Aceleração do gerenciamento de projetos: como acelerar um cronograma

Fast-tracking no gerenciamento de projetos é uma forma de gerenciar tempo, cronograma e atividades. Este método rejeita as metodologias tradicionais de gerenciamento de projetos para trabalhar de forma a permitir uma execução mais rápida do projeto.

Mas o fast-tracking é adequado para você e seu projeto? Continue lendo para saber exatamente o que significa acelerar um projeto e como ele difere de outras técnicas ao lidar com o cronograma do projeto e seu escopo.

O que é Fast-Tracking no Gerenciamento de Projetos?

O fast-tracking no gerenciamento de projetos envolve a execução de atividades ao mesmo tempo, e não sequencialmente. Isso é chamado de execução em paralelo. Ao contrário de uma atividade que segue a outra, à medida que a maioria dos projetos é concluída, o acompanhamento rápido não espera que uma atividade termine antes que outra comece.

Algumas atividades são dependentes de outras e não podem começar ou parar até que outra comece ou pare. O fast-tracking no gerenciamento de projetos só funcionará se todas as atividades puderem se sobrepor umas às outras. No entanto, se as atividades do projeto não se sobrepõem, o fast-tracking é uma alternativa viável, pois geralmente não adiciona nenhum custo extra.

Dito isso, reorganizar as atividades em seu projeto para acelerá-las pode aumentar o risco. Como agora você está executando todas as atividades ao mesmo tempo, os gerentes de projeto podem ter que retrabalhar o projeto. Reorganizar seu projeto provavelmente resultará na perda de tempo e na necessidade de adiar ainda mais o prazo final.

Portanto, o fast-tracking no gerenciamento de projetos pode não ser para todos. Existem, é claro, outras técnicas que podem ser utilizadas na execução do projeto. Um gerente de projeto deve tomar a decisão sobre qual deles é o melhor para o projeto e suas partes interessadas.

O que é compressão de cronograma no gerenciamento de projetos?

A compressão do cronograma no gerenciamento de projetos é uma técnica para encurtar a duração do projeto, mas manter o escopo do projeto inalterado. É comumente usado para ajustar o cronograma do projeto quando está atrasado ou quando você precisa concluir um projeto antes do esperado.

Fast-tracking é uma das técnicas usadas pelos gerentes de projeto quando precisam de compressão de cronograma. Outra técnica que os gerentes de projeto é chamada de travamento do projeto. Mais sobre isso em um momento.

Qualquer que seja a técnica que você use, controlar seu cronograma, especialmente manipulá-lo para ser feito rapidamente, exigirá um software de gerenciamento de projetos. A maior parte do agendamento de projetos é feita em um gráfico de Gantt.

O ProjectManager possui um gráfico de Gantt interativo que faz mais do que apenas organizar atividades, vincular dependências e mostrar todo o projeto em uma linha do tempo. Por um lado, você pode filtrar pelo caminho crítico, que é essencial ao usar a compactação de agendamento. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente.

O que é a falha de projeto no gerenciamento de projetos?

O travamento do projeto é uma técnica em que mais recursos são adicionados ao projeto enquanto se tenta não aumentar muito os custos.

Essas mudanças de custo e cronograma são analisadas de forma a obter a máxima compressão pelo menor custo para o projeto. No entanto, travar adicionará custos ao projeto porque envolve o aumento de recursos.

A análise das compensações de custo e cronograma é baseada no menor custo de falha por unidade de tempo. Isso dá às equipes uma visão sobre quais atividades têm mais valor, sem acumular muito custo. Os resultados de tal análise são compartilhados como um gráfico de falhas. O gráfico de falhas mostra as atividades que economizam mais tempo com o menor aumento de custo.

A falha do projeto só é viável quando a adição de recursos concluirá o projeto mais cedo. Os recursos extras podem incluir horas extras, incentivos e muito mais. Os custos adicionais para atingir este objetivo são revistos.

Rastreamento rápido do projeto vs travamento do projeto

A compactação do cronograma é usada para reduzir a duração do projeto. Isso pode ser alcançado por meio de duas técnicas, fast-tracking e projeto crashing. Ambos têm seus prós e contras, então vamos dar uma olhada em ambos e ver como eles se comparam.

Fast-tracking é executar as atividades do seu projeto ao mesmo tempo. A falha do projeto está adicionando recursos. Portanto, ambos podem ajudá-lo a compensar o tempo perdido, mas o rastreamento rápido provavelmente não afetará seu orçamento, enquanto a falha do projeto exigirá custos adicionais.

Conforme observado, há mais risco associado ao rastreamento rápido e mais custos com a falha de um projeto. Essas diferenças não tornam um melhor ou pior do que o outro. Eles são realmente apenas diferentes e devem ser usados ​​por diferentes razões. Resumindo, depende do projeto.

Se você optar por acelerar o projeto, certifique-se de manter as atividades em que está trabalhando em paralelo como aquelas que estão no caminho crítico. Se o caminho crítico não puder ser encurtado, não há chance de você encurtar a duração do projeto.

Devo acelerar o cronograma do meu projeto?

Ao acelerar o cronograma de um projeto, primeiro você deve se fazer cinco perguntas. Se você responder sim ao seguinte, significa que você pode acelerar seu projeto:

1. Seu cronograma é realista, com todas as tarefas e atividades identificadas?
2. Você conhece suas tarefas dependentes?
3. Você pode definir os requisitos, objetivos e prioridades do projeto?
4. Você está trabalhando bem com as partes interessadas?
5. O projeto tem governança, supervisão e gerenciamento de problemas?

Como acelerar um cronograma de projeto

Depois de determinar que seu projeto pode se beneficiar do acompanhamento rápido, é hora de seguir essas sete etapas.

