Definição do Projeto: O Significado de um Projeto

Qual é a definição de um projeto, exatamente? Falamos muito sobre facetas específicas do gerenciamento de projetos, mas às vezes é valioso começar pela raiz e se aprofundar no básico.

Para entender completamente os conceitos de gerenciamento de projetos de alto nível, é importante saber as respostas simples. Quando você pode recorrer a esse conhecimento, conceitos mais complicados são mais fáceis de dominar. Seja você o gerente de projeto ou uma parte interessada, dê sua próxima definição de projeto com essas dicas de gerenciamento de projetos em mente.

Definição de projeto

Um projeto é um conjunto de tarefas que devem ser concluídas para se chegar a um objetivo ou resultado específico. Dependendo do tamanho e escopo do projeto, essas tarefas podem ser simples ou elaboradas, mas todos os projetos podem ser divididos em objetivos e o que precisa ser feito para alcançá-los.

Organizações e indivíduos gerenciam projetos com uma ampla gama de objetivos. Estes podem assumir muitas formas, desde a construção de um edifício até o planejamento de um evento e até mesmo o cumprimento de uma determinada tarefa. Os varejistas, por exemplo, podem buscar projetos que melhorem a maneira como rastreiam o atendimento de pedidos. As equipes de construção concluem os projetos sempre que planejam e constroem algo — e assim por diante!

7 Termos-chave do projeto para conhecer

Não importa o projeto, existem termos de projeto universais que são usados ​​independentemente do tipo de projeto, tamanho do projeto ou qualquer outro fator. Conheça esses sete termos como a palma da sua mão e você estará um passo à frente antes que o projeto comece:

1. Ciclo de Vida do Projeto

O ciclo de vida do projeto refere-se às cinco fases pelas quais todos os projetos devem progredir, do início ao fim. As cinco fases do ciclo de vida de um projeto servem como o esboço mais básico que dá uma definição do projeto. Essas cinco fases são iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.

2. Escopo do Projeto

O escopo do projeto é um aspecto chave do estágio de planejamento do projeto. De muitas maneiras, é o ponto de partida. Determinar o escopo do projeto exige que o gerente de projeto e sua equipe estabeleçam metas e objetivos, detalhem as entregas, criem tarefas, estabeleçam datas importantes e muito mais. O escopo do projeto define os resultados desejados e todos os fatores específicos que afetarão seu alcance.

3. Parte interessada

Uma parte interessada refere-se a qualquer pessoa envolvida em um projeto. Uma parte interessada pode estar envolvida em todas as fases do projeto, ou apenas de uma certa maneira. A análise das partes interessadas ajuda a categorizar como investidores, membros da equipe, fornecedores, contratados e outros podem afetar seu projeto.

4. Entregável

Uma entrega refere-se ao(s) resultado(s) específico(s) que um projeto cria. As entregas podem ser “tangíveis” ou “intangíveis”, o que significa que podem ser um produto físico ou algo conceitual. Normalmente, as entregas são a necessidade que inspirou o projeto em primeiro lugar. Se alguém contrata um construtor para projetar e construir um espaço de escritório, o escritório é uma entrega tangível.

5. Marco

Os marcos são conquistas predeterminadas que ajudam a acompanhar o progresso do projeto. Pense em marcos como pontos de verificação. Esses pontos de verificação são decididos antes do início de um projeto, para que o gerente de projeto e a equipe saibam quando estão no caminho certo para alcançar as entregas. Sem marcos, é difícil saber se o projeto está no caminho do sucesso ou precisa ser redirecionado.

6. Recursos

Um recurso é qualquer coisa necessária para concluir um projeto. Em um projeto de construção, os materiais são um recurso essencial. Dito isso, outros recursos – como tempo, mão de obra e equipamentos – são igualmente importantes. Um gerente de projeto deve ser capaz de identificar todos os recursos do projeto para criar um plano de recursos e gerenciá-los adequadamente. Quando os recursos não são contabilizados, é fácil gerenciá-los mal.

