Gerenciamento de vários projetos: 5 dicas essenciais

Já é difícil gerenciar um projeto. Cada projeto é realmente centenas de projetos menores para controlar – é preciso muito tempo e energia para entregar apenas um projeto no prazo e dentro do orçamento!

É por isso que o gerenciamento de vários projetos é um desafio que requer um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) ou um gerente de projeto experiente para gerenciar recursos e membros da equipe.

O gerenciamento de vários projetos é exatamente o que parece, uma prática gerencial em que os gerentes de projeto lideram vários projetos ao mesmo tempo. É uma maneira de otimizar o planejamento de recursos e o gerenciamento de recursos em uma organização e usar recursos e membros da equipe com mais eficiência em todos os projetos.

O que é gerenciamento de múltiplos projetos?

O gerenciamento de vários projetos refere-se a programas e portfólios de projetos. Programas são um grupo de projetos relacionados e um portfólio de projetos é apenas todos os projetos e programas de uma organização. O gerenciamento de projetos veio com metodologias para gerenciar esses chamados gerenciamento de programas e gerenciamento de portfólio de projetos (PPM).

O gerenciamento de vários projetos soa como algo para o qual você precisa de certificação e, sim, existem certificações de gerenciamento de vários projetos, como as concedidas pelo instituto de gerenciamento de projetos (PMI). Mas a maioria de nós não é gerente de projeto e ainda assim temos a tarefa de gerenciar vários projetos ao mesmo tempo. O gerenciamento de vários projetos é um desafio que exige que os gerentes de projeto prestem atenção especial a:

• Gestão de recursos
• Controle de tempo
• Planejamento de capacidade
• Agendamento do projeto
• Planejamento do projeto
• Gerenciamento de equipe

Existe uma ferramenta de gerenciamento de vários projetos que pode nos ajudar a fazer isso?

Sim, graças ao software de gerenciamento de projetos e um gráfico de Gantt para gerenciamento de portfólio de projetos, você pode gerenciar vários projetos sem longas horas de treinamento e experiência em gerenciamento de programas ou gerenciamento de portfólio de projetos (PPM).

A Importância do Gerenciamento de Multiprojetos

O gerenciamento de vários projetos pode soar como gerenciamento de portfólio de projetos. Mas eles são diferentes em aspectos críticos. A importância do gerenciamento de vários projetos está nessas diferenças.

Quando um gerente de projeto é encarregado de liderar vários projetos, ele é responsável por realizar o trabalho da forma mais rápida e econômica possível.

O gerenciamento de vários projetos pode ajudar a atingir essas metas, concentrando-se no planejamento de capacidade, priorização de tarefas e alocação de recursos. É importante estar atualizado sobre o que está acontecendo no projeto para que você possa mover seus recursos de um projeto para outro conforme necessário.

O software de gerenciamento de projetos oferece ferramentas de gerenciamento de recursos para gerenciar programas e portfólios de projetos com mais eficiência. O ProjectManager possui ferramentas de planejamento de projetos projetadas para mantê-lo atualizado com dados em tempo real que permitem alocar melhor os recursos. Nosso painel de portfólio oferece uma visão de alto nível de todos os seus projetos, calculando automaticamente as métricas em vários projetos. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente!

Desafios do Gerenciamento de Multiprojetos

Se você já tentou gerenciar mais de um projeto, sabe como o gerenciamento de vários projetos pode ser desafiador. Trabalhar com vários projetos ao mesmo tempo (especialmente aqueles que compartilham recursos) pode forçar os limites até mesmo do gerente de projeto mais habilidoso e experiente.

Alguns desses desafios de gerenciamento de projetos estão centrados em projetos que são implementados ao mesmo tempo, mas em departamentos diferentes. Esses diferentes departamentos precisam coordenar suas atividades de gerenciamento de recursos à medida que as prioridades e até as estratégias mudam.

Depois, há o orçamento do projeto e o cronograma do projeto, que podem ser reduzidos em vários projetos. Alguns desses projetos podem ser interdependentes, o que adiciona outra camada de complexidade. Há também o ambiente do projeto, que é o contexto no qual todos esses projetos estão ocorrendo.

