Como fazer uma plataforma de colaboração como o Microsoft Teams

O software de qualidade é mais integral para o trabalho agora do que nunca. Aqui, falaremos sobre como fazer uma plataforma de colaboração, o custo de construção desse tipo de software e como você pode abordar o processo.

Como as ferramentas de colaboração para negócios diferem das plataformas de comunicação?

O trabalho remoto tem crescido em popularidade há anos, mas 2020 deu a todos nós um chute nas costas com tanta força que vamos ter uma chicotada por anos. A demanda por todos os tipos de software para gerenciar equipes remotas aumentou nos últimos dois meses, mais do que em todo o ano de 2019. Os servidores estão tão sobrecarregados que estão começando a falhar.

Com toda a honestidade, precisamos de mais software de comunicação empresarial para tempos como este e além.

Software de comunicação corporativa é o nome coletivo de uma variedade de ferramentas, incluindo ferramentas de colaboração.

Plataformas de comunicação como o Facebook Workplace são basicamente redes sociais. Eles apóiam as muitas facetas da comunicação relacionada ao trabalho. Isso também significa comunicação sobre atividades extracurriculares - compartilhar interesses, organizar encontros após o trabalho e muito mais. Em última análise, o Facebook Workplace e plataformas semelhantes existem para unificar a força de trabalho de uma empresa, aproximando as pessoas umas das outras e da empresa.

Microsoft Teams, Trello e Slack , por outro lado, são ferramentas de colaboração em equipe. Eles são menos sobre o espírito corporativo e mais sobre o trabalho real. E embora ajudar os funcionários a formar vínculos seja extremamente importante, algumas empresas preferem não fazer isso com software interno. Essas empresas escolhem plataformas como MS Teams e Slack.

Quer saber como fazer uma plataforma de colaboração como o Microsoft Teams? Aqui está um guia geral.

1. Comece com a análise de negócios

Antes de começar a desenvolver seu software de colaboração, você precisa conduzir pesquisas e analisar os dados . O sucesso do seu produto depende da qualidade da sua análise, por isso, se você não é um especialista, é sensato contratar um. Se você planeja terceirizar o desenvolvimento para uma empresa de desenvolvimento de software, muitas dessas empresas têm gerentes de projeto e analistas que podem fazer esse trabalho para você.

A análise de negócios é um tópico amplo por si só e um processo que requer tempo e habilidades profissionais. Você pode coletar as informações de que precisa para construir uma plataforma de comunicação e colaboração bem-sucedida em um modelo chamado Lean Canvas.

O Lean Canvas é uma coleção de perguntas cujas respostas o ajudarão a tornar seu produto o melhor possível - e melhor:

• Qual é o problema que seu produto está tentando resolver?
• Como seu produto resolverá o problema?
• O que há de único em seu produto?
• Quem são seus concorrentes?
• Existe alguma vantagem que você pode usar que seus concorrentes não podem?
• Para quem você está construindo seu produto?
• Como você planeja medir o desempenho do seu produto?
• Como você pode promover seu produto?
• Como você planeja obter receita?

Normalmente, é responsabilidade do gerente de projeto coletar e organizar tudo isso e algumas informações adicionais. Essas informações permitirão que você faça suas primeiras estimativas aproximadas de tempo e custo de desenvolvimento. Essas estimativas serão muito aproximadas e mudarão pelo menos uma vez - quando você e a equipe decidirem sobre os recursos de que você precisa - mas provavelmente mais de uma vez, uma vez que novas ideias podem surgir a qualquer momento, recursos vêm e vão e novas tecnologias são introduzidas com frequência . No entanto, é um começo.

2. Decida que tipo de ferramentas de colaboração online você deseja construir

Mesmo dentro do mercado de ferramentas de colaboração, existem diferentes tipos de plataformas.

• O Microsoft Teams é uma ferramenta de colaboração recente incluída no Microsoft 365. Sua maior vantagem é a integração perfeita com todas as outras ferramentas da Microsoft, incluindo o Skype for Business.

• O Slack é, antes de mais nada, um aplicativo de mensagens. É uma ótima ferramenta para colaboração em equipe, pois permite que você crie canais e subcanais, threads e rascunhos, armazena arquivos e pode se conectar a uma ampla gama de outras ferramentas que você já pode estar usando.

• Trello e Asana são ferramentas de gerenciamento de projeto nas quais um líder de equipe pode adicionar tarefas, atribuí-las aos membros da equipe e movê-las entre os quadros (por exemplo, Tarefas - Em andamento - Concluídas). Essas plataformas não têm bate-papo no aplicativo, mas os usuários podem deixar comentários nas tarefas. Ambos oferecem integração com o Slack para comunicação.

