Modelos de e-mail profissionais: formatação e exemplos de e-mail

Elimine um pouco do estresse de escrever e-mails formais com esses modelos de e-mail profissionais e exemplos de formatação de e-mail.

Redação de e-mail informal vs. formal

Escrevemos e-mails por muitas razões diferentes, mas eles tendem a se enquadrar em duas categorias: informais e formais.

Um e-mail formal pode ser aquele que você envia para um amigo ou membro da família. Uma conversa rápida, um convite para jantar, uma recomendação de uma ótima receita – algo simples assim.

Emails formais são geralmente usados ​​em um ambiente de negócios. Eles são comuns em vendas B2B e B2C e em comunicações entre escritórios. É claro que a linha entre emails informais e formais pode ser vaga e, às vezes, você pode usar elementos de cada um em um email, mas é importante reconhecer a distinção.

Por exemplo, você pode ter um bom amigo em seu escritório e a maneira como você se comunica com ele dependerá do assunto do e-mail. Se você estiver agendando uma reunião de almoço, pode ser mais informal, mas se você estiver enviando edições recomendadas para um contrato, provavelmente será muito mais formal.

Todo mundo tem seu próprio estilo de escrita, mas você descobrirá que às vezes precisa ser mais formal e, outras vezes, pode usar um estilo mais descontraído.

Formatação básica de e-mail profissional

Quando você envia um e-mail informal, as consequências geralmente não são altas. Quando você envia um convite para o seu amigo para jantar, não importa se você mistura algumas palavras e divaga um pouco.

O mesmo não acontece quando você está enviando um e-mail profissional, por isso é importante que você se concentre na formatação. Se você dividir o e-mail em seus elementos básicos, será muito mais fácil planejar sua comunicação e estruturá-la de forma eficaz.

Um email profissional deve ter quatro elementos básicos:

• Linha de assunto
• Saudações
• Corpo do e-mail
• Assinatura de e-mail

Para tirar o máximo proveito de seus e-mails, cada aspecto deve ser otimizado e personalizado para a pessoa para quem você está enviando o e-mail.

Linha de assunto

A linha de assunto pode parecer algo que você preenche como uma reflexão tardia, mas é extremamente importante. Pessoas de negócios recebem centenas de e-mails todos os dias e, com muita frequência, há muito spam lotando sua caixa de entrada.

Para economizar tempo em suas agendas lotadas, as pessoas usam linhas de assunto para decidir se vão ou não abrir um e-mail. Na verdade, 47% das pessoas abrem e-mails com base na linha de assunto, então esta é uma excelente oportunidade para otimização.

Suas linhas de assunto precisam chamar a atenção, bem como sugerir o valor que você oferece.

Esse pode ser um equilíbrio difícil de encontrar, mas uma linha de assunto perfeita terá um grande impacto nas suas taxas de resposta.

Saudações

Nos negócios, as pessoas tendem a querer que você vá direto ao ponto, mas primeiro você precisa cuidar das formalidades. Se você estiver indo e voltando rapidamente em um e-mail, isso pode não ser necessário, mas a maioria dos seus e-mails começará com uma saudação.

Para aquelas pessoas que passaram algum tempo debatendo se deveriam começar com “oi”, “olá” ou “oi”, uma pergunta comum é qual é a melhor saudação?

A chave é não pensar demais e sempre fazer alguma pesquisa sobre a pessoa que você está enviando. Use o LinkedIn para descobrir o nome preferido do destinatário (por exemplo, Dan vs Daniel) e mantenha-o simples.

Enquanto “hey” pode se inclinar mais para o lado informal, “hi” e “hello” são perfeitamente aceitáveis ​​e uma boa maneira de começar seu e-mail.

Outras opções aceitáveis ​​incluem:

• Querido [nome]
• Saudações
• Olá
• Olá a todos

Você desenvolverá seu próprio estilo com cumprimentos, mas não há necessidade de complicá-los demais.

Corpo do e-mail

Uma vez que você chamou a atenção do destinatário e estendeu uma saudação agradável, então você pode entrar no corpo do seu e-mail.

É aqui que você criará sua mensagem e persuadirá o leitor a agir.

No entanto, não se empolgue demais!

Os e-mails funcionam melhor quando são curtos e concisos. Ninguém quer ver um grande bloco de texto e ter que ler um ensaio. Em vez disso, é importante manter seu e-mail direto ao ponto e torná-lo atraente para a leitura (mantenha os parágrafos curtos e use cabeçalhos para separar as coisas).

Sempre mantenha seus e-mails focados em uma mensagem. Se você tem mais de um ponto para falar, é melhor separá-los em e-mails diferentes. Mantenha o foco no seu ponto, dê ao destinatário todas as informações necessárias para tomar uma decisão e peça ação.

Você está escrevendo um e-mail por um motivo – você quer alcançar algo. Termine seu e-mail destacando a ação que você deseja que a pessoa execute, e é muito mais provável que ela faça isso.

Incluir uma assinatura de e-mail

Criar uma assinatura de e-mail limpa é um passo fácil e faz você parecer muito mais profissional. Isso tornará mais simples para o destinatário descobrir quem você é, o que você faz e como entrar em contato com você.

Muitas vezes, enviamos e-mails para pessoas com as quais não estamos familiarizados, por isso é importante ser capaz de se identificar. Sua assinatura de e-mail deve incluir informações como:

• Nome completo
• Endereço de e-mail
• Número de telefone
• Link para seu site
• Link para o seu perfil do LinkedIn

Isso ajudará o destinatário a pintar uma imagem mais clara de com quem está falando e aumentar a probabilidade de responder.

Modelo de e-mail profissional

Existem tantas razões diferentes para escrever um email profissional que é difícil escrever um modelo genérico que se encaixe em tudo. Cada situação requer algo um pouco diferente, então você precisará ajustá-lo, mas este modelo de e-mail profissional pode ajudá-lo a começar.

Linha de assunto: [Problema] – [Saudação] [Seu nome]

Prezado [nome preferido do destinatário da pesquisa],

Primeiro parágrafo:

O primeiro parágrafo deve ser curto e direto ao ponto. Não faça rodeios porque o tempo das pessoas é precioso. Por exemplo, se você estiver se candidatando a um emprego, inclua o cargo, como você descobriu a vaga e qual ação você gostaria que acontecesse.

Parágrafo do meio:

É aqui que você mostra o valor que oferece e demonstra por que o destinatário deve agir. Certifique-se de não se concentrar muito em si mesmo, mas também fale sobre a empresa/pessoa que você está procurando.

No exemplo da solicitação de emprego, isso significaria falar sobre alguns dos ótimos trabalhos que a empresa fez e como seus valores correspondem aos seus.

Parágrafo Final:

Agradeça ao destinatário pelo tempo e reforce a ação que você gostaria que ele tomasse com uma chamada para ação.

Fechamento:

Sinceramente,

Sua assinatura de e-mail

Modelos de e-mail para situações específicas

O modelo de e-mail genérico acima pode ser moldado para se adequar a qualquer situação, mas às vezes você quer algo um pouco mais específico. Aqui estão algumas situações comuns em que você se encontrará escrevendo um e-mail comercial e alguns modelos para ajudá-lo a começar.

1. Anúncio

Talvez você não precise necessariamente que as pessoas tomem medidas ao enviar um e-mail de anúncio, mas você precisa que as pessoas o leiam. Veja como você pode garantir que isso aconteça.

Linha de assunto: Atualizações interessantes para a equipe: Conheça [nome]

Oi equipe,

Estou animado para apresentá-lo ao nosso novo [cargo do novo membro da equipe]. [nome do novo membro da equipe] traz grande experiência em [indústria] e será [especificação do cargo]

[nome do novo membro da equipe] é [detalhe divertido que um novo funcionário pode querer compartilhar, por exemplo, um grande fã de Star Trek], então sinta-se à vontade para dizer oi e iniciar uma conversa.

Sinceramente,

[Sua assinatura de e-mail]

2. E-mail de acompanhamento comercial

Networking ainda é uma parte muito importante do negócio. Quando você conhece novas pessoas, é importante certificar-se de cultivar o relacionamento e uma das maneiras de fazer isso é por meio de um e-mail de acompanhamento.

Linha de assunto: Ótimo conhecê-lo em [evento]

Olá [nome do destinatário],

Foi ótimo conhecê-lo em [como você se conheceu]. Gostei muito da nossa conversa sobre [assunto] e adoraria conversar e discutir mais sobre isso no futuro.

Seu trabalho como [cargo] na [empresa] é intrigante e eu adoraria saber mais sobre o que você faz. Se você tiver tempo nas próximas semanas, seria ótimo tomar um café.

Geralmente estou livre em [dias], algum desses funciona para você?

Sinceramente,

[Sua assinatura de e-mail]

3. Solicitar

Um dos e-mails comerciais mais comuns que você escreverá é um pedido. Seja solicitando dias de folga, pedindo um aumento ou qualquer outra coisa, é importante que você receba esses e-mails corretamente. Mesmo se você estiver nervoso com o pedido, não adianta ficar enrolando. Em vez disso, vá direto ao ponto em uma mensagem simples, mas bem elaborada.

