Como usar um registro de decisão do projeto para resultados ideais

Projetos são uma série de decisões. Cada decisão deve, idealmente, ser resultado de uma pesquisa minuciosa, aconselhamento da equipe e dados históricos. Os gerentes de projeto usam um registro de decisão para manter as partes interessadas atualizadas sobre quem autorizou uma decisão e como ela ocorreu.

Um registro de decisão é uma ferramenta de comunicação crítica que todos os gerentes de projeto precisam entender. Você pode usar software de gerenciamento de projetos, modelos ou simplesmente um bloco de notas para acompanhar as decisões. Mas antes de entrarmos em como fazer um, vamos entender melhor a definição de um log de decisão do projeto.

O que é um registro de decisão?

Um log de decisão é um registro de decisões que levam a uma escolha que você faz durante um projeto. Pode ser uma informação de reunião, um registro ou um documento do projeto – tudo é compilado em um registro de decisão e repassado ao patrocinador do projeto.

Problemas de comunicação são a morte de um projeto. Um log de decisão serve como uma ferramenta de comunicação que fornece informações de suporte às partes interessadas. As decisões não acontecem apenas em reuniões agendadas: elas também podem ser tomadas em reuniões casuais ou entre alguns membros da equipe. Um log de decisão documenta todas essas informações.

Um registro de decisão, portanto, é uma lista de decisões críticas que foram acordadas ao longo do projeto. Embora o registro de decisão do projeto não seja usado por todos os envolvidos no gerenciamento de projetos, ele definitivamente vem ganhando força.

Por que você precisa de um registro de decisão?

As decisões podem fazer ou quebrar um projeto. As partes interessadas têm interesse nas decisões que foram tomadas. Assim como são atualizados regularmente com apresentações aos interessados ​​e relatórios de status, um registro de decisão explica por que as decisões foram tomadas e quem as autorizou.

A documentação é fundamental para os projetos e, embora o mundo principal do gerenciamento de projetos ainda não tenha adotado totalmente o registro de decisões, eles sempre usaram a documentação completa. A documentação oferece dados históricos necessários para planejar projetos futuros e também atua como parte de um plano de gerenciamento de risco ao analisar as decisões.

Um log de decisão pode ser apenas um lembrete do curso de ação. Há muitas decisões tomadas durante o ciclo de vida de um projeto e, às vezes, as pessoas da equipe do projeto precisam de um lembrete para evitar conflitos desnecessários. Também explica quem tomou essa decisão e por quê, o que pode ajudar a evitar que a equipe discorde.

Ter um registro de decisão do projeto como a única fonte de verdade, acessível a todos e fácil de compartilhar com as partes interessadas é essencial para a execução de um projeto bem-sucedido. ProjectManager é um software baseado em nuvem que conecta equipes híbridas, gerentes e partes interessadas com uma ferramenta de gerenciamento de trabalho em tempo real.

Mantenha seu registro de decisão do projeto, registro de alterações, registro de problemas, registro de risco, registro de ação, registro de invasão, registro de risco ou qualquer registro que você use na visualização da lista de tarefas do nosso software. Você pode anexar arquivos, compartilhá-los com a equipe e ser notificado quando novos itens forem adicionados. Junte-se aos mais de 35.000 usuários em todo o mundo e comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.

Elementos de um Registro de Decisão

Um log de decisão ajuda na análise de alterações porque captura os principais dados de tomada de decisão. Basicamente, é como uma planilha. Cada coluna anota uma parte específica da decisão. Aqui estão alguns dos itens que devem ser incluídos em qualquer registro de decisão:

• Nome do projeto: Mantém todas as decisões tomadas no projeto juntas
• Gerente de projeto: o responsável
• Número de identificação: atribua um a cada decisão para facilitar a consulta
• Título da decisão: dar um título a uma decisão a diferencia de outras tomadas ao longo do ciclo de vida do projeto
• Data: Quando você tomou a decisão e quaisquer prazos relacionados a ela
• Área: Qual aspecto do projeto você está discutindo
• Descrição: uma visão geral da decisão que você tomou
• Justificativa: O motivo da decisão e quaisquer comentários ou desacordos citados
• Alternativas: Outras opções que você discutiu, mas decidiu contra
• Impacto esperado: Descreva brevemente o que você acha que a decisão mudará
• Contribuintes: Liste todos que contribuíram para a decisão
• Assinatura de aprovação: A assinatura, geralmente do gerente de projeto

Exemplo de registro de decisão

Vamos inventar um caso teórico para passar pelo processo. Para o nosso exemplo de registro de decisão, vamos contemplar um canteiro de obras que está se perguntando se deve usar aço ou madeira ao emoldurar uma casa menor para um edifício maior.

O log de decisão teria todos os dados detalhados acima, como o nome do projeto, o nome do gerente do projeto, um ID e o título poderia ser algo como “Backhouse Frame”. As pessoas envolvidas seriam, no mínimo, o gerente de projeto, o arquiteto e o empreiteiro.

A discussão pode ser sobre preço versus segurança. Colete esses prós e contras e adicione-os ao registro de decisão do projeto. Explore o impacto e as alternativas, como o impacto do aço no orçamento e a madeira pode exigir elementos estabilizadores extras. É uma forma de percorrer as melhores práticas e ver qual é a mais adequada para o projeto.

Tome uma decisão, anote no registro e peça ao gerente de projeto que aprove. Em seguida, entregue o documento aos interessados ​​do projeto, digamos o proprietário do imóvel que contratou a obra. Isso dá às partes interessadas contexto para a discussão e decisão, bem como orienta os subcontratados na hora de fazer a estrutura.

Como usar um registro de decisão

Use um log sempre que houver uma decisão tomada no projeto. Isso não significa necessariamente pequenas decisões, mas quanto mais, melhor. Inclua qualquer decisão que tenha impacto no projeto. As chances são de que as partes interessadas fiquem chateadas em algum momento e exijam saber por que isso, aquilo ou aquilo foi feito. O log de decisão é uma maneira de comunicar a eles e também apoiar a decisão.

Portanto, um registro de decisão do projeto não é importante enquanto você o está escrevendo, mas mais ainda quando você está em posição de defender sua decisão. Se você for desafiado ou uma decisão for questionada, o log está lá para apoiá-lo.

Se um registro de decisão for revisado, isso deve ser anotado no registro de decisão. Você deseja documentar essa decisão também. Explique por que a decisão foi tomada e por que foi alterada. Em seguida, atualize o log e crie um novo que reflita a alteração.

Modelos de registro de decisão

Você mesmo pode fazer um registro de decisão em qualquer planilha ou aplicativo de processamento de texto, mas há muitos modelos de registro de decisão gratuitos que o definem para você, se for mais fácil. Aqui estão alguns dos mais populares que encontramos online.

Modelos de Amostra

SampleTemplates tem mais de nove modelos de log de decisão diferentes para PDF e Word. Eles cruzam vários setores diferentes, portanto, você deve encontrar o modelo que atenda às suas necessidades específicas.

WordModelos Online

WordTemplatesOnline tem modelos de log de decisão gratuitos para Excel, Word e PDF. Eles oferecem uma variedade de diferentes modelos de log para vários tipos de reuniões de negócios, como diretrizes e princípios para planos de aposentadoria, um que captura as principais decisões e riscos, outros que incluem prioridade, status e muito mais.

É claro que os modelos são estáticos e não podem ser usados ​​para uma colaboração eficaz. Em vez de usar um modelo de registro de decisão, é melhor usar um software para gerenciar suas decisões e acompanhar as alterações do projeto.

Como o ProjectManager ajuda com os logs de decisão

O ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho baseado em nuvem que conecta equipes híbridas e as ajuda a trabalhar de forma mais produtiva. Com várias visualizações de projeto para se adequar ao estilo de trabalho de todos e dados em tempo real para promover a colaboração e monitorar melhor os projetos, o ProjectManager também é uma ótima maneira de acompanhar a tomada de decisões.

Use painéis para rastrear KPIs

Antes de tomar uma decisão, você precisa de dados para fornecer uma melhor visão do problema. O painel em tempo real do ProjectManager e os relatórios de um clique coletam as métricas do projeto automaticamente. O painel rastreia tempo, custo, carga de trabalho e muito mais, fornecendo um relatório de status instantâneo.

Crie fluxos de trabalho visuais com quadros Kanban

Em vez de usar um modelo estático como seu log de decisões, use a visualização do quadro Kanban. Um quadro Kanban é uma ferramenta visual que mostra o fluxo de trabalho. Você pode configurar cada coluna como uma das categorias em seu registro de decisão e os cartões podem capturar os dados relevantes. Em seguida, você pode usar o recurso para atribuir e acompanhar o andamento dessa alteração depois de autorizada.

Siga seu plano em gráficos de Gantt

Na verdade, você pode planejar todas as alterações feitas em seu projeto com o gráfico de Gantt do ProjectManager. Basta alternar do kanban para o gráfico de Gantt e você verá o trabalho disposto em uma linha do tempo do projeto. Agora você pode adicionar dependências, filtrar o caminho crítico e definir uma linha de base para rastrear seu esforço planejado em relação ao seu esforço real.

O ProjectManager é um software premiado que conecta equipes híbridas, não importa onde estejam, em que departamento trabalham ou seu nível de habilidade, e fornece as ferramentas para trabalhar melhor em conjunto. Nosso software de gerenciamento de trabalho possui ferramentas de gerenciamento de recursos, planilhas de horas e muito mais para ajudá-lo a trabalhar com mais eficiência. Junte-se às equipes da NASA, Nestles e Siemens que já estão usando nosso software. Comece agora com o ProjectManager.