Os 19 melhores aplicativos gratuitos de produtividade para pequenas empresas em 2020

Publicados: 2019-11-16

Permanecer produtivo é crucial quando você está tentando gerenciar um negócio em crescimento.

Como empresário e líder, você é constantemente puxado em mil direções diferentes. Entre responder e-mails de atendimento ao cliente, atualizar sua loja e promover seus produtos, é difícil saber onde se concentrar para garantir que você esteja gastando seu tempo em tarefas que movem a agulha.

Citações motivacionais podem ser um bom complemento para inspirar ação e ajudá-lo a passar o dia, mas não são uma maneira eficiente de ajudá-lo a fazer as coisas a longo prazo. Os melhores aplicativos de produtividade, por outro lado, garantem que você gaste seu tempo nas tarefas certas, tirando do seu prato coisas que não precisa fazer e automatizando tarefas que não valem o tempo de ninguém.

Para ajudá-lo a começar, reunimos esta lista dos 19 melhores aplicativos de produtividade. Temos duas listas para você: os 11 melhores aplicativos de aumento de produtividade para empreendedores e os 8 melhores aplicativos de produtividade para pequenas empresas. Cada um ajudará você e/ou sua equipe a aumentar sua produtividade em 2020. Melhor ainda: todos esses aplicativos são gratuitos.

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Os 11 melhores aplicativos gratuitos de aumento de produtividade para empreendedores em 2020

Um ótimo lugar para começar ao tentar aumentar a produtividade em toda a empresa é com o seu próprio tempo. Afinal, se você não estiver administrando seu tempo com sabedoria, provavelmente será um bloqueador para outros membros de sua equipe.

Use esses 11 aplicativos de aumento de produtividade para empreendedores para minimizar distrações, gerenciar seu tempo com sabedoria e garantir que você esteja sempre trabalhando em suas tarefas mais importantes.

1. Tempo de Resgate

Melhor aplicativo de produtividade gratuito para gerenciamento de tempo

RescueTime é um aplicativo de gerenciamento de tempo que rastreia e calcula quanto tempo você está gastando em diferentes tipos de tarefas.

Por exemplo, talvez você sinta que só olha as mídias sociais por alguns minutos por dia. O RescueTime pode mostrar exatamente quanto tempo você gasta percorrendo seus feeds. Os resultados podem surpreendê-lo e mostrar que você precisa minimizar essa distração.

Ou talvez você sinta que cortar e colar dados de um aplicativo para outro não exige tanto esforço quanto você está dando e que vale a pena automatizar. O RescueTime pode mostrar quanto tempo você economizaria com uma ferramenta de automação como o Zapier.

Se você sente que está trabalhando longas horas, mas não está fazendo o suficiente, o RescueTime pode ajudá-lo a ver e entender onde você está gastando muito tempo em tarefas que não têm impacto suficiente. Isso permite que você encontre oportunidades para delegar essas tarefas, automatizá-las ou evitar certas distrações.

2. Mantenha o foco

Melhor aplicativo de produtividade gratuito para bloquear distrações

Se você achar que está perdendo muito tempo em mídias sociais, sites de notícias ou outras distrações online, você pode usar o StayFocusd — uma extensão do Chrome — para bloquear completamente seu acesso a esses sites.

O StayFocusd funciona permitindo que você especifique quanto tempo deseja gastar em tipos específicos de sites. Portanto, se você deseja limitar a rolagem do Twitter a 10 minutos por dia, pode configurar isso no StayFocusd. Quando seus 10 minutos terminarem, o StayFocusd bloqueará seu acesso ao Twitter pelo tempo que você pedir.

O StayFocusd também tem uma opção nuclear que permite bloquear o acesso a todos os sites — ou a todos, exceto os sites que você precisa usar (por exemplo, Google Docs) — quando você precisa se concentrar em uma tarefa específica. É uma ótima ferramenta para quando você precisa minimizar as distrações, mas está lutando com a força de vontade necessária para fazer isso por conta própria.

