Migrando de uma plataforma de marketing de afiliados para outra

Então, você decidiu mudar de plataforma de marketing de afiliados – e fez sua pesquisa para determinar a plataforma certa para suas necessidades. Agora é hora de migrar todo o seu programa.

Seja qual for o motivo da sua decisão, migrar pode parecer uma tarefa e tanto! Você precisa se preocupar com todos os seus dados, contas de afiliados, links e cookies, sem mencionar que você não quer fazer nada para atrapalhar o relacionamento que você tem com sua equipe.

Em suma, é muito importante acertar!

Supondo que você levou em consideração coisas como os termos e condições de sua plataforma atual, quaisquer contratos que você assinou (incluindo as opiniões de qualquer consultor jurídico que você emprega), se você deseja usar uma rede de afiliados ou uma plataforma interna, e quaisquer outros possíveis problemas relacionados à sua decisão de mudar, sua principal preocupação é a logística .

Então, como você realmente faz tudo isso?

Neste post, reunimos um breve guia para migrar de uma plataforma de marketing de afiliados para outra para dar uma ideia do que esperar, o que priorizar e como estruturar o processo para que sua transição seja o mais tranquila possível !

Como criar uma linha do tempo de migração

Para gerenciar todos os diferentes componentes da migração da sua plataforma de afiliados e manter tudo funcionando sem problemas, convém criar um cronograma de migração . Isso permite que você visualize tudo a partir de uma visão panorâmica e torna os processos de tomada de decisão e transição menos estressantes para você e seus afiliados.

Então, quanto tempo tudo isso vai levar de qualquer maneira? Como regra geral, você deve se permitir um mínimo de um mês para a migração, com várias semanas a vários meses de preparação prévia, dependendo das necessidades do seu programa.

Para os fins desta postagem, nos referiremos ao último dia em que você usa sua plataforma atual como data de fechamento e o primeiro dia em que usa sua nova plataforma como data de lançamento .

Agora, vamos analisar um processo de migração hipotético de dois meses, em que o processo começa com a definição da data de lançamento e a notificação da plataforma atual e termina com a data de encerramento.

Escolha uma data de lançamento para sua nova plataforma

Antes de parar de usar sua plataforma de marketing de afiliados atual, você precisará decidir quando deseja começar a usar a nova. Definir uma data de lançamento específica é essencial e serve como ponto de referência para o restante de sua linha do tempo.

Obviamente, sua data de lançamento depende das especificidades de sua plataforma atual e de quaisquer obrigações contratuais com as quais você concordou. É importante verificar se não há penalidades ou restrições quando se trata de deixar sua plataforma atual antes de uma determinada data ou mover afiliados para outra plataforma, por exemplo.

Se você usa software de afiliados e gerencia tudo sozinho, a única coisa que você realmente precisa se preocupar (em termos de restrições) é como você deseja lidar com os custos da plataforma que você já pagou (ou ainda tem que pagar) em relação ao custos de sua nova plataforma.

Sua data de lançamento não deve ser a mesma que sua data de encerramento; afinal, você quer ter tempo para resolver quaisquer problemas e dar aos seus afiliados tempo para se familiarizar com o novo sistema, atualizar seus links etc.

Você deseja planejar o lançamento em sua nova plataforma pelo menos 4 semanas após notificar sua plataforma atual e escolher uma data de encerramento que não seja inferior a 4 semanas após a data de lançamento.

Isso lhe dá cerca de dois meses para trabalhar do início ao fim. Você pode tornar sua linha do tempo um pouco mais longa, se preferir, mas qualquer coisa menos do que isso pode criar um risco de cometer erros ou desagradar seus afiliados – o que pode resultar em perda de receita .

4-8 semanas antes da data de lançamento

Defina uma data de encerramento e notifique sua plataforma atual (se aplicável)

Juntamente com a data de lançamento, você precisará decidir quando deseja parar de usar sua plataforma atual. Recomenda-se pelo menos 4 semanas após o lançamento, pois pode levar algum tempo para que todos os seus afiliados participem e sejam atualizados com novos links e materiais. Isso também deve permitir que você tenha bastante tempo para lidar com quaisquer problemas que surjam.

