Noções básicas de gerenciamento de projetos: definições, métodos e ferramentas
Publicados: 2023-04-01Bem-vindo ao gerenciamento de projetos 101. O gerenciamento de projetos pode parecer uma disciplina assustadora, mas quando você entender os fundamentos e combinar isso com alguma intuição, estará no caminho certo para liderar projetos bem-sucedidos, não importa a sua situação.
Talvez você tenha sido designado inesperadamente para liderar um projeto e uma grande promoção esteja em jogo, ou talvez você seja um membro da equipe que deseja entender melhor seu papel no projeto. Independentemente disso, daremos a você uma breve visão geral dos principais detalhes envolvidos no gerenciamento de projetos para obter informações acionáveis.
Se precisar de mais ajuda com o gerenciamento de projetos, confira todos os nossos recursos e ferramentas de gerenciamento de projetos para atingir todo o seu potencial. O ProjectManager é um poderoso software de gerenciamento de projetos que pode ser usado por gerentes de projetos experientes e iniciantes e membros da equipe para gerenciar projetos. Comece gratuitamente hoje.
O primeiro básico de gerenciamento de projetos é a definição de um projeto, o que nos permite entender o que é gerenciamento de projetos e porque é tão importante para qualquer tipo de organização.
O que é um projeto?
Um projeto é uma sequência de tarefas que levam a um objetivo singular. Os projetos têm limites, como tempo, pessoas e recursos necessários para concluí-los. Tudo isso depende de quais resultados você deseja alcançar e quando deseja alcançá-los.
Esses resultados são o seu resultado, que produz entregas. Eles são tudo o que é produzido ou fornecido por causa do projeto. As entregas podem ser o resultado do próprio projeto, mas também os resultados do processo do projeto, como o plano do projeto, relatórios ou outros documentos. Projetos são feitos de prazos. Cada tarefa e fase do projeto tem uma data de vencimento, o que significa que seu projeto tem um cronograma.
Orçamentos também fazem parte de um projeto. Você precisa de dinheiro para pagar os recursos para atender as demandas do projeto dentro do prazo previsto. Os recursos típicos incluem a força de trabalho, materiais de trabalho e equipamentos. Um orçamento de projeto descreve essas despesas. Agora que determinamos o que é um projeto, podemos definir o gerenciamento de projetos como uma disciplina.
O que é gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de projetos é uma disciplina que consiste na utilização de metodologias, ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos para gerenciar o ciclo de vida do projeto, que é um conjunto de etapas comuns a todos os projetos. Embora existam várias funções de gerenciamento de projetos dentro de uma equipe de projeto, o gerente de projeto geralmente é responsável por supervisionar o processo de planejamento, execução e monitoramento de projetos do início ao fim.
Vamos revisar quatro conceitos básicos de gerenciamento de projetos que moldam a disciplina de gerenciamento de projetos: o ciclo de vida do projeto, a tripla restrição do gerenciamento de projetos, as áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos e algumas das diferentes metodologias de gerenciamento de projetos que você pode usar como gerente de projetos.
Ciclo de Vida do Projeto
O ciclo de vida do projeto descreve as cinco fases pelas quais todos os projetos passam. Aqui está uma rápida visão geral de cada um.
- Iniciação: Aqui é onde você define o escopo do projeto, as metas, a organização do projeto, seu business case, suas restrições, quem são as partes interessadas, quais são os riscos, os controles do projeto, a estrutura de relatórios, etc.
- Planejamento: é aqui que você constrói o roteiro para levá-lo do ponto A ao ponto B, o que significa criar um cronograma das tarefas, prazos e recursos necessários para concluir tudo no prazo.
- Execução: O projeto começa e o plano do projeto é colocado em ação.
- Monitoramento e controle: Para garantir que o projeto esteja seguindo conforme planejado, você precisa configurar mecanismos para monitorar o progresso. Se o projeto não estiver seguindo conforme o planejado, trabalhe para controlar e resolver os problemas antes que eles se tornem problemas.
- Encerramento: Os projetos são empreendimentos temporários, portanto, eventualmente chegam ao fim e precisam ser formalmente encerrados. Mas não é tão simples quanto produzir entregas; há papelada para assinar, recursos para realocar e outras pontas soltas para amarrar.
