizado em outro lugar. Também haverá vários departamentos da empresa trabalhando juntos, portanto, uma plataforma colaborativa fácil de usar para todos é uma vantagem.

Modelos de gerenciamento de projetos jurídicos

Se você não estiver pronto para experimentar o software de gerenciamento de projetos jurídicos, existem modelos que podem ajudá-lo a gerenciar projetos jurídicos para manter a satisfação do cliente. Os modelos a seguir estão todos disponíveis para download gratuito.

Modelo de orçamento do projeto

Projetos jurídicos têm orçamentos e este modelo de orçamento gratuito coleta todos os detalhes financeiros, incluindo estimativas, para que você saiba quanto dinheiro precisará de layout para gerenciar seu projeto.

Modelo de gráfico de Gantt

Este modelo de gráfico de Gantt gratuito para Excel ajudará você a organizar todas as tarefas para sua equipe de gerenciamento de projetos no lado esquerdo, com datas de início e vencimento, prioridade e muito mais, enquanto no lado direito você verá todo o projeto em uma linha do tempo com tarefas e barras de duração.

Modelo de Registro de Risco

Todos os projetos são arriscados. Identificar riscos e, em seguida, rastrear problemas que surgem em seu projeto é como você atende seu cliente. Este registro de riscos gratuito para Excel permite definir cada risco por prioridade e seu impacto potencial no projeto.

Modelo de cronograma de trabalho

Gerenciar equipes significa ter uma ideia clara de quem está fazendo o quê e quando. Este modelo de cronograma de trabalho gratuito permite que você organize o cronograma de trabalho semanal da sua equipe e gerencie melhor o fluxo de trabalho para manter todos trabalhando de forma produtiva.

Como o ProjectManager ajuda no gerenciamento de projetos jurídicos

Os modelos são estáticos e exigem a manutenção que o afasta de tarefas mais importantes. O ProjectManager é um software baseado em nuvem que automatiza o trabalho ocupado e conecta suas equipes em tempo real com notificações por e-mail e no aplicativo para manter todos informados sobre atualizações e comentários ao colaborar no escritório ou em qualquer outro lugar.

Crie agendas de equipe facilmente

Agendar suas equipes é fácil com o ProjectManager. Depois de criar o plano em seu gráfico de Gantt, eles podem trabalhar em qualquer uma das várias visualizações de projeto que desejarem, lista de tarefas, planilha, calendário ou quadro kanban. Este último visualiza o fluxo de trabalho e dá às equipes autonomia para gerenciar seu backlog e planejar seu trabalho de tarefa em conjunto. Os gerentes de projeto obtêm transparência no processo e podem realocar recursos se perceberem possíveis gargalos para manter as equipes trabalhando na capacidade máxima.

Acompanhe as horas registradas

Os quadros de horários não apenas agilizam o faturamento, mas também dão aos gerentes de projeto visibilidade de quanto tempo sua equipe está trabalhando em tarefas, o que é útil quando os clientes desejam saber qual é o trabalho para onde estão indo suas horas faturáveis. Os quadros de horários podem preencher automaticamente as atribuições e são bloqueados uma vez enviados ao gerente de projeto para que não possam ser adulterados.

Acompanhe o progresso em tempo real

Os gerentes de projeto podem obter insights mais profundos com relatórios de um clique para planilhas de horas, variação do projeto, custos e muito mais. Esses relatórios podem ser filtrados para mostrar apenas os dados que você deseja ver e, em seguida, compartilhados com as partes interessadas. Os painéis em tempo real rastreiam seis métricas do projeto para uma visão geral do progresso e do desempenho sempre que você quiser, sem configurações complicadas. Eles estão prontos quando você estiver.

ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho premiado para equipes híbridas e flexível o suficiente para trabalhar em serviços jurídicos, profissionais, TI, construção ou qualquer tipo de projeto. Junte-se aos mais de 35.000 profissionais que já utilizam nossa ferramenta em organizações como NASA, Siemens e Nestles. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo!