Planejamento de gerenciamento de projetos: melhores práticas e componentes-chave

No mundo do marketing digital, você precisa traçar seu rumo. É aí que entra um plano de projeto abrangente, eficaz e eficiente.

Lembra da história da campanha do balde “FCK” da KFC no Reino Unido em 2018? Quando o KFC ficou sem frango e transformou esse erro em um triunfo de marketing? Isso não foi um acidente feliz. Foi uma obra-prima cuidadosamente orquestrada.

O que está em jogo? De acordo com a Harvard Business Review , impressionantes 60% das organizações admitem não vincular efetivamente a estratégia à execução.

Para sua sorte, nossa Gerente de Projetos Sênior, Chloe Oman, está aqui para oferecer as melhores práticas e os principais componentes para garantir que você execute todas as estratégias da melhor maneira possível.

Principais componentes de um plano de projeto eficaz

Quando você embarca na elaboração de um plano de projeto, está essencialmente estabelecendo os trilhos para o seu trem de marketing digital seguir.

Veja como garantir que seus trilhos sejam bem construídos e que seu trem não descarrile:

1. Definindo claramente suas metas e objetivos: Antes de colocar qualquer coisa em movimento, identifique o que você está tentando alcançar. Seus objetivos devem ser SMART: Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e Temporais. No campo do marketing digital, isso pode significar direcionar tráfego, aumentar as taxas de conversão ou aumentar o reconhecimento da marca.

2. Escopo e Requisitos Detalhados do Projeto: Compreender a amplitude e a profundidade do seu projeto é crucial. Especifique seu público-alvo, os canais que usará e os tipos de conteúdo que produzirá. Por exemplo, se você está mirando em profissionais ocupados, podcasts ou postagens no LinkedIn podem ser mais adequados do que artigos longos.

3. Alocação e orçamento de recursos: descreva seus recursos disponíveis, incluindo pessoal, ferramentas e orçamento. Recomendamos alinhar recursos com objetivos estratégicos para maximizar o ROI. Aloque com sabedoria e não tenha medo de girar se certos elementos da campanha não estiverem fazendo seu peso.

4. Preste atenção aos cronogramas e prazos: Construa um cronograma que trace o curso do seu projeto desde o início até a conclusão. O marketing digital é um cenário em constante mudança e a agilidade é fundamental. No entanto, equilibre velocidade com qualidade definindo marcos e prazos para manter os projetos no caminho certo e as partes interessadas informadas.

5. Gerenciamento de riscos e planejamento de contingência: De acordo com um relatório da Deloitte, 85% das organizações ágeis e resilientes resistiram à tempestade durante períodos de instabilidade econômica. Isso envolve ter um plano de contingência e se adaptar quando o inesperado ocorrer. Identifique riscos potenciais, como alterações de algoritmo ou alterações no comportamento do consumidor, e formule estratégias para mitigá-los.

Práticas recomendadas para elaborar um programa abrangente e eficiente

Para criar um plano de projeto abrangente e eficiente, pense nisso como orquestrar uma sinfonia. Você precisa dos instrumentos certos, da composição perfeita e, é claro, da capacidade de se adaptar à medida que a performance se desenvolve.

Aqui estão as melhores práticas para garantir que seu plano de projeto atinja todas as notas certas:

Envolva todas as partes interessadas no processo de planejamento: obter informações de todas as partes interessadas - do gênio criativo ao guru analítico - garante que seu plano considere diversas perspectivas e conhecimentos. O envolvimento ativo das partes interessadas aumenta significativamente as taxas de sucesso do projeto. É o velho ditado em ação: duas (ou mais) cabeças pensam melhor que uma.

Realize uma análise completa das necessidades: quais são as necessidades subjacentes que impulsionam seu projeto? A análise de fatores como demanda do mercado, pontos problemáticos do cliente e estratégias dos concorrentes fornecerá insights valiosos.

Divida seu projeto em tarefas gerenciáveis: projetos complexos precisam ser divididos em tarefas pequenas. Essa abordagem, conhecida como Work Breakdown Structure (WBS), é um dos pilares do planejamento de gerenciamento de projetos. No contexto de uma campanha de marketing digital, isso pode significar segmentar seu projeto em fases como pesquisa, criação de conteúdo e distribuição.

