Contratação de Aquisição: Tipos de Contratos e Melhores Práticas

A maneira como você monta os itens necessários para executar o projeto é chamada de aquisição, que é uma maneira elegante de dizer como você obtém os bens e serviços necessários para um projeto. Se você não tiver um suprimento estável ou pelo menos gerenciado do material necessário para executar o projeto, você sairá dos trilhos e ameaçará o sucesso do projeto.

Quando você precisa de suprimentos de terceiros, é importante que você celebre um acordo para garantir que você receba o que precisa e que seja entregue quando você precisar. Todos esses detalhes são definidos no que é chamado de contrato de aquisição. Não há projeto se não houver contratação.

Fundamentos da Contratação de Compras

Existem muitos tipos de contratos em aquisições, mas antes de entrar nisso, precisamos ter uma compreensão sólida do que é aquisição e por que é crucial para o sucesso do projeto. Aquisição refere-se às técnicas, métodos estruturados e meios que uma organização usa para obter o que precisa a um bom preço e dentro do prazo, enquanto ainda constrói relacionamentos fortes com fornecedores e vendedores.

Primeiro, você precisa identificar os bens ou serviços de que precisa. Depois de saber disso, você pode começar a pesquisar uma lista de fornecedores que podem atender às suas necessidades a um preço dentro das restrições do seu orçamento. Então, você entra na fase de negociação para garantir que essas necessidades estejam sendo atendidas. Quando estiverem, ambas as partes finalizam um pedido de compra com preço, entrega e processo de pagamento definidos.

Em seguida, os suprimentos são entregues na data acordada e essa entrega é auditada para garantir que está em conformidade com o contrato. Você então mantém bons registros de administração de contratos e guarda a papelada, como faria com qualquer transação comercial. Quanto mais suave for esse processo, mais felizes serão todos os envolvidos e mais provável será que um vínculo seja construído entre ambas as partes para garantir que as compras futuras também ocorram. Um contrato sólido é necessário para entregar um projeto de sucesso.

O que é Contratação de Compras?

A contratação de compras é o processo de construção de acordos juridicamente vinculativos entre empreiteiros e fornecedores durante o gerenciamento de um projeto. Esses contratos são necessários para que os projetos obtenham materiais, suprimentos e serviços necessários.

O uso de contratos e aquisições ajuda o comprador e o vendedor a chegar a um acordo sobre esses materiais, bens e serviços. Este acordo inclui o pagamento de faturas e o cumprimento dos termos e condições do contrato. Um contrato de aquisição é um documento juridicamente vinculativo entre o comprador e o vendedor que não apenas define as relações em termos de negócios, mas também protege os interesses de ambos.

Os parâmetros da contratação de compras incluem selecionar o fornecedor e o produto, verificar o fornecedor, decidir os termos e condições por meio de negociações e gerenciar esse processo por meio do pedido, pagamento e entrega do material, fornecimento ou serviço.

Por que a contratação de compras é importante

A contratação de compras é importante porque serve para maximizar os lucros e manter os negócios solúveis em um mercado competitivo. O contrato de aquisição dá a ambas as partes a chance de trabalhar em conjunto com a confiança de que nenhuma está tirando vantagem da outra. Também ajuda a empresa a diversificar seus recursos para trabalhar de forma mais eficaz, terceirizando o trabalho para terceiros que podem fazê-lo de forma mais econômica.

Tipos de Contratos de Aquisição

Quando se trata de contratos, há mais de uma maneira de fazer um acordo. Esses diferentes tipos de contratos de aquisição oferecem uma variedade de riscos para uma das partes e são adequados para projetos de construção em que o escopo é mais ou menos certo desde o início. Os três principais tipos de contratos de aquisição são os seguintes:

