Como criar um documento de iniciação de projeto (modelo incluído)

Antes de iniciar um projeto - antes mesmo de planejá-lo - primeiro você precisa definir o projeto em detalhes. Isso permite que o gerente de projeto obtenha a adesão das principais partes interessadas do projeto e garanta que toda a pesquisa tenha sido feita para passar para a fase de planejamento sem problemas.

É por isso que um documento de iniciação do projeto (PID) é tão importante. Para entender o porquê, vamos definir o termo e compará-lo com outra documentação de projeto. Exploraremos sua importância e como criar um documento de iniciação de projeto, incluindo todos os seus diversos componentes. Você pode até baixar um modelo de documento de iniciação de projeto gratuito para o Word para ajudá-lo a começar.

O que é um Documento de Iniciação do Projeto (PID)?

Um documento de iniciação do projeto (PID) é usado para definir o projeto completamente. É semelhante a uma carta de projeto, mas mais aprofundada. É usado principalmente na metodologia PRINCE2, que é um acrônimo para PRojects IN Controlled Environments. Um PID é linear e baseado em processos, dividindo um projeto em estágios definidos e é usado principalmente no Reino Unido.

Embora o documento de iniciação do projeto seja a última parte da fase de iniciação do projeto, ele pode ser visto como a base do plano do projeto que ocorre na próxima etapa. Também ajuda a obter adesão para o projeto de seus principais interessados ​​e informa a equipe do projeto sobre o que está por vir.

Um documento de iniciação do projeto é um documento vivo que é frequentemente analisado e revisado ao longo do ciclo de vida do projeto. As coisas mudam e essas mudanças devem refletir no documento de iniciação do projeto. É um documento incrivelmente importante por essas e outras razões, das quais falaremos em breve.

Também pode ser considerado a arma de partida na corrida para concluir o projeto. Depois de traçar a pista com o documento de iniciação do projeto, você precisa do veículo para atravessá-la com eficiência. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que pega seu PID e o transforma em um plano de projeto viável. Nosso robusto gráfico de Gantt ajuda você a planejar e agendar tarefas e recursos do projeto, vincular todos os quatro tipos de dependências de tarefas para evitar atrasos dispendiosos e até filtrar o caminho crítico para identificar tarefas essenciais. Depois que seu plano estiver em vigor, defina a linha de base para capturar seu esforço planejado e compare-o com seu esforço real em tempo real. Isso ajuda você a manter seu projeto dentro do cronograma e do orçamento. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Por que é importante criar um documento de iniciação do projeto?

Há tantas maneiras pelas quais um documento de iniciação do projeto é importante. É provavelmente o documento de projeto mais importante criado durante a fase de iniciação porque reúne a maioria dos outros documentos de projeto dessa fase. Dessa forma, o documento de iniciação do projeto garante que o projeto seja totalmente compreendido antes de levá-lo ao conselho do projeto e solicitar seu apoio financeiro.

Outro aspecto importante do documento de iniciação do projeto é que ele atua como a linha de base. Tanto o conselho do projeto quanto o gerente do projeto podem consultá-lo e acompanhar seu progresso. Eles fazem isso coletando dados sobre o processo real e comparando-os com o documento de iniciação do projeto. Também pode ajudar a identificar problemas que possam surgir e impactar o escopo, custo ou tempo do projeto.

O documento de iniciação do projeto também é uma ótima ferramenta para atualizar os novos membros do projeto. Eles podem aprender tudo o que precisam saber sobre o projeto em um só lugar, como o motivo do projeto, justificativa de negócios, riscos, como é gerenciado e muito mais.

O que deve ser incluído em um documento de iniciação do projeto?

Já falamos muito sobre o que é um documento de iniciação de projeto e por que ele é importante, mas ainda não entramos em detalhes sobre o que ele inclui. Esta pode ser a parte mais importante da nossa discussão. Aqui, descreveremos as diferentes seções do documento de iniciação do projeto e o que elas fazem.

Definição de projeto

Para começar, o documento de iniciação do projeto resume brevemente o projeto e faz uma breve descrição do seguinte.

• Objetivo: O motivo do projeto, seja um novo produto, preenchimento de um nicho de mercado, etc.
• Metas e objetivos: Defina as metas, resultados de longo prazo e os objetivos, resultados de curto prazo, do projeto.
• Critérios de sucesso: explique como você medirá o projeto para determinar se ele é bem-sucedido ou não.
• Suposições e restrições: Liste o que você supõe ser verdadeiro e o que você provou ser verdadeiro em termos do que pode impactar o projeto.

Caso de negócios

O business case é o documento que justifica o projeto. É semelhante ao que é discutido na definição do projeto, mas entra em mais detalhes. Ele definirá coisas como os benefícios do projeto, seu custo e risco, etc.

Escopo do Projeto

É aqui que você descreve tudo o que deve ser feito para concluir o projeto, incluindo a definição de seus objetivos, restrições e gerenciamento do fluxo de trabalho.

Orçamento do projeto

Aqui é onde você fará a estimativa mais precisa possível dos custos do projeto. Isso é feito por meio de várias técnicas diferentes, pois você deseja estar o mais próximo possível do custo real para evitar perdas de dinheiro. Portanto, use opiniões de especialistas, dados históricos e divida o projeto em tarefas e estime os custos associados a essas tarefas para obter seu orçamento.

Cronograma do projeto

Ter todas as suas entregas, atividades e tarefas listadas ajudará você a agendar o projeto. Cada tarefa deve ter uma data de início e uma data de término. Em seguida, você deseja colocar as tarefas em uma linha do tempo visual para poder ver todo o projeto em uma página.

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Detalhamento do Projeto

Para evitar ignorar acidentalmente uma tarefa na linha do tempo do projeto, use uma estrutura analítica do projeto. Este é um gráfico de árvore hierárquico com a entrega final no topo e todas as outras entregas que o levam até lá ramificando-se a partir daí. Conhecer todas as suas entregas ajudará você a determinar todas as tarefas necessárias para produzi-las.

Plano de Recursos

Os recursos são todas as coisas que você precisa para executar o projeto, que inclui sua equipe, equipamentos, materiais, etc. Este documento listará todos esses recursos, quanto de cada um você precisa e quando precisará deles. Este esforço será coordenado para ser o mais eficiente possível.

Plano de Risco

O risco é inerente a todos os projetos, sejam eles positivos ou negativos, e deve ser contabilizado. O plano de riscos identificará esses riscos e o que fazer com eles se eles se tornarem problemas no projeto. Você deseja designar um membro da equipe para responder a eles e definir uma prioridade, impacto e probabilidade de ocorrência.

Plano de Gerenciamento de Mudanças

A mudança é outro dado em um projeto, que é onde o plano de gerenciamento de mudança entra em jogo. Ele cria um processo para gerenciar essas alterações para que possam ser revisadas e aprovadas ou rejeitadas. Se aprovado, o plano também detalhará como a mudança será comunicada e implementada no projeto.

Funções e responsabilidades da equipe do projeto

Este documento definirá as funções e responsabilidades de todos os envolvidos no projeto. Também explicará a quem reportar e quem na equipe responderá a quaisquer perguntas que o membro da equipe possa ter. Isso será claramente comunicado a todos antes de iniciar o projeto.

Controles do projeto

Para manter os projetos dentro do cronograma, os gerentes devem monitorar seu progresso e desempenho. Os controles do projeto são usados ​​para garantir que o projeto esteja alinhado com seu plano e orçamento, tenha o desempenho esperado e atenda aos padrões de qualidade.

Plano de comunicação

As partes interessadas precisam ser mantidas informadas, mas não precisam entrar nos detalhes do projeto. O plano de comunicação define quem precisa saber o quê, com que frequência deve ser atualizado e qual é o método preferido de obtenção de dados. O plano de comunicação também pode incluir manter todos na equipe do projeto informados.

Modelo de Documento de Iniciação do Projeto

Para que você não precise criar um do zero, incluímos um modelo de documento de iniciação de projeto gratuito para o Word. Ele descreve todas as várias seções que definimos acima e é totalmente personalizável para que você possa adicionar ou remover seções conforme desejar. Anexar toda a documentação de suporte tornará este modelo de iniciação de projeto gratuito inestimável.