De relatórios complexos a tomadas de decisão rápidas que têm um impacto de longo prazo em todos os seus projetos, o gerenciamento de vários projetos pode ser uma dor de cabeça. É por isso que existem ferramentas e técnicas de planejamento de recursos para ajudá-lo a controlá-los melhor.

Ferramentas de gerenciamento de vários projetos

Ao gerenciar vários projetos, você precisa de ferramentas de gerenciamento de programas e de portfólio de projetos para ajudá-lo a priorizar tarefas e alocar recursos:

Coleta de dados em tempo real

Uma ferramenta baseada em nuvem fornece dados de gerenciamento de projetos em tempo real. Isso significa que você verá todos os seus projetos enquanto estão sendo executados, agora veja onde compartilhar recursos. Se você está trabalhando com uma ferramenta de gerenciamento de recursos que captura uma imagem de ontem ou mesmo de uma hora atrás, está trabalhando em desvantagem.

Gerenciamento de Tarefas e Tempo

Outra ferramenta necessária para o gerenciamento de vários projetos é o gerenciamento de tarefas e o controle de tempo. Você precisa ter uma ferramenta que o ajude a organizar suas tarefas, seja em uma lista de tarefas ou em um quadro kanban.

Gestão de recursos

Finalmente, as ferramentas de gerenciamento de recursos são obrigatórias. Sejam as pessoas em sua equipe ou equipamentos, materiais, etc., você precisa ter uma maneira de planejar e acompanhar o progresso de seus recursos para garantir que eles cumpram os marcos definidos no cronograma do projeto e no plano de gerenciamento do projeto.

E quanto a um gráfico de Gantt para vários projetos?

Os gráficos de Gantt são o workhouse de qualquer plano de gerenciamento de projeto. Eles organizam tarefas, definem prazos, marcos e mostram todo o cronograma do projeto em uma linha do tempo visual. Os gerentes de projeto os usam para criar cronogramas, fazer atribuições, verificar conflitos de recursos e muito mais. Eles são a ferramenta principal para gerenciar um cronograma de projeto.

Os gráficos de Gantt podem ser usados ​​no gerenciamento de vários projetos? Sim, mas somente se esse gráfico de Gantt puder exibir todos os seus projetos em um só lugar. Isso é chamado de roteiro do projeto. Parece um gráfico de Gantt, só que em vez de visualizar a linha do tempo de um plano de projeto, ele mostra todos os seus projetos do início ao fim, em um só lugar.

Como um roteiro mostra todos os seus projetos, fica mais fácil ver onde você pode compartilhar ou mover recursos para obter mais retorno pelo seu investimento. Nosso modelo de roteiro de projeto é ideal para o gerente de projeto encarregado de liderar vários projetos.

5 dicas essenciais para melhores projetos múltiplos

As ferramentas de gerenciamento de vários projetos só o levarão até certo ponto no gerenciamento de vários projetos. As ferramentas de software de gerenciamento de projetos são tão boas quanto a pessoa que as está usando. Portanto, obtenha a ferramenta certa e aplique essas cinco dicas para um melhor gerenciamento de vários projetos.

1. Planeje, planeje, planeje: Não podemos enfatizar o suficiente. O planejamento de projetos é uma das atividades mais importantes que um gerente de projeto pode realizar, seja trabalhando em um ou em dezenas de projetos. O planejamento de projetos oferece a oportunidade de controlar o maior número possível de atividades em seus projetos. Isso inclui gerenciamento de risco, gerenciamento de recursos, rastreamento de tempo, planejamento de capacidade, comunicações, planos de contingência e muito mais.
2. Tenha visibilidade em todos os projetos: o que você deseja é visibilidade em todos os seus projetos, programas ou portfólio de projetos em um só lugar. Você não deve ficar pulando de aplicativo em aplicativo para planejar projetos, gerenciar recursos e se comunicar com os membros da equipe do projeto. Essa é uma receita para o desastre. Você está certo de perder algo crucial. Encontre uma ferramenta de gerenciamento de portfólio que permita gerenciar todos os seus projetos em um só lugar.
3. Priorize: Você tem que saber o que é importante e o que não é. Tudo pode parecer importante e em um mundo ideal, é. Mas ao gerenciar vários projetos, você precisa conhecer as tarefas que precisam ser feitas para atingir os objetivos do projeto. Haverá alguns que você gostaria de fazer e outros que provavelmente poderiam ser ignorados sem qualquer impacto no cronograma, orçamento ou qualidade do projeto.
4. Delegar Trabalho: Os gerentes de projeto são ótimos planejadores, mas também são ótimos delegadores. Eles sabem que não podem fazer tudo. É por isso que eles montam uma equipe de gerenciamento de projetos com habilidades e experiência para realizar o trabalho. Isso só é agravado quando você está gerenciando vários projetos. Seu trabalho é supervisionar recursos e encontrar eficiências entre projetos. O trabalho ocupado pode ir para os membros da sua equipe.
5. Saiba o que suas equipes estão fazendo: você deseja dar às equipes a liberdade de fazer o que fazem melhor, mas com supervisão. Como você faz isso sem microgerenciá-los e potencialmente corroer a confiança e, ao fazê-lo, sua produtividade? Você precisa de ferramentas de controle de tempo e gerenciamento de recursos para ficar de olho no trabalho deles sem atrapalhar. Veja no que eles estão trabalhando, qual é o status dessas tarefas e se sua carga de trabalho está equilibrada para mantê-los trabalhando em sua capacidade máxima.