A restrição tripla
Independentemente do método que você usa para gerenciar um projeto, entender a restrição tripla é fundamental. Todos os projetos são realizados com certas restrições. Estes são custo, tempo e escopo. Ou seja, os projetos devem estar dentro do orçamento, ser entregues no prazo e atender ao escopo acordado.
Se você pensar na restrição tripla como um triângulo, se estiver gerenciando o custo, o tempo e o escopo, o triângulo é a qualidade. Portanto, se você estiver gerenciando o custo, o tempo e o escopo do projeto, estará atendendo aos requisitos de qualidade do cliente.
Mas a restrição tripla é mais do que isso; é como o lastro de um navio e mantém o projeto equilibrado, não importa o quanto as águas fiquem agitadas. Por exemplo, se você precisar de mais dinheiro, terá que ajustar o tempo ou o escopo do projeto. Assim, se você estiver com pouco tempo, o orçamento ou escopo terá que mudar.
Se você mantiver a tríplice restrição em mente ao gerenciar seu projeto, juntamente com as fases do projeto e as ferramentas de gerenciamento, terá os meios para fazer os ajustes necessários para manter o projeto nos trilhos. É a fórmula do sucesso.
Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos
As áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos podem ser simplesmente definidas como categorias que descrevem os diferentes tipos de trabalho executados pelos gerentes de projeto e membros da equipe para concluir os projetos com êxito. Os gerentes de projeto devem ter muito conhecimento em cada uma dessas 10 áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos para que possam orientar as equipes durante o ciclo de vida do projeto e garantir que a restrição tripla esteja bem equilibrada.
- Gerenciamento integrado de projetos
- Gerenciamento do escopo do projeto
- Gerenciamento de tempo do projeto
- Gerenciamento de custos do projeto
- Gestão da Qualidade do Projeto
- Gestão de Recursos Humanos do Projeto
- Gerenciamento de Comunicações do Projeto
- Gerenciamento de riscos do projeto
- Gerenciamento de Aquisições do Projeto
- Gerenciamento das partes interessadas do projeto
Se estiver interessado neste tópico, você pode conferir nosso blog de áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos para obter mais informações sobre esses princípios fundamentais de gerenciamento de projetos.
Metodologias de Gerenciamento de Projetos
Existem muitas maneiras de estruturar o processo de um projeto, e os gerentes de projeto são especialistas em uma ou mais delas. O mais tradicional é o Waterfall, que segue uma abordagem linear para gerenciar um projeto, desmembrando o projeto em uma sequência bem estruturada.
Uma abordagem diferente que está ganhando popularidade é chamada Agile, que vem do desenvolvimento de software. É um processo que funciona em pequenas fases ou ciclos chamados “sprints” e se presta a equipes pequenas. Como o próprio nome, o processo aceita mudanças e é flexível e muda continuamente de direção de acordo com o feedback do cliente.
Por que o gerenciamento de projetos é importante?
Toda empresa, sem fins lucrativos ou qualquer outro tipo de organização precisa executar projetos, o que torna o gerenciamento de projetos importante para qualquer organização.
O gerenciamento eficaz de projetos não significa apenas que sua equipe entregará projetos dentro do prazo e do orçamento, mas também trará outros benefícios para toda a organização, como maior produtividade, custos reduzidos, melhor liderança e funcionários motivados.
Em poucas palavras, o gerenciamento de projetos ajuda as organizações a se tornarem mais eficientes por meio do planejamento e monitoramento de tarefas, metas e desempenho da equipe.
O que é um gerente de projetos?
Um gerente de projeto é a pessoa responsável pelo projeto. Isso está claro, mas pode ser uma explicação muito simples. O gerente de projeto conduz o projeto em todas as fases. Isso significa que eles são responsáveis primeiro por vender o projeto às partes interessadas e, em seguida, planejar e definir o escopo do projeto.
O que faz um gerente de projetos?
Os gerentes de projeto determinam todas as tarefas necessárias para atingir os objetivos do projeto e, em seguida, sequenciam essas tarefas em um cronograma. Essas tarefas e cronogramas recebem os recursos necessários para atingir os objetivos do projeto. Isso significa montar uma equipe, obter as ferramentas necessárias, suprimentos, garantir um local e quaisquer recursos necessários.
