Suposições do projeto: um guia rápido

Fazer suposições geralmente é desaprovado. No entanto, no gerenciamento de projetos, as premissas do projeto são essenciais para o planejamento de um projeto. Mas como as suposições do projeto diferem das suposições que muitas vezes nos enganam em nossas vidas diárias?

Vamos dar uma olhada em como as premissas do projeto são definidas no gerenciamento de projetos e por que elas são tão importantes. Em seguida, aprenderemos sobre um registro de suposições do projeto e como as suposições diferem das restrições e dos riscos. Vamos até mesmo lançar um exemplo de suposição de projeto para maior clareza.

O que são premissas do projeto?

Uma suposição de projeto é usada no planejamento do projeto para definir um fator que é verdadeiro, real ou certo, mesmo que não haja provas. Você tem que presumir que existem certas verdades para prosseguir com o planejamento de seu projeto.

Isso não significa que todas as suposições do projeto sejam verdadeiras; às vezes são e outras vezes não. É por isso que quando você faz uma suposição de projeto, você tem que ter muito cuidado e analisá-la bem.

Uma suposição no gerenciamento de projetos pode ser um evento ou circunstância que se espera que aconteça ao longo do ciclo de vida do projeto. Você pode pensar nisso como um palpite. Os gerentes de projeto geralmente têm anos de experiência e aprenderam lições de projetos anteriores. Isso dá a suas suposições mais credibilidade do que alguns novatos.

O planejamento de um projeto é baseado em muitas suposições. Quanto mais razoáveis ​​forem essas suposições, melhor será o projeto. ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online que ajuda a transformar suposições em um plano de projeto viável. Nossos gráficos de Gantt interativos organizam suas tarefas, vinculam dependências para evitar atrasos e até filtram o caminho crítico. Em seguida, você pode definir uma linha de base para monitorar a variação do projeto em tempo real para permanecer no caminho certo. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Por que as premissas do projeto são importantes?

As suposições do projeto são importantes porque você pode avançar sem elas. Simplesmente não há como provar tudo em um plano de projeto. Você está estimando custos, duração e muito mais. As premissas abrem as portas para o projeto e seu planejamento.

Ao identificar as premissas do projeto, você pode entender melhor se as metas e as atividades do projeto são realistas e alcançáveis, considerando o prazo que você tem. A análise de premissas faz parte do gerenciamento de riscos do projeto.

Se você analisar as suposições do seu projeto e elas estiverem erradas, você terá que revisar seu plano de projeto. É por isso que as premissas do projeto devem ser identificadas, rastreadas e gerenciadas durante todo o ciclo de vida do projeto.

Criando um log de suposições do projeto

Para identificar, rastrear e gerenciar suposições, você deve criar um registro de suposições do projeto. Este é um dado chave para criar seu plano de projeto e revisá-lo ao longo do projeto.

É durante a fase de iniciação de um projeto que um gerente de projeto fará o registro de suposições. Informa a redação do termo de abertura do projeto. Aqui você fará suposições de alto nível. Suposições baseadas em tarefas, consideradas de nível inferior, são feitas durante a execução do projeto.

Embora você crie o registro de suposições do projeto durante um estágio inicial do projeto, ele deve ser revisado e revisado regularmente. Então você pode fechar suposições falsas e continuar a rastrear as ativas.

Ao fazer um registro de suposições, certifique-se de incluir o seguinte para cada suposição.

• A suposição de data é registrada
• Qual categoria é, como orçamento, agendamento, etc.
• Nomeie e descreva a suposição
• Impacto da suposição, como alto, médio ou baixo
• Classifique a incerteza da suposição de alta, média a baixa
• Atribua um proprietário responsável pela suposição
• Definir um plano de ação para mitigar o impacto se a suposição for verdadeira
• Definir data para a próxima revisão de premissa
• Observe o status da suposição, como fechado ou aberto

Suposições do projeto versus restrições do projeto

As premissas do projeto são uma das muitas coisas que um gerente de projeto deve considerar ao trabalhar na construção do plano do projeto. Vamos discutir algumas outras coisas que um gerente de projeto deve identificar no início do projeto para entregá-lo com sucesso.

Como discutimos, uma suposição de projeto é o que se acredita ser verdade em um projeto. Este pode ser um evento ou circunstâncias que provavelmente ocorrerão ao longo do ciclo de vida do projeto. O gerente de projeto é capaz de fazer tais suposições sobre o projeto porque tem experiência, pode pesquisar dados históricos e buscar aconselhamento de especialistas.

Uma restrição de projeto é uma limitação do projeto. Isso pode ser qualquer coisa, desde o orçamento até o cronograma e os recursos necessários para executar o projeto. De acordo com o Project Management Institute's Project Management Book of Knowledge (PMBOK), existem seis restrições em projetos: escopo, qualidade, cronograma, orçamento, recursos e risco.

Assim como as premissas do projeto, essas restrições são identificadas no início do projeto e criam limites nos quais o projeto será executado. Normalmente, existem dois tipos de restrições. As restrições de negócios são problemas de alto nível que dependem de sua organização. É raro que essas restrições mudem. Restrições técnicas são aquelas que limitam as escolhas de projeto. Eles são fixos e alterações neles afetarão o plano do projeto.

