As 10 principais estratégias de execução de projetos

Sua organização não está conseguindo fechar as lacunas entre a estratégia e a execução do projeto? Esta não é uma tarefa fácil.

Felizmente, existem estratégias (e ferramentas!) que você pode usar para superar essas lacunas, e você não está sozinho nesse desafio. Vamos aprender como as estratégias e ferramentas certas podem ajudá-lo a fechar as lacunas para promover a execução bem-sucedida do projeto. Ouviremos especialistas e revisaremos as principais conclusões que os líderes de projeto podem colocar imediatamente em prática em seus programas e projetos.

O que é a execução do projeto?

Durante os cinco grupos de processos do ciclo de vida do projeto, existem vários objetivos e resultados para cada fase. Após o início do projeto e os processos de planejamento, inicia-se a execução do projeto.

Os CEOs de sucesso Ram Charan e Larry Bossidy definem a execução em seu livro Executive: The Discipline of Getting Things Done: “Execução é um conjunto específico de comportamentos e técnicas que as empresas precisam dominar para ter uma vantagem competitiva. É uma disciplina própria.”

A execução do projeto é a terceira fase do ciclo de vida do projeto e uma das mais vitais das fases do projeto. Durante esta fase, você construirá suas entregas e as apresentará ao seu cliente e aos principais interessados. Esta é geralmente a fase mais longa do ciclo de vida do projeto e, previsivelmente, a mais exigente.

O objetivo principal da execução do projeto é concluir o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto e atender aos principais objetivos do projeto. Durante esta fase, um líder de projeto se concentra nestes processos-chave:

• Gerenciando pessoas
• Seguintes processos
• Comunicar informações a todas as principais partes interessadas, patrocinadores e membros da equipe

Ao executar um projeto, você precisa gerenciar muitas coisas: recursos, custos, cronograma e muito mais. O ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho e projeto que possui várias visualizações de projeto que podem fazer isso com mais eficiência. Crie gráficos de Gantt, atribua tarefas e acompanhe o progresso para compartilhar dados com as partes interessadas e manter a equipe do projeto conectada em tempo real. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Etapas de execução do projeto

A execução do projeto, assim como o gerenciamento de projetos, é dividida em etapas para garantir que você não esteja negligenciando nada crucial. As oito etapas do projeto podem diferir ligeiramente dependendo do projeto e de como sua organização funciona, mas descrevemos o básico abaixo.

1. Executar o escopo do projeto

Você planejou o escopo do projeto, coletou os requisitos e o definiu usando uma estrutura analítica do projeto. Uma vez que esse escopo tenha sido validado, é hora de colocá-lo em ação. Isso também envolve o controle do escopo, que faz parte das fases de monitoramento e controle de um projeto.

2. Gerencie sua equipe

A atribuição de tarefas à equipe é apenas o começo; você precisa monitorar o trabalho deles e garantir que eles estejam produzindo na capacidade, monitorando sua carga de trabalho e removendo quaisquer gargalos que possam bloquear seu progresso.

3. Faça alterações

Isso leva às mudanças que são necessárias para cada projeto. Não importa quão bom seja seu plano, haverá mudanças que afetarão sua programação e orçamento. Você precisa monitorar o projeto, as mudanças recomendadas e tomar ações corretivas para permanecer no caminho certo.

4. Atualize as Partes Interessadas

Suas partes interessadas estão envolvidas no projeto e você precisa gerenciar suas expectativas. Uma maneira de fazer isso é se comunicar regularmente com eles. Gerencie essas comunicações descobrindo com que frequência eles desejam ser atualizados e como eles preferem obter essas atualizações.

5. Conduza exercícios de formação de equipe

A execução adequada só ocorre quando as equipes trabalham juntas. Essa colaboração envolve muitas coisas, como ferramentas para conectá-los, mas também confiança. Os exercícios de formação de equipes são uma maneira de gerar confiança, especialmente para novas equipes que não têm muita experiência compartilhada.

6. Comemore os marcos

Alguns podem querer guardar as comemorações para a entrega final, mas ter marcos, reconhecê-los e premiar a equipe ao longo da fase de execução é como você mantém o moral alto, o que influencia na produtividade.

7. Reúna-se Regularmente

Para manter seus stakeholders atualizados, você precisa ter uma visão clara do desempenho e do progresso do projeto. Existem ferramentas que monitoram e relatam o desempenho, mas você também precisa se reunir regularmente com a equipe do projeto e obter relatórios de status e feedback.

8. Alterações de Documentos

Como observamos, a mudança faz parte de um projeto. Você pode ficar tentado a identificar e responder rapidamente às mudanças, o que é importante. Mas sem documentar essas mudanças no plano do projeto, você está se preparando para problemas. Esses documentos de gerenciamento de mudanças oferecem dados históricos para projetos futuros, mas também explicam ações no atual.