O gerente de projeto também é a pessoa que cria o orçamento do projeto para pagar por esses recursos. Eles são responsáveis por gerenciar toda a documentação e arquivá-los no final do projeto. Eles também gerenciam os riscos e monitoram o andamento do projeto para garantir que as pessoas estejam trabalhando sem obstruções e dentro do cronograma e do orçamento.
Então, basicamente, qualquer coisa relacionada ao projeto está sob a alçada do gerente de projeto. Eles são os líderes do projeto e gerenciam as equipes que estão executando o plano do projeto. No entanto, eles não são o chefe. O gerente de projeto vendeu a ideia do projeto para um patrocinador ou parte interessada, e eles relatam a eles sobre o andamento do projeto.
Portanto, um gerente de projeto é uma pessoa muito bem organizada, orientada para objetivos e apaixonada pelo processo. Um gerente de projeto deve trabalhar bem sob pressão, liderar e saber como motivar as pessoas a darem o melhor de si. Além das habilidades pessoais, as habilidades de comunicação são fundamentais. E eles devem conhecer os métodos e técnicas que ajudam a entregar projetos com sucesso.
Ferramentas de Gerenciamento de Projetos
Como você deve ter notado, os projetos podem ser complicados. Você planeja, programa e monitora para garantir que todos os elementos do projeto estejam funcionando sem problemas. Quanto mais ferramentas em mãos, mais manejável será o projeto e suas tarefas. O software de gerenciamento de projetos pode conter todas as ferramentas necessárias para ajudar os gerentes de projetos e membros da equipe em todos os aspectos de seus projetos.
Quando esse software de gerenciamento de projetos é baseado em nuvem, os dados e a colaboração podem acontecer em tempo real, o que fornece uma imagem mais precisa do projeto e ajuda na tomada de decisões. Além disso, o software de gerenciamento de projetos geralmente contém muitas das principais ferramentas para gerenciamento de projetos, como as discutidas abaixo.
Painéis
Os painéis do projeto reúnem métricas de todas as partes do projeto. Esses números são exibidos em tabelas e gráficos fáceis de ler, dando a um gerente ou membro da equipe uma visão ao vivo do progresso e dos dados do projeto. Os painéis também podem ajudar na geração de relatórios. Executar um projeto significa relatar aos patrocinadores do projeto sobre o andamento do projeto. Gráficos e gráficos podem ser filtrados para fornecer apenas os dados necessários para relatórios direcionados.
Gráficos de gantt
Os gráficos de Gantt online são ótimas ferramentas de planejamento porque exibem sua lista de tarefas graficamente em uma linha do tempo. Cada tarefa tem um prazo, que cria uma linha marcando o início e o término dessa tarefa. As tarefas podem ser vinculadas, se dependentes.
Idealmente, você pode compartilhar o Gantt com sua equipe e acompanhar seu progresso à medida que atualizam seus status. Com alguns gráficos de Gantt, a barra entre as datas de início e término será preenchida conforme a equipe trabalha em suas tarefas e, se você precisar alterar o cronograma, basta arrastar e soltar a barra para refletir a nova data de vencimento.
Ferramentas de gerenciamento de tarefas
Existem ferramentas de gerenciamento de tarefas que permitem criar listas de tarefas para você e atribuir tarefas aos membros da equipe. Às vezes, essas tarefas podem ter notas, arquivos, links e imagens anexadas relacionadas à tarefa, e os membros da equipe podem dialogar e colaborar no nível da tarefa. Você também pode automatizar notificações por e-mail para saber quando uma tarefa é concluída e para lembrar as pessoas de prazos iminentes.
Quadros de Horários e Ferramentas de Carga de Trabalho
Em termos de gestão das pessoas que trabalham no projeto, que pode ser um projeto à parte, existem os quadros de horários. Esses são documentos on-line que facilitam o rastreamento e o registro de horas trabalhadas por cada funcionário e podem ser arquivados no gerente quando concluídos para aprovação.
Quando se trata de gerenciar a carga de trabalho, as ferramentas de alocação de recursos permitem que você veja rapidamente se alocou seus recursos adequadamente no projeto para que todos estejam trabalhando e a carga de trabalho seja equilibrada. Em alguns casos, você também pode executar relatórios de seu software de gerenciamento de carga de trabalho.
