Gerenciando tarefas recorrentes no gerenciamento de projetos

Já aconteceu com todos nós. Perder uma reunião ou uma tarefa importante que surge toda semana ou mês. Quando estamos concentrados em nosso trabalho, pode ser difícil lembrar de tarefas recorrentes. No gerenciamento de projetos, negligenciar tarefas recorrentes pode rapidamente desviar um projeto ou um membro da equipe pode perder uma atualização importante.

Ter tarefas recorrentes como parte do software de gerenciamento de projetos é essencial. Se você não acredita nisso, vamos convencê-lo. Primeiro, vamos esclarecer o que é uma tarefa recorrente e incluir alguns exemplos comuns. Em seguida, discutimos como você pode agendar tarefas recorrentes no ProjectManager para nunca mais ter que se preocupar em perder uma.

O que são tarefas recorrentes?

Uma tarefa recorrente é um trabalho que acontece regularmente. No software de gerenciamento de projetos, uma tarefa recorrente é aquela que pode ser configurada para alertar um usuário de que é devido a cada dia, semana, mês ou qualquer que seja a frequência de sua ocorrência.

O uso de tarefas recorrentes ajuda a agilizar os processos. Isso libera as equipes de usar outras ferramentas, como calendários on-line ou listas de tarefas físicas, para manter essas tarefas em mente. Mais espaço mental pode ser usado para trabalhar, em vez de se distrair ou perder tarefas importantes que se repetem.

Quanto mais um software de gerenciamento de projetos puder automatizar processos, menos tempo um membro da equipe será afastado de seu trabalho. Embora calendários on-line ou smartphones sejam úteis, ter que deixar sua ferramenta significa pausar seu trabalho e atrasá-lo.

O ProjectManager oferece muitas opções para gerenciamento de tarefas, como fluxos de trabalho personalizados em quadros kanban e automação. Por exemplo, nossa funcionalidade de tarefa recorrente permite que os usuários criem e editem uma série de tarefas repetidas e funcione em todas as nossas visualizações de projeto. Isso significa que você pode trabalhar na ferramenta que deseja e receber alertas automatizados que o notificam sobre as próximas tarefas recorrentes. Não há mais soluções alternativas, como criar tarefas exclusivas para lembrá-lo durante todo o projeto. Projetos recorrentes economizam tempo e mantêm as equipes produtivas. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Exemplos de Tarefas Recorrentes

Mesmo que pareçam pequenas, as tarefas recorrentes são importantes no gerenciamento de projetos. Ilustrar a variedade e a frequência de tarefas recorrentes pode ser útil para entender o quanto elas são críticas para o gerenciamento de tarefas. Vejamos alguns exemplos de tarefas recorrentes.

Encontros

O exemplo mais óbvio de uma tarefa recorrente é uma reunião. Você provavelmente tem reuniões diárias ou pelo menos semanalmente com sua equipe. Depois, há reuniões em toda a empresa, reuniões entre departamentos para incentivar a colaboração, etc.

Mas as reuniões são importantes. Sim, eles podem parecer uma perda de tempo, mas com uma agenda adequada, eles são excelentes veículos para fornecer informações pertinentes ao projeto. Mesmo uma reunião perdida pode ter um impacto negativo no projeto. Mas se você estiver muito ocupado trabalhando, é fácil perder uma reunião. É aqui que uma tarefa recorrente pode ajudar a lembrá-lo de suas reuniões de projeto.

Relatórios

Claro, reuniões de equipe ou empresa são apenas um tipo de tarefa recorrente. Os gerentes de projeto têm relatórios de status que geralmente realizam semanalmente. Eles mantêm o gerente de projeto ciente do progresso e desempenho de sua equipe ou informam as partes interessadas, ambos extremamente importantes.

Sem rastrear seu projeto, é provável que fique atrasado ou exceda seu orçamento, o que pode levar a gastos excessivos ou pior. As partes interessadas também precisam se manter atualizadas para gerenciar suas expectativas e garantir que o projeto esteja avançando conforme o planejado.

Outros exemplos de tarefas recorrentes podem ser outros tipos de reunião, seja com executivos ou clientes. Existem outros relatórios também, fora dos relatórios de status. Os relatórios do projeto precisam ser agendados como tarefas recorrentes para garantir que nenhum desses prazos passe despercebido.

Como agendar tarefas recorrentes com o ProjectManager

O ProjectManager tem tarefas recorrentes como parte de seus recursos de gerenciamento de tarefas maiores e evita que os usuários tenham que criar cada tarefa individualmente. Usar nosso recurso de tarefas recorrentes permite que você crie uma tarefa e defina sua frequência para atender às suas necessidades.

Ao abrir um cartão de tarefa, você pode adicionar uma descrição, personalizar tags, datas de vencimento, prioridade, adicionar anexos e comentários. Qualquer tarefa em nosso software pode ser transformada em uma tarefa recorrente. Tudo o que você precisa fazer é atualizar as configurações de recorrência no cartão de tarefas localizado entre a data de vencimento e a prioridade da tarefa.

Para definir quando é recorrente, clique em recorrência para criar uma janela pop-up. O padrão é definido como sem recorrência e um menu suspenso permite escolher se ele ocorre diariamente, semanalmente, mensalmente ou por anos. Observação: você pode repetir a tarefa em dias úteis e durante a semana.

Em seguida, como se trata de um projeto, haverá uma data de término. Em “término”, você pode clicar no botão para abrir o ícone do calendário e escolher a data em que deseja que a tarefa recorrente termine. Ou você pode escolher o botão depois e agendar um número específico de tarefas ou ocorrências para as tarefas recorrentes após as quais ele termina. Depois de clicar em salvar, pronto.

Você pode editar a tarefa recorrente como faria com qualquer tarefa na ferramenta. Atualize uma tarefa e essas alterações serão refletidas em todas as tarefas recorrentes. Você também pode aplicar a alteração a essa tarefa individual.

A tarefa recorrente aparece nas exibições do projeto. Nosso software tem várias visualizações de projeto porque entendemos que o que um gerente de projeto pode precisar para planejar um projeto não é a mesma ferramenta que a equipe do projeto usa para executar esse plano. Abaixo estão os recursos em que pode haver tarefas recorrentes.

Quadros Kanban

Os quadros Kanban são uma ótima ferramenta para visualizar o fluxo de trabalho de um projeto. Eles têm cartões que representam tarefas que se movem de coluna para coluna à medida que essa tarefa se move de um estágio de produção para o próximo. A ferramenta pode ser personalizada para que cada título de coluna corresponda ao seu ciclo de projeto.

Listas de Tarefas

Outra ferramenta preferida pelas equipes de projeto é a lista de tarefas. Isso é mais do que apenas uma lista de tarefas, mas uma coleção de seu trabalho que mostra a prioridade da tarefa, suas datas de vencimento, quem está atribuído, seu status e a porcentagem concluída.

Calendários de projetos

A visualização do calendário do projeto é o projeto visualizado no formato de um calendário clássico. Ele mostra o mês, datas, carga de trabalho e projetos. Você pode exibir o calendário para mostrar a data de vencimento e duração ou tarefa e responsável. É uma boa visão geral de datas importantes e uma visão popular para as partes interessadas que não têm interesse em se perder no mato.

Gráficos de gantt

Os gráficos de Gantt são uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais populares. Eles organizam suas tarefas, vinculam dependências e podem indicar marcos do projeto. Eles são uma ferramenta essencial de planejamento e programação. O que torna nossos gráficos de Gantt únicos é que você pode filtrar o caminho crítico e definir uma linha de base. Depois de definir a linha de base, você pode acompanhar o esforço planejado em relação ao esforço real em tempo real para ajudá-lo a cumprir o cronograma.

Quadros de Horários

Quadros de horários são documentos seguros que adicionam tarefas de vários projetos e são preenchidos automaticamente conforme necessário. Depois de enviados, eles são bloqueados e entregues ao indivíduo com autoridade para aprová-los. Como os quadros de horários geralmente são enviados semanalmente, ter uma tarefa recorrente ajuda o membro da equipe a fazer isso no prazo e o gerente os revisa rapidamente.

Modelos de gerenciamento de tarefas

Tarefas recorrentes são essenciais para o gerenciamento de tempo e um recurso útil em nosso software. Mas se você não estiver pronto para mudar para um software de gerenciamento de projetos, oferecemos dezenas de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos. Já que falamos sobre gerenciamento de tarefas, aqui estão alguns dos modelos gratuitos de gerenciamento de tarefas que você pode baixar agora.

Modelo de Estrutura de Divisão de Trabalho

Antes de poder gerenciar suas tarefas, você precisa saber quais são elas. Uma estrutura de divisão de trabalho (WBS) é um diagrama de árvore hierárquico que ajuda a identificar as entregas do projeto e as tarefas necessárias para concluí-las. Baixe nosso modelo de estrutura analítica de trabalho gratuito para Excel e certifique-se de não perder nenhuma entrega importante ao planejar suas tarefas.

Modelo de gráfico de Gantt

Conforme observado, os gráficos de Gantt são ferramentas populares de gerenciamento de tarefas. Eles listam todas as suas tarefas e as mostram em uma linha do tempo. Você pode ver todo o projeto em um só lugar, o que ajuda a gerenciar melhor os recursos. Use o modelo de gráfico de Gantt gratuito para Excel para acompanhar visualmente as tarefas do seu projeto.

Modelo de Rastreador de Tarefas do Projeto

Ter tarefas recorrentes é importante, mas também é a capacidade de rastrear suas tarefas para ver se você está dentro do cronograma. Usar nosso modelo de rastreamento de tarefas de projeto gratuito para Excel permite que você liste suas tarefas, as datas de vencimento, a prioridade e, mais importante, o status. Dessa forma, você pode ver rapidamente quais tarefas estão no prazo.

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Além de ter um software online e modelos gratuitos para download para Excel e Word, o ProjectManager é um hub online para todas as coisas relacionadas ao gerenciamento de projetos. Publicamos blogs semanais e temos vídeos tutoriais, guias e whitepapers. Aqui está uma amostra do nosso conteúdo gratuito relacionado ao gerenciamento de tarefas.

• O guia definitivo para gerenciamento de tarefas
• O guia definitivo para listas de tarefas
• 4 coisas que toda ferramenta de gerenciamento de tarefas precisa

O ProjectManager é um software premiado que ajuda você a planejar, gerenciar e acompanhar seu trabalho. Use tarefas recorrentes, automação e mais recursos de gerenciamento de tarefas para manter suas equipes produtivas e seus projetos dentro do prazo. As ferramentas de gerenciamento de risco ajudam você a gerenciar os problemas à medida que surgem e o gerenciamento de recursos mantém a carga de trabalho de sua equipe equilibrada. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.