Designar um dia final para rastreamento e expiração de cookies

Você precisará decidir em que dia deseja que sua plataforma antiga pare de rastrear cliques, bem como quando deseja que seus cookies atuais expirem. Isso é fundamental se você quiser garantir que sua contabilidade seja precisa.

Exporte e salve todos os seus dados e informações

É importante lembrar de exportar e salvar tudo o que você precisa da sua plataforma atual. Isso inclui listas de afiliados, relatórios que você usa para rastrear e avaliar seu programa, bem como informações de conta e contato do afiliado, criativos que você deseja transferir, modelos de e-mail, taxas de comissão, materiais e recursos de sua área ou painel de afiliados e qualquer outros dados ou informações importantes que você deseja manter.

Talvez você esteja querendo catalogar todos esses dados há algum tempo, mas ainda não conseguiu. Agora é a hora perfeita!

Comece a preparar materiais de afiliados atualizados

Para fazer uma transição tranquila, certifique-se de atualizar seus materiais de afiliados para refletir seu novo sistema. Isso inclui sua página de perguntas frequentes de afiliados e quaisquer outros recursos que você disponibilizou para seus afiliados.

Também vale a pena considerar atualizar seus criativos afiliados; isso dá aos afiliados algo novo e interessante para trabalhar – e pode motivá-los a se envolverem com sua nova plataforma o mais rápido possível. Quanto mais você puder tornar essa mudança positiva , melhor!

Você pode começar a preparar esses materiais bem antes da data de lançamento; não precisa estar na linha do tempo, por si só.

3-4 semanas antes da data de lançamento

Configure sua nova plataforma

Antes de informar qualquer um de seus afiliados sobre a migração, você deve ter certeza de que sua nova plataforma está configurada, para que os afiliados possam realmente criar suas novas contas. Você não quer fazer um grande anúncio direcionando os afiliados a se inscreverem, quando a nova plataforma ainda não está totalmente preparada para eles!

A menos que você mesmo consiga migrar todas as contas de afiliados, você precisa levar em conta o tempo que levará para que os afiliados realmente concluam o processo de inscrição.

Junte todos os detalhes

Reúna tudo o que você precisa para informar e preparar seus afiliados para a migração. Você pode considerar a criação de uma página de perguntas frequentes especificamente para a migração, para que os afiliados tenham tudo o que precisam para fazer a transição com sucesso.

Isso também pode reduzir possíveis confusões, frustrações e a quantidade de ajuda individual que você precisa fornecer.

Informe primeiro os afiliados de alto perfil e desempenho

Seus afiliados de alto nível e os melhores desempenhos são sua equipe A – e eles merecem um tratamento especial, especialmente se você for mudar toda a base em que eles estão. Vale a pena entrar em contato com eles individualmente para que eles saibam que as coisas vão mudar e que eles têm seu apoio se precisarem.

Explique aos seus funcionários de melhor desempenho o motivo da mudança e, se algo for significativamente diferente para eles, informe-os sobre o que esperar. A última coisa que você quer fazer é interromper seus relacionamentos com esses afiliados, por isso é fundamental que você se esforce para se comunicar efetivamente com eles e avise-os com bastante antecedência.

1-2 semanas antes da data de lançamento

Envie um e-mail para toda a sua lista de afiliados

É hora de notificar a todos – e além de notificá-los, você vai querer ter certeza de que está munindo-os com todas as informações e recursos de que precisam. Se você criou uma página de perguntas frequentes sobre migração, vincule-as a ela. Se você tiver um gerente de afiliado específico designado para supervisionar o processo, certifique-se de exibir claramente as informações de contato relevantes.

Deixe seus afiliados saberem o que está acontecendo, por que está acontecendo e como eles serão afetados. Antecipe suas perguntas: Em que dia minha conta antiga será encerrada? Como faço para registrar minha nova conta? Quando os cookies expiram? Qual é o último dia para rastreamento? Quando receberei meus fundos restantes?

Na data de lançamento

Publique e atualize conteúdo e comunicações para refletir sua nova plataforma

Sejam seus e-mails de afiliados, outras informações de afiliados ou páginas em seu site, você deve ter certeza de que tudo está atualizado para refletir sua nova plataforma. Todos os links, materiais e informações antigos devem agora ser substituídos pelas versões mais atualizadas.

