Um guia para criar o calendário de relações públicas perfeito para 2023

Um dos componentes mais importantes de relações públicas bem-sucedidas é a pontualidade. A pontualidade dá à mídia e seu público um motivo para se preocupar com sua marca. A dificuldade está em alinhar o que é oportuno para sua marca, o que é oportuno para os meios de comunicação de destino e o que é oportuno para o público de todos - tudo ao mesmo tempo. Fazer isso requer não apenas acompanhar as tendências em seu setor, mas também vê-las chegando antes de quase todo mundo. Um exemplo perfeito de relações públicas? Guias de presentes de fim de ano. Os compradores geralmente não começam a pensar ou a lê-los até novembro, mas os departamentos de relações públicas e marketing estão trabalhando neles já na primavera ou no verão. Você precisa de tempo para montar seu plano, apresentar os meios de comunicação e fornecer a eles tudo o que precisam para montar seu guia de presentes quando as compras de fim de ano começarem. É por isso que os profissionais de relações públicas de sucesso, como você, merecem mais cinco por fazer isso funcionar. Como você pode ficar por dentro das tendências, estações, o que os meios de comunicação estão fazendo, o que sua empresa está acontecendo e fazer tudo funcionar em conjunto? Se você é como qualquer um dos profissionais de relações públicas que conheço, um calendário meticuloso com certeza ajuda - um calendário mestre que combina o calendário sazonal com o calendário de marketing de sua marca e os calendários editoriais da mídia da qual você deseja cobertura. Esse tipo de calendário de conteúdo de relações públicas é mais do que uma grande lista de datas. É uma estratégia e um projeto em si, mapeando tudo o que é necessário para a cobertura de RP e retrocedendo a partir de sua meta de cobertura, metas e campanhas. Este guia irá ajudá-lo a criar o seu próprio.

O que é um calendário de relações públicas?

Um calendário de relações públicas é um calendário ou plano de projeto que mapeia todos os principais componentes necessários para lançar e garantir a cobertura de relações públicas ou da mídia. Ele também pode mapeá-los em relação a outras campanhas de marketing importantes e eventos de negócios, para que você possa ver como sua programação de RP se alinha com o restante do plano de negócios. Uma observação importante sobre seu calendário de RP é que ele não é apenas um calendário de datas de publicação ou prazos finais. Na verdade, ele divide as diferentes etapas do processo e todas as tarefas associadas a elas em um cronograma gerenciável. Todos os prazos menores, reuniões e compromissos relacionados à campanha e solicitações de recursos da equipe de design e citações dos executivos. Todas as tarefas que você pode imaginar com antecedência são necessárias para conseguir uma ótima cobertura. É claro que as tarefas necessárias variam de acordo com a estratégia de RP individual de sua empresa. Uma amostra do que pode acontecer em um calendário de RP inclui:

• Os artigos de datas ou outra cobertura da mídia vão ao ar.
• Publique datas para o conteúdo da sua marca em torno da campanha (ou seja, um anúncio de prêmio, comunicado à imprensa ou compartilhamento de notícias nas mídias sociais).
• Prazos para citações que você, sua equipe ou seus executivos estão dando aos jornalistas.
• Datas de envio para envio de amostras de produtos para revisores e influenciadores.
• Prazos para apresentações e envio de prêmios.

Qualquer coisa que você precise fazer ou lembrar para conseguir cobertura de terra é um jogo justo.

Por que as equipes de relações públicas e marketing precisam de um calendário de relações públicas?

Já existem calendários de negócios, calendários de marketing, calendários de conteúdo e muito mais. Por que os calendários de RP também precisam existir e por que sua equipe deveria ter um? É apenas para se sentir organizado? Bem, sim e não. Não descarte o impacto no desempenho e na produtividade que a sobrecarga pode ter em sua equipe de marketing. Se alguém não souber o que está acontecendo ou o que precisa ser feito, pode criar confusão que resulta em atrasos e erros no projeto. É por isso que ter um calendário de relações públicas é mais do que apenas a organização e o código de cores. É sobre:

Alinhando as relações públicas com outras atividades comerciais

Pense nos diferentes calendários do Google Agenda como diferentes camadas de relações públicas e marketing. Cada um deles mostra uma visão separada, mas todos juntos, você obtém a imagem completa. O calendário geral de negócios é o núcleo no qual todo o resto deve se basear. O calendário de marketing é a segunda camada – como você comunica seu calendário principal a seus clientes por meio de coisas como lançamentos e campanhas. O calendário de conteúdo pode ser uma terceira camada que mostra qual conteúdo você usará para implementar essas campanhas. Considere seu calendário de relações públicas como uma camada final; mostrando como você usará publicidade e visibilidade para ampliar suas mensagens de marketing. Olhando para todos eles, você obtém uma compreensão completa de como as relações públicas se relacionam com outras atividades comerciais e de marketing.