Você precisa saber que tipo de software de colaboração vai fazer antes de começar o desenvolvimento, já que tipos diferentes terão recursos diferentes.

3. Crie um conceito de navegação

Um conceito de navegação é um esboço de sua plataforma criado por designers de UI / UX. Ainda não é um design - não há esquemas de cores, ícones ou fontes. Um sketch é um conjunto de telas, o mais completo possível, construído para criar uma visualização da plataforma. Qual botão leva aonde? Como os elementos são colocados? O que vai depois do quê? Como tudo está conectado? Um conceito de navegação ajuda você e sua equipe a ficar na mesma página e ver o produto de maneira semelhante.

4. Construir protótipos

Antes de despejar todo o seu dinheiro no produto em grande escala, você precisa validar a ideia. Armado com as informações que você coletou, você pode testar se a ideia em si é viável e se alguém realmente precisa do seu produto. Você pode validar ideias por meio de pesquisas ou fazer uso de protótipos de média fidelidade .

Este tipo de protótipo tem uma visualização mais distinta do que um conceito de navegação e é projetado para mostrar ao seu grupo de teste de usuários o que o software será capaz de fazer e como. Você pode usar os dados obtidos no feedback para fazer ajustes no produto.

Depois de validar sua ideia, você pode criar uma estratégia de UX . Este é o último estágio de pré-desenvolvimento. Uma estratégia de UX inclui uma interface detalhada e protótipos de alta fidelidade. Esses protótipos ainda não são um design completo - geralmente são preto e branco e têm fontes e botões generalizados - mas fornecem uma compreensão completa do que está localizado, onde e como tudo se conecta.

5. Escolha um modelo de monetização

Se você estiver construindo um clone do Slack ou do Trello para seu próprio uso interno, não precisa monetizá-lo. No entanto, as empresas raramente criam esse tipo de software apenas para elas. Nosso palpite é que se você está procurando como fazer um site ou aplicativo de colaboração online, é para oferecê-lo como um serviço para outras empresas.

Quando se trata de aplicativos de trabalho, os modelos de monetização são bastante padronizados. O uso de anúncios é fortemente desencorajado, pois eles distraem as pessoas de suas tarefas. Pagamentos únicos podem ser usados, mas geralmente não são recomendados. As opções mais usadas para obter ROI de ferramentas de colaboração e comunicação são :

• Modelo de assinatura
• Modelo Freemium

O modelo de assinatura envolve pagamentos mensais ou anuais, geralmente com um período de teste. O modelo freemium é quando você oferece um conjunto básico de recursos gratuitos e recursos extras mediante o pagamento de uma taxa. A taxa para aplicativos freemium pode ser única ou baseada em assinatura.

6. Construir um MVP / MLP

Hoje, o mercado está saturado com quase tudo, incluindo ferramentas de colaboração para negócios. É importante lançar sua ferramenta de colaboração o mais rápido possível para começar a coletar dados adicionais e gerar receita antecipada. É para isso que serve um MVP, ou produto mínimo viável . É uma plataforma com funcionalidade básica lançada entre uma página de destino e um produto completo.

No entanto, há uma alternativa - um MLP, ou produto mínimo adorável. A diferença é que um MLP coloca um forte foco no design e usabilidade da interface, não apenas na funcionalidade. Ao tornar seu produto adorável, você o ajuda a se destacar da concorrência.

7. Monitore as métricas

Depois de lançar um MVP ou MLP, é importante monitorar seu desempenho . Monitorando continuamente os comentários e as métricas que você decidiu durante a análise de negócios, você saberá o que há de bom em seu produto e o que precisa de mais trabalho. Isso também ajudará você a priorizar os próximos recursos a serem lançados.

Desenvolvimento de plataforma de colaboração: recursos essenciais

Dependendo do tipo de ferramenta de colaboração que você está construindo, os recursos serão diferentes. Tentaremos cobrir os recursos mais importantes em diferentes aplicativos para criar uma imagem mais completa.

Bate-papo

Aplicativos como Trello e Asana não têm esse recurso, como mencionamos, e essa é, na verdade, uma das principais reclamações dos usuários sobre essas plataformas. A funcionalidade de bate-papo dentro de uma plataforma de colaboração é essencial quando se trata de negócios. A comunicação simples e fácil eleva o desempenho.