3. Boomerang para Gmail e Outlook

Melhor ferramenta de produtividade gratuita para eliminar distrações de e-mail

Se você descobrir que o e-mail é uma das suas maiores fontes de distração, o Boomerang para Gmail e Outlook pode ajudar. Use o recurso Inbox Pause para evitar que novos e-mails cheguem à sua caixa de entrada durante os momentos em que você precisa se concentrar. Quando estiver pronto, reinicie sua caixa de entrada para deixar seu e-mail entrar.

O que é ótimo sobre o Boomerang em apenas fechar sua caixa de entrada é que você pode criar exceções de entrega. Digamos que você precise se concentrar, mas também esteja esperando um e-mail importante de seu parceiro de negócios ou investidor. Você pode adicionar esses endereços de e-mail como exceções para que eles ignorem seu bloqueador e cheguem à sua conta.

Você também pode enviar uma resposta automática para qualquer pessoa que enviar um e-mail enquanto sua caixa de entrada estiver pausada para informar que haverá um atraso antes de você receber a mensagem. Isso pode ser útil para fornecer informações de contato alternativas que as pessoas podem usar se precisarem entrar em contato com você com urgência.

4. Todoist

Melhor aplicativo de produtividade gratuito para gerenciamento de lista de tarefas

Se você precisa de um aplicativo para acompanhar todas as suas tarefas, Todoist é uma ótima opção. Você pode usar seu plano gratuito para criar até 80 projetos, facilitando a segregação de suas tarefas pendentes em quantas listas diferentes você precisar.

Por exemplo, você pode criar listas separadas para tarefas de trabalho e tarefas domésticas e gerenciar ambas as listas no mesmo aplicativo. Ou você pode ficar ainda mais granular, criando listas para trabalho, casa, recados, e-mail, projetos específicos, metas de longo prazo e qualquer outra coisa que você precise categorizar em um grupo distinto.

O benefício do Todoist é sua simplicidade. Adicione uma linha rápida descrevendo o que você precisa fazer e marque-a quando estiver concluída. É basicamente uma réplica de uma lista de tarefas manuscritas, mas que funciona onde quer que você esteja e em qualquer dispositivo que esteja usando no momento em que uma tarefa surge em sua cabeça.

5. Fluxo Kanban

Melhor aplicativo de produtividade gratuito para a Técnica Pomodoro

O KanbanFlow oferece todos os benefícios de um quadro Kanban com as ferramentas necessárias para concluir suas tarefas usando a Técnica Pomodoro.

Comece configurando suas pistas e adicionando suas tarefas. Quando estiver pronto para começar um deles, você pode clicar em alguns botões para iniciar um Pomodoro de 25 minutos. O KanbanFlow notifica você quando é hora de fazer uma pausa e até permite que você registre esse Pomodoro em uma planilha de horas, se necessário.

Outro recurso exclusivo do KanbanFlow é que, quando você pausa um cronômetro antes de terminar, ele pergunta por que você o pausou. Isso pode ser útil para descobrir o que o está distraindo com mais frequência quando você está tentando se concentrar, para que você possa pensar em maneiras de minimizar suas distrações mais distrativas.

6. Gmail

Melhor aplicativo de produtividade gratuito para gerenciar e-mail

O Gmail é uma ótima ferramenta gratuita para e-mail, mas seus muitos recursos também o tornam uma ótima ferramenta de produtividade.

Sente que está constantemente a responder às mesmas perguntas repetidamente? Economize o tempo que leva para digitar as respostas criando Respostas automáticas — seleções de texto salvas que você pode adicionar a qualquer e-mail com apenas alguns cliques.

Você tem e-mails que sempre precisa adicionar a uma pasta de referência ou enviar ao seu contador? Crie filtros para rotular ou encaminhar automaticamente e-mails de uma pessoa específica ou com uma linha de assunto específica (por exemplo, "Fatura"). Você também pode usá-los para manter sua caixa de entrada limpa criando filtros para arquivar ou excluir automaticamente determinados e-mails.

