Técnicas de estimativa de projeto: um guia rápido

Um projeto de sucesso começa com uma estimativa de sucesso. Para agendar adequadamente o trabalho para executar seu projeto, você precisa conhecer o cronograma, custos, escopo, risco e muito mais. Todas essas considerações fazem parte das técnicas de estimativa de projeto.

As técnicas de estimativa são úteis para tomar decisões sobre a viabilidade do seu projeto. Se você decidir seguir em frente, eles são essenciais para prever projetos com precisão. Vamos definir técnicas de estimativa de projeto, incluindo uma lista de verificação do que precisa ser estimado, e oferecer algumas das técnicas mais populares que você pode implementar.

O que são técnicas de estimativa de projeto?

As técnicas de estimativa de projeto são ferramentas que ajudam os gerentes de projeto a prever custos, tempo e outras variáveis ​​relacionadas a um projeto futuro. Essas técnicas de estimativa permitem uma previsão mais precisa dos elementos-chave em cada projeto e incluem custo, tempo, escopo, risco, recurso e qualidade. As estimativas de alocação de recursos tendem a ser mais usadas em operações de TI ágeis.

O objetivo das técnicas de estimativa de projeto é ajudar os clientes a entender o investimento necessário para entregar o projeto. O gerente de projeto tem que vender o projeto para o cliente e convencê-lo de que obterá um retorno sobre seu investimento. Se o projeto for aprovado, o gerente de projeto precisa dessas técnicas de estimativa para descobrir um plano viável para entregar o projeto no prazo e dentro do orçamento.

Especificamente, as técnicas de estimativa de projeto incluem um cálculo aproximado de preço, tempo ou outros aspectos mensuráveis ​​do projeto. Essas técnicas de estimativa são necessárias para clientes, partes interessadas e o processo de planejamento do projeto porque, sem elas, você está fazendo uma suposição. Em vez disso, as técnicas de estimativa de projeto permitem calcular um número realista.

O software de gerenciamento de projetos pode ajudar ao usar técnicas de estimativa. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online que não apenas ajuda você a estimar o custo, o tempo, os recursos e muito mais do projeto, mas também possui os recursos necessários para planejar, monitorar e relatar esse projeto. Nossos gráficos de Gantt permitem estimar tempo, custo e recursos para ajudá-lo a construir o cronograma do projeto, incluindo uma estrutura de divisão de trabalho, vinculando tarefas dependentes para evitar gargalos e até mesmo filtrando o caminho crítico. Ao definir uma linha de base, você poderá calcular automaticamente a variação à medida que executa seu projeto para permanecer no caminho certo. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Lista de verificação de estimativa do projeto

Examinamos os itens essenciais que devem fazer parte das técnicas de estimativa de seu projeto, mas é útil saber mais sobre eles individualmente. Conforme observado acima, existem seis áreas principais que devem ser estimadas ao pesquisar ou planejar um projeto. Eles são custo, tempo, escopo, risco, recurso e qualidade. Vejamos cada um desses elementos do projeto mais de perto.

1. Custo

Custo é o que a maioria das pessoas pensa quando pensa em técnicas de estimativa. Isso é compreensível, pois a maioria dos projetos é discutida em dólares e centavos. Projetos são um investimento e se você não conseguir obter um retorno desse investimento, você não entregou um projeto bem-sucedido.

Se você está familiarizado com gerenciamento de projetos, conhece a tripla restrição: custo, escopo e tempo. Estas são as três principais forças que impactam qualquer projeto. Custo é simplesmente dinheiro; ou você não tem o suficiente para concluir o projeto ou gasta muito e o projeto acaba custando muito mais do que o previsto. Nenhum dos cenários é ideal.

Prever com precisão quanto o projeto custará antes da execução é importante para seu cliente e partes interessadas. Esse número geralmente determina se eles avançam ou não com o projeto. Ele também ajuda você a gerenciar as expectativas de seu cliente sobre o projeto, portanto, descobrir quanto você precisará e quando precisará são estimativas críticas do projeto.

2. Hora

Outro pilar da tripla restrição é o tempo. Isso se refere à quantidade total de tempo que levará para concluir o projeto e as tarefas que o acompanham. Se você souber quanto tempo sua equipe levará para realizar suas tarefas, essas tarefas podem ser incluídas para oferecer uma estimativa de tempo bastante precisa.

Isso é de vital importância para o gerente de projeto quando ele começa a formular o plano e o cronograma do projeto. Embora os gerentes de projeto queiram saber quanto tempo leva um projeto e as partes interessadas do projeto certamente estão interessadas em prazos, há outras razões pelas quais o tempo é uma estimativa crucial do projeto.

Assim como o dinheiro determina o financiamento do projeto, saber quanto tempo o projeto levará permite que o gerente de projeto programe os recursos necessários. A coordenação de recursos depende do cronograma desenvolvido. O tempo também informa quando as principais entregas serão recebidas.