Envie um boletim informativo de afiliados anunciando o lançamento

Mesmo que você já tenha notificado seus afiliados, é hora de anunciar a data oficial de lançamento. Este pode ser um ótimo momento para revigorar seus afiliados, informando-os sobre novos recursos interessantes, novos criativos (como novas páginas de destino de afiliados) e qualquer coisa que torne a promoção de seus produtos mais fácil e eficiente usando o novo sistema.

Você também pode considerar a introdução de algum tipo de bônus ou incentivo para recompensar os afiliados por ficarem com você durante o processo. Use esse período de mudança a seu favor e posicione a migração como uma atualização mais do que qualquer outra coisa.

Endereço de afiliados inativos

Migrar seu programa de afiliados pode ser esclarecedor quando se trata de avaliar quem é uma boa combinação para seu programa e quem não é; também pode ser um bom momento para abordar afiliados inativos para ver se você pode promovê-los novamente.

Por exemplo, você pode dar a eles uma janela de tempo limitado para ingressar em sua nova plataforma, para ver se pode inspirar alguma ação. Se não, pode ser um bom momento para deixá-los ir e começar de novo!

1-2 semanas após a data de lançamento

Verifique com seus afiliados

É muito importante garantir que seus afiliados estejam bem com uma transição como essa. Entre em contato com eles após o lançamento na nova plataforma para ver se eles precisam de alguma ajuda – ou peça ao seu gerente de afiliados para a tarefa (se você tiver um).

Talvez você precise enviar e-mails de lembrete e provavelmente encontrará afiliados usando links, promoções ou criativos antigos. Isso é normal! Apenas seja paciente e continue a fazer o seu melhor para manter todos o mais informados possível.

Peça feedback aos seus afiliados com melhor desempenho também. Você quer estar ciente de quaisquer pontos problemáticos, e suas opiniões sobre a nova plataforma podem ajudá-lo a fazer ajustes quando necessário.

3-4 semanas após a data de lançamento

Prepare-se para a data de encerramento

À medida que a data de encerramento se aproxima, certifique-se de não ter esquecido de salvar nada da sua plataforma antiga e certifique-se de que todos os afiliados tenham feito o seu caminho para a nova. Se alguma coisa ainda precisa ser embrulhada, agora é a hora de fazê-lo.

Se necessário, exclua criativos antigos, links, pixels de rastreamento (depois que os cookies expirarem) e páginas de destino e certifique-se de que todos os criativos que você deseja manter sejam reimportados para sua nova plataforma.

Envie um lembrete final por e-mail para sua lista de afiliados

Se você tiver afiliados atrasados, dê a eles uma última chance de se inscrever em sua nova plataforma. Talvez alguns deles acidentalmente tenham esquecido e-mails anteriores, ou talvez estejam apenas particularmente ocupados.

Se os afiliados que não responderem ainda não agirem após o lembrete final, eles podem não ser a melhor combinação para o seu programa.

Envie pagamentos finais para seus afiliados

Para tornar sua transição contábil um pouco mais fácil, envie seus pagamentos finais para quaisquer fundos restantes em sua plataforma antiga antes da data de encerramento. Se você puder manter o tempo de seu pagamento consistente com seus pagamentos normais, bem como sua data de encerramento, melhor ainda.

Não tenha medo de pedir ajuda

Há muito o que supervisionar quando se trata de fazer essa mudança, então não tenha medo de pedir ajuda se precisar! Dependendo do tamanho do seu programa, migrar de uma plataforma de afiliados para outra pode ser muito difícil para uma pessoa.

Se você ainda não tem um gerente de afiliados, este pode ser o momento certo para contratar um. Você pode até ter um afiliado de bom desempenho que está ansioso para assumir mais responsabilidades e ajudá-lo!

Espero que este post tenha lhe dado alguma orientação quando se trata de seu próprio processo de migração; se feito corretamente, você pode descobrir que a mudança inspira uma nova perspectiva, mais ação e mais vendas de seus afiliados!

Você tem experiência em migrar seu próprio programa de afiliados para uma nova plataforma? Quais problemas você enfrentou e como você os superou? Deixe-nos um comentário abaixo e participe da conversa!