Você pode usar um dos muitos complementos do Gmail para criar tarefas em aplicativos de gerenciamento de projetos como Trello ou Asana, enviar e-mails diretamente para o Slack ou adicionar e-mails ao Evernote sem sair de sua caixa de entrada. Isso facilita o processamento de e-mails assim que eles chegam e os leva onde eles precisam estar.

7. Evernote

Melhor aplicativo de produtividade gratuito para se manter organizado

Cada software que você usa tem seu próprio método de salvar informações. Os arquivos em seu computador são salvos em seu disco rígido. Os Documentos Google são salvos no Google Drive. Você marca as páginas da Web que deseja salvar em seu navegador e arquiva e-mails que talvez precise consultar novamente nas pastas do seu aplicativo de e-mail.

O problema com esta abordagem? É difícil saber onde procurar quando você precisa encontrar algo que se lembra de ter salvado. O Evernote resolve esse problema dando a você uma fonte central para todas as notas e documentos que você precisa salvar.

O Evernote permite que você faça anotações via texto ou voz em qualquer dispositivo e salve-as em sua conta. Mas você também pode integrá-lo ao Google Drive, Gmail e Outlook para salvar documentos e e-mails que você pode precisar consultar mais tarde, ou usar seu web clipper para salvar cópias completas de páginas da web em sua conta do Evernote.

Então, quando você precisa procurar algo que sabe que tem, não precisa adivinhar onde o salvou. Você pode simplesmente pesquisar sua conta do Evernote.

8. LastPass

Melhor aplicativo de produtividade gratuito para gerenciamento de senhas

Usar a mesma senha em todos os sites que você visita é uma má ideia para qualquer um, mas é particularmente problemático para os empresários que precisam garantir que os hackers não consigam acessar seus documentos comerciais, sites, bancos e programas de contabilidade.

Mas criar e lembrar senhas exclusivas é uma tarefa em si. É aí que entra o LastPass. Com o LastPass, você pode gerar senhas longas, fortes e exclusivas para cada site em que você precisa fazer login. Ele salva essas senhas em sua conta do LastPass para que você nunca precise se lembrar de um login ou redefinir sua senha.

O plano gratuito do LastPass permite que você salve os detalhes de login de até 20 contas, para que você possa usá-lo para proteger seus logins para suas ferramentas mais importantes. Ou você pode atualizar por apenas $3/mês para criar e salvar logins seguros para tudo.

9. Zapier

Melhor aplicativo de produtividade gratuito para automatizar suas tarefas

O Zapier é um conector de aplicativo que facilita a movimentação de dados de um aplicativo para outro sem nenhum conhecimento de codificação. Ele se conecta a mais de 1.500 aplicativos para ajudá-lo a automatizar seus fluxos de trabalho.

Por exemplo, o Shopify Zaps do Zapier adicionará automaticamente novos pedidos a uma planilha, adicionará novos clientes à sua ferramenta de email marketing, criará tarefas em sua ferramenta de gerenciamento de projetos para novos pedidos e publicará novos produtos nas mídias sociais. Isso garante que essas tarefas sejam concluídas, mas não requer nenhum trabalho de sua parte.

Quaisquer tarefas rotineiras que consistem em copiar e colar dados de um sistema para outro provavelmente podem ser automatizadas com o Zapier. A configuração dessas automações leva apenas alguns minutos e devolverá parte do seu tempo para se concentrar em tarefas mais importantes.

10. Google

Melhor ferramenta de produtividade gratuita para minimizar aplicativos

Precisa converter moedas rapidamente, descobrir que horas são em um país que fica a um oceano de distância ou realizar cálculos matemáticos complexos? Você não precisa de aplicativos separados para nenhuma dessas tarefas, você só precisa do Google.