Desafios de execução do projeto

Há mais problemas do que descrevemos, pois as coisas podem dar errado ou se desviar do plano do projeto. É por isso que o monitoramento e o rastreamento durante a execução são tão importantes. Aqui estão alguns problemas comuns a serem observados.

Scope creep é quando o escopo do projeto vai além de seus objetivos originais. Isso pode acontecer devido às partes interessadas que desejam mudanças, problemas na cadeia de suprimentos e muito mais. É seu trabalho revisar todas as mudanças e priorizá-las ou desconsiderá-las adequadamente.

Ter uma equipe confiável exige que todos sejam responsáveis ​​por seu trabalho. Sem responsabilidade, você terá longos atrasos e custos mais altos. Manter sua equipe responsável é parte do gerenciamento bem-sucedido de sua equipe.

Você deve ter desenvolvido um plano de gerenciamento de riscos durante a fase de planejamento e será útil ao executar o projeto. Isso permite identificar problemas à medida que eles surgem e respondê-los rapidamente.

Lacunas de execução

As organizações que implementam uma estratégia executiva para transformar objetivos estratégicos em valor de negócios descobrirão o “sistema maior” para o sucesso – os executivos C-suite, gerência intermediária, gerente de projeto e equipe de projeto.

No início deste ano, outro livro foi lançado chamado Filling Execution Gaps, de Todd Williams. O livro de Williams leva um passo adiante para identificar claramente “seis lacunas de execução” a serem fechadas para alcançar o sucesso repetível do projeto.

De acordo com o mais recente PMI Pulse of the Profession 2017, “o C-suite continua a ser amplamente focado na formulação e execução da estratégia de ponte e no combate à tecnologia e à interrupção dos negócios”. A pesquisa de Williams revela as lacunas que estávamos perdendo.

A pesquisa de Williams identifica seis principais lacunas que impedem a execução bem-sucedida do projeto:

• Ausência de entendimento comum
• Patrocinadores executivos desengajados
• Desalinhamento com os objetivos estratégicos
• Gestão de mudanças ruim
• Governança corporativa ineficaz
• Liderança sem brilho

A realidade é que corrigir cada lacuna individualmente não é a solução. O verdadeiro desafio é encontrar soluções, desenvolver planos de ação e implementar estratégias para corrigir todas as seis lacunas. De acordo com Williams, não é ciência de foguetes, mas entender como cada lacuna afeta as iniciativas do seu programa é fundamental para a fase mais crítica do seu projeto: a execução.

Fechando a lacuna de execução

Existem duas peças para fechar a lacuna:

• Alinhar as metas e objetivos do plano estratégico com um plano de implementação
• Executar no programa e no projeto a entrega de resultados que atendam a esses objetivos

Fechar essa lacuna de execução, também conhecida como lacuna de estratégia, é um dos desafios mais frustrantes que os líderes empresariais enfrentam hoje. A lacuna de execução é uma lacuna percebida entre as estratégias e expectativas de uma empresa e sua capacidade de atingir essas metas e colocar as ideias em ação.

Modelo de Plano de Execução do Projeto

Se você estiver procurando por um modelo de execução de projeto, temos um modelo de plano de ação gratuito para Excel que descreve as etapas de ação que você precisa executar. Ele lista quem é designado para a tarefa, o prazo, quais recursos são necessários e muito mais. É um documento estático, mas se você não estiver pronto para atualizar para o software de gerenciamento de projetos, será útil.

Dicas Estratégicas para Melhorar a Execução do Projeto

Vamos rever algumas estratégias para promover a execução bem-sucedida do projeto.

1. Comece com o fim em mente

É uma boa ideia considerar alinhar sua estratégia com os resultados finais projetados. Um grande problema em passar do conceito à implementação é simplesmente a falta de metas e objetivos claramente definidos. Executivos que não conseguem definir o que desejam realizar dificilmente podem esperar que os líderes de projeto entendam sua estratégia e liderem seus projetos com qualquer nível de contribuição significativa.

2. Ganhe a adesão de sua equipe principal

Um projeto bem definido ajuda a ganhar a adesão de sua equipe e partes interessadas. Explicar a visão por trás das decisões estratégicas dá a essa equipe central uma compreensão mais profunda de como seu conhecimento e trabalho contribuirão para o todo maior. O uso de software colaborativo de gerenciamento de projetos é uma maneira ideal de manter todos trabalhando em equipe, sem perder de vista os objetivos principais.

