Como criar um plano operacional que você realmente usará

Você provavelmente tem um plano de negócios para ajudá-lo a criar um sistema de crescimento e oferecer uma perspectiva financeira para o futuro. Muitas vezes, um plano de negócios é necessário se você deseja atrair investidores ou solicitar financiamento.

Você também pode ter um plano estratégico que traça sua direção para os próximos anos. Mas o que dizer de um plano operacional?

Um plano operacional é como um manual de instruções que explica como você realizará seu plano estratégico. Inclui:

• Uma lista de tarefas e processos dentro da sua empresa
• Uma explicação detalhada das funções e responsabilidades para você e seus funcionários
• Uma linha do tempo para completar seus objetivos estratégicos

A diferença entre planos operacionais e estratégicos

Embora seja fácil confundir planos estratégicos e operacionais, eles trabalham lado a lado e oferecem diferentes benefícios. Por exemplo:

• Um plano estratégico define os objetivos de uma organização, enquanto um plano operacional descreve o que precisa ser feito para atingir esses objetivos. Para criar um plano operacional, você precisa primeiro ter um plano estratégico.
• Um plano estratégico abrange toda a organização, enquanto um plano operacional é departamental. Vários departamentos têm funções exclusivas para atingir as metas organizacionais. Por exemplo, suponha que o plano estratégico seja aumentar a receita em 10%. Nesse caso, o plano operacional do departamento financeiro pode envolver o cálculo de margens de lucro, enquanto o departamento de marketing executa campanhas para aumentar as vendas.
• Um plano estratégico abrange um período definido, geralmente cinco ou 10 anos. Em contraste, um plano operacional detalha as ações para executar essa estratégia em cronogramas semanais, mensais, trimestrais ou anuais. Por exemplo, o plano do departamento de marketing pode incluir uma programação semanal de postagem para mídias sociais e uma revisão mensal das métricas de engajamento.

Como um plano operacional ajuda as startups a sobreviverem e se moverem mais rapidamente

Um plano pode parecer uma reflexão infrutífera sobre o futuro - você está apenas criando mais um documento que se perde no Dropbox ou no Google Drive. Mas isso é mais um sinal de um plano ruim do que uma crítica ao planejamento.

As startups podem pensar que são pequenas demais para precisar de um plano operacional, e algumas justificam o planejamento limitado ou inexistente como “ser ágil”. No entanto, a falta de planejamento está entre as principais razões pelas quais as startups falham, de acordo com o University Lab Partners, um projeto de pesquisa independente formado em parceria com a Universidade da Califórnia, Irvine.

Sem um plano, os empresários precisam reconsiderar e redefinir as prioridades dos esforços da empresa diariamente. No mínimo, é demorado; muitas vezes, leva a esforços inconsistentes e até conflitantes, transformando um caminho em linha reta para objetivos estratégicos em uma linha sinuosa e sinuosa.

Um plano operacional também pode melhorar o trabalho em equipe, delineando claramente as responsabilidades e, como resultado, a prestação de contas. Cada membro da equipe entende melhor seu papel e o que se espera deles. Todos podem fazer sua parte, e cada parte trabalha em direção aos objetivos estratégicos.

Um plano operacional também ajuda a identificar informações isoladas de outras áreas do negócio. Por exemplo, um objetivo estratégico para aumentar as margens de lucro pode, no plano operacional, pedir à equipe de marketing que aumente a conscientização sobre os produtos mais lucrativos. Essa solicitação funciona como um incentivo natural para a colaboração com as equipes de vendas ou de dados, que possuem os dados sobre as margens do inventário de produtos.

Finalmente, um plano operacional pode melhorar a produtividade. Os funcionários podem trabalhar mais rápido porque sabem exatamente o que fazer. Tarefas que não alcançam os objetivos operacionais e estratégicos podem sair do papel.

Um estudo da Gallup descobriu que a clareza das expectativas é uma das necessidades mais básicas dos funcionários – e é vital para o desempenho. No entanto, como outra pesquisa da Gallup descobriu, apenas cerca de metade dos funcionários sabe o que se espera deles no trabalho. Um plano operacional bem escrito traduz objetivos e expectativas por escrito.

Como escrever um plano operacional que valha a pena o esforço

Para criar um plano operacional, primeiro você precisa de um plano estratégico para identificar as metas e os cronogramas de sua organização. Cada projeto e tarefa no plano operacional está relacionado ao “porquê” do seu plano operacional.

Por exemplo, se o objetivo estratégico é aumentar a receita anual em 40% em dois anos, existem muitos projetos – elementos do plano operacional – que podem levar você até lá. Como você decide quais projetos seguir?

