5 Passos para o Encerramento do Projeto (Lista de Verificação Incluída)
Publicados: 2022-08-23Tanto tempo e esforço são investidos no planejamento de um projeto que muitas vezes se esquece que o fim de um projeto – o encerramento do projeto – é igualmente importante. Há muito trabalho envolvido mesmo quando um projeto está tecnicamente completo.
Por exemplo, há muitas tarefas que você ainda deve concluir. Eles podem ser procedimentais, mas isso não os torna menos importantes. Existem aprovações, assinaturas, pagamentos, todos os quais podem parecer empurrar a papelada para você, mas diga isso ao membro da equipe esperando para ser pago.
Sem mencionar que, quando você está terminando um projeto, provavelmente está planejando outro. Portanto, você deseja obter suporte de transição para essa transição. Você terá que liberar recursos, arquivar documentos e não esquecer de reconhecer o sucesso do projeto com uma festa ou algum tipo de comemoração. Isso é importante também.
Nosso modelo de encerramento de projeto gratuito é um ótimo recurso para ajudá-lo a lembrar o que resta a ser feito.
O que é o encerramento do projeto?
O encerramento do projeto é a última fase de um projeto. É quando o gerente de projeto verifica se o cliente, stakeholder ou cliente aceitou as entregas do projeto. Se o projeto ou produto estiver em andamento após o projeto, a manutenção deve ser configurada.
O gerente de projeto também revisará todo o projeto antes de fechá-lo, avaliando o desempenho e comparando-o com a linha de base. A equipe do projeto fará parte desse processo, oferecendo suas observações e feedback, que são coletados em um documento de lição aprendida. Isso fornece orientação para projetos futuros.
A importância do encerramento do projeto é mais do que apenas assinar toda a documentação, cumprir quaisquer contratos com fornecedores e liberar a equipe para participar de outros projetos. Ele garante que os objetivos originais do projeto foram atendidos e elimina quaisquer pontas soltas, como riscos ou problemas que permaneceram em aberto.
Passos para fechar um projeto
O encerramento do projeto é a fase final do seu trabalho, é a última virada do ciclo de vida do projeto e, como qualquer outro aspecto de um projeto, requer um processo. A seguir estão cinco passos que você deve seguir para certificar-se de ter pontilhado todos os I's e cruzado todos os T's, além de ter aproveitado ao máximo a experiência.
1. Organize um Post Mortem
Gerenciar um projeto não envolve apenas tarefas e recursos, orçamento e prazos, é uma experiência com a qual você pode aprender constantemente. Embora você devesse estar aprendendo ao longo do projeto, agora é um ótimo momento para olhar para trás sem a pressão e as distrações que podem ter atrapalhado seu foco.
Reúna a equipe principal para pedir feedback sobre o que funcionou e o que não funcionou. Incentive a honestidade. Ao documentar os erros e os sucessos do projeto, você está construindo um catálogo que oferece dados históricos. Você pode voltar e examinar as informações de precedentes ao planejar novos projetos.
Projetos nunca são coisas independentes, mas parte de um continuum, onde as especificidades podem variar, mas os métodos gerais geralmente permanecem os mesmos. Há uma riqueza de conhecimento produzido após o fechamento de qualquer projeto.
2. Documentação completa
Conforme observado, os projetos geram resmas de documentos. Esses documentos terão que obter aprovação e aprovação das partes interessadas. Tudo precisa de atenção e deve ser assinado, que é a prova legal de que de fato esses documentos foram concluídos. Isso inclui fechar todos os contratos que você possa ter feito com parceiros ou fornecedores internos ou quaisquer outros recursos com os quais você contratou.
Isso inclui tratar de todos os pagamentos pendentes. Você quer ter certeza de que todas as faturas, comissões, taxas, bônus, o que você tem, são pagos. Complete todos os custos envolvidos com o projeto. Não é feito se não for pago.
