Um Guia Rápido para Cartas de Projeto

Os projetos precisam de aprovação antes de serem executados. Um termo de abertura do projeto é um documento de planejamento do projeto que vende o projeto para as partes interessadas e patrocinadores. Se você conseguir mostrar a viabilidade e o retorno do investimento, a obra terá luz verde para seguir em frente.

Mas há muitos elementos para qualquer termo de abertura de projeto bem-sucedido. Se você é novo no gerenciamento de projetos, um modelo de termo de abertura pode configurá-lo para garantir que você atinja todos os pontos principais. Incluímos uma ajuda de modelo de termo de abertura de projeto gratuita como um exemplo do que um termo de abertura de projeto deve incluir.

Então, o que é uma carta de projeto, exatamente? O guia rápido a seguir ajudará você a entender melhor para que, quando estiver lançando seu próximo projeto, tenha tudo o que precisa para alcançar o sucesso.

O que é uma Carta de Projeto?

Um termo de abertura do projeto é a declaração de escopo, objetivos e pessoas que estão participando de um projeto. Ele inicia o processo de definição dos papéis e responsabilidades desses participantes e delineia os objetivos e metas do projeto. A carta também identifica as principais partes interessadas e define a autoridade do gerente do projeto no início do plano do projeto.

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Siga nosso guia rápido para escrever e executar sua carta de gerenciamento de projetos abaixo.

Elementos-chave de uma Carta do Projeto

A carta de gerenciamento de projetos serve como um documento de referência. Deve definir estes três pontos principais.

1. Qual é a essência do projeto? Quais são as metas e objetivos do projeto? Como você está planejando alcançar e alcançar essas metas e objetivos?
2. Por que esse projeto existe? Fornecer uma compreensão compartilhada do projeto. A carta deve comunicar seu valor e/ou razão de existência a todas as pessoas que fazem parte dela, da equipe ao gerente do projeto, stakeholders, patrocinadores, etc.
3. Podemos concordar com este projeto? O termo de abertura funciona como um contrato entre o patrocinador do projeto, as principais partes interessadas e a equipe do projeto. Ao observar as responsabilidades de cada parte envolvida no projeto, todos ficam claros quais são seus deveres.

Como criar uma carta de projeto

Então, esses são os traços gerais e, embora uma declaração de projeto não precise entrar em muitos detalhes, há muito mais elementos-chave para ela do que essas declarações gerais. Lembre-se de que as seções descritas abaixo devem ser curtas porque se referem a documentos de planejamento de projeto mais detalhados, como declaração de escopo, orçamento do projeto, plano de gerenciamento de riscos ou solicitação de proposta.

1. Declare as informações do projeto

Esta primeira seção do termo de abertura do projeto é onde você incluirá as informações gerais do projeto, como nome, descrição e quem é o patrocinador do projeto, gerente do projeto, membros da equipe e partes interessadas.

2. Definir as funções e responsabilidades da equipe do projeto

Uma função importante de um termo de abertura do projeto é documentar quem são os membros de sua equipe e quais são suas funções e responsabilidades. Você também deve identificar as principais partes interessadas. É sempre crucial observar as partes interessadas em qualquer projeto, pois são elas a quem você se reportará e, de certa forma, gerenciará suas expectativas. Quanto mais cedo você souber quem eles são, mais cedo poderá criar um plano produtivo de gerenciamento de partes interessadas.

3. Identifique as metas do projeto e os objetivos do projeto

É importante que os gerentes de projeto diferenciem entre esses dois. As metas do projeto são os benefícios de alto nível que o projeto deve gerar, enquanto os objetivos do projeto são os marcos ou etapas específicos necessários para completá-los. Se você não tiver um alvo claro, seu projeto vai errar o alvo.

4. Apresentar um caso de negócios

Um termo de abertura do projeto precisa de um business case porque, essencialmente, declara as razões para a realização do projeto. Ele ajuda os gerentes de projeto a explicar quais são as necessidades de negócios que o projeto atenderá e quais são os benefícios financeiros esperados e o retorno do investimento para as partes interessadas do projeto. Uma boa maneira de vender o projeto é ter uma noção do bem que o projeto trará para os patrocinadores e partes interessadas. Descubra quais são esses benefícios e liste-os aqui.

