Como executar uma avaliação de necessidades

O que seu projeto, negócio ou organização precisa? Não é uma pergunta simples. No entanto, responder a esta pergunta não deve sobrecarregar você. Basta realizar uma avaliação de necessidades para identificar com precisão as necessidades do seu projeto.

O que é uma Avaliação de Necessidades?

Como observado acima, uma avaliação de necessidades é um processo para descobrir as necessidades de uma organização ou projeto. Isso é feito identificando um estado atual e o estado desejado, semelhante a uma análise de lacunas. O processo de avaliação de necessidades é um processo sistemático usado em muitas indústrias e disciplinas, como saúde, administração de empresas, RH e gerenciamento de projetos.

1. Iniciação
2. Coleta e análise de dados
3. Produção final

Na gestão de projetos, a avaliação das necessidades pode abordar a organização e se o projeto está alinhado com as suas necessidades. Também pode ser usado como um processo sistemático dentro de um projeto que busca descobrir a distância entre as condições atuais do projeto em comparação com a condição necessária para a conclusão bem-sucedida.

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O processo de avaliação de necessidades começa com perguntas para identificar as necessidades do seu projeto, negócio ou organização. Depois de identificar suas necessidades, a análise de lacunas determina como preencher a lacuna entre onde a organização está no momento e onde ela precisa estar em uma data posterior.

Depois de fazer uma avaliação das necessidades, você vai querer transformar essas descobertas em uma direção para o seu projeto. O uso de software de gerenciamento de projetos ajuda a agilizar esse processo. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos e trabalho baseado em nuvem com várias visualizações de projetos. Você pode listar as perguntas de avaliação de necessidades em nossos quadros kanban e todos os detalhes são capturados em sua visualização de Gantt, planilha, lista de tarefas e calendário, o que facilita transformar as respostas a essas perguntas em um plano de projeto. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.

Perguntas de Avaliação de Necessidades

Você pode usar essas perguntas para começar com o processo de avaliação de necessidades. Essas perguntas de exemplo funcionam para qualquer setor.

• Seus serviços e/ou produtos são entregues aos clientes no prazo? Se a resposta a esta pergunta for não, então você precisa explorar o porquê. Se a resposta for sim, convém analisar o processo para ver se há áreas nas quais você pode simplificar ainda mais as operações para economizar ainda mais tempo.
• A empresa é lucrativa ou está atingindo suas metas financeiras anualmente? Se você não está ganhando dinheiro ou mesmo atingindo as metas que definiu para si mesmo, então você precisa explorar as áreas financeiras do seu negócio para descobrir o porquê. Se estiver, então a pergunta a fazer é como você pode fazer ainda melhor.
• Os leads são gerados regularmente? Essa é uma pergunta relacionada às vendas do seu negócio, mas também está ligada ao lado financeiro. Você precisa de uma certa quantidade de leads para fazer vendas. Quanto mais leads, maior a probabilidade de fechar negócios. Portanto, gerar leads é crucial e, se você estiver atrasado nesse sentido, precisa descobrir o motivo.
• Existe uma visão clara para a empresa? A declaração de visão é o documento orientador para qualquer negócio. Se essa declaração de visão não estiver clara, isso afetará negativamente todos os aspectos do seu trabalho. Se estiver claro, convém revisitar a avaliação de necessidades regularmente, pois a visão pode ser atualizada à medida que a empresa cresce e muda.
• A qualidade do trabalho está sendo monitorada continuamente? O sucesso de qualquer negócio depende da qualidade do trabalho que está fazendo. Se você não tiver uma ferramenta que monitore essa qualidade para garantir que você esteja sempre atendendo às expectativas de qualidade, precisará obter uma. Se você tiver um, talvez ele precise ser atualizado.

Por que uma avaliação de necessidades é importante?

Como dissemos anteriormente, pode ser difícil discernir as necessidades de um projeto, especialmente quando você está no meio de um. Com um processo sistemático que analisa cuidadosamente o plano do projeto, peça por peça, é mais provável que quaisquer problemas que não estejam sendo atendidos se tornem evidentes. Então a lacuna entre a necessidade e a condição atual pode ser fechada.

