Relatórios de desempenho para projetos: um guia rápido

Para um projeto bem-sucedido, você precisa de uma visão geral das informações de desempenho do trabalho (WPI). Os relatórios de desempenho fornecem essas informações ao contextualizar os dados de medição de desempenho, garantia de qualidade e responsabilidade.

Os relatórios de desempenho (como um relatório de status do projeto) fazem mais do que apenas mostrar os principais indicadores de desempenho. Eles também podem apontar onde há espaço para melhorias e identificar os riscos do projeto. O software de gerenciamento de projetos pode ajudar nesse relatório, mas primeiro, vamos analisar mais detalhadamente os relatórios de desempenho do projeto.

O que é Relatório de Desempenho?

O relatório de desempenho é o processo de documentar e definir os projetos, produtos ou serviços que uma empresa faz e medir seu sucesso com um sistema de relatórios que abrange escopo, custos, garantia de qualidade e cronograma. O relatório de desempenho é usado para determinar o desempenho da empresa e se está atingindo suas metas e objetivos.

Para fazer isso, você coleta dados de um trabalho específico e os analisa. Quando essa análise estiver concluída, você poderá fazer sugestões para melhorar a tomada de decisões em seus processos de negócios.

Existem diferentes metas para relatórios de desempenho. Por exemplo, um relatório de desempenho pode se concentrar em um projeto ou membro da equipe, mas também pode abranger toda a empresa. Os relatórios de desempenho tendem a compartilhar estes pontos de dados comuns:

• Metas e objetivos da empresa
• Visão de cinco anos
• Indicadores-chave de desempenho (KPI)
• Frequência de medição de KPI
• Fonte de dados que está sendo monitorada

Relacionado: 5 modelos de relatório de projeto gratuitos

Por que os relatórios de desempenho são importantes?

Os relatórios de desempenho fornecem uma visão do desempenho de um negócio e permitem que você acompanhe suas atividades e descreva seus pontos fortes e fracos.

Um relatório de desempenho também pode ser usado para comparar seu desempenho em comparação com seus concorrentes. Isso permite que você saiba onde está falhando e pode aumentar sua vantagem competitiva. Mas os relatórios de desempenho também podem monitorar sua força de trabalho.

Os relatórios de desempenho permitem que você crie relatórios anuais e permaneça em conformidade se sua empresa for regulamentada por códigos e regras do setor. Mas a maioria das empresas o utiliza para melhorar o desempenho de seus negócios, bem como para criar uma comunicação clara e eficaz.

Você pode executar e organizar os dados coletados com mais eficiência usando o software de gerenciamento de projetos. O ProjectManager coleta dados em tempo real para tornar os relatórios mais precisos. O painel ao vivo calcula automaticamente esses dados e os exibe em gráficos e tabelas fáceis de ler que mostram as métricas do projeto, como tempo, variação e muito mais. Nenhuma configuração é necessária. O ProjectManager fornece um relatório de desempenho instantâneo. Experimente gratuitamente hoje!

Como implementar relatórios de desempenho

Os relatórios de desempenho podem variar de empresa para empresa. No entanto, em geral, o processo seguirá etapas semelhantes. Use estas dicas para criar seu próprio relatório de desempenho:

1. Conheça seu público: quem é seu público-alvo para o relatório? Embora os executivos sejam as pessoas mais prováveis ​​para quem você entregará relatórios, isso também afetará os funcionários da empresa. Dependendo de quem é o relatório de desempenho, defina se é geral ou específico para que seja útil para eles.
2. Definir objetivos: o próximo passo é saber o que você quer que o relatório de desempenho faça. Qual é a declaração de missão da sua empresa ou as metas e objetivos do projeto? Isso permite avaliar e medir seu desempenho para ver se você está atingindo esses objetivos.
3. Escreva um resumo executivo: O relatório de desempenho terá muitos dados, e é por isso que você deseja iniciá-lo com um resumo executivo que forneça ao leitor uma breve visão geral dos detalhes. Esta sinopse é importante porque oferece um resumo claro e conciso dos fatos.
4. Compartilhe uma avaliação de desempenho: aqui você detalha as partes do negócio ou projeto que está avaliando. Isso pode incluir a situação financeira da empresa ou projeto, comparações do setor e dados quantitativos não financeiros.
5. Torne-o Visual: Nada faz as pessoas dormirem mais rápido do que uma lápide de texto. A adição de recursos visuais não apenas embeleza a página, mas também fornece dados facilmente digeríveis que podem ser entendidos rapidamente.
6. Não se esqueça de provar: ter erros de ortografia, erros gramaticais ou outros erros de digitação diminuirá o impacto do relatório e parecerá pouco profissional. É melhor que outra pessoa o revise, pois é mais provável que detectem pequenos erros.

Tipos de relatórios

Use um relatório de desempenho para comparar o projeto real com o plano. Você pode fazer isso para vários pontos de dados. Os seis tipos comuns de relatórios de desempenho incluem o seguinte:

• Relatório de Status do Projeto: Captura o estado do projeto naquele ponto de seu ciclo de vida. Um relatório de status é um instantâneo do escopo atual, tempo, custo e qualidade do projeto.
• Relatório de progresso: observa o que foi concluído no projeto desde o último relatório de progresso.
• Relatório de previsão: Estima o que se espera que aconteça em um projeto, como desempenho futuro e o status esperado do projeto naquele momento. Isso é usado para uma melhor utilização dos recursos.
• Relatório de Tendências: Compara o desempenho do projeto com o mesmo período do relatório anterior. Isso pode ser feito mensalmente, trimestralmente, semestralmente ou anualmente.
• Relatório de variação: mostra a diferença entre o progresso real e o planejado de um projeto.
• Relatório de valor agregado: integra escopo, cronograma e desempenho de custos usando técnicas de gerenciamento de valor agregado. Esse relatório geralmente faz parte do relatório de status do projeto.

Relacionado: Modelo de relatório de status gratuito para Excel

Como analisar e agir em relatórios de desempenho

Depois de configurar os relatórios de desempenho para sua organização ou projeto, a próxima etapa é analisar esses relatórios e agir. Os gerentes tendem a ser os encarregados desse trabalho, embora muitas vezes seja terceirizado para analistas especializados que entendem de inteligência de negócios.

Os dados que você precisa analisar podem ser quantitativos, como resultados de vendas e marketing, ou qualitativos, como respostas obtidas em pesquisas com clientes. Seja qual for o tipo de dados que você está analisando, você precisa de uma estrutura para detalhar o processo, começando com a definição de metas e terminando com um plano de ação.

É importante que você determine uma duração para sua análise, seja um relatório mensal, trimestral ou anual sobre o projeto ou empresa. Esse período de tempo deve ser longo o suficiente para você identificar tendências nos dados. Ter relatórios que podem filtrar dados que não pertencem à sua análise é útil.

Ao revisar os dados, procure o que está relacionado ao objetivo de sua análise. Em seguida, identifique e documente as tendências que você vê, especialmente o que é mais importante e alinhado com seus objetivos de análise. Em seguida, você desejará resumir as descobertas e desenvolver um plano de ação para ajudá-lo a melhorar seu desempenho.

Como disseminar a informação

Depois de fazer todo o trabalho de relatório e análise de desempenho, você precisa passar essas informações.

Os relatórios devem ser tornados públicos. As partes interessadas obviamente terão interesse no que o relatório de desempenho revelou. Mas para fazer as melhorias necessárias que os dados levam você, sua equipe também deve ser informada.

Os resultados da análise do relatório de desempenho devem ser adaptados ao seu público. Seja um memorando, e-mail ou até mesmo um relatório sobre o relatório, você precisa decidir o melhor veículo para entregar os dados ao seu público. A fim de decretar melhor seu plano de ação, você também pode querer convocar uma reunião.

Como o ProjectManager ajuda com relatórios de desempenho

ProjectManager é um software baseado em nuvem que acompanha o progresso do seu projeto em tempo real. ProjectManager ajuda você a organizar tarefas e recursos para agendar seu projeto. Ele também possui recursos para medir o desempenho e compartilhar essa visão com seus stakeholders e equipe para impulsionar melhorias.

Criar cronogramas de projetos em gráficos de Gantt

Antes de poder medir o desempenho, você precisa definir uma linha de base. Ao criar um cronograma de projeto, o gráfico de Gantt do ProjectManager permite vincular dependências, filtrar o caminho crítico e definir uma linha de base. O Gantt permitirá que você verifique o esforço planejado versus o real e crie relatórios para medir a variação do projeto.

Acompanhe o tempo com precisão em planilhas de horas

Se você estiver medindo o desempenho de membros individuais da equipe, os quadros de horários seguros do ProjectManager fornecem dados sobre quanto tempo eles levam para concluir suas tarefas. Os quadros de horários também podem preencher automaticamente atribuições repetidas e agilizar ainda mais o processo de folha de pagamento, bloqueando os quadros de horários assim que forem enviados para maior segurança.

Crie relatórios de desempenho em segundos

O ProjectManager também é tudo o que você precisa para criar relatórios de desempenho. Você pode gerar relatórios de status e portfólio, planos de projeto, tarefas, planilhas de horas, disponibilidade, carga de trabalho e variação. Todos os nossos relatórios são personalizáveis, filtrando para ver apenas os dados que você deseja e podem ser salvos em formato PDF, Excel ou CSV para ajudá-lo a analisar e compartilhar os resultados com seus stakeholders e equipe.

ProjectManager é um software premiado que planeja, monitora e relata o desempenho do projeto. As ferramentas de gerenciamento de recursos mantêm as equipes trabalhando em sua capacidade máxima e, com nossas múltiplas visualizações de projetos, elas podem trabalhar como quiserem. Mantenha as equipes produtivas e os projetos sob controle, não importa onde ou quando com o ProjectManager. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente!