Como gerenciar projetos ad hoc e solicitações ad hoc

Os projetos raramente saem como planejado. Sempre existe a possibilidade de obter novos dados, atualizações de projetos ou produtos, revisões ou qualquer número de solicitações de última hora. Como você lida com essas solicitações ad-hoc?

Ad-hoc significa que é específico – algo que não será repetido. Projetos ad-hoc e solicitações ad-hoc ocorrerão no gerenciamento de projetos e você precisa saber como lidar com eles.

O que é um projeto ad hoc?

Um projeto ad-hoc é aquele que acontece inesperadamente, geralmente em resposta a um problema. Os projetos quase sempre são agendados com antecedência, mas um projeto ad-hoc surge na equipe sem tempo para qualquer planejamento prévio.

Essa é uma das coisas que diferenciam um projeto ad hoc de um projeto tradicional em gerenciamento de projetos. Outra é que um projeto ad-hoc geralmente inclui um retorno rápido. Projetos ad-hoc também se concentram em um objetivo (ou grupo de pessoas) e tendem a usar menos recursos, incluindo membros da equipe.

Resumindo, um projeto ad-hoc é quando surge algo que exige uma resposta imediata. Como qualquer projeto, há apenas uma quantidade limitada de tempo para concluí-lo, mas o prazo é quase sempre curto.

Como gerenciar projetos ad-hoc: 5 práticas recomendadas

Como um projeto ad-hoc parece surgir do nada, muitas vezes não recebe a atenção que um projeto mais deliberado receberia. No entanto, você ainda precisa acompanhar e relatar o progresso para atender às suas iniciativas estratégicas.

Uma prática recomendada para gerenciar projetos ad hoc é usar software de gerenciamento de projetos. ProjectManager é um software baseado em nuvem que permite planejar, agendar e acompanhar seus projetos em tempo real. Monitore os recursos e o tempo de sua equipe com o painel ao vivo. Nenhuma configuração é necessária. O ProjectManager coleta e calcula os dados e exibe tempo, custo, variação e muito mais. É como um relatório de status instantâneo para seu projeto ad hoc. Experimente o ProjectManager gratuitamente hoje.

1. Não negligencie o risco

É fácil cortar custos quando o tempo é essencial. Projetos ad-hoc tendem a ter menos burocracia, mas isso não significa que você deva ignorar uma avaliação de risco. Qualquer análise financeira lhe dirá que o risco pode arruinar um projeto. Embora você não tenha tempo para um plano completo de gerenciamento de riscos, deve priorizar os riscos que são prováveis ​​e podem ter um impacto negativo no projeto.

2. Mantenha-se flexível

Independentemente da metodologia aplicada aos seus projetos, você não terá tempo para o planejamento avançado de uma estrutura em cascata. Uma abordagem de projeto ágil é mais adequada para projetos ad hoc. Eles são mais interativos, permitindo que você gire rapidamente conforme necessário e tendem a trabalhar com um grupo menor em sprints de menor escala.

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3. Você ainda precisa de um plano

Não há tempo suficiente para passar por todas as diligências, como estimativas de custos, que fariam um projeto mais tradicional decolar. Mas mesmo um projeto ad hoc precisa de direção. Não ter algum plano ou gerenciamento de solicitações para gerenciar seus recursos, definir prazos e priorizar e atribuir tarefas vai sair pela culatra e criar um cronograma mais longo do que você pode pagar.

4. Padronize as Solicitações de Trabalho

Existem muitos métodos para acelerar os fluxos de trabalho, como e-mail, texto, mensagens de voz ou uma troca rápida pessoalmente. Esses métodos podem parecer que estão acelerando o processo, mas, na verdade, criam problemas. Crie um fluxo de trabalho que siga um padrão definido que possa ser centralizado, acessado por todos, priorizado e até comentado para fomentar a colaboração.

5. Facilite a transparência

Cada aspecto do projeto deve ser visível para todos na equipe do projeto. Isso significa atualizações e quaisquer alterações. Deve haver uma fonte central de verdade que dê às equipes híbridas, sejam elas remotas, em departamentos diferentes ou usando ferramentas diferentes, a visibilidade de que precisam.