Existem diferentes tipos de avaliação de necessidades, cada uma das quais pode revelar uma variedade de lacunas; pode abordar uma lacuna no conhecimento, práticas, habilidades ou ferramentas. A avaliação de necessidades ajuda a mostrar o que está e o que não está funcionando no projeto. Então, o que não está funcionando pode ser consertado. Isso ajuda uma organização, ou um projeto, na medida em que o torna mais eficiente.

A avaliação de necessidades é uma poderosa ferramenta de planejamento porque não apenas avalia as necessidades de um nível do projeto ou organização, mas de todos os níveis. Você obtém uma abordagem holística que vê necessidades de alto nível a granular. Isso ajuda a informar seu plano e fornecer ações específicas a serem tomadas para fazer melhorias.

Tipos de Avaliação de Necessidades

Não existe um tipo de avaliação de necessidades, na verdade, existem sete. Por exemplo, você pode fazer uma análise de lacunas ou análise de discrepâncias para comparar o desempenho com o que pretendia. Há também uma reflexão sobre a ação e reflexão na ação. O primeiro está olhando para trás para identificar o que foi bem feito e o que pode ser melhorado. O último é o mesmo, apenas em ações que estão acontecendo atualmente.

Você também pode manter um diário, diário, diário de bordo ou fazer revisões semanais como parte de uma autoavaliação. Depois, há a revisão por pares, que são outros profissionais analisando o trabalho e relatando a você com feedback e conselhos. A observação também é importante, apenas ficar de olho nas tarefas à medida que elas passam pelos processos de negócios.

Há também algo chamado revisão de incidentes críticos e auditoria de eventos significativos, que pode identificar as competências de uma empresa para garantia de qualidade. Finalmente, uma revisão prática é uma revisão de rotina do trabalho que pode identificar necessidades e o que precisa ser melhorado. Essas sete técnicas de avaliação de necessidades não são exclusivas do gerenciamento de projetos, mas podem ser aplicadas a muitos setores.

Como conduzir uma avaliação de necessidades em 7 etapas

Para uma avaliação de necessidades completa que pode identificar lacunas e atender melhor às necessidades de seus projetos, identificamos sete etapas. Essas etapas são relevantes em quase todas as disciplinas ou técnicas que você preferir.

1. Identifique o Patrocinador do Projeto

O patrocinador do projeto não é simplesmente um stakeholder, mas um patrocinador executivo, que é um líder sênior na organização. Essa pessoa ajudará a orientar a avaliação das necessidades e a mantê-la alinhada com os objetivos da organização maior.

O patrocinador também pode angariar apoio para a avaliação das necessidades. Eles estão em uma posição alta o suficiente dentro da organização para alinhar os líderes de departamento com o processo, o que pode eliminar obstáculos que podem bloquear o progresso. O patrocinador obtém a adesão de todos os envolvidos, oferecendo orientação e, principalmente, financiamento para o projeto. Eles garantem que todos tenham interesse no sucesso do processo.

2. Criar modelo de ROI

Ao definir o retorno sobre o investimento (ROI) e como o projeto beneficiará a organização, uma avaliação das necessidades justifica o comprometimento financeiro.

Também mostrará, em um sentido mais amplo, que o projeto em si tem valor. O projeto vale o esforço, o tempo e os custos que exige, pois trará um retorno significativo do seu investimento. Parte deste modelo de ROI deve, portanto, incluir um cronograma de custos, investimento de capital e os requisitos de pessoal para o projeto.

3. Identifique os fluxos de trabalho necessários

É quando todos os departamentos são analisados, incluindo os fluxos de trabalho e os membros da equipe. Deve haver transparência para que esta etapa funcione.

Existem fluxos de trabalho que também estão fora da organização, como quando os projetos trabalham com fornecedores, contratados e outras organizações. Portanto, todos os silos do projeto devem ser removidos para que esta etapa funcione.

