10 sistemas de produtividade para experimentar que realmente funcionam

Quem não quer ser mais produtivo?

Bem, uma maneira de fazer isso é implementar um sistema de produtividade. E há muitos para escolher!

Vamos dar uma olhada nos 10 sistemas de produtividade mais populares que você pode experimentar.

O que é um sistema de produtividade?

Um sistema de produtividade é basicamente qualquer conjunto de estratégias, procedimentos e filosofias projetados para ajudar as pessoas a serem mais produtivas.

Pode ser um conjunto simples de regras que, se seguidas, podem mantê-lo na tarefa, ou uma maneira de organizar suas tarefas para torná-las mais fáceis de realizar (ou qualquer coisa intermediária).

Os objetivos finais de “produtividade”, sob esses sistemas, são uma combinação de melhor:

• Priorização. Parte de ser mais produtivo é saber no que focar. Se você tem 8 horas para trabalhar e 10 horas de tarefas, precisa descobrir quais 2 horas de tarefas descartar ou delegar. Dessa forma, você maximiza o valor de suas 8 horas de trabalho.
• Foco. Os sistemas de produtividade também tentam melhorar seu foco. Se você conseguir eliminar as distrações e prestar atenção exclusivamente ao seu trabalho, acabará fazendo mais.
• Eficiência. Ligados a esses conceitos, os sistemas de produtividade também tentam aumentar sua eficiência geral. Em outras palavras, um de seus objetivos é aumentar a velocidade com que você pode concluir as tarefas de maneira satisfatória.

Sistemas de produtividade que funcionam

Sem mais delongas, vamos dar uma olhada em alguns dos melhores sistemas de produtividade que você pode seguir em 2021:

1. A lista básica de tarefas.

É um oldie, mas um goodie. E não revire os olhos a menos que você realmente tenha tentado!

A lista básica de tarefas é um clássico por um motivo. A ideia é simples; divida todos os seus projetos, metas e responsabilidades em tarefas fáceis de calcular e digeríveis.

Crie listas dessas tarefas e defina prioridades para elas – as prioridades A são urgentes, as prioridades B podem esperar alguns dias e as prioridades C podem ficar em segundo plano por um tempo.

Este sistema pode ser difícil de manter consistente e não é ideal para todos os estilos de trabalho ou para todos os indivíduos.

No entanto, é um ótimo lugar para começar se você nunca experimentou um sistema de produtividade antes.

2. A técnica Pomodoro.

A técnica Pomodoro tem origem humilde na década de 1980, idealizada por Francesco Cirillo. A ideia básica é usar um cronômetro para dividir seu dia de trabalho em sprints curtos, com intervalos entre eles. Por exemplo, você pode trabalhar por 25 minutos, pausar por 5 minutos e repetir. Após 3 iterações deste ciclo, você pode fazer uma longa pausa (de 20 a 30 minutos).

Diferentes estudos mostraram diferentes intervalos de tempo como sendo “ideais”, e as preferências individuais variam muito. Portanto, será necessário experimentar para descobrir qual padrão de trabalho focado e alternância de pausa funciona melhor para você.

Dito isso, fazer pausas frequentes e manter o foco durante o tempo de “concentração” é ótimo para aumentar seu desempenho (e manter seu moral razoavelmente alto).

3. A Matriz de Eisenhower.

A Matriz de Eisenhower não tem dicas ou sugestões sobre como trabalhar com mais eficiência. Em sua essência, é um sistema de priorização simples. Mas, se usado corretamente, pode ajudá-lo a alcançar muito mais a cada dia.

A Matriz de Eisenhower às vezes é chamada de matriz “urgente-importante” porque categoriza a prioridade da tarefa em termos de urgência e importância. A urgência de uma tarefa refere-se à rapidez com que ela deve ser feita, enquanto sua importância é o impacto para seus objetivos de longo prazo.

Uma tarefa pode ser urgente, mas não importante, e importante, mas não urgente.