• Contrato de preço fixo: O contrato de preço fixo ou preço fixo é quando o valor pago pelos materiais, bens ou serviços é definido no momento da assinatura do contrato e não muda posteriormente, independentemente de haver impactos externos ou internos que aumentam os custos ou atrasam o cronograma. A vantagem desse tipo de contrato é que ele define claramente os papéis e responsabilidades de ambas as partes em termos do que deve ser entregue e quanto isso vai custar. Estes são os mais comuns, diretos e fáceis de gerenciar o tipo de contrato.
• Contrato de Reembolso de Custos: Um contrato de reembolso de custos ou controle de custos é quando o comprador concorda em pagar por materiais e equipamentos, bem como quaisquer custos indiretos, como salários e serviços públicos, que fazem parte da fabricação do produto ou serviço. Para que isso valha a pena para o comprador, eles recebem uma taxa fixa ou porcentagem do lucro sobre o preço de custo. Isso coloca a maior parte do risco nos ombros do vendedor. Eles só serão reembolsados ​​após a verificação das despesas. Se o escopo do projeto mudar, o fornecedor absorve quaisquer custos adicionais. Para fazer com que isso valha a pena para o vendedor, eles incluirão custos adicionais que mantêm os ajustes no mínimo e melhoram seus resultados.
• Contrato de tempo e materiais: Os contratos de tempo e materiais reembolsam os fornecedores pelos materiais que usam e pagam pelo tempo que gastam no projeto. Isso faz com que o fornecedor aja como se fosse um funcionário terceirizado do contratante. Este contrato funciona melhor quando o escopo do projeto é mais difícil de definir, pois o contrato permite alguma flexibilidade. No entanto, ao usar um desses contratos, o comprador terá que fornecer mais supervisão para garantir que o projeto permaneça dentro do cronograma e não ultrapasse o orçamento.

Principais processos e melhores práticas para contratos de aquisição

Embora o contrato esteja assinado, isso não significa que o processo está completo. Há, é claro, o trabalho que foi contratado e está cumprindo os termos e condições do contrato.

Enfatize a transparência

Uma coisa que você pode fazer para garantir que tudo corra bem é priorizar a transparência em seu processo de aquisição. Obter maior visibilidade do desempenho do fornecedor ajuda a fortalecer esses relacionamentos e trabalha para alcançar os melhores resultados para todos os envolvidos.

Monitorar o progresso

Você desejará monitorar e gerenciar de perto os termos do contrato, especialmente as despesas associadas ao trabalho, para reduzir custos. Em vez de usar planilhas que precisam ser constantemente atualizadas e muitas vezes correm o risco de circular versões mais antigas, é melhor automatizar esses processos com uma ferramenta digital.

Eficiências de identidade

Agilizar o processo de aquisição também é fundamental. A coleta e o acompanhamento dos fornecedores ajudam a garantir que as condições do contrato estejam sendo cumpridas. O uso de uma ferramenta de gerenciamento de projetos online reduzirá os custos, evitando erros manuais que podem retardar o trabalho enquanto se trabalha para a conformidade do contrato.

Como o ProjectManager ajuda na aquisição

O ProjectManager é um software premiado que ajuda você a planejar, monitorar e relatar as aquisições do seu projeto. Monitorar e rastrear sua aquisição garante que os custos e o cronograma estejam de acordo com os termos e a contrição do contrato. Existem maneiras de fazer isso melhor do que usar uma planilha.

Use nosso gráfico de Gantt online para gerenciar seus contratos. A linha do tempo visual do Gantt permite que você veja todo o ciclo de vida do contrato em um só lugar e acompanhe todos os recursos e custos associados a ele. Defina as datas de início e término do contrato. Quando as atualizações de status são adicionadas à ferramenta, você pode revisar seu progresso para ver se os termos do contrato estão sendo cumpridos.

Adicione custos e recursos ao Gantt e você poderá agendar os materiais necessários em um momento específico do projeto. Como nosso software é baseado em nuvem, todas as informações do projeto são em tempo real, o que permite rastrear dados ao vivo. Por exemplo, o painel em tempo real coleta informações e as calcula automaticamente para exibir em gráficos e tabelas fáceis de ler para uma visão de alto nível da variação do projeto, custos, tempo e muito mais.

ProjectManager.com é um software baseado em nuvem que ajuda você a organizar e gerenciar aquisições com mais eficiência. Acompanhe os contratos com armazenamento ilimitado de arquivos, faça planos de compras e monitore e acompanhe seu andamento em tempo real para garantir que todos os termos e condições do contrato estejam sendo cumpridos. Experimente o ProjectManager gratuitamente hoje.

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