Iniciação do projeto: como começar seu projeto com o pé direito

Grandes projetos geralmente começam com grandes esperanças e expectativas. Mas se a fase de iniciação do projeto não for bem-sucedida, o projeto pode sair do curso e ruir para o desastre. Você deve ancorar seu projeto desde o início, fornecendo-lhe uma estrutura. As ideias são abundantes, mas ter um plano de projeto e executá-lo permite que você realize essas esperanças e ideias.

É claro que existem outras fases de gerenciamento de projetos, mas a iniciação do projeto é a primeira e muitas vezes a etapa mais importante. Com uma forte fase de iniciação do projeto, você está no caminho certo para concluir o projeto no prazo e dentro do orçamento.

O que é Iniciação de Projeto?

A iniciação do projeto é a primeira fase do ciclo de vida de um projeto. É neste momento que se identifica a oportunidade ou razão do projeto e se desenvolve um projeto para aproveitar essa oportunidade. Também é nessa fase que os projetos são aprovados ou negados pelas principais partes interessadas, portanto, você precisará realizar estudos de viabilidade e uma análise de custo-benefício para garantir que o projeto tenha valor comercial.

A iniciação do projeto é uma fase movimentada do projeto, na qual você precisará fazer muito planejamento e pesquisa para que a ideia do seu projeto se transforme em realidade. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que oferece várias visualizações de projetos, como gráficos de Gantt, quadros kanban e painéis de projetos, para que você possa acompanhar os riscos, tarefas, tempo e recursos.

Qual é a importância da fase de iniciação do projeto?

A fase de iniciação do projeto é importante por vários motivos. A principal razão é que, durante esse estágio, os gerentes de projeto montam uma equipe de projeto e criam a documentação do projeto para convencer as partes interessadas do valor do projeto. Uma vez que essas partes interessadas do projeto decidam prosseguir com o projeto, a equipe de gerenciamento do projeto pode continuar com as fases de planejamento, execução e monitoramento do projeto até que o projeto seja concluído. Os projetos simplesmente não podem começar sem uma fase de iniciação de gerenciamento de projeto adequada.

Documentação de Iniciação do Projeto

Conforme mencionado, a documentação de iniciação do projeto ajuda os projetos a passarem da concepção à realidade. Aqui estão os documentos de iniciação de projeto mais comumente usados ​​para ajudá-lo a destacar os benefícios de seu projeto e construir as bases de seu plano de projeto.

É nesta fase que é montada uma equipa e é criado um business case para definir o projeto em detalhe.

Caso de negócios

Um caso de negócios é usado para explicar o motivo de iniciar um projeto. O caso de negócios mostra como o uso de recursos financeiros e outros suporta as necessidades de um negócio. Um caso de negócios será adaptável, ajustando-se ao tamanho e risco da proposta do projeto, mas será estruturalmente o mesmo em todos os projetos. Ele lida não com questões técnicas, mas com as preocupações de negócios do projeto e precisa ser abrangente.

Idealmente, o caso de negócios deve ser fácil de entender, lógico e relevante. Os aspectos-chave precisam ser rastreados, medidos e justificados. Também deve haver responsabilidade e comprometimento com a entrega e os custos envolvidos.

A estrutura de um caso de negócios deve seguir o seguinte:

• Prefácio
• Índice
• Briefing executivo, que inclui o que é o projeto, quais serão os resultados desse projeto e por que ele deve ser realizado
• Uma introdução explicando os drivers de negócios, o escopo do projeto e as finanças
• Uma estimativa de custo preliminar, como uma ordem aproximada de magnitude
• Análise com premissas e quais serão os custos e benefícios, incluindo risco
• Conclusão observando quais serão os próximos passos
• Apêndice

Termo de abertura do projeto

Um termo de abertura descreve o propósito do projeto e como ele será estruturado e executado. Nele são detalhados a visão, os objetivos, o escopo e as entregas do projeto. As responsabilidades da equipe do projeto e das partes interessadas também são descritas.