Para uma comunicação mais suave, os usuários devem ser capazes de manter conversas privadas e também chats em grupo. Por exemplo, o Slack tem #channels - chats dedicados a tópicos ou projetos separados dos quais as pessoas podem entrar e sair conforme necessário. O Discord tem um sistema semelhante.

Procurar

Os usuários devem ser capazes de pesquisar uma mensagem em um chat ou uma tarefa em um quadro. Nem é preciso dizer, certo? Às vezes, os usuários precisam encontrar mensagens que remontam a meses , e às vezes pode haver mil mensagens por dia em um bate-papo. A pesquisa é fundamental para a comunicação e colaboração no trabalho.

Chamadas de voz e vídeo

É amplamente conhecido que as pessoas pensam mais rápido e se comunicam de forma mais eficaz em voz alta do que por escrito. É por isso que muitas empresas têm reuniões diárias ou semanais para discutir os problemas que enfrentam. Isso é comum no desenvolvimento de software, por exemplo - equipes que trabalham no mesmo projeto se reúnem para discutir problemas e encontrar soluções, lançando as ideias mais loucas.

Quando escrevemos, tendemos a pensar demais em cada palavra para não dizer nada estúpido. No entanto, na solução de problemas, uma solução que parece estranha ou boba pode ser algo que empurre a equipe na direção certa. É por isso que, se você deseja desenvolver um aplicativo como o Slack ou o Microsoft Teams, precisará de um recurso de chamada.

Compartilhamento de arquivos

Nem todo tipo de trabalho inclui a troca de arquivos e, com serviços como Google Docs e Google Sheets, pode ser suficiente compartilhar um link em uma mensagem. No entanto, a opção de soltar um arquivo diretamente na janela de bate-papo é valiosa para a maioria dos usuários. É apenas mais rápido às vezes.

Armazenamento compartilhado

O Microsoft Teams permite a colaboração em documentos e fornece uma unidade compartilhada para armazenamento. O Slack tem as guias Arquivos e Salvos, onde os usuários podem acessar facilmente tudo que não seja texto simples nas mensagens. Se seu aplicativo deve apenas fornecer acesso a arquivos ou a possibilidade de editar documentos em conjunto sem sair do aplicativo , dependerá do tipo de equipe que usará sua plataforma de comunicação e colaboração.

Compartilhamento de tela

O compartilhamento de tela é realmente valioso para colaboração remota. Principalmente, é parte de um recurso de videochamada. O compartilhamento de telas permite que os membros da equipe apoiem o que estão dizendo com recursos visuais. Na videoconferência, é possível compartilhar telas ao fazer relatórios e apresentações. Em negociações e reuniões online com clientes ou parceiros, os usuários podem compartilhar diagramas e gráficos para apoiar uma declaração. O compartilhamento de tela será útil se você estiver apresentando um projeto para investidores ou relatando o andamento do projeto.

Atribuindo / @ menções

A atribuição e a menção de recursos podem ser implementadas de maneira semelhante, e é por isso que os reunimos aqui.

• Se você deseja desenvolver uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o Trello, precisará implementar um recurso para atribuir tarefas aos membros da equipe.
• No Google Docs, é possível convidar uma pessoa para fazer check-out de um documento @ mencionando-a em um comentário.
• Para um mensageiro como o Slack, mencionar um usuário em um chat em grupo chama sua atenção e, com a funcionalidade adicional, pode ser usado para localizar facilmente mensagens direcionadas a ele.

Organograma

Se você estiver criando software para grandes equipes ou organizações, pense em adicionar um organograma. Isso ajudará os novos funcionários a saber com quem estão falando ou a encontrar pessoas com quem precisam conversar sobre determinados assuntos. Por exemplo, como redator de TI, às vezes preciso da ajuda de desenvolvedores iOS, Android, back-end e front-end. Posso usar um organograma para pesquisar quem está disponível no departamento de que preciso e enviar menções ou mensagens diretas.

Moderação de administrador

Quando se trata de colaboração empresarial, é necessário algum controle sobre quem participa de quais grupos. Um sistema de permissões pode ser implementado para permitir que a gerência da empresa e os líderes de equipe adicionem ou removam membros, fixem mensagens e muito mais. A versão mais simples desse recurso é, como a maioria dos mensageiros, adicionar um administrador e vários moderadores. Outra opção é configurar vários administradores para toda a conta da empresa e um moderador para cada chat em grupo. Isso tornará o monitoramento da comunicação mais fácil, pois será feito por uma equipe de pessoas ao invés de uma pessoa ou quem quiser.