Depois de separar adequadamente suas tarefas em categorias com base em urgência e importância, você pode concentrar todos os seus esforços em tarefas urgentes e importantes primeiro – e progredir mais a cada dia.

4. O sistema Getting Things Done (GTD).

Originalmente iniciado por David Allen (e o assunto de seu popular livro de mesmo título), Getting Things Done é um sistema de produtividade projetado para ajudá-lo a melhorar sua produtividade ao longo do tempo.

GTD é essencialmente um processo de 5 etapas:

A etapa 1 é a Captura, na qual você anota tudo o que está ocupando sua mente (incluindo todas as suas tarefas e preocupações atuais).

O passo 2 é Clarificar, onde você pode transformar esses pensamentos caóticos em tarefas e itens de ação.

O passo 3 é Organizar, onde você priorizará as tarefas com base na urgência e importância (parece familiar?).

O passo 4 é Refletir, onde você pode fazer os ajustes que achar melhor.

O passo 5 é o Engage, onde você pode começar a realizar suas tarefas uma a uma.

O GTD também incentiva os profissionais a separar as tarefas em 6 áreas com base no horizonte de tempo:

• ações atuais
• projetos atuais
• áreas de foco
• metas de 1 a 2 anos
• visões de longo prazo
• e objetivos gerais de vida.

5. O sistema Zen to Done (ZTD).

Criado por Leo Babauta e inspirado no GTD, o sistema Zen to Done (ZTD) segue alguns princípios semelhantes.

O ZTD se diferencia do GTD porque está mais focado no desenvolvimento pessoal e na otimização de hábitos, em vez de tarefas e projetos individuais.

No ZTD, você seguirá um processo semelhante no GTD, delineando todos os seus pensamentos e, eventualmente, reduzindo-os a um punhado de “tarefas mais importantes” (MITs) que você deseja realizar todos os dias.

Com o tempo, você avaliará e melhorará seus hábitos, sistemas e comportamentos, mantendo rotinas e completando seus MITs sem distrações.

6. O sistema trio diário.

O sistema diário de produtividade trifecta é uma forma de simplificar e organizar seus objetivos gerais de trabalho. A ideia é focar em 3 coisas principais que você quer realizar a cada dia; você pode anotá-los na noite anterior ao trabalho ou durante a manhã.

Se você fizer todas as 3 coisas durante o dia, você ganha! É simples assim.

Obviamente, existem algumas fraquezas nessa estratégia. Nem todas as tarefas e metas são iguais em peso, e nem todas são fáceis de quantificar, então resumir em “3” pode ser difícil.

No entanto, é uma ótima maneira de estreitar seu foco e se sentir bem em cumprir uma meta diária.

7. Bullet journal.

Popular entre os descolados há algum tempo, o bullet journal é mais do que apenas um projeto de arte para mostrar no Instagram. Desenvolvido por Ryder Carroll como uma solução para manter o foco e a produtividade apesar do TDAH, você pode usar o bullet journal para obter mais produtividade em quase todas as áreas da vida.

O diário com marcadores normalmente depende de caligrafia (e diários literais) para organizar seus pensamentos.

Você criará um índice, delineará seus objetivos e praticará o “registro rápido”, que se baseia em um sistema de símbolos e abreviações para criar escrita e comunicação concisas – e você mesmo criará esse sistema.

Há muito espaço para flexibilidade e adaptação pessoal aqui. Não é uma solução ideal para todos, mas se você gosta da ideia de escrever à mão e encontra seus pensamentos dispersos com mais frequência, pode ser perfeito.

8. A abordagem “coma o sapo”.

Não se preocupe. Não estamos comendo sapos de verdade neste sistema. A não ser que…

Mark Twain disse uma vez: “Se é seu trabalho comer um sapo, é melhor fazê-lo logo pela manhã. E se é seu trabalho comer dois sapos, é melhor comer o maior primeiro.”

A ideia do sistema de produtividade “comer o sapo” é organizar suas tarefas e prioridades do mais difícil para o menos difícil.