1. O primeiro passo é definir quais são seus objetivos e capacidades ao acelerar. Você não pode avançar sem uma imagem clara de suas capacidades e uma compreensão da meta do projeto.
2. Em seguida, você precisará identificar quaisquer dependências de tarefas no projeto. Você não pode trabalhar em paralelo se tiver tarefas que devem terminar ou começar antes que outra possa parar ou começar.
3. Em seguida, você deseja examinar o cronograma do projeto e ver onde há oportunidades para acelerar, como as atividades que podem ser feitas simultaneamente sem afetar negativamente o projeto.
4. Você também vai querer anotar todas as alternativas viáveis ​​para o cronograma. O que pode ser ajustado e o que não pode ser alterado?
5. Com essas alternativas em mente, você vai querer começar a tomar decisões sobre o cronograma do projeto e o que pode ser acelerado e o que não pode.
6. Essas decisões não devem ser tomadas no vácuo. Busque o consenso de sua equipe e das partes interessadas antes de seguir em frente. Você deseja obter buy-in e garantir que todos estejam na mesma página antes de começar.
7. Finalmente, como em qualquer projeto, você deve monitorar e acompanhar o progresso e o desempenho. À medida que surgem problemas, identifique-os e trabalhe rapidamente para resolvê-los.

Benefícios do rastreamento rápido

O fast-tracking não é isento de riscos, aos quais chegaremos. Na verdade, o rastreamento rápido aumentará suas chances de ocorrência de riscos. Mas há benefícios no fast-tracking — ou os gerentes de projeto não recorreriam a ele quando precisassem apertar seus cronogramas.

Uma das razões pelas quais os gerentes de projeto aceleram um projeto é que isso aumenta a produtividade na utilização de recursos de agendamento do projeto. É claro que projetos acelerados ajudarão você a compensar o tempo perdido ou concluir o projeto mais cedo, se necessário.

Você pode precisar encerrar o projeto antes do planejado devido a mudanças nas circunstâncias que impossibilitam o cumprimento do cronograma original. Também permitirá atender a prioridades específicas que poderiam ter sido impossíveis com o cronograma original.

Quais são os riscos do Fast Tracking de um projeto?

Agilizar um projeto aumentará o risco. As razões são óbvias — você não está mais trabalhando em sequência, mas tudo de uma vez. O trabalho paralelo é simplesmente mais difícil de gerenciar porque você está tentando controlar tudo de uma vez.

Além disso, quando você está gerenciando todas as atividades em um projeto de uma só vez, ainda precisa gerenciar a restrição tripla para entregar a qualidade, o escopo e ficar dentro do orçamento. Isso é difícil quando você está trabalhando em uma atividade de cada vez e só se torna exponencialmente mais difícil à medida que você acelera.

O fast-tracking requer cuidado extra no planejamento devido ao aumento do nível de risco. Se você não for cuidadoso, o projeto se torna muito arriscado para tentar acelerar. Quaisquer benefícios que você possa alcançar seriam ofuscados por questões e problemas que podem desviar o projeto ou algo pior.

Como o software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo com o rastreamento rápido?

O planejamento é a chave para um acompanhamento rápido bem-sucedido no gerenciamento de projetos. Não apenas o planejamento, mas você deve monitorar e acompanhar o projeto de perto para identificar os riscos quando eles surgirem e resolvê-los rapidamente. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que fornece dados em tempo real para tomar melhores decisões com mais rapidez para ajudar a manter seu projeto nos trilhos.

Acompanhe as principais métricas do projeto em painéis

Já explicamos como você pode planejar seu fast-tracking em nosso gráfico de Gantt, que filtra o caminho crítico, mas depois de ter seu cronograma acelerado, você precisa garantir que ele continue no caminho certo. É aí que entra nosso painel em tempo real. Ao contrário de outras ferramentas, nosso painel não precisa ser configurado. Ele está pronto para ser usado, coletando e calculando automaticamente dados ao vivo que são exibidos em tabelas e gráficos fáceis de ler. É como um relatório de status instantâneo sempre que você precisar.

Trabalhe Como Você Quer Trabalhar

Suas equipes precisam executar todas as atividades de uma só vez, mas é improvável que elas queiram usar um gráfico de Gantt. Nossas múltiplas visualizações de projetos permitem que as equipes trabalhem como quiserem. Com listas de tarefas robustas, quadros kanban que visualizam o fluxo de trabalho ou um calendário que mantém as datas importantes na frente e no centro, as equipes podem trabalhar como quiserem. Todos os dados são atualizados simultaneamente em todas as ferramentas para que todos trabalhem nos dados mais atuais. Isso é especialmente útil para equipes híbridas que podem estar trabalhando em locais diferentes.

Gerar relatórios instantâneos

Nossa plataforma colaborativa mantém suas equipes conectadas e produtivas, mas você também precisa atualizar as partes interessadas. Eles não precisarão das mesmas informações granulares que as equipes precisam para executar as atividades, e é por isso que o recurso de relatório do ProjectManager pode ser filtrado para mostrar apenas os dados que as partes interessadas desejam ver. Obtenha relatórios sobre custos, tarefas, carga de trabalho e muito mais. Todos eles são fáceis de compartilhar com as partes interessadas, quer elas desejem um PDF ou impressão.

O ProjectManager é um software premiado que organiza o trabalho para mantê-lo produtivo e organizado. Controle sua agenda com gráficos de Gantt, monitore em tempo real e realoque recursos facilmente para ajudá-lo a acompanhar seus projetos rapidamente e apresentá-los antecipadamente sem substituir a qualidade ou quebrar seu orçamento. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente!