8 etapas para um melhor gerenciamento de problemas

Problemas acontecem. E se você deseja que seu projeto seja um sucesso, você precisa ter um plano para responder de forma rápida e eficaz a quaisquer problemas que surgirem. Essas etapas fazem parte de um processo de gerenciamento de problemas de práticas recomendadas e são a essência do bom gerenciamento de projetos.

O que é gerenciamento de problemas?

Problemas são qualquer coisa que surja no decorrer do seu projeto para impactar o plano. Os problemas podem ser riscos previamente definidos ou não. O que você quer evitar é uma forma de amnésia coletiva do projeto onde os problemas surgem e nunca são resolvidos. (Os problemas têm uma maneira engraçada de ressurgir quando não são resolvidos.)

O gerenciamento de problemas em um projeto começa com um plano que define atividades e regras de negócios para gerenciar e controlar problemas que surgem durante um projeto.

Tipos de problemas do projeto

Obviamente, a primeira coisa que você precisa fazer para o gerenciamento de problemas é identificar os problemas. Pode haver muitos problemas, alguns dos quais se enquadram nessas quatro categorias.

1. Problema principal: aquele que pode impedir o progresso ou a conclusão bem-sucedida do projeto e requer atenção imediata.
2. Oportunidade: nem todos os problemas são ruins, alguns podem oferecer uma oportunidade imprevista.
3. Preocupação: não é um grande problema, mas é algo que você quer ficar atento, porque pode evoluir para algo que requer atenção.
4. Situação: é outra questão que pode ser uma preocupação ou um grande problema, mas se desenvolve a partir de um ponto de vista situacional.

Alguns exemplos dessas questões são problemas com funcionários de fornecedores, falhas técnicas, faltas ou atrasos de materiais e promoções super bem-sucedidas. Você pode começar a registrar seus problemas com nosso modelo de acompanhamento de problemas gratuito.

Os modelos são ótimos, mas não oferecem os recursos de gerenciamento de problemas do software de gerenciamento de projetos. O ProjectManager tem várias visualizações de projeto que permitem que todos na equipe trabalhem como quiserem. Por exemplo, há uma exibição de lista de tarefas que pode coletar as tarefas de um membro da equipe relacionadas a um problema ou vários problemas. Veja prioridade, status e muito mais. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo!

8 etapas para gerenciamento consistente de problemas

Há muito o que saber sobre gerenciamento de problemas. É um tópico grande e com o qual todo gerente de projeto terá que lidar durante seu projeto.

Ao contrário do risco, um problema não é um problema potencial. Um problema está acontecendo no aqui e agora.

Gerenciar problemas não é diferente de gerenciar um projeto, pois requer um processo e um plano para implementar a estratégia. Essas etapas ajudarão você a ter uma estrutura para controlar os problemas à medida que eles surgem em seu projeto.

1. Criar Cadastro

A única maneira de começar é identificando os problemas e reunindo-os em um documento para que você possa começar a responder e acompanhar o progresso na resolução deles. Idealmente, crie um documento colaborativo online. Da mesma forma, você pode gerenciar riscos ou alterações, deseja gerenciar problemas rastreando-os em um log ou registro. Sem um processo ou uma ferramenta para relatar o problema, ele se perderá na confusão do projeto. Você precisa relatar problemas e notificar outras pessoas para que outras pessoas possam confirmar se o problema permanece.

2. Informe imediatamente

O tempo é importante. Se você permitir que os relatórios fiquem atrasados, perderá a oportunidade de resolver o problema antes que ele se torne grande demais para ser corrigido ou exija tantos recursos a ponto de atrapalhar o projeto. A comunicação é fundamental e os canais devem estar abertos para levar essa informação às pessoas certas o mais rápido possível. Se você estiver relatando prontamente, é melhor resolver imediatamente. Sentar-se em um problema conhecido é pedir problemas.

3. Problemas de registro

Certifique-se de que as pessoas saibam quem pode registrar problemas e que eles o façam. Se não houver alguém que registre o problema, você terá problemas caindo pelas rachaduras. Isso cria mais rachaduras em seu projeto até que ele desmorone. Você deseja manter um registro detalhado desse processo. Não há nada muito pequeno. Pode parecer insignificante para você, mas pode ser a chave para desbloquear a solução para o problema. Além disso, um log fornece uma ferramenta de arquivamento para uso futuro.

4. Atribuir ações

Coloque um nome ao lado da ação também, para que haja uma responsabilidade clara definida. Os problemas só são resolvidos quando há uma propriedade clara, alguém encarregado de identificar, rastrear e encerrar o problema. Você precisa ter uma pessoa responsável por tudo relacionado a esse problema e não seguir em frente até que o problema seja encerrado. A responsabilidade é fundamental no gerenciamento de problemas.

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5. Monitore o progresso

As pessoas estão acompanhando seus itens de ação? Valide o status regularmente. O status da questão é uma distinção crucial. Se o problema foi resolvido, mas os recursos ainda estão trabalhando nele desnecessariamente, esse é outro problema. Avise a todos com frequência. Para evitar a alocação de recursos desnecessários a um problema, você deseja ter total transparência. Todos devem saber o status do problema para trabalhar com mais eficiência. Os painéis do projeto podem manter todos cientes do status do problema.

6. Avalie o Impacto

Defina a escala de escalação e certifique-se de que as ações tomadas estão sendo medidas. Mas escale adequadamente. Você não quer jogar todos os seus recursos onde apenas alguns são necessários. Dito isso, você também não deseja criar obstáculos desnecessários para impedir uma recuperação rápida.