Notificações

Ao desenvolver ferramentas de colaboração para negócios , lembre-se de que os usuários não podem perder mensagens. As opções de notificação são imprescindíveis em qualquer ferramenta de comunicação, mas em uma ferramenta voltada para o trabalho, é um dos recursos mais importantes.

Se você estiver construindo um aplicativo móvel, use notificações push. Se você estiver desenvolvendo um site colaborativo, use notificações pop-up, contadores de mensagens não lidas destacados em um menu lateral ou uma extensão do navegador.

Integrações

A maioria das empresas hoje trabalha com várias ferramentas de software e reluta em mudar para algo completamente diferente.

A maior vantagem do Slack são, sem dúvida, suas mais de 800 integrações . Os usuários do Slack podem integrar editores de documentos externos ao Slack. Em vez de um calendário interno, há integrações com o Google Calendar e o Outlook Calendar. O Slack pode ser conectado ao Trello, Microsoft 365, Google Drive, Jira e muitos outros serviços.

O Trello pode ser ativado com Google Drive, Dropbox, Slack, Jira e outros.

O Microsoft Teams também tem várias integrações, embora não tantas quanto o Slack. Por outro lado, Teams é um software para usuários do Microsoft 365, o que significa que vem com vários aplicativos nativos que as empresas vêm usando há anos, então talvez não precise de tantas integrações.

Dependendo de sua ideia e orçamento, pode ser mais conveniente usar integrações em vez de desenvolver certos recursos do zero.

Segurança

Negócios significam dinheiro e dados comerciais e pessoais confidenciais. Proteger sua comunicação de negócios e plataforma de colaboração de hackers é essencial. Ao trabalhar com uma empresa de terceirização, discuta qual proteção sua equipe pode implementar. Sua plataforma precisa ser protegida de todas as vulnerabilidades conhecidas. Mensagens e arquivos precisam ser criptografados e você deve usar autenticação multifator.

Backend forte

Os servidores são a base das ferramentas de colaboração e comunicação para negócios. Mensagens e arquivos precisam ser armazenados por um longo tempo, acessados ​​rapidamente, sincronizados através da nuvem entre os dispositivos e totalmente protegidos.

Custo para fazer uma plataforma de colaboração

Se você estiver criando um aplicativo semelhante ao Microsoft Teams, provavelmente desejará começar com um aplicativo da web ou desktop primeiro e, em seguida, construir um aplicativo móvel mais tarde. Um serviço como o Slack, por outro lado, pode ser um aplicativo móvel primeiro e, em seguida, um aplicativo da web. No entanto, como você está construindo um aplicativo para o trabalho - tanto remoto quanto no escritório - é provável que precise de um aplicativo móvel e um aplicativo da web . Mas você não precisa fazer isso simultaneamente, é claro. Faça pesquisas e pesquise seu público-alvo para determinar qual plataforma é a mais importante para seus usuários.

Aqui está uma lista de especialistas de que você precisará para um aplicativo da web:

• 1 gerente de projeto
• 1 web designer
• 1 desenvolvedor front-end
• 1-2 desenvolvedor de back-end
• 1-2 especialista em garantia de qualidade

Para um aplicativo móvel, a equipe será assim:

• 1 gerente de projeto
• 1 designer de UI / UX
• 1 desenvolvedor móvel para cada plataforma (iOS e Android)
• 1-2 desenvolvedor de back-end
• 1 especialista em garantia de qualidade

Se você escolher um aplicativo da web e um aplicativo móvel, não precisará de dois gerentes de projeto; um será o suficiente. O mesmo vale para desenvolvedores de back-end e QAs, já que o mesmo servidor pode ser usado para aplicativos móveis e da web, e os QAs podem testar aplicativos da web e móveis. No entanto, o teste de várias plataformas levará mais tempo, então você pode contratar outro controle de qualidade para poder iniciar seu aplicativo mais rapidamente. Normalmente, leva mais tempo para testar aplicativos Android.

O custo para fazer apenas um site de colaboração será o mais baixo, cerca de US $ 55.440 , e o lançamento de um site geralmente leva menos tempo: espere algo em torno de dois a quatro meses.

O custo para fazer um aplicativo de colaboração como o Microsoft Teams para uma plataforma móvel será maior do que o custo para fazer um aplicativo da web - cerca de US $ 61.600 e cinco meses a um ano de desenvolvimento, dependendo da complexidade e do número de recursos.

De acordo com uma pesquisa da Buffer em 2019, o trabalho remoto veio para ficar - mesmo quando o mundo se recuperar da pandemia. As pessoas estão se acostumando rapidamente com suas vantagens. Portanto, agora é a hora de investir em software de colaboração.

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