4. Entreviste líderes de fluxo de trabalho

Depois de identificar os fluxos de trabalho relacionados ao projeto, é hora de falar com os líderes de cada um desses fluxos de trabalho para entender seu processo. Você vai querer descobrir quaisquer pontos de dor que eles estão enfrentando. Além disso, veja como essa avaliação de necessidades afetará seu trabalho. Esses últimos dados ajudarão quando você resolver quaisquer lacunas nas necessidades.

Ao abrir os canais de comunicação entre todos os fluxos de trabalho que fazem parte do projeto maior, você promove melhores comunicações ao longo da execução do projeto. Isso ajuda os gerentes, mas também as equipes que trabalham no projeto.

5. Reúna-se com as equipes

Você se encontrou com líderes de fluxo de trabalho, agora é hora de marcar reuniões com suas equipes. Você quer falar com todos os membros da equipe, não importa onde na organização eles trabalhem. As equipes são suas tropas na linha de frente e têm experiência e perspectiva que muitas vezes não se refletem na gestão.

As equipes podem fornecer uma visão geral do projeto, que é onde os problemas aparecem pela primeira vez. Eles podem fornecer informações essenciais para resolver esses problemas.

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Seu trabalho é deixar claros as metas e objetivos do projeto. Deixe tempo para os membros da equipe fazerem perguntas e envolvê-los em uma conversa. Deixe que os membros da equipe sejam honestos e ouçam suas reclamações em um espaço seguro, sem julgamento ou penalidade. Eles mostrarão as áreas do projeto que devem ser corrigidas. Construa sua confiança, e as resoluções são mais eficazes.

6. Gere uma equipe e cronograma

Com todos os dados que você compilou, agora é hora de montar uma equipe para responder às questões levantadas e agendar as informações de uma forma que aloque todas as diferentes partes e forneça responsabilidade com base nas necessidades do projeto.

Essa programação é compartilhada, armazenada digitalmente para que todos possam acessá-la, bem como afixada fisicamente em locais públicos onde as equipes se reúnem. As melhorias devem ser comunicadas de forma eficaz em todos os departamentos e equipes.

7. Relatório Pré-Executivo

Esta última etapa é quando os dados e o cronograma obtêm a aprovação executiva. Sem aprovação no nível executivo, as lacunas expostas durante uma avaliação de necessidades não serão fechadas. Uma vez que todos tenham concordado com o caminho a seguir, e somente então, ele poderá ser implementado.

Exemplo de Avaliação de Necessidades

Vamos imaginar um exemplo hipotético de avaliação de necessidades para obter uma imagem mais clara do que estamos falando. Nesse caso, vamos imaginar uma empresa de manufatura que está tendo problemas para entregar seu produto aos clientes no prazo. Esse seria o primeiro passo, identificar a necessidade do negócio, que eles têm. Porém, eles poderiam ter passado por uma análise para perceber que não estavam cumprindo os prazos de produção.

O próximo passo seria realizar uma análise de lacunas para ter uma ideia da situação atual e a lacuna entre ela e o estado desejado. Isso pode levar a problemas com o método de produção, necessidades de treinamento de sua equipe ou ferramentas mais eficientes. Digamos que a fábrica atualizou recentemente as ferramentas que usa para produzir seus produtos, mas a equipe não está atendendo ao potencial dos novos equipamentos.

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Isso leva ao próximo passo, que é avaliar as opções de treinamento para atualizar as equipes com as novas ferramentas. Você precisará pesquisar programas de treinamento, custos, retorno do investimento, conformidade legal, o tempo que o treinamento levará e como permanecer competitivo durante esse processo de treinamento. Neste ponto, você criará um relatório explicando as necessidades de treinamento e recomendará um caminho a seguir.

Modelos de Avaliação de Necessidades

Se você deseja fazer uma avaliação de necessidades, o software de gerenciamento de projetos pode ajudar, especialmente ao implementar seu plano de melhoria. No entanto, se você não estiver pronto para dar esse passo, temos modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para ajudá-lo. Nosso site apresenta dezenas de modelos de gerenciamento de projetos para cada fase do seu projeto. Aqui estão alguns que vão com uma avaliação de necessidades.