Como o ProjectManager ajuda a gerenciar vários projetos

A melhor dica que qualquer gerente de projeto pode obter ao gerenciar vários projetos é obter um software de gerenciamento de projetos que possa facilitar todas as coisas que eles precisam fazer. O ProjectManager é uma ferramenta baseada em nuvem que organiza seus projetos e fornece as ferramentas de gerenciamento de recursos necessárias para manter cada projeto entregue no prazo, dentro de seu orçamento e atendendo às expectativas de qualidade de seus stakeholders.

O gerenciamento de tarefas mais robusto do mercado

Gerenciar tarefas entre projetos é fácil com nossos recursos de gerenciamento de tarefas. Você pode atribuir tarefas, acompanhar o tempo que sua equipe está gastando nessas tarefas e fornecer as ferramentas necessárias para colaborar e trabalhar melhor em conjunto. Várias visualizações de projeto se prestam a equipes híbridas que funcionam de maneira diferente. Eles podem usar a lista de tarefas para gerenciar seu próprio trabalho. Os gerentes podem ver seu status e acompanhar as datas de vencimento para garantir que estejam cumprindo os marcos.

Gerencie sua equipe com facilidade

Mantenha sua equipe à vista sem bloquear seu progresso com ferramentas de gerenciamento de equipe. Novamente, as múltiplas visualizações de projeto permitem que todos trabalhem como quiserem. Todas as atualizações de status são compartilhadas no software para que todos estejam sempre na mesma página. Os gerentes obtêm uma visão de alto nível de toda a equipe e no que estão trabalhando, tudo listado em um só lugar na página da equipe. Eles podem ver quais tarefas são atribuídas a eles para obter a visibilidade necessária para garantir que todos os projetos estejam no caminho certo.

Planejar e acompanhar recursos em gráficos de carga de trabalho

A gestão de recursos também é fundamental. Os gráficos de carga de trabalho fornecem aos gerentes uma visão da carga de trabalho de suas equipes em um gráfico codificado por cores que torna rápido e fácil ver quem tem muitas ou poucas tarefas atribuídas. Em seguida, realoque essas tarefas diretamente do gráfico de carga de trabalho e mantenha a carga de trabalho equilibrada. Você também pode rastrear recursos não humanos no Gantt.

Criar roteiros de portfólio

Nossos recursos de gerenciamento de portfólio são ideais para gerenciar vários projetos. Há o roteiro que mostra todos os projetos em uma linha do tempo para ajudá-lo a alocar recursos de forma mais eficaz. Nosso painel de portfólio em tempo real oferece uma visão de alto nível das métricas em todos os seus projetos. Há também relatórios de portfólio que podem ser gerados em um clique. Todos os nossos relatórios podem ser filtrados para mostrar apenas os dados que você precisa. Em seguida, compartilhe-os com as partes interessadas para mantê-los atualizados e felizes com seu progresso.

O ProjectManager é um software premiado que ajuda você a planejar, acompanhar e relatar vários projetos. Esteja você gerenciando um ou dezenas de projetos, nossa ferramenta fornece dados em tempo real para tomar melhores decisões e os recursos necessários para melhor executá-los. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente!