Oito dicas para realizar eventos pessoais de grande sucesso

Assim que entrei na sala, pude sentir a energia do público. Havia um zumbido palpável de antecipação e excitação no ar.

Estávamos todos esperando que Seth Godin fizesse a palestra de abertura do primeiro evento ao vivo da Copyblogger Media, Authority Intensive.

Todos estavam entusiasmados com Seth, mas como membros da comunidade Copyblogger, também ficamos completamente satisfeitos por estarmos juntos, pessoalmente, em uma única sala.

Parecia que estávamos no meio de uma grande reunião de família de pessoas com quem realmente queríamos sair. Pessoas de quem realmente gostamos .

Eventos ao vivo. Não há nada como eles.

Reunir as pessoas pessoalmente pode ser uma experiência extraordinária - especialmente hoje, quando muitas de nossas conversas acontecem online.

Eventos ao vivo reúnem comunidades de maneiras que simplesmente não podem acontecer no mundo virtual.

Portanto, se você deseja adicionar eventos ao vivo e presenciais ao seu repertório de negócios, como pode fazê-lo de uma forma divertida, lucrativa e verdadeiramente útil para o seu público?

Aqui estão oito dicas práticas para ajudá-lo a organizar seus próprios eventos presenciais - pequenos ou grandes.

Etapa # 1: incorpore eventos ao vivo em seu modelo de negócios

Antes de começar a planejar seu evento, certifique-se de saber como uma experiência ao vivo e pessoal pode se encaixar em seu modelo de negócios atual.

Você precisa decidir como um evento ao vivo pode complementar seu trabalho atual.

Uma conferência ajudará sua rede de público e se conectar uns com os outros? Quer ganhar dinheiro com o evento cobrando os ingressos ou vendendo no palco?

É importante definir metas claras para o seu evento durante o primeiro estágio do processo de planejamento, porque isso torna a tomada de decisão subsequente muito mais fácil. Os objetivos do seu evento influenciarão o tamanho do seu evento, o seu tempo de planejamento e as opções de palestrante.

Etapa 2: Determine o tamanho do seu evento

Em seguida, decida o quão grande você gostaria que o evento fosse.

Quando você imagina seu evento, você imagina um grande evento com muitos palestrantes? Ou você vê um workshop íntimo, com um pequeno grupo de pessoas fazendo exercícios práticos interativos?

Confie em seu instinto. Você conhece seu público melhor do que ninguém e terá uma boa noção do que funcionará para ele.

Katie da Wellness Mama e da Wellness Media organiza pequenos eventos de mesa redonda para os membros de sua comunidade. Ela limita as inscrições para cada evento a menos de 50 pessoas.

Ela também tem clareza sobre seus objetivos de evento. Ela ajuda os participantes a resolver seus problemas de blog mais urgentes e a aumentar seus negócios dez vezes em um ano.

Megan Cain, que dirige uma empresa chamada The Creative Vegetable Gardener, também é especializada em ministrar pequenas aulas e workshops. Seu conselho para eventos ao vivo é:

Comece pequeno! Sua primeira etapa pode ser uma aula, workshop ou encontro para leitores de blog. Gosto de fazer parceria com outras organizações que ajudarão a promover minhas aulas e lidar com as inscrições para mim. Dou aulas na minha cooperativa local de alimentos e no jardim botânico, e ambos têm boletins informativos que vão para milhares de pessoas.

Etapa 3: comece a planejar com a maior antecedência possível

Os locais e fornecedores reservam-se rapidamente, portanto, comece a planejar com antecedência - especialmente para eventos maiores.

Jessica Commins, vice-presidente executiva de operações da Copyblogger Media (e uma das principais planejadoras de eventos do Copyblogger's Authority Intensive 2014 e Authority Rainmaker 2015) afirma:

Comece cedo e seja flexível. Para eventos menores, é provável que você consiga alguns meses de lead time. Mas se você está reservando mais do que alguns palestrantes e planeja oferecer mais de 50 ingressos, recomendo fortemente escolher uma data que esteja pelo menos seis meses antes do seu primeiro dia de planejamento.

Você também precisa dar bastante atenção ao seu público. Para eventos grandes, você pode querer enviar um anúncio “salve a data” com até um ano de antecedência.

Etapa 4: selecione seus alto-falantes com atenção

Escolher seus alto-falantes é uma grande parte da realização de eventos de sucesso, e você tem uma ampla gama de escolhas potenciais.

Você precisa hospedar palestrantes de renome? Ou seu público espera que você entregue pessoalmente a maior parte do conteúdo?

Se você for contratar palestrantes externos, pense nos objetivos do seu evento e nas expectativas do público e, a seguir, desenvolva seus critérios para a seleção dos palestrantes.

Brian Clark, fundador e CEO da Copyblogger Media, que seleciona os palestrantes para as conferências da Autoridade, tem dois requisitos. Todos os alto-falantes precisam:

1. Saiba do que eles estão falando, porque eles demonstraram seus conhecimentos e experiência publicamente.
2. Ser capaz de ensinar aos outros com eficácia o que eles sabem e fazem.

Brian diz:

Com esses critérios, podemos selecionar as melhores autoridades que existem. Alguns são bem conhecidos e alguns são joias escondidas que seguimos pessoalmente porque sabemos que eles falam por si.

Depois de definir seus critérios para alto-falantes, você estará pronto para começar sua pesquisa. Considere estas fontes de alto-falante:

• Autores de seus livros ou blogs favoritos
• Associações de palestrantes
• Palestrantes em outros eventos
• Celebridades ou especialistas em seu setor

Etapa 5: Crie um plano para atrair participantes

Você precisa desenvolver um plano para promover seu evento, especialmente se estiver realizando uma grande conferência.

O coach de negócios Tommi Wolfe, que realiza várias conferências de médio a grande porte todos os anos, diz:

Não subestime o trabalho necessário para preencher seus eventos. Há habilidade e know-how envolvidos, e é muito competitivo.

Comece a promover seu evento o mais cedo possível e crie um plano que inclua marketing por e-mail, guest blogging, campanhas em redes sociais e, possivelmente, até mesmo publicidade paga.

Certifique-se de definir expectativas realistas também. Se você tiver um público pequeno, pode ser difícil preencher uma sala grande. Você pode querer começar com um evento menor e crescer a partir daí.

Etapa # 6: delegar tarefas a outras pessoas

Quando você está realizando um evento ao vivo - especialmente um grande - haverá tarefas que precisam ser feitas que você não pode (ou não quer).

Se você puder pagar, contrate uma assistência. Existem muitos profissionais que ajudam a administrar eventos ao vivo - planejadores de eventos, funcionários temporários para ajudar com as inscrições ou até mesmo negociadores de contratos de eventos.

Planeje obter a ajuda de que precisa para manter sua sanidade e tudo funcionando perfeitamente durante o evento.

Etapa # 7: considere vender durante ou após o evento

Quando você estabeleceu suas metas para o evento, decidiu que quer ganhar algum dinheiro com ele? Nesse caso, talvez faça uma oferta aos participantes do evento.

Você poderia:

• Ofereça um upsell para os participantes, como um programa de mentor ou coaching em grupo.
• Venda uma pequena aula online que seja um “próximo passo” lógico para os participantes.
• Venda ingressos para seu próximo evento ao vivo.

Se você planeja realizar uma conferência anual, pode pré-vender ingressos para o evento do próximo ano no seu último dia. Se você fez bem o seu trabalho e as pessoas adoram a sua conferência, os participantes ficarão felizes em pagar para garantir um ingresso para o próximo ano.

Etapa # 8: Aprenda com seus erros

Receba feedback de seus participantes ao final do evento. Você pode distribuir um formulário de avaliação simples a todos os participantes ou usar uma ferramenta de pesquisa online como o SurveyMonkey.

Você obterá informações valiosas do feedback de seus participantes - o que funcionou, o que não funcionou, quais alto-falantes arrasaram e quais não funcionaram.

Você também deve examinar seus objetivos originais do evento e ver se os alcançou. Em seguida, decida se deseja planejar outro workshop, reunião ou conferência presencial.

Comece a planejar seu próprio evento presencial hoje

Como um profissional de marketing de conteúdo inteligente, você sabe como aumentar sua comunidade online e ouvir o que eles precisam. Portanto, se você ouviu que seu público deseja comparecer a um evento presencial (e acha que hospedar um evento poderia beneficiar seu negócio), comece a planejar e a fazer um brainstorming.

Há muitas maneiras de ajustar os eventos às suas metas de negócios e fornecer inspiração incrível, oportunidades de construção de parcerias e outros serviços aos participantes. Pode ser a melhor coisa que você já fez por sua comunidade e sua empresa.

Comece hoje. Sua ovação de pé o aguarda.

Como você incorporará um evento ao vivo e presencial em seu modelo de negócios?

Compartilhe suas experiências participando ou organizando eventos no LinkedIn…

E esperamos vê-lo este ano no Authority Rainmaker em Denver, Colorado, de 13 a 15 de maio de 2015!