7. Dependências

As dependências do projeto referem-se a como os recursos devem ser compartilhados e alocados em um projeto. Muitos projetos usarão os mesmos materiais físicos para diferentes propósitos e em diferentes estágios. Compreender essa dependência é a única maneira de garantir que haja recursos suficientes para todos. Da mesma forma, todos os projetos são divididos em tarefas. Quando uma tarefa não pode ser iniciada antes da conclusão de outra, essas tarefas compartilham uma dependência.

O que significa trabalhar em um projeto

Seja o gerente do projeto, um membro da equipe ou qualquer outra parte interessada do projeto, eles são membros da equipe maior do projeto e suas ações afetam diretamente os outros membros da equipe. Como qualquer equipe, você “ganha” ou “perde” como uma unidade, por isso é extremamente importante comunicar e ouvir outros membros da equipe para coordenar esforços e ter sucesso. A maioria dos percalços e falhas do projeto são os resultados diretos da má comunicação ou da falta de colaboração.

Por que isso importa enquanto o trabalho está sendo feito? Trabalhar em um projeto é entender o projeto como um todo, tanto quanto fazer o trabalho. A única maneira de ver esse quadro geral é ouvindo a equipe e aprendendo uns com os outros.

O que é Gestão de Projetos?

O processo de gerenciamento de projetos começa com a concepção do projeto e continua por todo o ciclo de vida do projeto. Isso requer conhecimento detalhado dos recursos da empresa e como atribuí-los para concluir tarefas, tarefas, eventos e outros projetos.

Uma ampla gama de indústrias depende de métodos e ferramentas de gerenciamento de projetos para executar projetos. Alguns exemplos dessas indústrias são construção, TI, engenharia, marketing e publicidade. Qualquer equipe trabalhando em conjunto para alcançar um objetivo compartilhado está engajada em alguma forma de gerenciamento de projetos.

O que faz um gerente de projetos?

Um gerente de projeto é mais do que apenas um gerente, no sentido tradicional. Esse indivíduo é o líder da equipe do projeto e supervisiona todos os aspectos do projeto, do início ao fim. O gerente de projeto normalmente escreverá o plano do projeto, realizará reuniões de equipe, atribuirá tarefas e fará testes de controle de qualidade para garantir que tudo esteja funcionando sem problemas. Um gerente de projeto não pode carregar o projeto inteiro nas costas, no entanto. Uma de suas principais funções, aliás, é saber confiar várias responsabilidades aos membros da equipe.

Com a ajuda de sua equipe, os gerentes de projeto criarão cronogramas e orçamentos de projetos. Eles também criarão relatórios de projeto durante todo o ciclo de vida do projeto.

Como você pode ver, suas responsabilidades são generalizadas, mas isso não significa se espalhar muito. Idealmente, um gerente de projeto cria a base do projeto – como a fundação de uma casa. Eles então nomeiam outros indivíduos para terminar cada quarto.

Definição do Projeto: Melhores Práticas para Gerenciamento de Projetos

Independentemente do projeto, do tamanho da equipe ou de qualquer outra coisa, existem práticas que aumentam exponencialmente as chances de sucesso. Por mais vital que seja atingir metas e resultados, é tão importante criar uma cultura positiva dentro do projeto. Essas cinco dicas podem parecer simples, mas fazem toda a diferença do mundo:

Definir check-ins regulares da equipe

É fácil reunir-se com a equipe “conforme necessário”, mas uma vez que um projeto começa, fica mais difícil encontrar tempo na agenda de todos. Em vez disso, agende reuniões regulares antes mesmo de um projeto começar. Essas reuniões servem como check-ins onde os membros da equipe podem dar atualizações uns aos outros, expressar preocupações, fazer perguntas, fazer ajustes e fazer qualquer outra coisa que possam precisar. Quando esses check-ins já estão embutidos na programação, ninguém está esperando para se encontrar até que haja um contratempo ou problema.

