Como escrever um plano de ação (exemplo incluído)

O que é um Plano de Ação?

No gerenciamento de projetos, um plano de ação é um documento que lista as etapas de ação necessárias para atingir as metas e objetivos do projeto. Portanto, um plano de ação esclarece quais recursos você precisará para atingir essas metas, cria um cronograma para as tarefas ou itens de ação e determina quais membros da equipe serão necessários para fazer tudo. Definiremos quais metas do projeto, objetivos do projeto, itens de ação e etapas de ação estão mais adiante neste guia.

Um plano de ação documenta a execução do plano do projeto. Ou seja, é uma lista detalhada do trabalho que deve ser feito para completar os objetivos do projeto, incluindo as etapas de ação que estão envolvidas desde o início do projeto até o fim. Um plano de ação é semelhante a um plano de implementação de projeto e é muito útil durante as fases de planejamento e execução do projeto.

Você não apenas está descobrindo as etapas de ação e o cronograma, mas também determina quem você reunirá para que sua equipe de projeto trabalhe nessas tarefas.

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Como escrever um plano de ação para gerenciamento de projetos em 10 etapas

Os benefícios de um plano de ação são simples: agora você delineou quais etapas de ação e quais recursos são necessários para atingir as metas do projeto. Ao reunir tudo isso em um único documento de gerenciamento de projeto, você pode planejar com mais sucesso como executar seu plano de projeto.

As pessoas ficam sobrecarregadas com o jargão de gerenciamento de projetos quando precisam planejar um projeto, mas a palavra ação todos podem entender. Os fundamentos para obter um plano de ação para qualquer projeto seguem estas quatro etapas básicas de planejamento de projeto:

1. Defina as metas do seu projeto

Há uma diferença entre as metas do projeto e os objetivos do projeto. As metas do projeto referem-se às metas de alto nível que o projeto alcançará. Esses geralmente se alinham com o planejamento estratégico e os objetivos de negócios das organizações.

2. Defina os objetivos do seu projeto

Os objetivos do projeto são muito mais específicos do que as metas do projeto. Os objetivos do projeto referem-se às entregas e marcos que precisam ser concluídos para atingir as metas do projeto.

3. Defina as etapas de ação

As etapas de ação são um grupo de tarefas relacionadas ou itens de ação que devem ser executados para produzir as entregas do projeto.

4. Identifique e priorize itens de ação

Os itens de ação são pequenas tarefas individuais que compõem as etapas de ação descritas em seu plano de ação. Primeiro, você precisa identificar as dependências de tarefas entre elas e, em seguida, atribuir a esses itens de ação um nível de prioridade para que sejam executados sequencialmente.

5. Definir funções e responsabilidades

Agora que você dividiu o trabalho necessário para realizar seu plano de ação, precisará atribuir itens de ação aos membros da equipe do projeto e definir suas funções e responsabilidades.

6. Alocar Recursos

Assim como seu plano de projeto, seu plano de ação tem requisitos de recursos. Ter identificado suas etapas de ação e itens de ação ajudará você a entender quais recursos são necessários para cada tarefa e alocá-los adequadamente.

7. Defina metas SMART

Seu plano de ação precisa ser monitorado e controlado para medir seu desempenho. É por isso que é importante que você defina metas SMART para seus itens de ação, etapas de ação e objetivos de seu projeto. Metas SMART significam específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e oportunas.

8. Defina um cronograma para seu plano de ação

Como gerente de projeto, você precisará fazer o possível para estimar quanto tempo levará para concluir seus itens de ação e etapas de ação. Depois de fazer isso, você terá uma linha do tempo. Você pode usar técnicas de gerenciamento de projetos, como gráficos PERT ou o método do caminho crítico, para estimar melhor a duração do plano de ação do seu projeto.

9. Escreva um modelo de plano de ação

Crie ou use um modelo de plano de ação simples para coletar tarefas, prazos e atribuições. Este é o lugar onde tudo relacionado à tarefa vai em seu plano de ação do projeto, então você tem um lugar para todas essas informações cruciais.

Escrever um modelo de plano de ação é uma ótima ideia porque você precisará usar esse formato em todo o projeto. É por isso que criamos um modelo de plano de ação gratuito que você pode baixar.

10. Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos

Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos para mantê-lo na tarefa. O ProjectManager possui recursos de planejamento de projeto que ajudam a monitorar e relatar o progresso e o desempenho do projeto. Obtenha uma visão de alto nível do plano de ação com nossos painéis ao vivo. Ao contrário de outras ferramentas, não obrigamos você a configurar o painel.

Ele está pronto para uso no momento em que você abre nossas ferramentas de planejamento de projetos. Mais do que isso, calculamos as diversas métricas, como variação do projeto, carga de trabalho e muito mais. Eles são exibidos em tabelas e gráficos fáceis de ler. Compartilhe-os com as partes interessadas para fornecer atualizações sobre as etapas de ação sempre que quiserem. Soa bem? Experimente nossa ferramenta gratuitamente fazendo este teste de 30 dias.

Dicas para escrever um plano de ação

Depois de ter um plano de ação, como você trabalha com ele para executar um projeto de sucesso? Aqui estão algumas dicas para ajudar na implementação do seu plano de ação:

• Concentre-se nas prioridades e no que é devido agora ao identificar as etapas de ação e definir o cronograma do seu plano de ação
• Mark concluiu as etapas de ação concluídas
• Faça com que os membros da sua equipe trabalhem em uma plataforma de gerenciamento de projetos
• Configurar alertas
• Discutir tarefas pendentes ou últimas

Exemplo de plano de ação

Acompanhe este exemplo para ver como os planos de ação são normalmente definidos usando o software de planejamento de projetos.

Tarefas

O ProjectManager pode ajudá-lo a construir seu plano de ação e executá-lo. Colete todas as suas tarefas de etapas de ação em nossa exibição de lista, que faz mais do que aplicativos de lista de tarefas leves. Diferente deles, podemos priorizar itens de ação, customizar tags e mostrar o percentual de conclusão de cada tarefa. Nosso software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem fornece dados em tempo real para ajudá-lo a criar um plano de ação e cumpri-lo.

Notar Fases e Atribuições

É importante observar todas as fases do cronograma do projeto para saber quais etapas de ação e tarefas ocorrerão e quando. Você também desejará definir funções e responsabilidades para garantir que o trabalho seja realizado adequadamente.

Acompanhar o progresso

Depois de iniciar o projeto, você precisará traçar o progresso do trabalho que está sendo feito. Isso nos leva à linha do tempo, onde você terá uma data de início e de conclusão para cada uma de suas tarefas, bem como quanto tempo você planeja levar, para que você possa usar isso como linha de base e garantir que permanecerá no alvo. Você pode fazer a linha do tempo do seu projeto em um gráfico de Gantt.

Recursos de Notas

Finalmente, seu plano de ação listará os recursos. Quem é responsável por qual tarefa e quais materiais estão envolvidos? Quais são esses custos? Você também deve ter uma seção no plano de ação para notas que não se enquadram em nenhuma das outras categorias. O ProjectManager possui recursos de gerenciamento de recursos que permitem alocar recursos para cada etapa de ação e tarefa do seu plano de ação.

Gerencie seu projeto com um plano de ação

Reunir um plano é apenas a primeira parte do gerenciamento de um projeto. Lembre-se, não é algo para escrever e guardar, mas um documento vivo que deve acompanhá-lo durante todo o ciclo de vida do projeto. Jennifer Bridges, PMP, oferece mais dicas sobre como escrever um plano de ação no vídeo abaixo.

Aqui está uma captura de tela para sua referência:

Como o ProjectManager pode ajudar no seu plano de ação

Se você deseja fazer um plano de ação e, em seguida, agir sobre ele executando, monitorando e relatando um projeto, então você vai querer o ProjectManager. Nosso software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem pode importar seu plano de ação para um gráfico de Gantt online. Agora você pode organizar suas tarefas, vincular dependências e definir marcos. Mais do que isso, você pode filtrar pelo caminho crítico. Quando terminar de agendar, defina a linha de base. Isso permite que você sempre veja o progresso planejado versus o real do seu projeto para ajudá-lo a permanecer no caminho certo. Experimente nossa ferramenta gratuitamente hoje mesmo.

A partir daí, você pode atribuir tarefas e fornecer às equipes uma plataforma colaborativa para comentar e compartilhar documentos relevantes. As tarefas dependentes podem ser vinculadas para evitar gargalos e, quando as coisas mudam, a programação pode ser facilmente editada simplesmente arrastando e soltando as datas de início e término.