Esta próxima etapa ajuda a identificar claramente a visão e os objetivos do projeto. Ele define o escopo do projeto e lista as entregas.

O termo de abertura do projeto também lista as funções e responsabilidades da equipe do projeto e identifica os clientes e partes interessadas do projeto. É neste ponto que o projeto é organizado estruturalmente, documentando o plano do projeto e listando todos os riscos, problemas e suposições.

Estatuto da Equipe

Uma carta de equipe é semelhante a uma carta de projeto, apenas que se concentra nas funções e responsabilidades de uma equipe de projeto. O principal objetivo deste documento é ajudar as equipes a entender melhor como podem trabalhar juntas para alcançar seus objetivos.

Documento de Iniciação do Projeto (PID)

Um documento de iniciação do projeto é usado ao gerenciar projetos com uma estrutura PRINCE2. Um documento de iniciação do projeto é usado para definir os elementos do projeto que precisam da aprovação das partes interessadas, como o caso de negócios, escopo, riscos, critérios de sucesso e outros aspectos importantes da iniciação do projeto.

Principais etapas da fase de iniciação do projeto

Conforme mencionado acima, a fase de iniciação do projeto pode ser dividida em algumas etapas simples. Aqui estão 5 etapas de iniciação de projetos para iniciar a maioria dos projetos. Sinta-se à vontade para ajustar este processo de iniciação de projeto para melhor atender às necessidades de sua equipe.

1. Crie seus documentos de iniciação de projeto

Conforme mencionado acima, os documentos de iniciação do projeto são um dos principais resultados desta fase. Com um termo de abertura do projeto, caso de negócios, documento de iniciação do projeto e outra documentação de apoio ao projeto, você prepara seu projeto para o sucesso.

2. Realizar um estudo de viabilidade

Uma vez aprovado o caso de negócios, o próximo passo é fazer um estudo de viabilidade, que documenta possíveis soluções para a oportunidade ou problema de negócios que o projeto se propõe a abordar. Ele direciona você para o caminho certo para abordar o projeto.

Um estudo de viabilidade pesquisa a oportunidade e documenta o que é necessário para concluir um projeto bem-sucedido. Ele também identificará quaisquer outras soluções, se disponíveis. Os riscos e problemas são descritos neste momento, bem como qual será a solução proposta para cada um, caso ocorram.

3. Monte uma equipe de projeto

Um projeto não pode ser iniciado sem uma equipe: esta é uma parte fundamental do desenvolvimento do projeto. Então, a seguir vêm as descrições de trabalho para as pessoas que irão implementar o plano do projeto, incluindo seus objetivos e responsabilidades.

Criar uma equipe de projeto requer definir as funções de cada membro da forma mais clara possível para manter o trabalho fluindo sem problemas. Comece listando todas as responsabilidades de uma posição e a quem a pessoa nessa função se reportará.

Fazer um organograma detalhado pode ajudar. Ao listar as habilidades e a experiência necessárias para cada posição, fica mais fácil preenchê-la. Também é útil observar se há alguma qualificação necessária. Claro, um critério de desempenho, salário e condições de trabalho também devem ser definidos.

4. Aprovar a fase de iniciação do seu projeto

Revise os documentos de início do projeto para garantir que nenhuma etapa foi perdida antes de solicitar a aprovação das partes interessadas. Também é importante olhar os riscos identificados e ver se está faltando alguma coisa. Verifique se suas suposições e restrições mudaram antes de passar para o próximo estágio.

É apenas iniciando um projeto certo que você pode terminá-lo com sucesso. Ao ter uma fase de iniciação completa do projeto, você define claramente o escopo e constrói uma grande equipe para levar esse projeto a uma conclusão bem-sucedida.