O software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a organizar todos esses documentos. O ProjectManager atua como um hub para todos os seus arquivos de projeto. Você pode rastreá-los em nossa visualização de lista, que é mais do que o aplicativo de lista de tarefas normal. Por um lado, você pode ver a porcentagem concluída para cada item da lista. Agora você sabe se esse contratante foi pago e se você pode assinar o contrato. Você pode até configurar notificações para garantir que seus pagamentos sejam entregues no prazo. Experimente você mesmo com esta avaliação gratuita.
3. Liberar Recursos
Você monta uma equipe para o projeto e agora deve soltá-la. É um processo formal, e crucial, que os libera para o próximo projeto. Cada equipe é reunida pela combinação de habilidades e experiência que trazem para um projeto. O projeto determina os membros da equipe com quem você deseja trabalhar, e cada projeto será um pouco diferente, o que se refletirá na equipe contratada para executá-lo.
Isso vale para recursos internos e externos. Os externos podem ser mais óbvios, pois você contratou com eles, e esse contrato terá uma duração. Quando terminar, certifique-se de que todos estejam pagos integralmente para que possam assinar e sair. Mas os recursos internos permanecem, então você deve se lembrar de que o tempo deles no projeto também é limitado e você pode estar bloqueando os projetos de outras equipes se não liberar seus recursos assim que o projeto estiver concluído.
4. Arquivar Documentos
Há lições a serem aprendidas com projetos antigos, e é por isso que você se reúne regularmente com sua equipe durante o projeto e analisa o processo posteriormente. No entanto, se você não tiver um arquivo para extrair os registros antigos, qualquer conhecimento adquirido será perdido devido à má organização e gerenciamento. Você trabalhou duro para ter uma ótima documentação do projeto, não a perca.
Relacionado: O que é um registro de decisão do projeto?
Antes de fechar um projeto, arquive todos os documentos e quaisquer notas e dados que possam ser úteis. Mesmo que você nunca o acesse, é necessário manter um registro em papel do trabalho realizado em qualquer projeto para outras pessoas na organização. Isso pode incluir equipes jurídicas, equipes de RH ou até mesmo seu sucessor. Você nunca sabe quando alguém pode ter que voltar e responder a uma pergunta ou querer saber como um problema antigo foi resolvido. Considere isso como guardar provisões para o inverno.
5. Comemore o sucesso
Se isso soa bobo para você, então você não está fazendo seu trabalho. Não há nada de bobo em recompensar sua equipe por reconhecer um trabalho bem feito. Ele cria o fechamento, que é o que esta parte do projeto trata, mas também planta uma semente que florescerá em projetos posteriores quando você trabalhar com membros da equipe antiga.
Lista de Verificação de Encerramento do Projeto
Para certificar-se de fechar seu projeto corretamente, siga esta lista de verificação de fechamento de projeto passo a passo.
- Comece do início com o documento de escopo do projeto que você criou e certifique-se de ter atendido a todos os requisitos listados lá.
- Certifique-se de que todas as entregas foram entregues e assinadas pelas partes interessadas, obtendo sua aprovação e satisfação.
- Outros documentos do projeto também devem ser assinados pela pessoa apropriada, incluindo quaisquer contratos e acordos pendentes com fornecedores e outros contratados.
- Depois que os documentos forem assinados, processe-os e pague todas as faturas e feche todos os contratos relacionados ao projeto.
- Adicione todos os documentos juntos, incluindo a finalização de todos os relatórios do projeto, depois organize e arquive-os como dados históricos para serem usados para referência futura.
- Use a documentação coletada para identificar e documentar as lições aprendidas ao longo do projeto, incluindo qualquer feedback das partes interessadas, para que você não cometa os mesmos erros em projetos futuros.
- Atribua uma pessoa de apoio à transição para orientar o projeto após a conclusão, para que o encerramento do projeto seja completo.
- Libere ou reatribua os recursos do projeto, o que inclui sua equipe e outros funcionários do projeto e qualquer aluguel de equipamentos ou local usado para o projeto.
- Se você ainda não usou um software de gerenciamento de projetos, adquira um, pois ele ajuda a controlar não apenas o ciclo de vida do projeto, mas também o processo de fechamento completo do projeto.
- Finalmente, mas talvez o mais importante, comemore com sua equipe de projeto. Eles fizeram o trabalho e merecem crédito e uma oportunidade de desabafar até que o próximo projeto seja iniciado.
Modelos gratuitos para ajudar no encerramento do projeto
Há muito o que acompanhar quando você está fechando um projeto. Você não quer perder nenhuma etapa crítica e deixar alguns documentos sem assinatura ou não discutir as lições aprendidas para evitar os mesmos erros no próximo projeto. O ProjectManager é um ótimo software, mas também o principal site online para gerenciamento de projetos. Isso inclui dezenas de modelos gratuitos. Aqui estão alguns para ajudá-lo a fazer todas as pequenas coisas necessárias para o encerramento adequado do projeto.
Modelo de encerramento do projeto
Tudo o que você precisa capturar ao fechar um projeto está descrito em nosso modelo de fechamento de projeto gratuito para o Word. Você pode garantir que as partes interessadas tenham assinado todos os documentos, que os contratados tenham sido pagos e seus contratos fechados e que sua equipe tenha sido liberada do projeto, para que possam começar o próximo.
Modelo de Lições Aprendidas
Há muito trabalho administrativo necessário para encerrar um projeto, mas também deve ser um momento de reflexão. Nosso modelo gratuito de lições aprendidas para Excel é uma ótima ferramenta para capturar as vitórias e os problemas que surgiram ao longo do ciclo de vida do projeto. Você descreve o que aconteceu, como isso impactou o projeto e o que você fará de forma diferente em projetos futuros para evitar repetir esses erros. É um documento clássico de encerramento de projeto.
Modelo de itens de ação
O modelo de itens de ação gratuito para Excel é um ótimo lugar para pegar as lições aprendidas que você coletou no modelo acima e transformá-las em um plano. Depois de ver os erros cometidos no passado, você pode formular um plano de ação para não repeti-los. Este modelo gratuito permite criar tarefas, atribuí-las aos membros da equipe, adicionar prioridade para que você saiba o que ocorre primeiro e até mesmo fornecer prazos e acompanhar o status.
Seu projeto está fechado – use o ProjectManager para o próximo!
Agora sabemos que o encerramento adequado do projeto o ajudará a iniciar seu próximo projeto com o pé direito. Se você planeja e gerencia seus projetos em um software de gerenciamento de projetos centralizado, como o ProjectManager, terá acesso a todos os seus projetos anteriores.
Dessa forma, ao planejar um novo projeto, você pode revisar rapidamente documentos, tarefas, comentários e modelos antigos no sistema. Também simplifica a integração para o próximo projeto, pois os membros da equipe já devem estar no sistema.
Criar relatórios para posteridade
O software de relatórios automatizados pode ser uma grande ajuda durante esse processo. O ProjectManager permite que os gerentes criem relatórios com apenas um clique. Isso inclui relatórios como relatórios de quadro de horários, para que você possa ver rapidamente as horas trabalhadas por um membro da equipe ao longo da vida do projeto. Você também pode criar relatórios mais específicos das partes interessadas, como relatórios de status, relatórios de variação ou relatórios de plano de projeto. Tudo é automatizado em nosso software de gerenciamento de projetos, ajudando você a chegar ao final do projeto ainda mais rápido.
Economizar tempo e ter uma vantagem inicial quando você inicia um novo projeto é como você efetivamente reduz tempo e custos. O ProjectManager simplifica o projeto para você do início ao fim.
Parte do fechamento de um projeto é poder planejá-lo e executá-lo. É aí que entra o ProjectManager. Como software baseado em nuvem, ele permite que você e sua equipe obtenham dados em tempo real ao monitorar e relatar o projeto. Além disso, sua documentação é mais acessível e segura. Veja por si mesmo, fazendo este teste gratuito de 30 dias.