Planejamento de relações públicas em torno de feriados e tendências

Outra maneira pela qual um calendário de RP facilitará o trabalho de toda a sua equipe é por meio da capacidade de planejar com antecedência quaisquer feriados sazonais ou tendências que sua marca possa querer aderir para publicidade. Por exemplo, os guias de presentes sobre os quais falamos anteriormente. Essas campanhas importantes e urgentes podem surpreendê-lo rapidamente quando você não as tem - e o trabalho de preparação que elas exigem - mapeado com antecedência. Com um calendário, você pode bloquear tendências sazonais ou eventos relevantes para o seu setor e adicioná-los ao seu calendário como itens recorrentes anuais - eles nunca mais aparecerão.

Colaboração interna e externa mais fácil

Por fim, quando você está colaborando tanto quanto as relações públicas exigem, você tem várias pessoas pelas quais é responsável - colaboradores externos, como jornalistas e editores, colegas e colegas de trabalho e freelancers que trabalham com sua empresa. Um calendário de relações públicas pode ser compartilhado com todos os envolvidos nos projetos e ajudará vocês a trabalharem juntos e se comunicarem com mais facilidade sem perder prazos externos que possam comprometer a cobertura.

Retornos ano a ano

Por fim, um calendário de relações públicas produzirá resultados nos próximos anos. O primeiro calendário criado começará a cada ano após o processo de planejamento com um esqueleto de ideias. O conteúdo – comunicados à imprensa, postagens de blog, campanhas, etc. – pode ser reaproveitado de forma criativa, economizando tempo significativo. Então você está pronto para se organizar para sua equipe, os contatos com quem trabalha e você mesmo. Onde você começa?

1. Escolha seu formato

Primeiro, você precisa decidir onde ficará seu calendário de RP. Por mais que eu ame calendários e marcadores de papel, não os recomendo para planos inteiros de marketing e relações públicas. Isso significa que suas opções são uma boa e velha planilha, um calendário digital básico ou uma ferramenta de calendário editorial dedicada. Existem alguns prós e contras para cada opção, então considere as necessidades de sua própria equipe.

2. Decida sobre seus tipos de conteúdo

Depois de decidir onde ficará o calendário de relações públicas, é hora de começar a criar suas campanhas e processos dentro dele. Uma das primeiras etapas necessárias é identificar os tipos de conteúdo necessários para implementar e ampliar seu conteúdo e cobertura de relações públicas. Isso pode incluir:

• Campos
• Eventos
• campanhas de relações públicas
• conteúdo do blog
• Publicações/campanhas nas redes sociais
• Material de impressão

Se for PR, pode (e deve) ser planejado em um calendário. Uma boa maneira de estruturar as coisas é dar a cada formato de conteúdo sua própria categoria em qualquer ferramenta que você esteja usando.

3. Planeje sua cadência de publicação

Em seguida, você deve considerar o quão "cheio" seu calendário ficará. Em palavras, com que frequência você deseja que o conteúdo seja publicado como parte de sua estratégia, seja mídia "conquistada" ou "própria". Ao fazer isso, você deve levar em consideração alguns fatores diferentes. Em primeiro lugar, para quanto publicar conteúdo próprio e obter cobertura sua equipe tem capacidade? Especialmente se você estiver contratando designers para criar ativos, executivos para fornecer cotações e mais trabalho colaborativo, você precisa tornar os prazos para o restante de sua equipe atingíveis. Você também deseja deixar espaço em branco ou tempo livre suficiente para responder às tendências e eventos mais oportunos conforme eles aparecem. Em segundo lugar, quais tendências ou campanhas sazonais terão maior impacto? Você quer ser o mais lembrado do seu público-alvo o máximo possível, mas também vale a pena distribuir o conteúdo durante os momentos "mais tranquilos" enquanto sua equipe está trabalhando nos bastidores de um grande projeto em que a empresa realiza todo o marketing e relações públicas. pára por um curto período de tempo. Depois de conhecer as restrições com as quais está trabalhando, você pode definir metas para sua cadência de conteúdo, como vídeos mensais, postagens de blog semanais e cobertura da imprensa e postagens sociais diárias.

4. Faça um brainstorming e adicione ideias de conteúdo

Depois de definir a estrutura e a cadência de seu calendário, você pode começar a fazer um brainstorming de conteúdo e ideias de relações públicas e adicioná-los aos espaços vazios do calendário. Você vai querer pensar em coisas como:

• Ângulos da história para lançar a mídia
• Conteúdo do convidado e liderança de pensamento
• Conteúdo para o blog da sua empresa
• Campanhas de mídia social e e-mail
• Eventos de promoção de conteúdo, prêmios e outras relações públicas

Você também deve tentar organizar as coisas em torno de temas relevantes ou tendências sazonais, tanto quanto possível.

5. Adicione conteúdo específico do setor

Os calendários de relações públicas mudam de acordo com o setor. O conteúdo necessário para um negócio pode ser totalmente desnecessário para outro. Chamar a atenção para o conteúdo específico do setor adapta o calendário às suas necessidades. Considere adicionar os seguintes tópicos:

6. Inclua informações de contato

PR requer a colaboração de inúmeras pessoas. Para criar um fluxo constante de atividades, inclua as informações de contato para todas as comunicações internas e externas necessárias. Isso inclui:

7. Mantenha as peças móveis organizadas

Finalmente, você precisa realmente usar e manter seu novo calendário. Parece óbvio, mas verificar o calendário editorial ao começar a trabalhar todos os dias é um novo hábito a ser construído. Aqui estão algumas maneiras de facilitar a construção desse hábito:

• Estabeleça diretrizes de codificação de cores para tornar as informações facilmente digeríveis para "verificações rápidas".
• Reserve um tempo para atualizar o calendário toda semana.
• Traga o calendário em reuniões de equipe (ou logo após).

Além disso, se você estiver usando uma ferramenta de calendário editorial dedicada, como o calendário de marketing do CoSchedule, poderá planejar o conteúdo conectando o calendário ao seu blog WordPress, perfis de mídia social e ferramenta de marketing por e-mail. Isso permite que você rascunhe e até agende seu conteúdo de saída no mesmo calendário. As ferramentas dedicadas também facilitam a divisão de projetos em ações específicas usando modelos de projetos e tarefas e outros recursos que podem não estar disponíveis em uma planilha criada por você. Um calendário de relações públicas remove a sensação avassaladora de fazer malabarismos com vários projetos em várias etapas. Mas somente quando um calendário é maximizado ao máximo, os objetivos de RP podem ser alcançados. Use as quatro ideias a seguir para otimizar melhor seu calendário.

Seja Fluido

Seu calendário não está gravado em pedra. Oportunidades de relações públicas podem aparecer aleatoriamente, certos eventos exigirão ação posterior, portanto, seja fluido em sua abordagem. Acolher uma mudança ou reagir a uma situação geralmente estimula a inovação.

Conta para o tempo de espera

O melhor plano de relações públicas não é apressado. Levar em consideração o tempo de execução adequado entre o início do projeto e a conclusão do projeto. Uma ampla linha do tempo permite que os prazos sejam cumpridos confortavelmente e que alterações de conteúdo sejam feitas.

Use hashtags relevantes

Use hashtags relevantes para vincular o conteúdo aos eventos atuais. Criar conteúdo com antecedência economiza tempo, mas os usuários se envolvem com as tendências. Mantenha o conteúdo atualizado adicionando uma hashtag.

Avalie as atividades anteriores de RP

A avaliação das atividades de RP dos anos anteriores avalia os sucessos, destaca as áreas de melhoria e mostra a melhor maneira de seguir em frente. Reflita sobre as seguintes questões:

• O que funcionou bem para você? O que flopou?
• Que ideias superaram as expectativas? Como essas ideias podem ser expandidas?
• De onde você recebeu atenção da mídia?
• De onde os principais concorrentes receberam atenção da mídia?

A partir daqui, use suas respostas para desenvolver ou alterar cuidadosamente seu Calendário de RP.

Comece agora

Um calendário de relações públicas removerá o atrito e os sentimentos opressores de fazer malabarismos com vários projetos em vários estágios. No entanto, apenas quando você usá-lo. Se você ainda não tem um calendário para organizar tudo, é hora de começar a introduzir um em sua estratégia agora. Para ajudar a construí-lo, experimente nosso modelo de calendário de RP gratuito ou dê uma olhada em nosso software hoje. Esta postagem foi publicada originalmente em 1º de julho de 2020. Foi atualizada em 29 de dezembro de 2021 e novamente em 20 de dezembro de 2022.