Fazer a coisa mais difícil do seu dia primeiro garantirá que você tenha foco, produtividade e energia máximos quando fizer isso – e quando terminar, tudo parecerá mais fácil por padrão.

É super simples, mas funciona (para alguns de nós, pelo menos).

9. O sistema de quadro Kanban.

Um quadro Kanban é projetado para ajudá-lo a organizar visualmente suas tarefas. Você pode criar colunas diferentes para representar os diferentes estágios de um determinado processo, como “brainstorming”, “preparação”, “execução” e “acompanhamento”.

Em seguida, você pode criar cartões para representar diferentes clientes, projetos ou tarefas e mover esses cartões em cada coluna à medida que atinge novos marcos.

É vantajoso porque é visual – e pode ser tornado público, tornando-o útil para se manter organizado como uma equipe.

No entanto, nem todas as tarefas podem ser facilmente reduzidas ao formato de cartão e coluna, tornando-o menos adequado para tarefas e projetos abstratos.

10. O sistema de produtividade de Seinfeld.

Sim, aquele Seinfeld.

De acordo com um relatório, Jerry Seinfeld ajudou a promover e popularizar um sistema de produtividade baseado na consistência. A ideia é direta.

Para se encorajar a escrever, Seinfeld investia em um grande calendário de parede e colocava um X vermelho em cada dia que conseguia escrever. Com o tempo, isso produziu um profundo efeito psicológico; ele construiu um hábito repetível e não ousou “quebrar a corrente”.

A cada dia que ele pensava em escrever, ele se sentia motivado a alcançar seu objetivo – mesmo que por nenhum outro motivo, a não ser colocar um X vermelho no calendário e manter a sequência.

Há muitas maneiras de ser criativo com essa abordagem. Você pode se recompensar de uma maneira específica. Você pode usar algo diferente de um calendário para acompanhar seu progresso.

Mas se você está empenhado em fazer algo de forma consistente, fazê-lo todos os dias e visualizá-lo e/ou celebrá-lo pode facilitar o estabelecimento desse hábito.

O valor dos sistemas de produtividade

Por que você precisa de um sistema de produtividade? Por que você não pode simplesmente se abaixar e trabalhar mais?

Bem, para ser justo, você provavelmente pode trabalhar mais. Mas digitar as teclas do teclado com mais força e passar mais horas no escritório só o levará até certo ponto.

Os sistemas de produtividade oferecem várias vantagens, incluindo:

• Você provavelmente já está trabalhando o máximo que pode. Então, o que você pode fazer para trabalhar melhor, realmente? Os sistemas de produtividade dão a você um senso de direção. Eles lhe dão novas estratégias para tentar, novas prioridades a seguir e novos objetivos potenciais para definir para si mesmo.
• Como você seguirá esse sistema regularmente, também se beneficiará da consistência. Em vez de entrar no dia de trabalho sem nenhum plano e mudando rapidamente as prioridades, você terá algo regular para ancorar você.
• Unidade da equipe. Se você está gerenciando uma equipe, os sistemas de produtividade são ainda mais valiosos. Como você pode coordenar toda a equipe em torno de um único sistema, pode manter todos na mesma página – e possivelmente também incentivar mais colaboração.
• Métricas de sucesso/fracasso. Como você sabe se está atingindo suas metas de produtividade? Como você pode saber se está fazendo as coisas direito? Bons sistemas de produtividade têm métricas para seu sucesso e fracasso que são claras; deve ser óbvio se você está seguindo o sistema corretamente e se está fazendo avanços dentro desse sistema.

Se você está comprometido em manter um sistema de produtividade ou deseja experimentar vários em sequência, uma coisa é certa; é difícil saber se o seu sistema de produtividade está funcionando.

Você está fazendo mais do que o normal? Menos do que o normal? O mesmo?

A menos que você tenha uma métrica consistente e objetiva para acompanhar seu progresso, você nunca poderá responder a essa pergunta de forma definitiva…

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