3. Líderes de projeto levam seus projetos até a linha de chegada

Para garantir que as estratégias sejam postas em prática, certifique-se de ter o talento com as habilidades de liderança de projeto certas para gerenciar o projeto. A inteligência emocional e a autoconsciência continuam a ser habilidades essenciais para os líderes de projeto.

4. Construa uma equipe de alto desempenho

Procure construir uma equipe altamente qualificada que possa ajudar a definir as estratégias e alinhamentos certos para seus programas e projetos. Os líderes de projeto que podem alinhar sua visão e trabalhar com suas equipes entregarão com sucesso os principais programas e projetos, e o alinhamento da visão e da estratégia à implementação ajudará você a fechar essas lacunas.

5. Monitore o progresso e o desempenho por meio da responsabilidade

A implementação de qualquer estratégia envolve reuniões para discutir os vários projetos e programas necessários. As reuniões são fundamentais para ajudar a reunir o foco nesta fase para fazer o seguinte:

• Gerenciar pessoas
• Siga os processos
• Comunicar informações a todas as principais partes interessadas, patrocinadores e membros da equipe

As reuniões são uma ótima maneira de solidificar acordos, documentar itens acionáveis, identificar riscos/problemas e responsabilizar sua equipe pelo acompanhamento para produzir resultados.

Mantenha a linha de comunicação aberta durante todo o projeto. Certifique-se de acompanhar antes, durante e depois das reuniões em relação aos itens de ação, questões e riscos pendentes. Evite microgerenciar e ajuste seu estilo de liderança com base na situação e no membro da equipe.

Mais modelos de gerenciamento de projetos para ajudar na execução do projeto

Você já viu nosso modelo de plano de ação gratuito para Excel, mas esse é apenas um das dezenas de modelos de projeto que oferecemos. Existem modelos gratuitos para cada fase do seu projeto, incluindo a fase de execução. Aqui estão alguns para ajudar na execução.

Modelo de painel do projeto

Parte da execução de um projeto é garantir que ele atenda às suas restrições de cronograma e orçamento. Nosso modelo de painel de projeto gratuito para Excel rastreia métricas como tarefas, carga de trabalho, custos e muito mais. Claro, você precisa inserir os dados, mas se você não estiver usando um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem, é sua melhor aposta.

Modelo de Rastreador de Tarefas do Projeto

Outra maneira de garantir que suas tarefas estejam indo conforme o planejado é com nosso modelo gratuito de acompanhamento de tarefas de projeto para Excel. Ele permite que você veja o esforço planejado em relação ao efeito real para que você possa detectar quaisquer anomalias e resolvê-las rapidamente. É uma ótima ferramenta de gerenciamento de tarefas que também pode ser usada como uma lista de verificação de tarefas, acompanhamento de projetos e modelo de análise de tarefas.

Modelo de quadro de horários

Outra parte importante da fase de execução é gerenciar sua equipe. Nosso modelo de quadro de horários gratuito para Excel permite que você acompanhe seu tempo no trabalho, calculando o custo por hora, férias e horas extras. Acompanhe quanto tempo eles estão gastando em suas tarefas e obtenha outra visão do projeto para ajudá-lo a mantê-lo nos trilhos.

Usando o ProjectManager para a execução do projeto

Estratégia e teoria só o levarão até certo ponto quando se trata de execução: você precisa das ferramentas certas para garantir que seu plano de projeto se torne um sucesso. O ProjectManager tem um poderoso conjunto de ferramentas para ajudá-lo a executar seu plano de projeto.

Acompanhe a execução do projeto em tempo real

Obtenha uma visão de alto nível do seu projeto com painéis em tempo real. Não há necessidade de configuração como em outros softwares leves. Nossa ferramenta coleta e calcula automaticamente os dados ao vivo e os exibe em gráficos coloridos. Veja seis métricas de projeto que monitoram o progresso e o desempenho, desde tempo e custo até carga de trabalho e integridade.

Gerencie tarefas com mais eficiência

O painel permite que os gerentes monitorem o projeto enquanto nossas ferramentas de gerenciamento de tarefas ajudam os membros da equipe a executar tarefas diárias. Nosso software premiado tem várias visualizações de projetos, incluindo uma visualização de lista onde os membros da equipe podem ver todas as tarefas atribuídas, prioridade da tarefa e data de vencimento. É fácil atualizar o progresso, adicionar comentários e anexar tarefas de arquivos para que todo o trabalho permaneça centrado no projeto. A transparência é a chave para uma boa execução, e o ProjectManager tem isso de sobra.

Se você está procurando uma ferramenta para ajudá-lo a implementar essas estratégias enquanto executa seu projeto, existe o ProjectManager. Nosso software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem oferece dados em tempo real, para que você possa ver o que está acontecendo enquanto está acontecendo. Experimente gratuitamente com esta avaliação de 30 dias.