Linha de assunto: Solicitação de férias para [data]

Prezado [nome do destinatário],

Gostaria de usar minha tomada de força para férias a partir de sexta-feira, 5 de setembro, até a próxima sexta-feira, 12 de setembro.

Garantirei que todas as minhas tarefas e responsabilidades sejam cumpridas com antecedência e discuti meu número de casos atual com meus colegas [nome] e [nome] para que estejam atualizados.

Aguardo sua aprovação,

[Sua assinatura de e-mail]

4. Pergunta

As perguntas podem variar do mais simples sim/não ao extremamente complicado. Ao enviar um e-mail a alguém com uma pergunta, é importante manter as coisas simples e não desviar a atenção das pessoas dos pontos que você precisa responder.

Linha de assunto: Estamos atualizando nossas políticas de sustentabilidade?

Prezado [nome do destinatário],

À luz dos últimos conselhos governamentais, eu queria saber se estaríamos fazendo mudanças iminentes em nossas políticas de sustentabilidade?

Nossa marca é líder em sustentabilidade há muitos anos e, como isso é algo pelo qual sou profundamente apaixonado, tem sido uma grande fonte de orgulho. Espero que possamos continuar mantendo nosso compromisso com o meio ambiente de acordo com os novos conselhos.

Seria ótimo saber se você planeja atualizar nossas políticas e, se estiver procurando por alguma opinião, ficarei muito feliz em contribuir.

Sinceramente,

[Sua assinatura de e-mail]

5. Reclamação

Infelizmente, haverá momentos em que você terá uma reclamação e precisará expressar sua frustração. Isso faz parte dos negócios, mas pode ser um e-mail difícil de abordar. O importante é que você deixe seu ponto de vista claro e mantenha as coisas simples.

Linha de assunto: Reclamação sobre [assunto da reclamação]

Olá,

Recentemente, comprei [sujeito da reclamação] na sua loja em [local] e não está funcionando. Quando fui devolvê-lo no dia seguinte, o atendente não me ofereceu ajuda para consertar e não permitiu que eu devolvesse o produto para reembolso.

Uso sua loja há muitos anos e estou extremamente decepcionado com o baixo nível de serviço.

Por favor, você poderia olhar para este problema e resolver o problema para mim.

Sinceramente,

[Sua assinatura de e-mail]

6. Pedido de desculpas

Nem sempre acertamos as coisas na vida e às vezes isso significa que temos que pedir desculpas. Isso não é divertido para ninguém, mas você pode tirar um pouco do estresse com este modelo simples de desculpas.

Linha de assunto: [assunto do pedido de desculpas]

Olá [nome do cliente],

Encontramos um problema com [o que] em [quando].

O que isso significa para você?

[nota detalhando os efeitos do problema]

[nota tranquilizando os clientes]

Fomos rápidos em perceber esse problema com [sujeito de desculpas] e limitamos as interrupções o máximo possível. Nossa equipe técnica está trabalhando ininterruptamente para solucionar o problema, e informamos que a partir de [horário], tudo voltou ao normal.

De todos na [empresa], gostaríamos de nos desculpar pelo inconveniente que isso pode ter causado. Agora estamos analisando o problema e usando esses insights para garantir que não haverá recorrência do problema no futuro.

Sinceramente,

[sua assinatura de e-mail]

7. Rescisão

Muitas situações de negócios podem ser delicadas. Uma situação particularmente delicada é a rescisão. Claro, você não vai rescindir o contrato de trabalho de alguém por e-mail, mas pode ser necessário encerrar a conta de um usuário ou algo semelhante.

Linha de assunto: Rescisão imediata de sua conta

A quem possa interessar,

Nós encerramos sua conta com [empresa] com efeito imediato.

[razão]

Tendo falado com você em [data e hora] sobre [problema], não vimos nenhuma mudança em [tipo de uso]. Após várias comunicações, você continua violando nossos termos de uso, o que significa que não temos escolha a não ser suspender a conta.

Sinceramente,

[sua assinatura de e-mail]

Principais conclusões

Escrever e-mails profissionais é uma parte importante da vida. Mesmo em nossas vidas pessoais, haverá momentos em que precisamos usar um estilo de escrita mais formal.

Quando você está escrevendo um e-mail importante, é fácil pensar demais, mas se você mantiver as coisas simples e diretas, terá mais sucesso. Divida o email em seções, concentre-se na personalização e mantenha-o curto e agradável.