• Olhe para os seus dados. Onde estão as maiores oportunidades?
• Converse com sua equipe. Quais motivos geram mais não para vendas ou causam mais dores de cabeça para o suporte ao cliente?
• Leia sobre sua indústria. Onde os estudos do setor sugerem que as empresas deixam mais dinheiro na mesa? Por exemplo, quase 70% dos carrinhos de compras de comércio eletrônico são abandonados e os e-mails de carrinhos abandonados têm taxas impressionantes de abertura e cliques.

Você pode identificar um conjunto diversificado de projetos em potencial para ajudá-lo a alcançar seus objetivos estratégicos, como:

• Executando uma campanha de marketing de mídia social
• Publicação de um recurso para download para incentivar inscrições por e-mail
• Implementação de um programa de referência para clientes existentes
• Participação em uma feira do setor

Priorize projetos com base em seu provável impacto em seu objetivo estratégico e, em seguida, atribua responsabilidades aos membros da equipe, dividindo o projeto em tarefas acionáveis.

Nesta fase, identifique (ou pergunte!) se os funcionários precisam de recursos adicionais. Por exemplo, a pessoa que executa a campanha social precisa de uma plataforma de automação para agendar postagens com antecedência ou visualizar estatísticas de roll-up sobre engajamento de postagens?

Divida cada resultado em tarefas individuais e atribua prazos. Por exemplo, para criar uma campanha de mídia social, o detalhamento pode ser assim:

• O diretor de vendas identifica produtos ou serviços para promover.
• O contador fornece um orçamento para a campanha.
• O diretor de marketing escreve um resumo criativo para estabelecer diretrizes de mensagens e designa membros da equipe para executar os ativos criativos.
• O redator escreve três versões de copy para testar o engajamento.
• O designer gráfico cria ativos gráficos para a campanha.

Se você é proprietário de uma pequena empresa, pode lidar com todas essas funções e responsabilidades. Ou, se você tiver apenas alguns funcionários, uma pessoa pode lidar com várias funções. O trabalho importante é dividir e atribuir as tarefas.

Quando se trata de definir prazos realistas, é útil obter informações dos funcionários, especialmente se uma pessoa estiver trabalhando em vários projetos ou em várias partes do mesmo projeto. Mas tenha cuidado ao dar muito tempo aos funcionários. As pessoas tendem a procrastinar quando têm prazos longos, e a lei de Parkinson sugere que “o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para sua conclusão”.

Os prazos serão perdidos. Mas ter um prazo significa que você saberá assim que uma tarefa não for concluída no prazo – para que você possa resolver o problema e colocar o projeto maior de volta nos trilhos. Um projeto dividido em tarefas com prazos é um bom sinal de que você tem um plano operacional sólido.

Como saber se o seu plano operacional está funcionando?

Uma vez que seu plano operacional esteja pronto, você precisa mapear o impacto de seus esforços – em um nível granular. Por exemplo, se seu objetivo estratégico é aumentar sua base de clientes e seu plano operacional inclui uma campanha de marketing por e-mail, alguns KPIs podem ajudar a medir o sucesso:

• Taxa de abertura de e-mail, que reflete principalmente a força da linha de assunto
• Taxa de cliques, que avalia a eficácia da cópia e da oferta
• Taxa de conversão da página de destino, que mede a relevância da página de destino

Juntar tudo, do plano estratégico ao plano operacional, aos resultados, tarefas e medições pode parecer assustador. Algumas estruturas, como objetivos e resultados-chave, ou OKRs, podem ajudar.

Com os OKRs, os objetivos são as metas que sua empresa deseja alcançar e os principais resultados são como você mede o progresso em direção a esses objetivos. Você pode ter OKRs de toda a empresa, departamentais e individuais – todos aninhados uns nos outros – que ajudam a conectar o trabalho dos funcionários aos objetivos gerais.

Uma retrospectiva para avaliar seu plano operacional e refinar o próximo

Depois de concluir um projeto, agende uma reunião pós-morte. Durante a reunião, recapitule o projeto, revise os resultados e determine o que funcionou e o que não funcionou.

Documente o exercício para que você possa identificar as melhores práticas, bem como as áreas de melhoria. Você assumiu demais? As tarefas não foram divididas o suficiente? Havia uma necessidade aguda de um recurso em falta?

Essas informações podem ajudá-lo a construir um plano operacional melhor na próxima vez. Pode simplesmente tornar o processo de planejamento operacional mais eficiente. O que pode levar dias pode levar apenas algumas horas, uma vez que as pessoas estejam familiarizadas com o processo.

O resultado? Um processo que ninguém teme, um plano que mantém todos em sincronia e a melhor chance possível de atingir metas estratégicas ambiciosas.

Ilustração de Sjoerd van Leeuwen