O Google tem vários recursos que aparecem acima de seus resultados de pesquisa orgânica e ajudam você a executar rapidamente tarefas para as quais precisaria de um aplicativo separado:

Digite um cálculo na barra de pesquisa para obter a resposta como resultado.
Descubre que horas são em Austrália ou veja a diferença horária entre Austrália e Nova Iorque.
Converta dólares americanos para euros ou ienes.
Encontre o hotel mais barato na cidade para a qual você está viajando.
Defina um cronômetro para Pomodoro ou um cronômetro para rastrear o tempo gasto em uma tarefa.

Essas ferramentas de pesquisa limitam o número de aplicativos que você precisa abrir na tela e o número de vezes que você entra e sai de diferentes programas ao longo do dia.

11. Editor Hemingway

Melhor aplicativo de produtividade gratuito para escrita clara e sem erros

Escrever é bastante demorado sem ter que se preocupar se você tem ou não erros de ortografia e gramática — ou se o que você está escrevendo será simples o suficiente para os outros entenderem.

O Hemingway Editor alivia você dessas preocupações apontando erros de ortografia e gramática, mostrando quais de suas frases são muito difíceis de ler e apontando palavras e frases com alternativas mais simples.

Você pode escrever diretamente no Hemingway Editor ou, se não quiser ser incomodado com suas recomendações enquanto escreve, cole seu texto na ferramenta para limpar as coisas quando terminar de escrever. É uma boa maneira de capturar seus pensamentos sem a distração de tentar fazer as coisas perfeitas ao mesmo tempo.

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Os 8 melhores aplicativos de produtividade gratuitos para pequenas empresas em 2020

Depois de transformar seu próprio gerenciamento de tempo em uma ciência, você está pronto para começar a aumentar a produtividade de toda a sua equipe.

Use esses oito aplicativos de produtividade gratuitos em toda a empresa para garantir que todos tenham acesso às ferramentas de marketing para pequenas empresas de que precisam para concluir seu trabalho da maneira mais eficiente possível.

1. Trello

Melhor aplicativo de produtividade gratuito para fluxos de trabalho de linha de montagem

Se você está gerenciando projetos que precisam passar de uma pessoa ou equipe para outra antes de serem concluídos, o Trello é o aplicativo de produtividade de gerenciamento de projetos ideal.

Com um quadro do Trello, você pode criar lanes diferentes para cada etapa do seu processo, mover tarefas de lane para lane à medida que cada uma é concluída, atribuir tarefas às pessoas que precisam completá-las e ver o progresso de cada tarefa pendente em um olhar.

O Trello é ideal para fluxos de trabalho como marketing de conteúdo, onde você tem escritores, editores e designers gráficos envolvidos, ou como contratação e recrutamento, onde o RH e os gerentes de contratação precisam concluir tarefas específicas durante diferentes partes do processo.

2. Ásana

Melhor aplicativo de produtividade gratuito para pequenas equipes

Embora o Trello seja ótimo para fluxos de trabalho de linha de montagem, o plano gratuito da Asana oferece um pouco mais de flexibilidade em como sua equipe escolhe trabalhar.

A visualização do quadro da Asana funciona exatamente como a do Trello, permitindo que sua equipe gerencie tarefas e projetos em um quadro Kanban. Mas se essa visualização não for adequada para sua equipe, você também poderá visualizar as tarefas em uma lista de tarefas mais tradicional ou até mesmo em um calendário.

Outra vantagem da Asana é que você pode gerenciar vários projetos a partir de uma visão central. No Trello, você precisa de quadros individuais para cada um de seus fluxos de trabalho, mas a Asana permite atribuir tarefas de qualquer projeto a qualquer pessoa em sua organização a partir de um painel central.

A desvantagem da Asana é que seu plano gratuito acomoda apenas 15 membros da equipe, portanto, se você tiver uma equipe maior de pessoas que precisam colaborar, precisará atualizar. Com o plano gratuito do Trello, não há limite para o número de pessoas que você pode adicionar aos seus quadros.

