Organizando Equipes de Email: Estruturas de Equipe Centralizadas vs. Descentralizadas

É provável que você tenha alguns problemas crescentes ao expandir seu programa de marketing por e-mail. Quando sua empresa cresce, cada vez mais equipes recorrem a você para suporte por e-mail e você é solicitado a entregar um número cada vez maior de campanhas, e sua equipe de e-mail também cresce. Mas como você estrutura sua equipe para o sucesso a longo prazo?

Decidir como organizar a equipe no grande esquema de sua empresa e todos os seus segmentos é uma grande decisão - e pode afetar seu processo nos próximos anos.

As duas principais estruturas de equipe de e-mail que você precisa escolher são centralizadas e descentralizadas. Mas o que exatamente aquilo significa?

Equipes centralizadas são um grupo central com uma frente unida que atende a várias funções de negócios, geografias ou produtos.

As equipes descentralizadas adotam uma estratégia de dividir para conquistar, com diferentes países ou produtos construindo equipes separadas e campanhas exclusivas.

Mas como saber qual estrutura de equipe é a certa para sua marca?

Prós e contras de uma equipe de e-mail centralizada

Uma das principais vantagens de uma organização de email centralizada está praticamente no nome. Quando toda a estratégia, redação e design vêm do mesmo grupo, você acaba com campanhas mais coesas em todos os segmentos. Quando bem feita, uma organização de e-mail centralizada também pode ser uma máquina bem oleada, criando um processo repetível que utiliza os pontos fortes de diferentes membros da equipe.

Por outro lado, as equipes centralizadas podem se tornar muito grandes. Manter os membros da equipe dentro de uma linha de trabalho específica pode prejudicar a criatividade e a experimentação. Quanto mais pessoas estiverem envolvidas no processo de um único e-mail, mais demorado será o processo. 23% dos profissionais de marketing consideram seu processo de aprovação de e-mail muito pesado devido ao número de pessoas envolvidas. Em média, os profissionais de marketing gastam 3,9 horas gerenciando revisões de e-mail e garantindo a aprovação.

Prós e contras de uma equipe de e-mail descentralizada

Como as organizações de marketing descentralizadas são divididas em unidades menores, as equipes podem ser mais ágeis e mais focadas nas necessidades de seus clientes exclusivos. As campanhas em todo o mundo ou entre diferentes segmentos de clientes parecerão mais relevantes para o usuário final quando os funcionários descentralizados tiverem autonomia para tomar decisões. Grupos menores também significam que as aprovações podem acontecer mais rapidamente - e as organizações são mais propensas a realizar testes A / B de novas ideias .

Embora equipes descentralizadas possam entregar e-mails hiper-relevantes aos assinantes, há uma chance de a empresa e a marca como um todo se tornarem fragmentadas. Padrões para mensagens, marca e estratégia podem ser mais difíceis de aplicar quando você tem equipes operando de forma independente - e com isso vem o risco de uma experiência inconsistente do assinante.

Qual estrutura de equipe de e-mail você deve escolher?

As equipes de e-mail centralizadas e descentralizadas vêm com prós e contras, então como saber qual é a melhor? Frustrantemente, a resposta é "depende". Felizmente, temos dados para ajudá-lo a decidir sobre a decisão.

Pesquisamos profissionais de marketing em empresas de todos os tamanhos sobre como suas equipes são organizadas. Em geral, as empresas em todo o mundo preferem uma estrutura centralizada, com 67% usando esse método. As equipes de e-mail descentralizadas representam os outros 33%.

Aqui estão mais alguns insights que encontramos:

Se sua empresa é pequena, escolha centralizada

Um número surpreendente de 86% das empresas com menos de 100 funcionários optam por uma equipe de e-mail centralizada. Isso faz sentido porque provavelmente não há funcionários de e-mail suficientes nesse estágio para distribuí-los em muitos segmentos diferentes. Quando há menos de 100 funcionários na empresa, também é provável que toda a equipe de e-mail seja capaz de trabalhar com razoável rapidez.

Empresas de médio porte têm opções

Qual é o “ponto de ruptura” em que uma equipe centralizada se torna grande demais para ser gerenciada como uma unidade? De acordo com nossa pesquisa, ter uma equipe centralizada não saiu da maioria até chegar a empresas com 10.000 ou mais funcionários. A estrutura da equipe era menos definida com empresas de médio porte, no entanto.

Equipes centralizadas ainda são favorecidas por empresas com 500-999 e 1.000-1.999 funcionários, com 65% e 63% das organizações, respectivamente, mantendo tudo unido. Mas é nessa gama de tamanhos de empresa que os dados começam a se inclinar para a descentralização.

Se uma empresa de médio porte deve optar por uma estrutura de equipe de e-mail centralizada ou descentralizada, depende muito de como seu negócio está organizado. Toda a sua organização atende a uma base de clientes semelhante? Nesse caso, uma organização de marketing centralizada pode ajudar a manter a experiência do assinante consistente. No entanto, se você tiver unidades de negócios fortes e distintas que atendem a mercados, segmentos de clientes ou geolocalização exclusivos, uma organização descentralizada pode ajudar sua equipe de e-mail a estar mais perto de seus públicos e entregar campanhas mais relevantes.

A descentralização reina suprema nas grandes empresas

Não é novidade que empresas com 10.000 ou mais funcionários escolhem equipes de marketing descentralizadas na maior parte do tempo. O agrupamento de organizações de e-mail por geografia é o método de descentralização mais popular, com 20% das maiores empresas optando por ele.

Ter diferentes profissionais de marketing por e-mail com diferentes produtos ou serviços dentro de uma empresa é outra opção para grandes equipes. 12% das empresas com 2.000 a 9.999 funcionários escolhem esse método e 17% das empresas com mais de 10.000 funcionários fazem o mesmo. Outra forma pela qual as megaempresas dividem o e-mail inclui por divisão, como B2B e B2C, que é relatada por 9% das empresas.

Como o Litmus ajuda equipes descentralizadas a enviar ótimos e-mails O programa de e-mail da MINDBODY é altamente descentralizado, com várias equipes responsáveis ​​por suas próprias campanhas. Com o Litmus no centro do processo de criação de e-mail, a equipe garante uma experiência de assinante consistentemente excelente para todos os e-mails da MINDBODY. Leia a história deles →

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Encontre a estrutura organizacional certa para você

33% das equipes de e-mail planejam gastar mais com pessoal no próximo ano e terão que decidir como organizar esses novos funcionários. Ao decidir o que é melhor para sua organização, considere o tamanho, a estrutura e a estratégia de sua empresa . Distinções claras entre linhas de produtos, categorias de clientes ou países se prestam a equipes descentralizadas. À medida que a empresa cresce, também aumenta a probabilidade de uma equipe centralizada ser grande demais para ser gerenciada com eficiência. Para equipes em empresas menores que desejam manter uma equipe de email centralizada, você deve revisar o processo de aprovação de email para agilizar.

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