O que é Nível de Esforço (LOE)? Além disso, 5 dicas para estimativa de esforço

Nível de esforço (LOE) é um termo de gerenciamento de projetos que se refere a um tipo específico de atividade de projeto chamado atividades de suporte. As atividades de suporte não geram entregas, mas estimulam as tarefas que o fazem. Portanto, o nível de esforço é quanto trabalho essas tarefas levarão para serem concluídas.

Esse trabalho pode assumir várias formas, como atualização de documentos de projeto, manutenção de equipamentos, envio de despesas, etc. A característica unificadora desse trabalho é que deve ser feito regularmente para dar suporte a uma tarefa maior.

Exemplos de nível de esforço

A melhor maneira de entender o nível de esforço é observar as atividades de suporte comuns que ocorrem em quase todos os projetos. Temos alguns exemplos de nível de esforço abaixo.

Gerenciando Partes Interessadas

O gerenciamento de stakeholders é a arte de criar relacionamentos fortes entre todos os envolvidos em um projeto. Uma boa gestão das partes interessadas requer comunicação e transparência constantes. Dependendo do escopo e tamanho do projeto, o nível de esforço para as atividades de gerenciamento das partes interessadas aumentará e diminuirá, e é importante estar ciente de quanta energia será necessária. O gerenciamento das partes interessadas inclui o envio de atualizações regulares, agendamento de reuniões, realização de chamadas, criação de documentos, etc.

Atualizando relatórios

Todos os projetos requerem documentação completa na forma de relatórios de projeto. Esses relatórios devem ser criados ao longo do ciclo de vida do projeto para verificar o progresso e compará-lo com o plano do projeto. Um exemplo comum é um relatório de orçamento. Para criar um relatório de orçamento preciso, você deve acompanhar as atividades de apoio, como enviar recibos e despesas, comunicar-se com as partes interessadas, registrar alterações de custos etc.

Comunicação com os clientes

Dependendo do projeto, a comunicação com os clientes pode ser muito importante. Se, por exemplo, você estiver planejando uma atualização de produto, é fundamental conversar com os clientes sobre o que eles gostariam de ver melhorado e/ou alterado. Isso inclui enviar e-mails, solicitar avaliações, postar pesquisas e fazer ligações telefônicas.

Por que calcular o nível de esforço é importante?

O esforço é um recurso como qualquer outro. Quando pensamos em recursos, nossas mentes vão para coisas tangíveis, como dinheiro e materiais, mas é igualmente importante considerar o esforço.

Como você pode imaginar, alcançar alguns resultados exigirá mais trabalho do que outros. Isso significa que eles têm um nível mais alto de esforço, mas não significa necessariamente que precisam ser mais difíceis. Na verdade, quando conhecemos o LOE para entregas, você pode antecipar a quantidade de trabalho que as tarefas exigirão e estar mais bem preparado. As ferramentas de agendamento de recursos ajudam nesse processo. O ProjectManager permite que você crie cronogramas de recursos e gerencie a carga de trabalho de sua equipe em uma ferramenta para melhor execução. Experimente de graça.

Quando o LOE deve ser calculado?

O nível de esforço deve ser calculado durante a fase de planejamento de um projeto quando as tarefas estão sendo criadas. Tarefas com um nível mais alto de esforço exigem mais trabalho para serem concluídas. Geralmente, esse trabalho ocorre em intervalos regulares ao longo da tarefa ou projeto, por isso é importante entender quanto esforço total será necessário.

Estabelecer o nível de esforço durante a fase de planejamento ajuda a distribuir a carga de trabalho uniformemente e permite uma programação mais precisa. Se determinados membros da equipe forem atribuídos a muitas tarefas de alto LOE em seu fluxo de trabalho, talvez seja hora de redistribuir as tarefas.

O que é estimativa de esforço?

Para saber o LOE de uma tarefa, você deve praticar algo chamado estimativa de esforço. A estimativa de esforço é o processo pelo qual aproximamos quanto tempo, energia ou dinheiro as entregas exigirão para que possamos classificá-las em uma escala.

A estimativa de esforço é um dos principais componentes da estimativa de projeto, juntamente com a estimativa de recursos e a estimativa de custos. Essas estimativas são a base de um planejamento de projeto sólido. Quanto mais precisas forem suas estimativas, mais preciso será seu plano geral de projeto e menos variações você precisará lidar.

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Exemplos de estimativa de esforço

A estimativa de esforço é como quantificamos o LOE para diferentes entregas e as tarefas que eles exigem. Dependendo da equipe, projeto, líder de projeto ou organização, o esforço pode ser estimado de forma diferente. Mas, independentemente do método de estimativa de esforço, todos os exemplos abaixo envolvem a equipe sentada para discutir e decidir sobre o nível de esforço em grupo.