Modelo de coleta de requisitos
Uma avaliação de necessidades significa capturar muitos dados. Nosso modelo gratuito de coleta de requisitos para o Word é uma ótima ferramenta para coletar todos esses documentos. Há uma folha de rosto para identificar a necessidade, uma seção para o plano do projeto sobre como implementar seu plano para fechar a lacuna que você encontrou, um lugar para escrever os pensamentos das partes interessadas sobre as metas e objetivos e muito mais.

Modelo de itens de ação
À medida que você passa pelo processo de avaliação de necessidades, você cria tarefas. Nosso modelo de itens de ação gratuito para Excel é onde você pode capturá-los. Agora você tem uma lista das tarefas que precisará atribuir à sua equipe. Você saberá o trabalho que deve ser feito, qual é o prazo e muito mais. O quem, o quê e quando é o início de um cronograma.

Modelo de Plano de Projeto
O cronograma que você iniciou com o modelo de itens de ação gratuitos o levará ao plano do projeto para executar o que você aprendeu na avaliação de necessidades. Nosso modelo de plano de projeto gratuito para Word tem lugares para você colocar tudo o que precisa para executar seu plano de projeto, desde metas a atividades e tarefas até os recursos necessários para realizar o trabalho.

Como o ProjectManager ajuda com uma avaliação de necessidades

Uma vez que você tenha um plano para responder às lacunas que descobriu em sua avaliação de necessidades, esse plano pode ser configurado no ProjectManager, um software de gerenciamento de projetos e trabalho baseado em nuvem. Ajudamos você a mapear suas tarefas e agendar trabalhos para alcançar o que você precisa a partir de sua avaliação de necessidades.

Organize tarefas em gráficos de Gantt interativos

Organize todas as suas tarefas ao planejar como atender às suas necessidades com nosso gráfico de Gantt online. Você pode vincular tarefas dependentes para evitar atrasos, adicionar marcos para acompanhar o progresso e até filtrar o caminho crítico.

Agora você pode ver toda a sua programação em uma linha do tempo para obter uma visão geral. Em seguida, defina uma linha de base e você poderá acompanhar o esforço planejado em relação ao esforço real em tempo real para cumprir esse cronograma.

Use várias visualizações de projeto para trabalhar como você deseja

Quando você atribui tarefas à sua equipe, elas podem funcionar em um ambiente ágil, o que não é adequado para gráficos de Gantt. É por isso que oferecemos várias visualizações de projetos para manter todos felizes.

As equipes ágeis podem usar quadros kanban para gerenciar seu backlog e planejar sprints, enquanto os gerentes podem ter visibilidade de seu processo para realocar recursos conforme necessário para evitar gargalos. Outros membros da equipe podem querer ter uma lista de tarefas ou exibição de calendário. Cabe a eles. Todas as visualizações são atualizadas juntas para que haja sempre uma fonte de sinal da verdade.

Acompanhe o progresso e o desempenho em painéis em tempo real

Mesmo que suas equipes trabalhem em diferentes visualizações de projetos, possam até estar trabalhando remotamente, você ainda pode monitorar o trabalho delas com nosso painel em tempo real. Não há configuração como nas ferramentas leves, e coletamos automaticamente dados em tempo real, calculamos e exibimos os resultados em gráficos coloridos que acompanham seis métricas do projeto.

Claro, temos relatórios de status e muito mais apenas um toque de tecla que pode ser filtrado e compartilhado com as partes interessadas. Personalize o fluxo de trabalho para otimizar seus processos e adicionar aprovações de tarefas para controlar as alterações de status. Além disso, somos totalmente colaborativos, ajudando as equipes a trabalharem melhor juntas. Você pode até salvar todos os seus documentos de avaliação de necessidades para uso futuro, pois temos armazenamento de arquivos ilimitado.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos e trabalho premiado que conecta equipes híbridas, não importa onde, quando ou como elas trabalham. Várias visualizações de projeto e uma plataforma colaborativa ajudam sua equipe a trabalhar de forma mais produtiva, enquanto você tem transparência nesse processo para mantê-los trabalhando em sua capacidade máxima com ferramentas de gerenciamento de recursos. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.