Estrutura Organizacional Matricial - Um Guia Rápido

Se você precisar gerenciar vários projetos, é recomendável ter uma estrutura organizacional matricial em vigor . Os projetos têm muitas atividades, desde o planejamento de recursos até o gerenciamento de tarefas e tudo mais. Portanto, essa estrutura organizacional não deve ser rígida, mas flexível e eficiente.

Toda organização é estruturada de alguma forma, e essa estrutura é determinada por suas metas de negócios e objetivos do projeto. A forma como você estrutura as áreas funcionais de uma organização vai oferecer um padrão de procedimentos e rotinas operacionais. Também determinará o que os membros de sua equipe fazem e quais ferramentas de gerenciamento de projetos são melhores para o trabalho em questão.

As estruturas organizacionais matriciais são frequentemente usadas no gerenciamento de projetos porque falam tanto do produto do projeto quanto da função da administração que o produz. Vamos examinar mais de perto esse tipo de estrutura organizacional para determinar seus prós e contras no gerenciamento de projetos.

O que é uma estrutura organizacional matricial?

Uma estrutura organizacional matricial é uma combinação de dois ou mais tipos de estrutura organizacional. A organização matricial é a estrutura que une essas outras estruturas organizacionais para dar-lhes equilíbrio.

Normalmente, existem duas cadeias de comando, onde os membros da equipe do projeto têm dois chefes ou gerentes, um gerente funcional e um gerente de projeto. Esses papéis são fluidos e não fixos, pois a estrutura hierárquica entre esses dois tipos de gerentes não é definida organizacionalmente.

Essa matriz de dois chefes empregará o melhor dos gráficos organizacionais e dos estilos de gerenciamento para fortalecer os pontos fortes e compensar os pontos fracos. Dessa forma, se uma organização está trabalhando na produção de dois produtos ou serviços ao mesmo tempo, ela pode organizar ambos e usar essa dualidade a seu favor por meio da estrutura organizacional matricial.

Gerenciar vários projetos requer um software de gerenciamento de projetos robusto. O ProjectManager tem uma seção de visão geral que inclui roteiros de portfólio. Essa visualização de gráfico de Gantt permite que você veja todos os projetos em seu portfólio em uma página para melhor planejar o planejamento de recursos. Organize-se melhor hoje mesmo experimentando nossa ferramenta gratuitamente.

Como funciona uma estrutura organizacional matricial?

Uma estrutura matricial é mais do que apenas sobrepor um organograma em cima de outro. O uso de organizações matriciais requer planejamento cuidadoso e ferramentas de colaboração em equipe.

As estruturas matriciais funcionam promovendo a colaboração entre equipes e o planejamento de recursos compartilhados entre os projetos. Simplificando, uma estrutura organizacional matricial reorganiza as empresas para maximizar sua produtividade e usa duas cadeias de comando para torná-las mais dinâmicas.

Prós e contras de uma estrutura organizacional matricial

Uma estrutura organizacional matricial não é uma solução de tamanho único. Existem vantagens e desvantagens que precisam ser compreendidas para saber se é o caminho certo para a organização. Além disso, existem três tipos de estruturas matriciais que você precisa conhecer antes de tomar uma decisão. Mas antes de aprendermos sobre esses tipos, aqui estão os principais prós e contras de usar uma estrutura matricial.

Prós

Uma estrutura organizacional matricial pode beneficiar sua empresa porque:

• Permite o compartilhamento de recursos qualificados entre unidades funcionais e projetos, o que facilita o planejamento de recursos.
• Ele promove melhores comunicações multifuncionais, o que melhora a colaboração da equipe e cria uma organização mais dinâmica.
• Ajuda as organizações a atingirem seus objetivos em um ritmo mais rápido, graças a uma maior utilização de recursos materiais e humanos.
• Essa estrutura é ótima para funcionários que desejam ampliar suas experiências e conjuntos de habilidades. Isso os coloca em um ambiente que facilita o aprendizado e lhes dá a oportunidade de crescer profissionalmente.

Contras

Como de costume, também há alguns contras associados ao uso de estruturas organizacionais matriciais:

• Pode haver alguma confusão sobre a estrutura hierárquica da organização quando um membro da equipe está sujeito a dois gerentes, e pode ser difícil alcançar um equilíbrio de poder entre eles. Isso também pode criar conflitos desnecessários.
• Recursos limitados podem se tornar um problema se os gerentes não se comunicarem durante o processo de planejamento de recursos.
• Há muitos gerentes em um organograma matricial, o que não agrada a todos. E ter mais pessoas em cargos gerenciais afeta os custos da empresa.
• Os membros da equipe podem sentir a tensão de trabalhar em uma estrutura organizacional matricial, pois sua carga de trabalho pode ser pesada.

O software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a trabalhar melhor em conjunto, dando transparência à sua estrutura organizacional matricial. O ProjectManager possui quadros kanban, calendários de gerenciamento de projetos e gráficos de Gantt que mostram aos gerentes o fluxo de trabalho de sua equipe sem atrapalhar. Eles podem ver onde haverá possíveis bloqueios na produção e, assim, alocar recursos para manter os canais abertos. Outros recursos de gerenciamento de recursos, como um gráfico de carga de trabalho, mantêm as tarefas da equipe equilibradas.

Tipos de Estruturas Organizacionais Matrizes

A principal diferença entre esses tipos de estrutura matricial é o equilíbrio de poder entre o gerente funcional e o gerente de projeto. Vamos ver como eles diferem.

Organização de matriz fraca

Em uma organização matricial fraca, o gerente funcional supervisiona todas as áreas de gerenciamento de projetos e é a autoridade máxima no processo de tomada de decisão ao longo do projeto. O gerente de projeto, por outro lado, tem uma autoridade muito menor e deve responder ao gerente funcional.

Organização Matricial Equilibrada

Nesse tipo de estrutura matricial, o gerente de projeto tem mais autoridade do que em uma organização matricial fraca. O gerente funcional ainda atua como a principal autoridade gerencial no processo de tomada de decisão.

Organização Matriz Forte

Em uma organização matricial forte, o gerente de projetos tem poder igual ou maior que o gerente funcional. O gerente de projeto tem controle sobre o planejamento de recursos e gerenciamento de tarefas.

O ProjectManager pode ajudá-lo a executar uma estrutura organizacional matricial

Dada a complexidade de uma estrutura organizacional matricial, é fundamental ter as ferramentas certas de gerenciamento de projetos para garantir que os membros da equipe estejam recebendo suas tarefas de maneira clara e ordenada. Dois chefes podem criar uma confusão, portanto, é essencial ter toda a comunicação do projeto hospedada em um software.

O ProjectManager tem uma seção “Meu trabalho” que permite que os membros da equipe vejam todas as suas tarefas em um só lugar, independentemente de um projeto ou gerente funcional ter atribuído a eles. Isso permite que eles gerenciem seu fluxo de trabalho com mais eficiência, marcando seu progresso e adicionando comentários ao longo do caminho para os gerentes. Eles também podem trabalhar em tarefas por projetos se quiserem permanecer em uma mentalidade antes de passar para outro projeto.

Para gerentes de projeto e funcionais, as ferramentas de relatório no ProjectManager podem ser absolutamente essenciais. Com um painel de projeto em tempo real e recursos avançados de relatórios, o gerenciamento pode sempre acompanhar o que está acontecendo. Com o ProjectManager, você pode fazer um relatório de projeto com apenas um clique. Nossos relatórios incluem relatórios de status, relatórios de tarefas, relatórios de variação, relatórios de disponibilidade e muito mais. Este é um software de gerenciamento de projetos abrangente que se adapta a todos na organização.

Ao lidar com vários projetos, uma estrutura organizacional matricial pode lhe dar uma vantagem, mas somente se você e sua equipe estiverem equipados com ferramentas poderosas. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem criado para gerenciar projetos de todos os tamanhos e níveis de complexidade. Seus dados em tempo real mantêm os gerentes atualizados e oferecem às equipes de projeto uma plataforma colaborativa. Experimente hoje com esta avaliação gratuita de 30 dias.