3. Folga

Melhor aplicativo de produtividade gratuito para comunicação em tempo real

O Slack é um aplicativo de bate-papo que permite que as equipes se comuniquem em tempo real. Os membros individuais da equipe podem enviar mensagens instantâneas uns aos outros para conversar quando a assincronia do e-mail não for rápida o suficiente, e equipes inteiras podem criar seus próprios canais de discussão para colaboração de toda a equipe.

Mas onde o Slack realmente brilha quando se trata de produtividade é com sua enorme biblioteca de aplicativos. Você pode conectar o Slack a praticamente qualquer outro aplicativo usado para fazer coisas como criar tíquetes de suporte a partir de discussões do Slack, salvar anexos diretamente no Dropbox ou Google Drive ou adicionar tarefas recebidas no Slack à sua lista de tarefas.

Também existem aplicativos Slack que ajudam você a automatizar o processo de obtenção de informações de seus colegas de trabalho. Você pode adicionar um aplicativo que coleta automaticamente atualizações para uma reunião diária, recebe pedidos de comida para um almoço servido ou envia pesquisas semanais de engajamento de funcionários.

Alguns desses aplicativos são gratuitos e outros são pagos, mas a grande biblioteca de aplicativos do Slack oferece muitas opções para você escolher.

4. Documentos, Planilhas e Apresentações Google

Os melhores aplicativos de produtividade gratuitos para colaboração em tempo real

O Documentos, Planilhas e Apresentações Google facilitam a colaboração com outras pessoas para criar documentos de texto, planilhas e apresentações de slides. Os colaboradores podem trabalhar juntos nesses ativos em tempo real, vendo onde os outros estão fazendo alterações no momento, para que ninguém substitua o que outra pessoa está fazendo.

Você também pode controlar o que outras pessoas podem fazer com os ativos que você cria, dando a eles permissão para visualizar, comentar ou editar seus ativos. Use o modo de sugestão para oferecer alterações para que o proprietário do documento aceite ou recuse, ou deixe comentários quando houver dúvidas ou forem necessárias mais explicações.

A melhor coisa sobre esse conjunto de ferramentas é que todas as versões históricas dos ativos que você cria são salvas e acessíveis. Portanto, se alguém fizer alterações que você não gosta ou precisar retornar a uma versão anterior, você poderá não apenas ver todas as versões anteriores, mas também reverter para elas com apenas alguns cliques.

5. Google Drive

Melhor aplicativo de produtividade gratuito para compartilhar arquivos e pastas

Embora muitas empresas usem o Dropbox, o Google Drive é um negócio melhor se você estiver procurando por uma ferramenta gratuita de compartilhamento e armazenamento de arquivos. O plano gratuito do Dropbox Basic oferece apenas 2 GB de armazenamento, mas você obtém 15 GB com o Google Drive (embora esse espaço seja compartilhado com sua conta do Gmail, se você tiver uma).

O Google Drive funciona mais naturalmente se você também usa ferramentas do Google, como Documentos, Planilhas e Apresentações. Os arquivos que você cria com essas ferramentas são salvos automaticamente no Google Drive. Você pode criar pastas compartilhadas no Google Drive e conceder automaticamente a qualquer pessoa com acesso à pasta o mesmo acesso aos arquivos dessa pasta.

A ferramenta Backup e sincronização do Google Drive também facilita o backup automático de todos os arquivos salvos em seu computador para o Google Drive e o acesso a esses arquivos sem a necessidade de abrir o aplicativo da web do Google Drive. É outra maneira de obter tudo o que você precisa em um local central para que você não precise adivinhar onde os arquivos são salvos.

6. Noção

Melhor aplicativo de produtividade gratuito para gerenciamento de conhecimento de equipe

Uma das melhores maneiras de manter sua equipe produtiva é garantir que todos tenham acesso fácil às informações de que precisam para realizar seu trabalho. Essa é uma tarefa difícil quando cada equipe usa um sistema diferente para documentar e armazenar seu conhecimento.