Durante a fase de planejamento do projeto e a reunião de planejamento do projeto, você criará tarefas para apoiar este projeto e suas entregas. Quando as tarefas forem criadas, é hora de decidir seu nível de esforço por meio da estimativa de esforço. Em outras palavras, quanto tempo e energia (na forma de atividades de apoio) cada tarefa exigirá? Aqui estão algumas maneiras comuns de muitas equipes fazerem isso:

• Classifique por prioridade: é sempre uma boa ideia colocar a equipe na mesma página sobre a prioridade das tarefas. Uma maneira de fazer isso é fazer com que eles atribuam a cada tarefa um nível de prioridade na forma de um número. Em seguida, as tarefas podem ser listadas em ordem de prioridade mais alta ou mais baixa. Quanto maior a prioridade de uma tarefa, maior o nível de esforço que ela pode exigir para realizá-la.
• Classificar em categorias: Outro método útil para estimar o esforço é classificar as tarefas em categorias predeterminadas, como prioridade baixa, média baixa, média, alta e mais alta. Classificá-los nessas “caixas” é uma maneira útil de comparar tarefas entre si e estimar o que será mais ou menos trabalhoso.
• Atribuir valor numérico: Talvez o método mais claro de estimativa de esforço seja atribuir a cada tarefa um valor numérico em uma escala predeterminada. Muitas equipes usam a escala padrão de 1 a 10, mas não é incomum ver escalas menores ou maiores. Quando uma escala for definida, os membros individuais da equipe atribuirão valores às tarefas e compararão suas estimativas entre si. Juntos, toda a equipe chegará a um consenso sobre onde cada tarefa deve cair na escala.

Um Exemplo de uma Escala de Nível de Esforço

Existem muitos métodos diferentes para iniciar o processo de estimativa de esforço. As equipes podem até optar por usar mais de um desses métodos e combinar seus resultados. Uma vez que tenham chegado a uma decisão final, eles devem exibir suas decisões por meio de tarefas plotadas em uma escala.

Esta escala deve ser usada para mostrar o LOE para todas as tarefas em comparação umas com as outras. Diferentes projetos podem usar diferentes formas de escalas de nível de esforço, dependendo de seu tamanho, escopo e outras características. Isso é bom, desde que a equipe entenda a escala de nível de esforço que está sendo usada e os critérios para plotar tarefas na escala sejam consistentes.

Como calcular o nível de esforço

Agora que vimos como calcular o nível de esforço conceitualmente, vamos ver um exemplo do mundo real no contexto de um projeto simples. Imagine gerenciar um projeto para melhorar a comunicação entre os funcionários que trabalham remotamente e use estas três etapas para determinar o LOE:

1. Decida o quão precisas suas estimativas devem ser: A precisão é sempre importante, mas alguns projetos exigem um nível mais alto de precisão do que outros. Pode ajudar a olhar para o quadro geral, examinando os resultados e decidindo o quão flexíveis suas projeções LOE podem ser. Nesse caso, podemos dizer com segurança que deve haver precisão moderada, mas alguma diferenciação não causará falha no projeto.
2. Use uma técnica de estimativa de esforço: neste ponto do projeto, você terá criado sua lista de tarefas. Agora é hora de usar um dos três métodos discutidos acima para fazer a estimativa de esforço para cada tarefa. Existem, é claro, muitos outros métodos que você pode usar, desde que esteja usando a mesma métrica para medir todas as tarefas em um projeto. Além disso, não se esqueça de levar em consideração o gerenciamento geral e as horas de manutenção, porque a maioria das atividades de suporte não tem uma parada firme até que o projeto seja concluído.
3. Adicione valores à escala LOE: Quando você concluir a estimativa de esforço para tarefas, cada uma deve ter um número ou ser classificada em uma categoria. A partir deste ponto, você pode classificá-los do nível mais baixo de esforço para o nível mais alto de esforço. Agora, toda a equipe pode fazer referência a isso ao abordar tarefas, e o gerente de projeto pode ver as tarefas de um ponto de vista diferente.

Como o ProjectManager ajuda com o nível de esforço

O ProjectManager oferece aos usuários tudo o que eles precisam para calcular o nível de esforço e colocar essas informações para funcionar. Como o ProjectManager é uma solução baseada em nuvem que é atualizada automaticamente, você está sempre trabalhando com os dados mais atuais. Isso elimina qualquer preocupação de que coisas como o nível de esforço não estejam atualizados.

O cálculo do nível de esforço pode incluir a contabilização de itens como quantos membros da equipe devem ser atribuídos a uma tarefa, quantos recursos são necessários, quantas horas as tarefas levarão e muito mais. Com o ProjectManager, todas essas informações residem na própria tarefa. Também implica determinar quais tarefas requerem atividades de apoio. Essas atividades de suporte podem ser adicionadas aos nossos recursos de gerenciamento de tarefas.

Verifique o progresso para permanecer no caminho certo

Verifique o progresso da tarefa, horas trabalhadas e responsáveis, tudo a partir do painel do projeto, quadros kanban ou listas de tarefas. Em seguida, verifique as planilhas de horas para ver quanto tempo tarefas semelhantes levaram no passado e faça melhores previsões para o futuro.

Ao executar um projeto ágil, você precisa de ferramentas para dar suporte aos seus sprints. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem com recursos poderosos de gerenciamento de tarefas e recursos que podem ajudá-lo a garantir que sua equipe nunca fique sobrecarregada. Veja como o ProjectManager pode ajudar com suas estimativas fazendo uma avaliação gratuita de 30 dias hoje.