Documento de Iniciação do Projeto vs. Plano do Projeto

O documento de iniciação do projeto pode soar muito como um plano de projeto. Como veremos ao dividi-lo em vários componentes, existem alguns elementos que são iguais. Por exemplo, ambos terão um cronograma de projeto, lidarão com recursos e um orçamento. Mas enquanto os dois são semelhantes, eles não são os mesmos.

Por um lado, o documento de iniciação do projeto é de mais alto nível do que um plano de projeto. O plano do projeto é projetado especificamente para delinear as etapas que levarão um projeto do início ao fim, resultando em uma entrega. É usado mais como um roteiro, enquanto o documento de iniciação do projeto é uma visão geral detalhada de todo o projeto, incluindo a razão de sua existência.

Outra diferença entre o documento de iniciação do projeto e um plano de projeto é que o PID faz parte do PRINCE2. É improvável que você encontre tal documentação em um projeto executado por outra metodologia. Adote uma abordagem em cascata, teria um documento semelhante, mas o chamaria de termo de abertura do projeto, que cobre grande parte do mesmo terreno.

Documento de Iniciação do Projeto vs. Resumo do Projeto

Um resumo do projeto é semelhante a um documento de iniciação do projeto em termos de escopo, mas novamente difere em termos de detalhes. Enquanto o PID obtém informações do conselho do projeto, que tomará a decisão sobre a aprovação ou não do projeto, um resumo do projeto é uma breve descrição dos elementos-chave do projeto.

O gerente de projeto ou líder de projeto cria o documento de iniciação do projeto. Eles geralmente começarão a criar o PID depois que o resumo do projeto for feito e acordado. Em certo sentido, inicia o documento de iniciação do projeto. Isso evita ter que fazer muito trabalho detalhado que é rejeitado pela diretoria do projeto ou pelas partes interessadas.

O ProjectManager ajuda você a gerenciar o projeto

Os modelos são ótimos, mas são documentos estáticos que requerem atualizações manuais. Quando você está gerenciando um projeto, você quer eficiência. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que fornece todos os recursos necessários para passar da fase inicial do projeto para a execução, monitoramento e controle. Nosso armazenamento ilimitado de arquivos oferece um hub central para armazenar todos os documentos de suporte do projeto do documento de início do projeto, para que estejam sempre à mão. Mas isso é apenas o começo do que nosso software pode fazer por você.

Monitore seu projeto com painéis em tempo real

Depois que um projeto é executado, os gerentes estão profundamente envolvidos no monitoramento e controle desse projeto para garantir que ele esteja alinhado com o cronograma e o orçamento do projeto. Painéis de projeto em tempo real fornecem uma visão geral de alto nível do progresso e desempenho dos projetos. Eles capturam dados ao vivo e os exibem em gráficos e gráficos fáceis de ler que mostram tempo, custo, carga de trabalho e muito mais. Ao contrário das ferramentas leves, não há necessidade de configuração. Está pronto quando você estiver.

Mantenha as equipes produtivas com recursos de gerenciamento de recursos

Uma maneira de garantir que você permaneça no curso é gerenciando os recursos. Seu recurso mais importante, é claro, é a equipe do projeto. Você pode salvar sua disponibilidade, incluindo PTO e feriados globais, para facilitar a atribuição de tarefas. Em seguida, use o gráfico de carga de trabalho com código de cores para garantir que ninguém seja superalocado. Se alguns estiverem, simplesmente realoque os recursos diretamente do gráfico para equilibrar sua carga de trabalho e mantê-los trabalhando em capacidade e produtivos.

Existem muitos outros recursos que ajudam no gerenciamento de tarefas, como nossas múltiplas visualizações de projeto que permitem que os membros da equipe trabalhem com as ferramentas que desejam e recursos de gerenciamento de risco que identificam e rastreiam problemas até que sejam mitigados. Os fluxos de trabalho automatizados adicionam eficiência e as configurações de aprovação de tarefas garantem que apenas a qualidade seja entregue. Um documento de iniciativa do projeto configura o projeto para ter sucesso e o ProjectManager garante que isso aconteça.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online que conecta equipes, não importa onde estejam ou quando trabalhem. Compartilhe arquivos, comente no nível da tarefa e muito mais para promover uma melhor colaboração. Junte-se a equipes de empresas como Avis, Nestlé e Siemens que estão usando nosso software para entregar projetos com sucesso. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.