7. Aprovar Resolução

Certifique-se de que os problemas sejam verificados novamente após serem marcados como resolvidos. Embora haja um proprietário para o problema, deve haver alguém que esteja gerenciando o processo, para que possa verificar o trabalho e garantir que ele esteja alinhado com o projeto geral e os objetivos estratégicos da organização. Somente quando todos esses patos estiverem em fila, a questão poderá ser encerrada.

8. Feche

É quando chegamos ao nosso passo final. Fechando o assunto. Remova os problemas resolvidos da lista. Isso é bom, não é?

Modelos gratuitos para ajudar no gerenciamento de problemas

O gerenciamento de problemas é difícil sem um software de gerenciamento de projetos para conectar as equipes em tempo real e ajudar os gerentes a acompanhar esses problemas enquanto trabalham para serem resolvidos. Mas se você não estiver pronto para investir nessas ferramentas, existem outros meios para gerenciar o processo de gerenciamento de problemas. O ProjectManager tem dezenas de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos que podem ajudar. Aqui estão apenas alguns.

Modelo de acompanhamento de problemas

Nosso modelo gratuito de rastreamento de problemas para Excel tem tudo o que você precisa para capturar, rastrear e resolver problemas à medida que eles aparecem em seu projeto. Há colunas para descrever o problema e, em seguida, anotar seu impacto potencial no projeto. Um menu suspenso permite definir a prioridade, para que você saiba em qual trabalhar primeiro. O proprietário do problema, as datas e o status também são coletados no modelo.

Modelo de painel do projeto

Depois de ter esse modelo de acompanhamento de problemas, você desejará complementá-lo com nosso modelo de painel de projeto gratuito para Excel. Embora não seja atualizado em tempo real como em nosso software, você pode usá-lo para acompanhar o progresso e o desempenho de sua equipe enquanto eles trabalham na resolução de problemas do projeto.

Modelo de relatório de status do projeto

Você tem seus problemas em modelos que podem ajudá-lo a acompanhar o progresso, mas também terá que relatar esse progresso para seus stakeholders. É aí que nosso modelo de relatório de status de projeto gratuito para Excel é útil. Há um espaço para os dados necessários para manter as partes interessadas atualizadas aqui, desde os principais destaques do projeto até os itens de ação que precisam de atenção imediata.

3 coisas a evitar em seu processo de gerenciamento de problemas

Há muitas coisas que você pode fazer para ajudar seu processo de gerenciamento de problemas. Tão importante são aquelas coisas que você precisa evitar. Ao trabalhar no gerenciamento de problemas, certifique-se de não cair nessas práticas ruins.

1. Não usar um registro de problemas: pode parecer que um registro de problemas é apenas mais uma papelada inútil. Quando surgem problemas, basta resolvê-los. Mas um registro de problemas é um local onde as equipes podem identificar problemas, os gerentes podem analisar, rastrear e registrar sua resolução para referência futura.
2. Não identificar o tipo de problema: saber o tipo de problema com o qual você está lidando ajuda a rastrear e atribuir os membros certos da equipe. Existem diferenças entre questões técnicas, de processos de negócios e de recursos e elas exigem abordagens diferentes.
3. Não observar o status do problema: Novamente, pode parecer uma perda de tempo, mas saber o status de um problema (aberto, investigando, implementando, escalado ou resolvido) é essencial ao rastrear problemas em todo o projeto.

Gerente de Projetos e Gerenciamento de Problemas

Os problemas são inevitáveis. Eles fazem parte do gerenciamento de qualquer projeto. É por isso que o ProjectManager, um software de gerenciamento de projetos e trabalho baseado em nuvem, possui ferramentas simples de gerenciamento de problemas que rastreiam problemas em tempo real.

Quadros Kanban para fluxos de trabalho de gerenciamento de problemas

Obtenha transparência no processo de sua equipe à medida que identificam e resolvem problemas de projeto com quadros kanban. Múltiplas visualizações de projeto significam que os gerentes podem planejar com gráficos de Gantt enquanto as equipes trabalham com quadros kanban que lhes permitem gerenciar sua lista de pendências e planejar sprints de forma colaborativa. Os gerentes podem personalizar o fluxo de trabalho para automatizar aprovações de tarefas e supervisionar seu trabalho para realocar recursos conforme necessário para evitar gargalos.

Painéis em tempo real para acompanhamento de problemas

Uma supervisão adicional é fornecida com painéis em tempo real que não requerem configuração. O painel ao vivo captura automaticamente os dados do projeto, analisa os números e exibe tempo, custo e mais métricas em gráficos e tabelas coloridas.

Relatórios para ajustar seu processo de gerenciamento de problemas

O relatório com um clique mantém você atualizado sobre o progresso e fornece dados detalhados para apresentar a resolução de problemas às partes interessadas. Todos os relatórios, desde relatórios de status até planilhas de horas, podem ser filtrados para mostrar apenas os dados que você deseja ver. Compartilhe com as partes interessadas como PDF ou impressão.

Quando você junta tudo, o ProjectManager é o software ideal para gerenciar problemas de projeto. Comece gratuitamente hoje mesmo!

Se você quiser saber mais sobre os problemas do projeto, assista ao vídeo tutorial abaixo.

Assista a um vídeo sobre como gerenciar problemas de projeto

Se você é mais um aprendiz visual, o ProjectManager o cobre. Temos centenas de vídeos de treinamento em nosso site e ainda mais postagens de blog que se concentram em todos os aspectos do gerenciamento de projetos. Neste vídeo tutorial, Jennifer Bridges, PMP, fornece os conceitos básicos sobre gerenciamento de problemas de projeto.

Aqui está uma captura de tela para sua referência.

Boa sorte em seus projetos!

Dica profissional: um problema pode ser um risco que aconteceu em seu projeto, por isso faz sentido revisar como gerenciar o risco do projeto. Há um processo para gerenciar riscos que também pode ajudar no gerenciamento de problemas.