Dicas e modelos de agenda de reunião para chamadas de clientes de marketing digital produtivo

Você já se viu confuso durante uma reunião com um cliente? Lidando com uma questão inesperada de desempenho ou uma nova promoção que o cliente colocou em sua equipe no último minuto? Ou talvez participando de um jogo antiquado de estranheza na linha de conferência? As reuniões devem ser produtivas e levar sua equipe para a frente. As reuniões nunca devem ser exaustivas ou perturbadoras, e os tópicos corretos de PPC devem ser discutidos para manter seu relacionamento avançando em direção a um objetivo comum.

O alicerce de uma boa reunião é uma agenda bem elaborada que é enviada bem antes da chamada - de preferência, um dia antes da reunião, para que todas as partes tenham um momento para revisar ou adicionar seus próprios pontos de discussão sugeridos. Abaixo estão algumas dicas sobre como elaborar uma agenda de reunião de marketing digital acionável com 2 modelos que você pode usar para suas próprias reuniões futuras.

Por que as agendas são tão vitais para o sucesso de uma reunião?

Existem vários motivos para isso:

1) As agendas definem as expectativas de como o tempo será gasto, quem estará participando e quais tópicos serão abordados.

2) As agendas reduzem as distrações e eliminam conversas secundárias, "trilhas do coelho"

3) Uma agenda bem construída permite que seu cliente seja ouvido

4) As agendas podem servir como um registro do trabalho realizado na conta

• Se você está enviando suas agendas por meio de um software de automação de fluxo de trabalho como Basecamp ou Asana - tanto melhor! Você terá um registro contínuo de todos os tópicos discutidos e decisões tomadas. Enviar agendas por e-mail é bom, mas torna o rastreamento de conversas anteriores uma dor.

5) As agendas permitem que todas as partes saiam de suas reuniões cheias de confiança e com a certeza de quais próximos passos serão dados e quais ações são necessárias.

Com isso dito - o que constitui uma boa agenda? Hanapin exige que todas as reuniões com o cliente tenham alguns elementos-chave específicos para as necessidades dos profissionais de marketing digital:

1. Tire a limpeza do caminho primeiro

Os itens de limpeza podem incluir:

• Defina uma duração específica para a reunião com antecedência, caso você tenha uma parada brusca e precise limitar a duração da reunião
• Discuta quaisquer ausências de membros da equipe, adições, feriados que podem interromper o fluxo de trabalho, etc.
• Se os horários das reuniões futuras precisarem ser ajustados, QBRs agendados ou equipes adicionais precisarem ser inseridas em tipos específicos de reuniões, como uma revisão criativa, auditoria de anúncios do Facebook, contato com vendas relacionadas a contratos, etc. - Faça essas alterações e envie o calendário convida enquanto todas as partes ainda estão na chamada, se possível! A coordenação de convites para reuniões é difícil e demorada de fazer por e-mail, portanto, aproveite a conversa em tempo real para tirar a preparação para reuniões futuras do caminho.

2. Evite surpresas: dê ao cliente um "o que há de novo?" ponto de bala

• Este ponto da agenda pode ser tão simples como: “Atualizações da Empresa / Indústria do Cliente”
• Acompanhe verbalmente o cliente para ver se há algo pressionando sua mente recentemente. Eles têm novas promoções chegando? A equipe de conteúdo deles está lançando um novo projeto? Os vídeos estão sendo produzidos? As conversas sobre orçamento acontecem internamente? Dê ao cliente tempo para falar sobre o que está acontecendo em seu setor. Esta etapa é vital para agências que às vezes podem se sentir desconectadas do setor de seus clientes. Como um parceiro confiável, você deve saber exatamente tanto sobre os acontecimentos em seu setor quanto o cliente. Isso sempre afetará sua estratégia de marketing!

3. Incluir projeções orçamentárias mensais ou trimestrais

• Fale sobre como os orçamentos são projetados para gastar.
• Isso evita conversas desagradáveis ​​no futuro sobre a alocação de orçamento. Ele também pode alimentar a conversa sobre desempenho se você estiver vendo certas oportunidades de gastar melhor o orçamento em campanhas ou canais KPI rockstar.

4. Mantenha a seção de atualizações de desempenho simples e elaborada por meio de conversas ou relatórios / capturas de tela com hiperlinks

Estratégias, públicos, segmentação, campanhas ... as atualizações de desempenho podem se tornar excessivamente complicadas rapidamente. Em uma agenda contundente, as atualizações de desempenho podem ser divididas em 3 partes:

1) O que está funcionando bem:

• Existem testes que estão atendendo ou excedendo os KPIs da meta?
• Venha para a reunião com uma recomendação sobre como aproveitar as vantagens principais, seja alterando orçamentos, expandindo a segmentação mais na direção do crescimento positivo ou expandindo um pequeno teste.

2) O que está funcionando mal:

• O que está causando o atraso no desempenho?
• O que podemos fazer sobre esses pontos doloridos e qual é o ETA sobre essas ações?

3) Próximas etapas:

• Ações a serem tomadas com detalhes sobre quem as executará
• Cada ação deve sempre estar ligada a uma data - um prazo em que o cliente pode esperar a conclusão do trabalho ou uma data na qual sua equipe pode esperar feedback ou ativos do cliente. Lembre-se de que os ETAs não são apenas para você! Eles devem ser aplicados a todos os projetos, independentemente de quem está encarregado do impulso para a frente.