5. Descreva o Escopo do Projeto

Quais são os itens dentro e fora do escopo? O escopo são os limites do seu projeto, como sua data de início e quando ele termina. Então, quais são os itens dentro do escopo, como as partes do processo do projeto em oposição às tarefas ou ações que estão fora do processo passo a passo do projeto? Descreva as principais entregas e marcos do projeto. Mais tarde, durante a fase de planejamento, você precisará criar uma declaração de escopo que descreva o escopo do projeto com mais profundidade.

6. Crie um cronograma do projeto

Uma linha do tempo do projeto é uma versão simplificada do cronograma do seu projeto. Esse cronograma do projeto deve mostrar os principais resultados, marcos e estágios do projeto para que as partes interessadas entendam o quadro geral.

7. Construir o Orçamento do Projeto

Enquanto você entrará em mais detalhes ao criar o orçamento do projeto, aqui é onde você deseja obter um valor aproximado sobre os custos do projeto esperados. Defina o orçamento para o projeto e quem terá autoridade para gastar. Inclua os custos estimados para as tarefas que você definiu, mas esteja ciente de que os novos requisitos e tarefas do projeto exigirão o ajuste desse orçamento.

8. Observe as principais premissas e restrições

É importante anotar todas as suposições ou restrições que podem ter impacto no desenvolvimento ou execução do plano do projeto. Observar as principais premissas é muito importante para o gerenciamento das partes interessadas, pois definir expectativas claras é a chave para o sucesso. Você também quer ter pelo menos um esboço de como vai lidar com as restrições do projeto. Se você não cobrir isso agora, você terá que jogar para recuperar o atraso mais tarde.

9. Registre os principais riscos do projeto

Identifique todos os riscos potenciais que podem surgir no projeto para que você não seja pego de surpresa. Aqui você vai querer destacar os riscos mais prováveis ​​ou impactantes para que as partes interessadas estejam cientes deles desde o início. Isso deve ser seguido por um registro de riscos e um plano de gerenciamento de riscos em seu plano de projeto, onde você detalha como resolverá esses riscos e quem na equipe é responsável por detectá-los e corrigi-los.

10. Defina os requisitos do projeto e os critérios de sucesso

A equipe de gerenciamento do projeto e as partes interessadas do projeto devem chegar a um acordo em termos de critérios de sucesso. Os aspectos mais comuns para determinar o sucesso do projeto são os elementos de restrição tripla, tempo, custo e escopo. Mas, dependendo do projeto, pode haver muitos requisitos de projeto, como níveis de tolerância ao risco e padrões de qualidade.

Modelo e exemplo de termo de abertura do projeto

Escrever uma carta de projeto leva tempo e esforço e pode ser um desafio se você for novo no planejamento de projetos. Mas você não precisa se preocupar, você pode usar nosso modelo de termo de abertura de projeto gratuito para começar. Use-o como um exemplo de termo de abertura para trabalhar.

O software pode ajudá-lo a organizar seu charter

Mesmo com a ajuda de um modelo, um termo de abertura exigia muito trabalho. O software de planejamento de projetos pode ajudá-lo a organizar todas as informações necessárias para construir uma carta.

O ProjectManager tem uma visualização de lista dinâmica que faz mais do que outras ferramentas de software que apenas digitalizam sua lista de tarefas. Anexe arquivos a cada item da sua lista, defina a prioridade e adicione tags para facilitar a localização. Mantenha o controle definindo datas de vencimento para cada item. Mostramos a porcentagem concluída. Obtenha seu charter construído corretamente e no prazo usando o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.

Quais são os usos de uma carta de projeto?

Existem muitos documentos necessários para executar um projeto. Antes mesmo de começar, há muitos que você precisa criar, desde um plano de projeto até um orçamento de projeto e muito mais. Todos esses documentos se aprofundam em detalhes sobre os itens que você abordou amplamente em sua declaração de projeto. Então, por que você precisa de outro documento, não é redundante?

Embora seja verdade que você vai cobrir esse terreno em um nível granular, esta é sua primeira passagem, e há uma razão pela qual é mais geral e vem antes de tudo. A seguir estão três principais usos do documento:

1. Você precisa dele para autorizar seu projeto. Este é o documento que vende o projeto para seus stakeholders e define amplamente qual será o retorno sobre o investimento. É como um passo de elevador, então tem que vender o projeto.
2. Ele serve como um documento de vendas primário. Quando você apresenta isso aos interessados, eles agora têm um resumo para distribuir ou apresentar quando abordados sobre outros projetos, para que possam concentrar seus recursos onde são necessários.
3. Este é um documento que fica com você durante todo o ciclo de vida do projeto. Você estará se referindo a ele por toda parte, seja em reuniões ou para auxiliar no gerenciamento do escopo. A carta funciona como um roteiro sem todas as minúcias para distraí-lo de outros materiais do projeto.

Dicas sobre como escrever uma carta de gerenciamento de projetos

Existe um processo para escrever um termo de abertura do projeto, que começa com o conhecimento de qual é a visão do projeto. Essa declaração de visão não pode ser vaga, mas deve capturar o propósito do seu projeto, definindo o objetivo final para a equipe do projeto.

Visão

Depois de ter a visão clara, você pode dividi-la em partes mais práticas.

• Objetivo. Liste de três a cinco objetivos do projeto, seja SMART: específico, mensurável, alcançável, realista e com prazo.
• Alcance. Agora descreva os limites formais do projeto descrevendo como o negócio pode mudar ou alterar pela entrega do seu projeto, observe também o que é relevante para o escopo do trabalho e o que não é. É assim que você mantém um melhor controle do projeto.
• Entregáveis. Descreva cada uma das entregas que o projeto tem a tarefa de produzir. Uma vez que você tenha conseguido todos eles, você tem um ponto de apoio em sua carta e está pronto para seguir em frente. Você pode usar um modelo de WBS para ajudar a identificar suas entregas.

Organizar

Quando você está construindo uma estrutura para sua carta, há quatro subconjuntos que você precisará identificar. Isso é feito listando o seguinte:

1. Clientes/Usuários Finais. Para completar esta lista, pergunte-se: O que é um cliente e/ou usuário final no contexto deste projeto? Quem são os clientes do projeto? Existe um indivíduo ou entidade específica responsável por aceitar as entregas do projeto?
2. Partes interessadas. Como observado anteriormente, identificar as partes interessadas do projeto é crucial. Eles são a pessoa ou entidade dentro ou fora do projeto com um interesse chave específico nesse projeto. Pode ser um controlador financeiro supervisionando os custos ou o CEO, mas quem quer que seja, eles terão um foco ligeiramente diferente, dependendo de sua função.
3. Funções. Você precisa atribuir as principais funções e responsabilidades aos envolvidos na entrega do projeto, do patrocinador do projeto, do conselho do projeto e do gerente do projeto. Após cada entrada escreve um breve resumo definindo seu papel e quais são suas responsabilidades no projeto.
4. Estrutura. Agora você precisa definir as linhas de relatório entre essas várias funções no projeto. Use um organograma do projeto para fazer isso. Ele diagrama a estrutura de uma organização e os relacionamentos e papéis dos envolvidos no projeto.

Os gráficos de Gantt são a ferramenta tradicional de planejamento para projetos. Eles transformam suas tarefas e prazos em cronogramas visuais. O ProjectManager possui um gráfico de Gantt online e outras ferramentas de planejamento que permitem atribuir tarefas, acompanhar o progresso em tempo real. Mais do que isso, você pode filtrar o caminho crítico rapidamente e definir a linha de base para comparar o esforço planejado com o esforço real. Mantenha o cronograma e fique dentro do seu orçamento usando o ProjectManager.

Implementação

Você tem uma visão e organizou as várias partes do seu projeto. Agora você tem que desenvolver um plano para implementá-los. Há quatro partes para isso:

1. Plano. Se você vai implementar, então você precisa de um plano de implementação. Esta é uma forma de desenvolver uma atmosfera de confiança para seus clientes e partes interessadas, listando as fases, atividades e prazos do ciclo de vida do projeto.
2. Conquistas. Os marcos marcam as fases principais do projeto e reúnem tarefas menores em pedaços maiores de trabalho. O projeto deve ter apenas alguns deles, por isso são marcos, mas são uma maneira importante de reconhecer a conclusão de uma entrega importante.
3. Dependências. Liste todas as principais dependências e qual é sua importância para o projeto. São tarefas ou atividades que estão vinculadas umas às outras, pois impactarão o projeto durante seu ciclo de vida.
4. Plano de Recursos. Quais recursos estão envolvidos no projeto? Divida esta lista em mão de obra, equipamentos e materiais. É assim que você saberá o que precisa antes de precisar e poderá estimar seu orçamento com mais precisão. À medida que o projeto avança e as mudanças são introduzidas, você precisará adaptar seu plano de recursos. O ProjectManager apresenta ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho e recursos que permitem ver rapidamente a carga de trabalho de todos, para que você possa reatribuir tarefas conforme necessário. Isso evita que todos sejam sobrecarregados ou subtraídos.

Riscos, problemas e orçamento

Estamos quase terminando, mas nenhuma carta está completa sem coletar os riscos e problemas potenciais que podem inviabilizar um projeto. Isso inclui suposições e restrições relacionadas ao projeto.

Um risco é um problema potencial que pode ou não acontecer em um projeto. O risco nem sempre é negativo, pois existe o risco positivo, e você também deve se preparar para isso.

Um problema é algo que já ocorreu no projeto. Basicamente, o risco é o tempo futuro e um problema é o tempo presente, mas você precisa estar preparado para todas e quaisquer eventualidades ao criar um termo de abertura de gerenciamento de projetos.

Finalmente, com todas as informações acima, você pode esboçar um valor aproximado de quanto custará entregar o projeto dentro do prazo permitido. Então você apresenta seu estatuto e, uma vez aprovado e assinado, o verdadeiro trabalho começa.

Dê o próximo passo no planejamento com o ProjectManager

A carta estabelece as bases para o projeto. Ele fornece uma visão e determina onde todas as peças serão colocadas. É uma ótima estrutura, mas não é um plano. A carta leva ao planejamento do projeto, e o ProjectManager é o software de gerenciamento de projetos premiado que você precisa para gerenciar seu projeto do início ao fim.

Gráficos de Gantt para Planejamento

Transformar uma carta em um plano requer uma ferramenta que seja flexível o suficiente para responder e se ajustar às muitas tarefas envolvidas. A visualização de projeto de gráfico de Gantt online leva tarefas e preenche uma linha do tempo do projeto, onde as dependências podem ser vinculadas para evitar gargalos posteriormente. Defina marcos, edite datas rapidamente e até atribua trabalho aos membros da equipe.

Colaborar em tarefas

Ao atribuir equipes, é fundamental que elas recebam instruções claras. Os gerentes de projeto têm muito o que fazer para gastar tempo microgerenciando suas equipes.

O ProjectManager facilita a atribuição, mas também com seu armazenamento de arquivos ilimitado, você pode anexar quantos documentos e imagens forem necessários para instrução. Os comentários podem ser feitos no nível da tarefa, para que haja sempre um canal aberto entre os membros da equipe para comunicação e colaboração.

Informe tudo

Uma janela poderosa para o projeto é o recurso de relatórios, que cria relatórios detalhados do projeto com apenas alguns cliques. Os gerentes podem filtrar relatórios para mostrar exatamente o que eles precisam ver, como o progresso da tarefa ou a variação do projeto. Esses relatórios monitoram o projeto para mantê-lo no caminho certo, mas também podem ser compartilhados com as partes interessadas para mantê-los informados.

Depois de redigir o termo de abertura do projeto e obter a aprovação de suas partes interessadas, você precisará das ferramentas certas para gerenciar o escopo, as tarefas e os recursos do seu projeto para garantir que ele esteja dentro do orçamento e do cronograma. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que informa instantaneamente quando os status são atualizados, para que você saiba onde está seu projeto e como mantê-lo em andamento para uma conclusão bem-sucedida. Experimente nosso software premiado agora com esta avaliação gratuita de 30 dias.