As diferenças são que as suposições são consideradas verdadeiras, mas as restrições são verdadeiras. As suposições tendem a ser boas para o projeto, enquanto as restrições não. Se uma suposição for comprovadamente falsa, pode ser ruim para o projeto, enquanto as restrições falsas são boas.

Premissas do Projeto vs. Riscos do Projeto

É claro que as suposições do projeto significam algo que vai acontecer. Você pode analisar o risco do projeto de maneira semelhante. Os riscos podem ser bons ou ruins, mas também são suposições. Se um risco de fato aparece no projeto, não é mais um risco, mas um problema e um problema que deve ser resolvido ou aproveitado.

Mas as premissas do projeto e o risco do projeto, embora semelhantes, não são a mesma coisa. Eles diferem em seu ponto de vista. Se ocorrer um risco, o projeto é afetado positiva ou negativamente. No entanto, se uma suposição não ocorrer durante o ciclo de vida do projeto, o projeto será afetado.

Exemplos de suposições do projeto

Discutimos suposições e como elas são importantes para o planejamento do projeto. Eles são uma parte tão crítica do planejamento que você precisa manter um registro de suposições do projeto. Também discutimos como as premissas do projeto compartilham pontos em comum com as restrições e riscos do projeto e como eles diferem.

Antes de encerrarmos, vamos explorar alguns exemplos. Exemplos de suposições de projeto ajudam a colocar definições abstratas no mundo real, que é onde elas existem em seu projeto. Vamos dar uma olhada rápida em algumas das suposições que podem ocorrer ao longo do gerenciamento de um projeto.

Uma das suposições que você faz é que você terá todos os recursos necessários para concluir o projeto dentro do prazo permitido. Isso significa membros da equipe qualificados, equipamentos, materiais, etc. Talvez você esteja assumindo que esses membros da equipe estarão disponíveis e não de férias. Você está assumindo que o prazo do projeto não ocorrerá durante um feriado importante que poderia interromper a produção.

Pode ser algo aparentemente tão trivial quanto supor que todas as partes interessadas estarão presentes em suas reuniões. Isso pode não parecer grande coisa, mas se você conhece as expectativas de seus stakeholders, não terá todas as informações necessárias para planejar adequadamente.

Outra suposição é que o equipamento que você possui está em boas condições de funcionamento. Ele deve ser mantido e pronto para que você possa, digamos, fabricar aqueles widgets que o mercado precisa desesperadamente. Mas se o maquinário precisa de reparo ou substituição, você não pode alimentar essa demanda antes de seus concorrentes.

Lá estão seus fornecedores. Se estiver em construção, precisa ter os materiais no local no horário agendado. Provavelmente, você tem um bom relacionamento com seus fornecedores e fornecedores. Eles vão entregar como esperado. Mas se não o fizerem, o projeto provavelmente não cumprirá o prazo, o que pode ter um efeito dominó que você definitivamente não deseja.

ProjectManager ajuda a rastrear suposições do projeto

Para evitar essas falsas suposições, você precisa de um software de gerenciamento de projetos que possa rastrear dados ao vivo. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online que pode acompanhar as premissas do seu projeto em tempo real. Isso permite que os gerentes de projeto tomem decisões mais perspicazes. Além disso, nossas ferramentas de gerenciamento de risco ajudam você a identificar, rastrear e mitigar riscos em seus projetos.

Monitore em tempo real com painéis ao vivo

Os gerentes de projeto precisam verificar seu progresso e desempenho ao longo do ciclo de vida do projeto. Nossos painéis em tempo real oferecem a eles uma visão de alto nível sempre que quiserem. Não há necessidade de configuração e nossa ferramenta coleta e calcula automaticamente seis métricas de projeto que são exibidas em gráficos e tabelas de fácil leitura.

Gerenciar recursos para manter o cronograma

Você supõe que seus recursos terão o desempenho esperado. Se você notar um problema de carga de trabalho no painel em tempo real, basta alternar para o gráfico de carga de trabalho. É codificado por cores, o que facilita ver quem está superalocado e quem precisa de mais trabalho. Em seguida, equilibre a carga de trabalho da equipe no gráfico. É simples assim.

Nossa ferramenta também facilita a visualização da disponibilidade de sua equipe ao agendar tarefas, rastreia o tempo gasto nessas tarefas com planilhas de horas seguras e oferece uma plataforma colaborativa para compartilhar arquivos, comentar e trabalhar melhor em conjunto. A única suposição que você pode ter certeza é que o ProjectManager o ajudará a entregar um projeto bem-sucedido.

ProjectManager é um software premiado que ajuda você a planejar, agendar e acompanhar projetos. Nossos recursos de gerenciamento de riscos, tarefas e recursos ajudam você a gerenciar melhor os projetos. Junte-se às equipes da NASA, Siemens e Nestlé que já usam nosso software para obter sucesso. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.