5. Algumas dicas para moldar a agenda dos profissionais de marketing digital:

• Inclua detalhes da conferência, como um link de compartilhamento de tela, número de telefone e PIN, para que o cliente não precise vasculhar o convite do calendário para obter essas informações.
• Ninguém gosta de uma agenda volumosa!
  • Em vez de colar parágrafos de informações sobre uma auditoria ou projeto recente junto com anexos volumosos, consulte outros e-mails sobre o projeto ou use hiperlinks na agenda para que todas as partes possam acessar facilmente os tópicos do projeto no Basecamp ou Asana, documentos e planilhas do Google, etc. Isso manterá as agendas livres de desordem e objetivas.
• Certifique-se de que a data da reunião esteja incluída no assunto do e-mail ou mensagem
  • Isso torna muito mais fácil olhar para as agendas antigas quando você está interessado em determinados momentos históricos do relacionamento agência-cliente.
  • Isso também se aplica a relatórios ou documentos de auditoria - indique quando o relatório foi concluído e o período de tempo dos dados que foram obtidos para a revisão.
• Use a linguagem “nós” em vez de “Enviarei este relatório para você na sexta-feira”. Se você tiver outros membros da equipe se comprometendo a trabalhar na conta, isso reconhece a participação deles e inspira confiança na equipe. Afinal, a agência é uma equipe e a relação agência-cliente também é uma equipe! Ninguém está trabalhando sozinho aqui. O mesmo vale para chamar membros específicos da equipe, a menos que você queira preparar o cliente para receber um e-mail de um membro específico da equipe.

Modelos de agenda de reunião:

Exemplo 1: Versão Breve

Boa tarde, por favor, encontre o relatório de desempenho semanal em anexo. [O roteiro de 90 dias e documento de status está localizado neste hiperlink.]

Esperamos falar com você amanhã às 15h30 EST.

Agenda da Reunião

• Atualizações da empresa / setor
• Ritmo do orçamento
• Atualizações de desempenho:
  • Principais desempenhos / pontos problemáticos do Google Ads e próximas etapas
  • Anúncios do Facebook com melhor desempenho / pontos problemáticos e próximas etapas
• Itens de ação:
  • Extensões de anúncio (data ETA)
  • Revisão X (Data ETA)
  • Lançamento promocional (data ETA)

Exemplo 2: versão detalhada

Assunto: X Cliente / Nome da agência Agenda da reunião de marketing digital - 13 de novembro de 2019

Bom dia, nome e equipe do cliente,

Abaixo está o link para o documento de status e a agenda para nossa reunião amanhã às 11h EST. Informe-nos se deseja adicionar algum ponto extra à nossa discussão. Aguardamos nossa ligação amanhã! Informações da conferência: Link do Hangout do Google para compartilhamento de tela
Telefone: XXX-XXX-XXXX
Pin:? XXXXXXXX # [Status Doc Link]

Agenda da reunião de 13 de novembro de 2019:

1. Limpeza

• A Auditoria da Rede de Display do Google foi concluída: agende um horário para a revisão.
• Nota: Não teremos nossa reunião na semana de Ação de Graças (27 de novembro)

2. Atualizações da Empresa / Indústria do Cliente

3. Visão geral de desempenho orçamentário e desempenho orçamentário de 1 a 12 de novembro

• Pesquisa Google: $ X | X Conversões | CPA: $ X - Executado de acordo com a meta do ritmo de orçamento ideal (estamos aumentando X os gastos da campanha para fechar a lacuna devido à alta qualidade e baixo CPL.)
  • Pesquisa de marca: $ X | X Conversões | CPA: $ X
  • Pesquisa sem marca: $ X | X Conversões | CPA: $ X
• Tela do Google: $ X | X Conversões | CPA: $ X -% em execução acima do ritmo de orçamento ideal
• Anúncios no Facebook / Instagram: $ X | X Conversões | CPA: $ X -% de execução abaixo do ritmo ideal do orçamento

4. Analise o desempenho semanal

[Link para o relatório semanal]

• Melhores performers:
  • Breves notas sobre desempenho - o que está indo bem, como aproveitar essas oportunidades.
• Pontos de problemas:
  • O que não está funcionando e o que podemos fazer para melhorar. [Hiperlink para relatar em que investigamos os desempenhos fracos - para compartilhar a tela e discutir durante a reunião.]

5. Próximas etapas - itens de ação e ETAs

• Cliente:
  • Aguardamos X revisão e aprovação antes de lançar Y campanha. ETA: 15 de novembro
• Agência:
  • Concluído recentemente: cortes sem marca concluídos de 11 a 12 de novembro
  • X grupos de anúncios serão lançados na segunda-feira, 18 de novembro
  • Criação da nova planilha de andamento orçamentário - ETA: 18/11.
  • Refinamento / expansão do Google Local Ads - 25 de novembro
  • Revisão da consulta de pesquisa a ser concluída em 27 de novembro

Você descobrirá naturalmente, conhecendo seu cliente, que tipo de agenda ele prefere - se ele precisa de muitos detalhes ou apenas um breve esboço de discussão. Certifique-se de mantê-lo simples, acionável e previsível. As agendas nunca devem consumir muito tempo, mas funcionam bem para direcionar a conversa e definir prioridades de trabalho à medida que você estabelece um relacionamento de marketing digital com seus clientes como uma agência confiável.

Além disso, não se esqueça de enviar uma breve reunião de acompanhamento com as próximas etapas após suas reuniões! Isso pode ser tão simples quanto informar ao cliente que você adicionou as próximas etapas e ETAs ao documento de status, ou pode ser na forma de uma lista de tarefas futuras na conta. Isso deixará todos à vontade e estabelecerá expectativas a cada semana.