Ferramentas para gerenciar projetos ad-hoc

O software de gerenciamento de projetos possui recursos que permitem controlar projetos e projetos ad hoc. Você pode usá-los para montar uma equipe e atribuir tarefas, com prazos, descrições e prioridades. Isso permite que você faça a bola rolar rápida e rapidamente a bordo de sua equipe.

As equipes precisam de uma ferramenta colaborativa para permitir que elas se comuniquem e trabalhem melhor juntas. Isso pode ser parte de um software de gerenciamento de projetos ou aplicativos de bate-papo e mensagens que conectam equipes, não importa onde estejam.

Por fim, você precisa de uma ferramenta que gere relatórios, tanto para gerenciar o projeto quanto para manter as partes interessadas atualizadas sobre seu andamento. Esses relatórios devem ser capazes de filtrar dados para que você possa fornecer os detalhes de que os gerentes de projeto precisam, bem como relatórios mais gerais para as partes interessadas. Quanto mais fácil compartilhar esses relatórios, melhor.

O que é uma solicitação ad hoc?

Uma solicitação ad-hoc ou tarefa ad-hoc é uma solicitação que não foi planejada. Um projeto ad-hoc é um empreendimento maior, mas a definição é basicamente a mesma. Estão fora do escopo do projeto.

Outra maneira de olhar para uma solicitação ad-hoc é como uma interrupção e destruidora de produtividade da equipe. Eles o afastam do projeto e podem causar atrasos e custar dinheiro. O pior cenário: uma solicitação ad hoc pode inviabilizar um projeto e levar ao fracasso.

Uma solicitação ad-hoc pode ser qualquer coisa, desde uma reunião que é convocada no último minuto, afastando você do trabalho de prazo. Pode ser papelada, novamente atribuída no último minuto, ou tarefas re-delegadas. Até mesmo a resposta a e-mails pode se enquadrar na solicitação ad-hoc. Qualquer coisa que você não sabia que estava chegando e que o afaste do objetivo principal de seu trabalho é um pedido ad hoc.

Como gerenciar solicitações ad hoc: 5 práticas recomendadas

Assim como você gerenciaria um projeto ad-hoc, as solicitações ad-hoc podem ser controladas com um software de gerenciamento de projetos.

Ter uma ferramenta de gerenciamento de trabalho ajudará você a priorizar, colaborar, monitorar e relatar o andamento de suas solicitações ad-hoc. Aqui estão algumas outras coisas a serem lembradas ao gerenciar solicitações ad-hoc.

1. Plano

Sim, plano. Embora você não possa ter um plano para algo que você não sabe que vai acontecer, você pode configurar uma almofada suficiente no seu dia para permitir que você responda a solicitações ad hoc sem afetar negativamente sua agenda. Use uma estrutura de divisão de trabalho para mapear a solicitação ad hoc.

Se você permitir uma abordagem de gerenciamento de projeto ágil para o seu trabalho, isso permitirá maior flexibilidade para que você possa alternar de uma tarefa para outra, sabendo como priorizar esse trabalho e mantendo uma comunicação colaborativa com o restante de sua equipe. Ter tarefas ad-hoc gerenciadas em um sistema ad-hoc é uma maneira de manter o controle.

2. Filtrar solicitações ad-hoc

Sempre haverá solicitações ad-hoc e algumas delas devem ser tratadas imediatamente, outras podem esperar e pode até haver algumas que você poderia ignorar. Mas eles virão às vezes com grande frequência e podem ser esmagadores.

O líder da equipe deve ser a pessoa responsável por todas as solicitações ad hoc para manter a equipe focada em suas tarefas. Em seguida, o líder da equipe pode priorizar as solicitações ad hoc e atribuir o trabalho ao membro da equipe que tem capacidade para realizá-lo.

3. Tenha um Processo

Você precisa de um processo para o trabalho planejado e também precisa de um para as solicitações ad hoc. Só porque é uma solicitação ad-hoc não significa que não possa estar no sistema e rastreada. Certifique-se de que todas as solicitações ad hoc sejam direcionadas para qualquer ferramenta de gerenciamento de trabalho que você esteja usando.

Essas solicitações também devem ser entregues na ferramenta, mas às vezes esse não será o caso. Independentemente disso, onde quer que se originem, a solicitação ad-hoc deve residir na ferramenta para torná-la gerenciável.

4. Acompanhe o progresso

Sem uma ferramenta para acompanhar seu progresso, você está trabalhando às cegas. Você precisa gerenciar solicitações ad-hoc, o que significa conhecer a carga de trabalho de sua equipe em tempo real para que você possa atribuir a solicitação ad-hoc e, em seguida, poder acompanhar seu progresso no trabalho.

Portanto, você deseja trabalhar com uma ferramenta baseada em nuvem que forneça dados ao vivo para que você saiba exatamente onde a tarefa e a equipe estão agora e não ontem.

5. Alocar Recursos

Ser capaz de gerenciar recursos ad-hoc requer ferramentas de gerenciamento de recursos que permitem realocar recursos conforme necessário para realizar o trabalho sem afetar o outro trabalho que já está em andamento.

Às vezes, isso pode significar a solicitação de membros adicionais da equipe para lidar com as solicitações ad hoc. Ter as ferramentas de gerenciamento de recursos que podem mostrar a alocação atual de sua equipe o ajudará a vender melhor seu caso.

Como o ProjectManager ajuda com projetos ad-hoc

ProjectManager é uma ferramenta de gerenciamento de trabalho baseada em nuvem que é flexível o suficiente para gerenciar projetos ad hoc. Notificações automatizadas por e-mail e na ferramenta padronizam o processo de solicitação ad-hoc e, em seguida, as equipes podem ser atribuídas e colaborar em tempo real com os gerentes de transparência e as partes interessadas necessárias para acompanhar seu esforço.

Receber novas solicitações em quadros Kanban

Solicitações ad-hoc podem ser adicionadas aos quadros kanban para que possam ser integradas ao fluxo de trabalho maior. Os gerentes podem definir a prioridade, adicionar descrições e atribuir a tarefa aos membros da equipe. A equipe pode então gerenciar seu backlog e planejar o sprint juntos comentando no nível da tarefa. Enquanto isso, o gerente de projeto tem transparência no processo e pode ver os gargalos à frente e realocar recursos para resolvê-los.

Alocar recursos de forma eficaz

Para saber quem na equipe tem capacidade para atender a solicitação ad hoc, o ProjectManager possui recursos de gerenciamento de recursos em tempo real, como um gráfico de carga de trabalho. O gráfico de carga de trabalho é codificado por cores para facilitar a visualização de quem tem muitas ou poucas tarefas atribuídas a eles. O gerente de projeto pode então equilibrar a carga de trabalho e fazer atribuições mais perspicazes.

Gerar relatórios de progresso para as partes interessadas

As partes interessadas que fizeram as solicitações ad-hoc vão querer saber como está o trabalho. É aí que entra o recurso de relatórios do ProjectManager. Gere uma variação, quadro de horários e outros relatórios com um clique. Todos os relatórios podem ser filtrados para mostrar apenas os dados que você deseja compartilhar com as partes interessadas e, em seguida, transmitidos como PDF ou impressos.

O ProjectManager foi projetado para gerenciar qualquer tipo de projeto, incluindo projetos ad hoc, independentemente de sua equipe estar sob o mesmo teto ou distribuída. Com planilhas de horas seguras, você sempre sabe o status do trabalho de sua equipe em suas tarefas, independentemente da localização ou departamento da organização. Ter esse tipo de controle e visibilidade impede que solicitações ad hoc prejudiquem sua produtividade.

O ProjectManager é um software premiado que organiza o trabalho e conecta equipes híbridas. Ele tem a flexibilidade de lidar com solicitações ad-hoc e manter você e sua equipe trabalhando de forma produtiva. Junte-se às dezenas de milhares que já usam nosso software em organizações da NASA à Nestles e Siemens. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente!