Implementação de processos: um guia rápido

À medida que uma empresa cresce, ela precisa procurar novos processos ou maneiras de melhorar os processos que já possui. Talvez a empresa queira escalar e sustentar seu crescimento ou aumentar a produtividade e a eficiência. Quaisquer que sejam os objetivos, a implementação do processo é como eles atingem essas metas.

Se você deseja melhorar seus processos de negócios, precisa saber o que é implementação de processos e por que ela é tão importante. Além disso, explicaremos o que é um plano de implementação de processo e as etapas para criar um processo de implementação. Em seguida, você descobrirá como o software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a reduzir o desperdício e economizar tempo.

O que é implementação de processos?

A implementação de processos é uma abordagem estratégica para a adoção de novos procedimentos ou processos de negócios em uma organização. Uma empresa implementa mudanças quando deseja simplificar tarefas, tornar-se mais eficiente, reduzir o número de erros ou impulsionar o crescimento dos negócios. Existem apenas alguns exemplos, mas qualquer alteração nos processos de negócios requer a implementação do processo.

Como você pode imaginar, isso não é feito por capricho. Os objetivos de negócios são alcançados por meio de um plano estruturado com diretrizes claras de como a estratégia será executada. Isso significa listar as tarefas que serão realizadas durante a operação diária do negócio. Envolve a gestão da mudança e atinge todos os departamentos, por isso os recursos humanos estão envolvidos.

As unidades de negócios estão compreensivelmente com medo da estagnação. A complacência é o primeiro sinal de que uma empresa está com problemas, pois os concorrentes estão sempre procurando uma vantagem para explorar. A implementação de processos é como uma empresa pode se manter competitiva por ter uma estrutura para gerenciar mudanças.

O que é um Plano de Implementação de Processo?

Para atingir os objetivos estratégicos de um negócio, deve haver um plano de implementação de processos. É o documento que define as etapas que levarão a equipe do projeto de onde está para como pode atingir seu objetivo compartilhado. Também é chamado de plano estratégico.

O plano de implementação do processo inclui a estratégia, o processo e as ações necessárias para atingir o objetivo estratégico. Esses planos são completos e cobrem tudo, desde o escopo do plano de implementação até os custos que irão financiá-lo, como o orçamento. Todas as etapas necessárias são detalhadas, incluindo as datas de início e término e a duração do projeto. Isso é semelhante ao gerenciamento de mudanças, que controla as mudanças e as gerencia ao longo de seu ciclo de vida.

Ter um plano de implementação do processo comunica o esforço à equipe para que todos saibam o que deve ser feito, quando será feito e quem fará o quê. Ter um plano é essencial para uma implementação tranquila do processo. Sem um plano para transformar a estratégia em etapas acionáveis, não há roteiro para guiar a equipe do projeto do início ao fim.

Ao assumir um empreendimento tão grande com grandes implicações comerciais, é aconselhável usar um software de gerenciamento de projetos para facilitar o trabalho. O ProjectManager é um software premiado que capacita as equipes a planejar, gerenciar e acompanhar seu plano de implementação de processos em tempo real. Os gráficos de Gantt organizam as etapas em uma linha do tempo visual para mostrar o projeto em um só lugar. As equipes podem ser atribuídas e uma linha de base definida para rastrear o esforço planejado em relação ao esforço real em tempo real. Agora você pode garantir que está cumprindo o cronograma e não estourando o orçamento. Obtenha o ProjectManager hoje gratuitamente.

Por que a implementação de processos é importante?

A implementação do processo é importante por vários motivos. Nós esboçamos alguns acima, mas merece um olhar mais atento. Por um lado, é uma ótima maneira de ajudá-lo a transformar os recursos de seu projeto em uma entrega de qualidade superior. Se você é um fabricante, isso pode ajudá-lo a reduzir os erros dos funcionários em seus trabalhos. Também pode garantir uma saída mais consistente e confiável. Mesmo se você estiver falando apenas sobre documentação, a implementação do processo pode ajudar a garantir que todos de fato assinem os documentos.

Você também pode melhorar a eficiência do processo, seja por processos repetíveis ou automação para tarefas recorrentes, o que simplifica os fluxos de trabalho. Isso pode reduzir o desperdício, permitir que as equipes se concentrem em trabalhos mais complexos e ajudar a alocar recursos com mais eficiência. Os funcionários que estão livres de fazer tarefas simples que podem ser automatizadas podem assumir mais tarefas.

Se você deseja incentivar a conformidade com os padrões do setor, a implementação do processo pode ajudar com a documentação para mantê-lo em conformidade com as leis que regem seus negócios. Isso pode ajudá-lo a seguir as diretrizes de qualidade se a documentação estiver orientando seu trabalho. Os funcionários podem entender melhor esses processos organizacionais e suas funções neles, levando a um melhor desempenho.

Mencionamos que a implementação de processos facilita o crescimento de uma empresa, especialmente quando as tarefas exigem a coordenação de muitas pessoas ou departamentos. Novos processos podem ajudar a criar um sistema de trabalho mais eficaz. Isso leva a outras melhorias quando os processos são continuamente avaliados e desenvolvidos. Finalmente, essas melhorias incluem melhor monitoramento e medição de desempenho quando você usa indicadores-chave de desempenho (KPIs) para determinar o sucesso de sua implementação de processo.

O processo de implementação em 7 etapas

Para colher os benefícios de novos processos em seu negócio, você precisa saber como implementá-los. A seguir estão sete etapas que o ajudarão a aproveitar a implementação do processo.

1. Forme uma equipe de projeto

A implementação do processo é a execução de um plano. A maioria dos planos envolve várias pessoas, então o primeiro passo é montar sua equipe com base na experiência e nas habilidades dos envolvidos. Ter as pessoas certas significa que você pode usá-las para fazer um brainstorm de melhores abordagens. Muito provavelmente, você também trabalhará em vários departamentos, o que significa que precisa ter equipes aptas a trabalhar multifuncionalmente.

2. Defina seu processo de negócios

Com a equipe certa a bordo, o próximo passo é definir as metas. Você pode aplicar técnicas como mapeamento de processos de negócios, que ajuda a implementar ou melhorar os processos que você está almejando. Você também terá que olhar para todas as tarefas em seu plano de implementação de processo e descobrir os recursos que a equipe precisará para realizar e entregar o projeto com sucesso. A equipe pode ajudar os gerentes a trabalhar de forma colaborativa enquanto desenvolvem um plano de ação.

3. Definir Metas e Objetivos para a Implementação do Processo

Ao definir o processo de negócios, você terá metas e objetivos a cumprir. Uma vez que eles tenham sido decididos, é importante usar uma análise de lacunas para traçar o caminho para alcançar seus objetivos. A análise de lacunas define onde sua empresa está e onde ela quer estar. É fundamental definir metas e objetivos para que sua empresa entenda como chegar onde deseja.

3. Faça um Plano de Implementação

Depois de fazer um brainstorming com sua equipe, definir os processos de negócios e definir suas metas e objetivos para a implementação de novos processos, é hora de escrever o plano. Você deve ter tudo o que precisa, como os recursos necessários para executar o projeto. Agora, você deve definir as tarefas que o levarão do início ao fim. Inclua as etapas do projeto, duração e cronograma e as funções e responsabilidades de todos os envolvidos.

5. Integre sua equipe

Para que a implementação do processo seja um sucesso, a equipe deve entender os novos processos de negócios. Isso provavelmente inclui treinamento, workshops, seminários, apresentações ou tutoria e orientação de equipe.

6. Implemente seu processo de negócios aprimorado

Agora você está pronto para implementar os processos com objetivos claros e uma meta específica de melhoria. Durante esta etapa, você deve monitorar o processo para garantir que está atingindo seus marcos. Ter KPIs mensuráveis ​​garante que você atinja sua estratégia de implementação direcionada.

7. Realize uma revisão pós-implementação

Depois de executar o plano de implementação do processo, você desejará revisá-lo para ver o que deu certo e o que deu errado. Isso ajuda a informar os planos de implementação de novos processos, mas também pode ser útil para refinar as etapas para garantir que você atinja os objetivos definidos.

ProjectManager ajuda na implementação do processo

Gerenciar uma implementação de processo requer muitas ferramentas diferentes. Você precisa gerenciar equipes, recursos, custos e monitorar seu progresso e desempenho para garantir que está cumprindo o cronograma de seu plano de implementação. O ProjectManager é um software premiado que possui os recursos necessários para planejar, gerenciar e acompanhar seu projeto em tempo real.

Use várias visualizações de projeto

As equipes multifuncionais exigem um conjunto de ferramentas poderosas que estejam sincronizadas umas com as outras. Os gerentes fazem um plano de implementação em um gráfico de Gantt, que organiza tarefas, vincula todos os quatro tipos de dependências e pode até filtrar o caminho crítico. As equipes usarão ferramentas diferentes para executar esses trabalhos. Se eles estiverem trabalhando em um ambiente ágil, eles desejarão mapear nossos sprints usando a exibição do quadro kanban para gerenciar sua lista de pendências e planejar sprints. Se forem fabricantes, podem preferir nossas listas de tarefas robustas. Seja qual for a ferramenta que você usa, todos os dados são atualizados simultaneamente em tempo real para que todos estejam colaborando com as mesmas informações atualizadas.

Acompanhe o progresso em tempo real

Quando você tem um plano de implementação no gráfico de Gantt, pode definir uma linha de base. Isso captura o plano e permite que você o compare com seu progresso real. Obtenha uma visão de alto nível de todo o projeto com nosso painel em tempo real. Ele coleta dados ao vivo e os exibe em gráficos e gráficos fáceis de ler que mostram tempo, custo, carga de trabalho e muito mais. Não há necessidade de configuração demorada como no software leve. Está pronto quando você estiver. E se você quiser mais detalhes, use nossas ferramentas de relatórios personalizáveis ​​que também podem ser compartilhadas para atualizar as partes interessadas.

Para garantir que a implementação do processo funcione com os recursos disponíveis para atender às metas de negócios, você precisa gerenciar cada etapa do plano de implementação do processo. Nosso software possui recursos de gerenciamento de tarefas, gerenciamento de riscos e gerenciamento de recursos que ajudam você a atingir seus objetivos, sejam eles para um projeto, implementação de processo ou plano de gerenciamento de mudanças.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos on-line que capacita as equipes a planejar, gerenciar e acompanhar seu processo de implementação. Nossa plataforma colaborativa permite que as equipes compartilhem arquivos, comentários e muito mais, estejam eles em departamentos ou fusos horários diferentes. Junte-se às equipes da Avis, Nestlé e Siemens que estão usando nosso software para alcançar o sucesso. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.