5. Prepare sua equipe com uma reunião inicial do projeto

Após a aprovação do termo de abertura do projeto, você precisará fazer uma reunião inicial com a equipe do projeto e o cliente do projeto. Durante esta reunião inicial, metas e expectativas comuns serão definidas em relação ao escopo do projeto, cronograma e entregas, entre outras coisas. Isso garante uma transição suave para as fases de planejamento e execução do projeto.

6. Configure o Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO)

Um escritório de gerenciamento de projetos é um espaço físico no escritório ou local de trabalho onde o gerente de projetos e a equipe de suporte estão localizados durante o projeto. Abriga a infraestrutura de comunicações e qualquer tecnologia necessária para o projeto.

A primeira coisa a fazer é descobrir onde o escritório de projetos deve estar e, em seguida, certificar-se de que a infraestrutura esteja devidamente configurada com as ferramentas e equipamentos de PMO corretos.

Agora é hora de delinear as funções e responsabilidades das pessoas no escritório de projetos e determinar os padrões e processos adequados. Nesse ponto, o escritório de projetos pode prestar serviços aos projetos sob sua responsabilidade.

Modelos de gerenciamento de projetos para ajudar na fase de iniciação do projeto

Criamos dezenas de modelos de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a economizar tempo ao produzir a documentação inicial do projeto. Aqui estão alguns deles.

Modelo de Caso de Negócios

O caso de negócios é uma das principais ferramentas para mostrar às partes interessadas do projeto que os benefícios de seu projeto superam seus riscos ou restrições potenciais. Um bom caso de negócios é fundamental para levar os projetos das ideias à conclusão.

Modelo de termo de abertura do projeto

O termo de abertura do projeto é o passo inicial para a criação de um plano de gerenciamento de projeto totalmente desenvolvido. Este modelo ajuda você a reunir informações importantes para criar facilmente um termo de abertura do projeto.

Modelo de Estatuto da Equipe

Um estatuto de equipe ajuda os gerentes de projeto a esclarecer os membros de sua equipe sobre como a equipe está estruturada e quais são suas funções e responsabilidades, o que é a chave para o sucesso no gerenciamento de equipe.

Modelo de roteiro do projeto

Este modelo de roteiro de projeto ajuda você a criar facilmente uma linha do tempo visual que pode ser incluída como parte dos documentos de início do projeto. Essa é uma maneira fácil de compartilhar rapidamente a linha do tempo do projeto a partir de uma visualização de alto nível.

Usando o ProjectManager além da iniciação do projeto

Agora que você concluiu a fase de iniciação do projeto, é hora de fazer seu plano de projeto. Experimente o ProjectManager, nosso premiado software de gerenciamento de projetos. Você terá acesso a um conjunto de ferramentas poderosas que podem ajudá-lo a planejar, acompanhar e relatar projetos.

Gráficos de Gantt para planos

Use nossos gráficos de Gantt on-line para fazer a transição de seu projeto da fase inicial para a fase de planejamento. Mapeie suas tarefas e vincule tarefas que tenham dependências. Defina prazos e atribua tarefas aos membros da equipe para que todos conheçam suas responsabilidades no projeto. Você pode até adicionar comentários e anexos às tarefas para que os membros da equipe tenham tudo o que precisam para começar.

Ferramentas de gerenciamento de recursos para manter o projeto no caminho certo

Se um membro da equipe estiver doente ou sobrecarregado, os gerentes ainda têm o poder de reatribuir tarefas e redistribuir a carga de trabalho com o clique de um botão com nossas ferramentas de gerenciamento de recursos. Esses recursos poderosos ajudam a garantir que todo o trabalho que você fez nas fases de iniciação seja concretizado.

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Há muito o que planejar e monitorar ao iniciar um projeto. Um software de gerenciamento de projetos on-line, como o ProjectManager, oferece ferramentas de planejamento e rastreamento, como gráficos de Gantt, painéis em tempo real e listas de tarefas para gerenciar um projeto desde o início até o encerramento. Veja como o ProjectManager pode ajudá-lo com seus projetos fazendo este teste gratuito de 30 dias.