Etapas de planejamento de reuniões: como planejar uma reunião
Publicados: 2023-08-17É compreensível por que as pessoas costumam reclamar com a perspectiva de uma reunião. Eles podem ser usos longos e não muito eficazes do tempo de alguém. Mas as reuniões são importantes. Eles são uma ótima maneira de se comunicar com um grupo e fazer com que esse grupo trabalhe melhor em conjunto. Para remover o estigma associado às reuniões, aprenda o planejamento de reuniões.
O que é planejamento de reuniões?
O planejamento da reunião define a agenda da reunião. Inclui quem estará presente, quando e onde a reunião acontecerá, bem como o que acontecerá durante e após a reunião. Ele estrutura a reunião para evitar o desperdício de tempo valioso de qualquer pessoa e também pode criar diretrizes para quando alguém pode falar, quem conduzirá a reunião e quem fará as atas da reunião.
O uso do ProjectManager, um premiado software de gerenciamento de projetos, pode não apenas capturar a agenda da reunião e compartilhá-la entre os participantes, mas também listar todos os itens de ação criados durante a reunião. Essas tarefas podem ser adicionadas a uma lista de tarefas, quadro kanban ou exibição de calendário, atribuídas a indivíduos com datas de vencimento, prioridade e notas. Você pode até mesmo anexar arquivos à tarefa para que, quando todos saírem da reunião, possam começar a trabalhar. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.
Por que o planejamento de reuniões é importante?
As reuniões são um ótimo veículo para fornecer informações de forma eficiente a um grupo de pessoas. Existem outras maneiras, é claro, como e-mail ou documentação, no entanto, uma reunião oferece um espaço para perguntas e feedback. Isso garante que todos estejam na mesma página antes do intervalo da reunião. As reuniões também podem ajudar a criar laços nas equipes que promoverão uma maior colaboração.
As reuniões são os principais meios de comunicação em projetos, mas muitas vezes desperdiçam tempo, não aumentam a eficiência. Jennifer Bridges, PMP, mostra como planejar uma reunião produtiva.
Aqui está uma foto do quadro branco para sua referência!
Etapas de planejamento da reunião
Ao planejar uma reunião produtiva, você deve se perguntar quem, o quê, por que, onde e como as questões mais comumente associadas ao jornalismo. Aqui estão 6 passos para um planejamento de reuniões eficaz:
1. Determinar o objetivo da reunião
Não marque uma reunião sem primeiro entender por que deveria haver uma reunião. Se não houver um bom motivo para se encontrar, não se encontre. Mas se houver, esse propósito deve ser claramente definido e focado. Você não quer morder mais do que pode mastigar em uma reunião.
2. Estabeleça metas para sua reunião
As reuniões devem levar um grupo de pessoas de um ponto a outro, seja apenas esclarecendo algum tópico ou atribuindo trabalho a indivíduos. Certifique-se de ter um objetivo em mente antes de marcar a reunião. Dessa forma, você pode ter certeza de que o objetivo foi alcançado antes do intervalo da reunião.
3. Identifique quem deve participar da reunião
Nem todos precisam comparecer a todas as reuniões. Não convide pessoas que não tenham interesse em se envolver no que vai ser discutido na reunião. Mantenha a presença daqueles que estão de alguma forma envolvidos com o assunto da reunião.
4. Notifique os participantes com antecedência
A reunião deve ser anunciada com tempo suficiente para que todos possam se certificar de que agendaram um horário em sua agenda. Nunca lance uma reunião sobre as pessoas sem aviso prévio. Eles podem não poder comparecer e, mesmo que possam, ficarão chateados com a brusquidão. Isso mostra uma falta de preocupação com seu tempo.
5. Prepare o conteúdo para sua reunião
Tenha uma agenda escrita antes da reunião. Isso fornecerá um esboço do que será discutido durante a reunião. Se você precisar de qualquer documentação de apoio para distribuir, certifique-se de imprimi-la antes da reunião. A última coisa que você quer fazer é estar despreparado. Não é profissional.
6. Defina a duração da sua reunião
As reuniões podem ter a tendência de continuar indefinidamente. Para evitar uma reunião que nunca termina, estabeleça um limite de tempo. Quanto tempo você realisticamente precisa para fazer o que a reunião exige? Essa é a duração da reunião.
7. Crie uma Agenda de Reunião
Já mencionamos a necessidade de uma agenda. Agora você pode escrevê-lo. Comece com um quebra-gelo para deixar todos confortáveis e, em seguida, liste os tópicos, incluindo quaisquer tópicos ou itens de ação que precisarão ser concluídos antes da próxima reunião.
8. Escrever atas da reunião
Um secretário deve ser escolhido para manter as atas da reunião, que são um breve resumo dos principais pontos levantados durante a reunião. Isso pode incluir o que foi dito pelo líder da reunião e os presentes, bem como quaisquer itens de ação que serão executados antes da próxima reunião.
Por fim, é importante criar atas de reunião para garantir que você e os membros de sua equipe não se esqueçam dos pontos principais da reunião. Nosso modelo de ata de reunião gratuito é uma ótima ferramenta para ajudá-lo nesse processo.
Faça todas essas coisas e os membros da equipe não reclamarão toda vez que você convocar uma reunião, mas, na verdade, receba ordens de marcha e fique animado com o que fazer a seguir.
Desafios do Planejamento de Reuniões
As reuniões podem ser a ruína da existência de um membro da equipe, disse Jennifer. Não é que as reuniões do projeto não sejam importantes, é só que às vezes elas são mais problemáticas, como:
- Ter as pessoas erradas nas reuniões erradas
- Tendo uma falta de comunicação sobre a reunião
- Ter falta de clareza durante a reunião
- Ter falta de planejamento para a reunião
Esse último item, observou Jennifer, se planejado adequadamente resolverá todos os outros problemas que ela levantou. Isso tornará uma reunião produtiva e uma equipe feliz. Monitorar a saúde e a felicidade de sua equipe pode não parecer uma prioridade, mas se você deseja ter um projeto de sucesso, precisa fazer exatamente isso.
Modelos de Planejamento de Reunião Gratuitos
O ProjectManager tem muitos modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel e Word que você pode baixar agora mesmo. Existem modelos que abrangem todas as fases de um projeto, incluindo esses três que podem ajudá-lo a ter uma reunião mais bem-sucedida.
Modelo de ata de reunião
Para facilitar a elaboração de atas, use nosso modelo de ata de reunião gratuito para o Word. Se tiver espaço para capturar quem estava presente, a agenda da reunião e quaisquer conclusões da reunião, bem como quando ocorrerá a próxima reunião.
Modelo de plano de ação
A maioria das reuniões termina com itens de ação que são atribuídos aos participantes para serem concluídos antes da próxima reunião. Use nosso modelo de plano de ação gratuito para Excel para listar todas essas tarefas, quem está atribuído, o cronograma para concluí-las e muito mais.
Modelo de Rastreador de Tarefas
Depois de começar a executar as tarefas do seu plano de ação, é importante usar nosso modelo gratuito de rastreador de tarefas para Excel para garantir que elas sejam executadas conforme o planejado. Você pode monitorar o status do seu trabalho e garantir que está no caminho certo.