Design de projetos em gerenciamento de projetos: um guia rápido

A fase de concepção do projeto é o primeiro passo ao planejar um projeto. Ele prepara o terreno para a fase de iniciação e planejamento do projeto e documentos importantes, como o termo de abertura e o plano do projeto.

O que é Desenho de Projeto?

O design do projeto é um processo de brainstorming em que a equipe de gerenciamento do projeto começa a pensar sobre o projeto de uma perspectiva de alto nível, delineando metas, metodologias, recursos e critérios de sucesso para estabelecer uma abordagem do projeto que será apresentada às partes interessadas para, então, começar com o início do projeto. e fases de planejamento do projeto. Nesta etapa do projeto, são tomadas as decisões sobre como administrar e governar.

Então, após a fase de concepção do projeto, uma proposta de projeto, termo de abertura e um plano de projeto podem ser criados. Esses documentos do projeto serão usados ​​para gerenciar a fase de execução do ciclo de vida do projeto.

O pensamento que ocorre durante a concepção do projeto, no entanto, não se concentra nos detalhes tanto quanto funciona em um nível superior em termos de gerenciamento do projeto. O software de planejamento de projetos pode ajudar a organizar a estratégia de alto nível e os detalhes específicos de um design de projeto.

O ProjectManager, por exemplo, possui gráficos de Gantt para fazer cronogramas detalhados, mas também quadros kanban para facilitar a colaboração no aspecto estratégico do design do projeto. Gerencie sua estratégia, plano, cronograma, execução e relatórios em um software de gerenciamento de projetos fácil de usar. Experimente gratuitamente hoje.

Qual é o objetivo do processo de design do projeto?

A concepção do projeto define a metodologia geral do projeto que será usada e uma visão geral do projeto. Ele descreve as principais entregas, produtos ou recursos que serão concluídos. A concepção do projeto também estima aproximadamente o orçamento e descreve como monitorar e avaliar o progresso. Pode haver mais de um projeto apresentado às partes interessadas, que podem escolher aquele que acham que melhor atende às suas necessidades.

Por que a fase de concepção do projeto é importante?

A concepção do projeto é um primeiro passo importante para um projeto bem-sucedido. Um desenho de projeto é uma organização estratégica de ideias, materiais e processos com o objetivo de atingir um objetivo. Os gerentes de projeto contam com um bom design para evitar armadilhas e fornecer parâmetros para manter aspectos cruciais do projeto, como cronograma e orçamento.

Processo de design do projeto: como criar um projeto passo a passo

Existem etapas a serem seguidas para definir os designs do projeto e desenvolver uma estratégia de implementação. São as etapas mais importantes de um projeto. Portanto, você deseja envolver sua equipe e as partes interessadas no processo para garantir que está cobrindo todas as bases. Aproveite o tempo para concluir esta etapa completamente.

1. Defina a visão do seu projeto

Qual é a sua visão para o projeto? Esta não é uma esperança no céu, mas uma declaração de visão, que prevê um problema que precisa ser resolvido. Isso significa esclarecer a razão do projeto. A declaração de visão é um documento formal que declara o potencial do projeto. É apresentado às partes interessadas para mostrar a viabilidade do projeto e seus benefícios.

Não é um documento longo e detalhado. Você pode ter uma visão curta e idealista do resultado do projeto; afinal, é assim que se vende o projeto. Então, pinte um retrato do sucesso do projeto e coloque-o em um contexto maior.

2. Indique o problema que seu projeto resolverá

Para dar suporte a esse documento de visão, você precisa identificar um problema que precisa ser resolvido. Portanto, muitas vezes é necessária uma avaliação de necessidades, para que você possa ver os obstáculos que o negócio está encontrando. Isso alinhará o problema que você está abordando com a organização e sua estratégia. Ele também fornecerá os dados necessários para projetar uma solução ideal para o problema.

Para começar, quais informações você está coletando? Quais fontes existem para essas informações e como você coletará as informações? Em seguida, analise e determine os problemas para os quais seu projeto está sendo criado para resolver. Colete esses resultados em um documento.

3. Estimar os recursos do projeto que serão necessários

Em seguida, você precisa reconhecer os recursos necessários para realizar o projeto. Recursos são qualquer coisa, desde pessoas até equipamentos e instalações necessárias para concluir o projeto com sucesso.

Uma boa maneira de descobrir os recursos é da mesma forma que os jornalistas abordam uma notícia, com os Cinco W's: quem, o quê, onde, quando e por quê. Quem você precisa para executar o projeto, quais ferramentas de gerenciamento de recursos são necessárias, onde o trabalho será feito, quando o projeto começará e terminará e por que esses recursos são necessários?

4. Descreva as metas do seu projeto

Você não pode atingir seus objetivos se não os identificou primeiro. Uma meta é algo no final do projeto que é observável e mensurável. Uma meta coincide com a resolução de um problema.

Crie uma declaração de meta que explique como as metas são abordadas no projeto. Para fazer isso bem, aplique o método SMART, que significa específico, mensurável, alcançável, realista e relevante no tempo. Cada meta deve ser definida por esses termos.

5. Estruture sua estratégia de projeto

Para atingir os objetivos do projeto, deve haver uma estratégia em vigor. Uma estratégia é um processo para atingir as metas do projeto dentro das restrições do projeto, como seus recursos, cronograma, orçamento, etc. Como uma estratégia pode ser criada para atingir as metas do projeto?

Considere o precedente e olhe para projetos semelhantes do passado e o que eles podem ter mostrado em termos de prós e contras de suas estratégias aplicadas. As melhores práticas de gerenciamento de projetos são sempre uma boa base e, em seguida, construir uma estratégia de forma incremental, criando um caminho para o sucesso.

6. Prepare um Plano de Contingência

Qualquer gerente de projeto sabe que muito poucas coisas acontecem conforme o planejado. É preciso haver um plano de backup para responder rapidamente e corretamente aos problemas que surgem em um projeto. Portanto, isso deve ser incluído no design do seu projeto.

Procure os riscos negativos inerentes ao projeto. Eles estão inseridos em vários lugares, como equipes, que podem carecer de habilidades, ter ausências inevitáveis, rotatividade, etc. Os cronogramas podem ser atormentados por atrasos. O escopo pode ter sido mal definido. Os custos são subestimados ou os fundos acabam. Tenha um plano para lidar com esses riscos.

7. Estabeleça um Plano de Avaliação

Um projeto deve estar sempre em avaliação. Um plano de avaliação ajudará você a monitorar o projeto e talvez até alertá-lo quando ele começar a sair do rumo. Use este plano para analisar os componentes do projeto, os resultados e os impactos.

Os resultados são mudanças mensuráveis, enquanto os impactos são o quão bem os objetivos do projeto estão sendo alcançados. Portanto, o plano de avaliação é um documento detalhado que define os critérios para determinar a eficácia e a eficiência do projeto, acompanhando o progresso em todos os aspectos do projeto.

8. Estimar custos e criar um orçamento de projeto

O orçamento descreve os recursos financeiros que impulsionam o projeto. Um orçamento atribuirá um custo a cada um dos requisitos do projeto. Elaborar um orçamento de projeto significa formalizar os recursos financeiros que serão alocados ao projeto. Isso começa com a escolha de uma forma de estimar custos, identificar impactos e relatar a avaliação.

9. Crie uma proposta de projeto

Tudo isso leva a uma proposta de projeto para explicar por que o projeto deve ser executado e quais são seus benefícios. As etapas anteriores são resumidas, escrevendo a visão do projeto e uma breve descrição do problema que ele aborda. Em seguida, estabeleça os objetivos do projeto e descreva a estratégia que será usada para alcançá-los.

Exemplo de Design de Projeto

Os gerentes de projeto usam ferramentas de gerenciamento de projeto, como gráficos de Gantt, para estruturar o design do projeto. Aqui está um exemplo simples de design de projeto que mostra como as ideias de design de projeto são adicionadas a esta ferramenta de planejamento de projeto.

Para este exemplo de design de projeto, vamos dar uma olhada em um projeto de construção. Como você pode ver na imagem abaixo, durante a fase de concepção do projeto, os gerentes de projeto podem usar gráficos de Gantt para adicionar as principais tarefas e entregas, bem como construir a estrutura analítica do projeto para delinear as fases da execução do projeto.

Os gráficos de Gantt do ProjectManager têm duas partes principais. No lado esquerdo há uma planilha que permite aos gerentes de projeto inserir informações que serão usadas para gerar automaticamente um cronograma do projeto no lado direito. Essa linha do tempo mostrará não apenas as tarefas do projeto, mas também marcos, dependências de tarefas e datas de vencimento das entregas do projeto.

O que o ProjectManager pode fazer para ajudar no design do seu projeto

Desenhar um projeto dá muito trabalho, mas usar ferramentas de gerenciamento de projetos facilita o processo de criação de um esboço que detalha essas várias partes do projeto. Além de usar gráficos de Gantt para organizar suas ideias de design de projeto em uma linha do tempo do projeto, você também pode usar quadros kanban para gerenciar o fluxo de trabalho usando o ProjectManager.

Planeje fluxos de trabalho com quadros Kanban

O ProjectManager possui um recurso kanban que foi criado para visualizar fluxos de trabalho. A fase de design do projeto envolve a colaboração entre os membros da equipe de gerenciamento do projeto que precisarão compartilhar arquivos e se comunicar em tempo real, o que pode ser alcançado com os quadros kanban do ProjectManager que permitem que as equipes de projeto se comuniquem e estruturem melhor o design do projeto.

É fácil ver como esse processo pode atendê-lo durante todo o design do projeto, à medida que você coleta mais documentos para definir seu projeto. Então, depois de executar o correto, você pode usar os painéis em tempo real do ProjectManager para acompanhar o andamento do projeto.

Rastreie projetos com painéis em tempo real

Os painéis em tempo real do ProjectManager ajudam os gerentes de projeto a acompanhar os custos, cronogramas e progresso do projeto assim que o design do projeto se torna realidade. Esses painéis poderosos podem ser usados ​​para rastrear vários projetos em um portfólio.

Somente um software robusto de gerenciamento de projetos pode lidar com todos os dados necessários para um bom design de projeto. O ProjectManager é uma ferramenta baseada em nuvem que possui recursos, como o gráfico de Gantt online, para ajudar no cronograma, além de outros, para auxiliar no orçamento e na alocação de recursos. Veja como isso pode ajudá-lo fazendo este teste gratuito de 30 dias.