O Notion corrige isso, facilitando para as equipes a construção de bases de conhecimento internas que qualquer pessoa na empresa pode pesquisar e acessar. Crie diferentes espaços de trabalho para diferentes grupos, como RH, marketing, vendas e atendimento ao cliente, depois pesquise todos de uma vez para encontrar rapidamente o conhecimento documentado por qualquer equipe.

Com o plano gratuito do Notion, você pode adicionar membros de equipe ilimitados e criar até 1.000 blocos de armazenamento, o que é perfeito para empresas em crescimento que desejam coletar conhecimento da empresa desde o início, mas não têm grandes orçamentos.

7. Contabilidade de Ondas

Melhor aplicativo de produtividade gratuito para contabilidade empresarial simples

O Wave é uma ferramenta de contabilidade empresarial gratuita e rica em recursos que permite que proprietários de empresas e suas equipes financeiras trabalhem juntos para acompanhar vendas, faturas, despesas e lucros.

Com o plano gratuito do Wave, você obtém transações ilimitadas de contas bancárias, faturamento e digitalização de recibos, facilitando a coleta e consolidação de todas as suas despesas e receitas comerciais. Adicione os cartões de crédito comerciais de seus funcionários para capturar suas despesas e faça com que eles enviem fotos de recibos usando o aplicativo móvel do Wave.

Você também pode aceitar pagamentos por meio do Wave (embora se apliquem taxas de transação) e converter automaticamente os pagamentos em moedas estrangeiras. Por fim, adicione seus contadores e contadores ao seu sistema para que todos trabalhem com os mesmos dados e defina permissões para garantir que todos vejam apenas o que você deseja que eles vejam.

8. Aplicativo em Nuvem

Melhor aplicativo de produtividade gratuito para compartilhar capturas de tela

As capturas de tela são úteis para se comunicar com clareza interna e externamente, mas compartilhar capturas de tela pode ser trabalhoso. O CloudApp facilita a captura e compartilhamento de capturas de tela e vídeos curtos e compartilhá-los com qualquer pessoa que você precise por meio de um link da web. Ele ajuda os proprietários de empresas a fornecer instruções claras e visuais a seus funcionários – e para que os funcionários forneçam o mesmo aos clientes.

Para usar o CloudApp gratuitamente em seu negócio, cada funcionário que precisar dele terá que criar sua própria conta gratuita. Embora isso não mantenha todas as capturas de tela da sua empresa no mesmo lugar, você pode compartilhá-las facilmente entre si por meio de links que podem ser protegidos por senha se exibirem informações seguras.

Escolhendo os aplicativos de produtividade certos para você e sua empresa

Embora ter os aplicativos de produtividade certos possa ajudá-lo a manter o foco em tarefas que movem a agulha, ter muitos aplicativos pode se tornar um dreno de produtividade.

Portanto, antes de começar a baixar aplicativos e enviá-los para suas equipes, reserve um tempo para determinar quais são seus maiores obstáculos para se tornar mais produtivo.

As distrações são sua maior barreira para a produtividade? Nesse caso, ferramentas como RescueTime, StayFocusd, Boomerang e KanbanFlow podem ajudar.

A produtividade geral da sua empresa está sofrendo porque as pessoas não têm certeza de quais são suas prioridades ou porque não conseguem encontrar o que precisam para seguir em frente? Nesse caso, configure suas equipes com aplicativos como Trello, Asana, Google Drive ou Notion.

Você está lutando para colaborar de forma eficiente? Ferramentas como Slack, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Drive e Wave Accounting podem fornecer a solução perfeita.

Você está lutando para se comunicar com clareza? Experimente o Editor Hemingway e o CloudApp. Ou se você está lutando para lembrar de muitas informações, confie em ferramentas como Evernote, Todoist ou LastPass.

Determine a causa raiz de sua produtividade imperfeita e você terá dado o primeiro passo para aumentar a produtividade em 2020.