3. Escopo

A última restrição tripla é o escopo. O escopo do projeto é simplesmente tudo o que deve ser feito no projeto para que ele seja entregue com sucesso. Em outras palavras, os gerentes de projeto precisam estimar quanto trabalho está envolvido para receber a entrega final. Ao fazer isso, incluindo quais tarefas estão envolvidas, você conhecerá os materiais necessários para executar o projeto.

O escopo se encaixa perfeitamente com o tempo e o custo para criar a restrição tripla e uma base sobre a qual qualquer técnica de estimativa de projeto precisa deve ser baseada. Na verdade, escopo, tempo e custo são tão interdependentes que são fundamentais para gerenciar um projeto.

Se, por exemplo, um projeto exigir mais tempo, o escopo ou o custo terão que mudar. O mesmo acontece se ocorrerem custos extras. É como um ato de equilíbrio com o sucesso do projeto sendo sustentado por essas três pernas. Mas isso não significa que sejam as únicas estimativas necessárias para as técnicas de estimativa.

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4. Risco

Fora da restrição tripla, mas não menos impactante, está o risco do projeto. Risco é qualquer coisa que não se espera que aconteça, que acontece e impacta o projeto. O risco pode ser ruim e geralmente é considerado negativo, mas existem riscos positivos que podem ser oportunidades.

Se você deseja mitigar ou tirar proveito de um risco, você precisa estimar o que pode ocorrer para estar preparado. As técnicas de estimativa de risco envolvem identificar o que pode acontecer e elaborar um plano para responder a isso. Isso pode não cobrir todas as bases, mas coloca você em uma posição melhor para agir.

Este é o início de um plano de gerenciamento de risco. Também haverá membros da equipe responsáveis ​​por identificar o risco e, se um problema aparecer, haverá membros da equipe que o possuem. Isso significa que eles são responsáveis ​​por acompanhar seu progresso à medida que é mitigado ou usado para a vantagem do projeto.

5. Recurso

Recursos são tudo o que você precisa para realizar o projeto, incluindo sua equipe, materiais, equipamentos e assim por diante. Naturalmente, os recursos também precisam de técnicas de estimativa. Você não quer começar a executar um projeto sem saber de quantos subcontratados você precisará ou qual software sua equipe usará.

O gerenciamento de recursos ajuda você a saber o que precisa e quando precisa, para que não haja atrasos enquanto as equipes esperam pelo equipamento ao trabalhar nas tarefas. Você também precisa saber quem está disponível e quando, para que possam receber trabalho. É importante saber quem está designado para qual trabalho para garantir o equilíbrio de sua alocação.

É claro que, embora a restrição tripla apresente três dos fatores mais importantes para levar um projeto a um final bem-sucedido, eles não estão sozinhos. Certamente, os recursos são críticos. Eles podem até ser mais difíceis de estimar, pois geralmente vêm de uma variedade de fornecedores, fornecedores e pessoas de fora que estão além do controle do gerente de projeto.

6. Qualidade

Finalmente, o projeto não é um sucesso a menos que as expectativas de qualidade sejam atendidas. Você pode entregar o projeto no prazo e até dentro do orçamento, mas sem atender às demandas estabelecidas pelos clientes ou partes interessadas do seu cliente, esse é um projeto fracassado.

Qualidade é cumprir determinados regulamentos ou expectativas, dependendo do projeto. Pode haver restrições ambientais ou o produto precisa funcionar conforme anunciado. Quaisquer que sejam as restrições de qualidade, elas podem levar a mais tempo e dinheiro investidos no projeto.

Fazer uma estimativa precisa do nível de qualidade esperado informa as outras cinco estimativas acima. De certa forma, todas essas seis estimativas de projetos estão relacionadas ou, pelo menos, interconectadas. Quaisquer estimativas de qualidade que você fizer certamente afetarão seu custo e tempo, escopo possível, risco e recursos também.

Tipos de Técnicas de Estimativa de Projeto

Agora que entendemos o que estamos estimando, vejamos algumas das técnicas de estimativa de projeto mais populares. Os projetos provavelmente usarão um ou mais desses ao fazer estimativas e quanto mais você usar, maior a probabilidade de suas estimativas serem precisas.

1. Estimativa de cima para baixo

As estimativas de cima para baixo são uma técnica de estimativa que começa com um tempo geral para o projeto e, em seguida, divide-o em fases, que são posteriormente divididas em tarefas. Esta é uma técnica de estimativa clássica que usa uma aparência como a estrutura analítica do projeto (WBS).

Isso é comumente usado quando um cliente exige que o projeto seja concluído dentro de um determinado prazo. Essa técnica de estimativa de projeto funciona bem para esse cenário, pois você tem um bloco de tempo e pode dividi-lo em atividades para cumprir o prazo.

2. Estimativa de baixo para cima

Este é o inverso da técnica de estimativa acima. Em vez de dividir a linha do tempo em tarefas, você estima cada tarefa e as combina em uma estimativa para todo o projeto.

Esse é um método mais preciso, pois usar tarefas menores para criar um cronograma maior fornecerá uma estimativa melhor do tempo necessário para concluir o projeto. O problema é que essa técnica de estimativa leva mais tempo.

3. Estimativa Análoga

A estimativa análoga é uma técnica na qual o gerente de projeto analisa um projeto anterior semelhante e estuda suas variáveis ​​para chegar a uma estimativa de tempo e custo do projeto atual. Essa comparação funciona melhor quando há mais dados que levam a uma maior precisão.

Esta é uma técnica de estimativa de cima para baixo, pois o gerente de projeto primeiro estima os custos do projeto e depois o divide em partes menores. É útil usar essa técnica de estimativa quando você tem recursos de estimativa limitados.

4. Estimativa Paramétrica

Essa é outra técnica de estimativa que tira proveito de dados de projetos anteriores. Nesta técnica de estimativa, há tentativas de ajustar os dados para refletir as diferenças entre o projeto anterior e o novo que você está estimando.

Ao pegar os detalhes de um projeto anterior e rateá-lo, o gerente de projeto pode estimar o projeto atual com mais precisão. Isso às vezes é chamado de modelagem paramétrica.

5. Estimativa de Três Pontos

Muitas vezes, ao estimar de baixo para cima, a estimativa de três pontos será usada. Nesse caso, em vez de estimar a duração de uma única tarefa, são aplicadas três estimativas. Uma é a estimativa otimista, a outra é pessimista e, finalmente, a estimativa mais provável. A média destes será usada como estimativa real.

Você pode estar familiarizado com a estimativa de três pontos se já usou a técnica de programa, avaliação e revisão (PERT). Ele também usa o que é chamado de média ponderada como uma técnica de estimativa para prever com mais precisão.

6. Julgamento Especializado

Buscar a ajuda de especialistas ou pessoas com experiência no gerenciamento do tipo de projeto é, de longe, a técnica de estimativa mais comum. É certamente mais rápido e fácil do que fazer cálculos. As pessoas tendem a confiar em outras que passaram por uma experiência semelhante.

É uma técnica de estimativa flexível na qual você pode usá-la para estimativas de cima para baixo ou de baixo para cima. Em alguns casos, especialistas e experiências não se alinham ao seu projeto atual. Os especialistas ainda podem ser úteis, mas suas opiniões devem ser temperadas por outras técnicas de estimativa.

Técnicas de Estimativa e Gerente de Projetos

ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que ajuda você a transformar técnicas de estimativa em planos e cronogramas de projetos. Nosso software fornece dados em tempo real para que os gerentes de projeto possam acompanhar o progresso e o desempenho à medida que acontecem. Usar o software é a melhor ferramenta em seu arsenal para ajustar os planos quando as estimativas estão erradas. As técnicas de estimativa são suposições educadas, mas os dados em tempo real são fatos.

Monitore os custos em tempo real

Certificar-se de que suas estimativas são precisas e que você não está gastando demais é difícil. Não conseguir acompanhar esses custos pode significar problemas para o sucesso do projeto. É por isso que temos painéis em tempo real que oferecem uma visão de alto nível do projeto, calculando e exibindo automaticamente seis métricas, incluindo custos. Para um mergulho mais profundo, existem planilhas de horas e relatórios sobre planilhas de horas, custos e muito mais que podem ser personalizados para se concentrar apenas no que você deseja ver.

Acompanhe o Escopo

O mesmo vale para o escopo do seu projeto. Você fez uma estimativa precisa, mas o projeto está aderindo a ela? Temos ferramentas de gerenciamento de recursos que permitem acompanhar a carga de trabalho de sua equipe de projeto. Se eles estiverem superalocados ou subalocados com tarefas, isso pode significar problemas. Uma rápida olhada no gráfico de carga de trabalho codificado por cores e fica claro quem está fazendo o quê. Você pode então equilibrar a carga de trabalho do gráfico para manter sua equipe produtiva e no caminho certo.

As técnicas de estimativa são importantes. Os gerentes de projeto podem usar nosso gráfico de Gantt ou visualização de planilha para planejar o projeto e descobrir custos, tempo, escopo e muito mais. Mas uma vez que o projeto começa, é quando a borracha cai na estrada. É melhor ter uma ferramenta de gerenciamento de projetos que possa monitorar em tempo real e rastrear seu tempo, escopo e custo para obter sucesso.

O ProjectManager é um software premiado que ajuda você a planejar, monitorar e relatar projetos ao longo de seu ciclo de vida. Nossa plataforma colaborativa significa que você pode compartilhar arquivos e colaborar facilmente, esteja no escritório, em campo ou trabalhando remotamente. Junte-se às equipes da NASA, Siemens e Nestlé que já estão usando nossa ferramenta. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.