Precisa de ajuda para gerenciar as finanças do seu negócio: aqui estão algumas dicas úteis

Toda empresa precisa acompanhar suas finanças, mas isso pode ser um desafio. Apesar dos melhores esforços de algumas empresas, as despesas parecem sempre exceder as receitas. Uma maneira que muitas empresas tentam gerenciar isso é acompanhar todas as despesas e receitas recebidas para ter uma ideia clara de onde estão financeiramente em um determinado momento. Existem muitas dicas que podem te auxiliar na gestão do seu dinheiro e neste artigo, vamos passar por algumas delas.

Anote todas as despesas do seu negócio diariamente

É simples, mas eficaz. Toda vez que você gastar dinheiro, seja para estoque ou equipamento, anote-o em algum lugar. Dessa forma, você pode fazer um orçamento para determinados itens e ver de onde vêm os gastos mais comuns. Isso também ajuda a garantir que tudo saia da empresa como receita em algum momento. Sempre registre suas despesas para ver de onde vêm e o que foi gasto até agora em determinados projetos ou produtos antes de tomar qualquer decisão financeira.

Ao acompanhar todas as suas despesas em um só lugar (ou seja, planilha do Excel ou planilha do Google), você compara quanto dinheiro está saindo e entrando (mensalmente) e determina se sua empresa está no caminho certo para obter sua receita projetada . Se você não quiser se preocupar com isso, você sempre pode contratar um contador. Se você estiver na Austrália, os escritórios de consultoria baseados em Perth podem ajudá-lo. Eles têm as habilidades e conhecimentos necessários para ajudá-lo.

Coloque tudo na nuvem

Embora possa parecer complicado, transferir todos os seus dados para a nuvem pode ajudar a economizar tempo e energia. Um desses serviços que muitas pessoas preferem é o Mint.com (um recurso gratuito para empresas e indivíduos).

O maior benefício de fazer isso é que você pode acessar facilmente todas as suas despesas de praticamente qualquer lugar, desde que tenha uma conexão com a Internet. Isso torna mais fácil para aqueles que viajam com frequência ou trabalham remotamente ficarem mais atualizados sobre as finanças de sua empresa do que poderiam fazer por meio de planilhas e outros métodos tradicionais. Ele também permite o acesso mesmo se o computador travar, o que significa que você não precisa se preocupar em perder nenhuma informação.

Ao transferir todos os seus dados para a nuvem, você pode fazer muitas coisas: garantir que as despesas sejam rastreadas e monitoradas, manter-se atualizado sobre a receita da empresa, avaliar o desempenho financeiro a cada mês e monitorar para onde seu dinheiro está indo. Sua empresa poderá gerenciar melhor suas finanças e tomar decisões informadas com base nesses dados usando uma solução como Mint.com do início ao fim.

Também é uma boa ideia manter cópias dos recibos caso algo precise ser verificado posteriormente.

Acompanhe as horas da folha de pagamento para facilitar a preparação de impostos

Outra ótima maneira de simplificar a preparação de impostos é acompanhar quanto tempo cada funcionário gasta no trabalho. Manter registros detalhados de horas trabalhadas para diversos fins, como reunir-se com clientes e realizar pesquisas, pode ajudá-lo a determinar melhor qual deve ser sua renda tributável.

Ao rastrear as horas da folha de pagamento dessa forma, você terá uma indicação clara de exatamente quanto dinheiro foi ganho por cada pessoa que trabalha em sua empresa. Se você trabalha com várias pessoas que fazem trabalhos semelhantes, mas com valores diferentes, essas informações facilitam o cálculo de impostos devidos, etc., pois ninguém pagaria mais ou menos imposto do que realmente deve com base em sua posição na empresa.

Além de ajudá-lo a garantir que todos os impostos sejam pagos corretamente e de acordo com as regulamentações governamentais, manter um registro de horas de folha de pagamento na nuvem pode ajudá-lo a evitar possíveis penalidades relacionadas a impostos.

Reserve um tempo para se reunir periodicamente com um contador ou consultor financeiro

Consultores profissionais podem não ser capazes de lhe dizer como sua empresa deve ser administrada, mas eles entendem os meandros da criação de finanças para uma empresa. Ao fazer com que eles revisem todos os seus demonstrativos financeiros periodicamente, você garante que não haja erros dispendiosos que possam interromper o fluxo de caixa ou levar a outros problemas.

E se eles encontrarem algo que pareça suspeito ou incorreto, isso lhes dará a chance de esclarecer o que podem parecer pequenos erros rapidamente antes que eles saiam do controle. Além de fornecer informações valiosas sobre o desempenho atual (ou seja, receita mensal versus despesas), uma reunião com um consultor profissional também pode lhe dar a oportunidade de buscar conselhos sobre planos futuros, quanto dinheiro deve ser economizado para emergências e outras despesas necessárias, etc.

Uma reunião pode levar de cerca de uma hora até várias horas, dependendo de quão complicadas são suas finanças e o que precisa ser discutido. É muito mais fácil do que rastrear todas essas informações por conta própria - e potencialmente ignorar algo que poderia ter sérias repercussões para o seu negócio - analisando tudo um a um enquanto tenta equilibrar outras responsabilidades ao mesmo tempo.

Configurar um plano de pagamento automático

Se houver alguma fatura que sua empresa pague regularmente todos os meses, considere configurar um plano de pagamento automático para que você não precise se preocupar em esquecer o vencimento. Pode ser tedioso ter que localizar quais faturas precisam ser pagas toda vez que é hora de fazer um depósito ou pagar despesas pendentes. Você também pode ter um software de relatório de despesas para ajudá-lo a controlar suas despesas e economizar dinheiro com multas por atraso e quaisquer outras penalidades que possam vir com a perda do prazo para pagamentos mensais.

Com este método, você só precisa fazer o trabalho de se inscrever uma vez. Depois, tudo o que precisa acontecer é acompanhar quando sua próxima “data de pagamento automático” está chegando, para que você saiba o que precisa ser pago, em vez de acompanhar cada fatura individual. Como algumas contas mudam todos os meses, você precisará atualizar as informações arquivadas sobre quais contas são pagas automaticamente e quando. Isso pode tornar as coisas muito mais fáceis, especialmente se você não for muito bom em lembrar de tudo sozinho.

Ao utilizar uma variedade de soluções modernas, a gestão das finanças da sua empresa torna-se muito mais simples e direta do que antes. Com apenas estes passos simples, você pode facilmente manter as finanças da sua empresa sob controle e funcionando sem problemas.

Sobre o autor

Zeke Gavin é um planejador financeiro freelance que visa educar a geração mais jovem e equipá-la com conhecimentos financeiros fundamentais para ajudá-la a tomar decisões inteligentes sobre onde investir seu dinheiro.