Delegar

Parte do que dá uma definição de projeto é saber delegar. Sejam os gerentes de projeto ou um membro da equipe, eles provavelmente precisarão de ajuda com uma tarefa em algum momento. Agora, isso não significa apenas passar a tarefa para outra pessoa. O que isso significa é que cada membro da equipe tem responsabilidades iguais. Em vez disso, os melhores gerentes de projeto sabem como abrir mão de algum controle e delegar aos membros da equipe.

Conheça a equipe

Todos na equipe de gerenciamento de projetos devem estar familiarizados com os pontos fortes, fracos e especialidades uns dos outros. Por exemplo, se um membro da equipe precisar de informações de um departamento diferente, ele deve saber exatamente a quem perguntar. Essa familiaridade reduz o tempo perdido. É especialmente importante para um gerente de projeto conhecer sua equipe extremamente bem.

Quando o membro do projeto sabe dessas coisas, ele pode tomar decisões que se baseiam nos pontos fortes dos membros de sua equipe, não em torno de suas fraquezas. Conhecer a equipe é um aspecto importante para criar uma cultura positiva dentro de um projeto, pois celebra as habilidades de todos.

Comemore os marcos

Falando de cultura positiva, nunca subestime o poder de reservar um momento para marcar o cumprimento de um marco. Alcançar um significa que a equipe fez um progresso significativo e o projeto ainda está no caminho certo. No mínimo, é importante anunciar os marcos alcançados durante os check-ins da equipe. Isso mantém todos na mesma página e melhora a eficácia da equipe.

Escolha ferramentas PM superiores

O gerenciamento de projetos é um trabalho extremamente complexo. Sem as ferramentas adequadas, é fácil cometer erros, ficar desorganizado e até mesmo deixar de concluir o projeto. A melhor maneira de proteger seu projeto desses erros é escolher ferramentas que simplifiquem todo o processo.

O melhor software de gerenciamento de projetos faz exatamente isso. O uso de software de gerenciamento de projetos libera todo o potencial de sua equipe e do projeto e leva o resultado final a novos patamares. A chave é encontrar um software de gerenciamento de projetos intuitivo e fácil de usar que não comprometa a funcionalidade.

Como o ProjectManager facilita o gerenciamento de projetos

ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que torna o gerenciamento de projetos mais fácil do que nunca. Nosso software baseado em nuvem permite que toda a equipe trabalhe no projeto em campo ou em trânsito, e nossa interface moderna combina funcionalidade com navegação amigável. Isso significa que não há mais perda de tempo apenas tentando se familiarizar com uma nova ferramenta e mais tempo aperfeiçoando sua definição de projeto.

Planeje em gráficos de Gantt

Planeje seus projetos do início ao fim com o poderoso recurso de gráfico de Gantt do ProjectManager, que permite mapear as tarefas do projeto em fases. Você pode até criar dependências e definir marcos. Além disso, você pode importar arquivos do Excel e arquivos do Microsoft Project, portanto, a mudança para o nosso software é perfeita.

Acompanhar nos painéis do projeto

À medida que a equipe do projeto avança com as tarefas, os gerentes de projeto podem acompanhar todas as atualizações de status em nosso painel em tempo real que você pode personalizar para mostrar as métricas mais importantes. Cada alteração em uma tarefa é rastreada e atualiza automaticamente os gráficos e gráficos coloridos e fáceis de ler. Ficar de olho no progresso do seu projeto nunca foi tão fácil!

Obtenha todos esses recursos e muito mais ao usar o ProjectManager. Todas essas ferramentas estão disponíveis em nosso software para ajudá-lo a planejar, acompanhar e relatar seu projeto em tempo real. Veja o que ele pode fazer por você fazendo este teste gratuito de 30 dias!