Modelos de Gerenciamento de Projetos
Oferecemos dezenas de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a economizar tempo e agilizar seus projetos. Aqui estão alguns documentos essenciais de gerenciamento de projetos que você pode baixar gratuitamente.
Modelo de plano de projeto
Um plano de projeto é o documento que explica tudo sobre o seu projeto. Desde como está programado, até como será executado e concluído. Este modelo de plano de projeto gratuito ajudará você a começar seus projetos.
Modelo de orçamento do projeto
Todo projeto precisa de recursos como pessoas, materiais e equipamentos. Esses recursos custam dinheiro, portanto, você precisará estimar todos os custos do projeto para criar um orçamento do projeto. Este modelo gratuito é ideal para gerentes de projeto iniciantes.
Modelo de Cronograma do Projeto
É importante criar um cronograma do projeto que mapeie como o trabalho do projeto será realizado, incluindo as datas de início e término de todas as suas tarefas. Este modelo de cronograma de projeto gratuito ajuda você a fazer isso.
O que é um software de gerenciamento de projetos?
O software de gerenciamento de projetos faz o trabalho pesado para permitir que os gerentes planejem, programem e rastreiem facilmente os projetos de uma maneira muito mais rápida e eficiente do que os métodos tradicionais, como a elaboração manual de cronogramas de projetos.
O software de gerenciamento de projetos pode ser definido como um tipo de software que incorpora as ferramentas de gerenciamento de projetos mencionadas acima, juntamente com outros recursos, como quadros de horários, colaboração em equipe em tempo real ou armazenamento ilimitado de arquivos, para que os gerentes e equipes de projetos possam acompanhar os projetos em uma plataforma central.
No entanto, nem todos os softwares de gerenciamento de projetos funcionam da mesma maneira. Existem muitas opções no mercado e, embora algumas sejam fáceis de usar, elas podem não fornecer todas as ferramentas de planejamento, programação e rastreamento de que você precisa.
ProjectManager é um software de gerenciamento de projeto robusto que está equipado com todas as ferramentas de gerenciamento de projeto que qualquer gerente de projeto precisaria, independentemente do seu nível de especialização. O ProjectManager é uma ferramenta poderosa que capacita as equipes de projeto a planejar, gerenciar e acompanhar seu trabalho em tempo real e oferece aos gerentes a transparência de que precisam para manter os membros da equipe trabalhando no máximo.
Como o ProjectManager ajuda no gerenciamento de projetos
O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online que ajuda você a gerenciar todos os aspectos de seus projetos. Um software de gerenciamento de projetos como o ProjectManager é o que torna o gerenciamento de um projeto gerenciável.
Armazenar Documentos
Toda a papelada gerada durante a fase de iniciação do projeto pode ser salva no ProjectManager. Assim você consegue reunir tudo em um só lugar, facilitando a localização do que você precisa. Não se preocupe com o upload de arquivos e imagens grandes, o ProjectManager tem armazenamento ilimitado de arquivos.
Planejar e programar o trabalho
Quando você planeja seu projeto, o ProjectManager faz o trabalho pesado. Um gráfico de Gantt on-line ajuda você a agendar mapeando todas as suas tarefas em uma linha do tempo do projeto. Agora você pode vincular dependências, definir marcos e até mesmo começar a atribuir membros da equipe.
Monitore o progresso
À medida que as equipes executam suas tarefas, o ProjectManager fornece as ferramentas para monitorar e controlar seu progresso. Os recursos de gerenciamento de recursos garantem que nenhum membro da equipe esteja carregando toda a carga e que sua carga de trabalho seja equilibrada. Além disso, nosso painel em tempo real pode acompanhar o progresso, custo, integridade e muito mais.
Claro, há mais sobre gerenciamento de projetos do que este artigo sobre Gerenciamento de Projetos 101. Fica profundo. E está em constante evolução. No entanto, há uma constante no olho do furacão que está gerenciando um projeto: ferramentas. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem com painéis em tempo real, gráficos de Gantt online e recursos para gerenciar carga de trabalho, recursos, cronogramas e todos os aspectos do seu projeto. Veja como isso pode ajudá-lo a ter sucesso, fazendo hoje mesmo este teste gratuito de 30 dias!