Revise e atualize regularmente os planos do projeto: seu plano de projeto não é uma relíquia a ser gravada em pedra. É uma entidade viva que respira e precisa se adaptar aos fluxos e refluxos do mercado. Revisitar e refinar regularmente o plano pode levar a correções de curso que são oportunas e informadas.

Ferramentas e Softwares para Planejamento de Projetos em Marketing Digital

Imagine ser um chef em uma cozinha de alta tecnologia. Você tem todos os ingredientes, mas precisa dos utensílios e eletrodomésticos certos para criar uma obra-prima culinária. O mesmo vale para as ferramentas de planejamento de projetos de marketing digital.

As ferramentas e o software certos podem levar seu projeto de um conceito bruto a uma campanha finamente executada. Aqui está uma análise dos tipos de ferramentas que você deve considerar:

Software de gerenciamento de projetos

Asana: Conhecido por sua interface amigável, o Asana permite organizar tarefas, definir prazos e atribuir responsabilidades. É como um quadro branco digital, onde você pode planejar tudo visualmente.

Asana – Planejamento de gerenciamento de projetos

Trello: O sistema baseado em cartões do Trello é excelente para quem adora organizar com Post-its, mas quer uma solução digital. É flexível, intuitivo e, como aponta o relatório do usuário da Atlassian, amplamente adotado por empresas e equipes menores.

Trello

Airtable: Imagem Excel em esteróides. Airtable combina a estrutura de planilhas com a flexibilidade de um banco de dados. É especialmente útil para calendários de conteúdo, rastreamento de campanha e análise de dados.

Airtable para Gerenciamento de Projetos

Ferramentas de colaboração e comunicação

Ter essas ferramentas em seu arsenal de planejamento de projetos é como ser aquele chef bem equipado, pronto para servir uma refeição impecável. Escolha aqueles que se adequam ao fluxo de trabalho de sua equipe e você estará no caminho certo para orquestrar uma campanha de marketing digital bem-sucedida.

Slack: para equipes que prosperam na comunicação, o Slack é o bebedouro virtual. Sua capacidade de se integrar a uma infinidade de outras ferramentas e criar canais para diferentes tópicos o torna inestimável para permanecer conectado e sincronizado.

Folga para Comunicação

Google Workspace: quando se trata de edição colaborativa de documentos, planilhas e apresentações, o Google Workspace é o rei. A colaboração em tempo real é muito fácil e é quase certo que seus stakeholders já estão familiarizados com ela.

Aplicativos do Google Workspace

Figma: Se o seu projeto envolve elementos de design, o Figma é uma ferramenta de design colaborativo que permite que vários membros da equipe trabalhem no mesmo arquivo de design simultaneamente. Pense nisso como o Google Docs, mas para design.

Figma – Ferramenta de Gerenciamento de Projetos

Software de rastreamento de recursos e orçamento

Harvest: Com recursos de controle de tempo e faturamento, o Harvest é perfeito para ficar de olho nos recursos gastos em diferentes aspectos do seu projeto e garantir que você esteja dentro do orçamento.

Ferramenta de rastreamento de tempo de colheita

Smartsheet: Se o gerenciamento de recursos e o acompanhamento do orçamento precisam de uma abordagem mais centrada no projeto, o Smartsheet oferece um conjunto de ferramentas para planejar, rastrear e relatar as finanças e os recursos do projeto em um só lugar.

Smartsheet – Soluções de Gestão

Quickbooks: quando você precisa de contabilidade hardcore com seu orçamento, o QuickBooks é uma solução confiável. É particularmente útil se o seu projeto envolve gerenciamento financeiro complexo.

Recursos do Quickbook

Exemplos de Formatos de Plano de Projeto de Marketing Digital

Quando se trata de estruturar um modelo de plano de projeto de marketing digital, a variedade é o tempero da vida. Projetos diferentes podem exigir abordagens diferentes.

Abaixo estão três tipos comuns de planos de projeto que se mostraram eficazes no marketing digital.

1. O gráfico de Gantt

Os gráficos de Gantt são renomados e confiáveis. Um gráfico de Gantt é essencialmente uma linha do tempo visual que mostra a duração das tarefas e como elas se sobrepõem.

Exemplo: Imagine lançar um novo produto e precisar de uma campanha de marketing integrada. O gráfico de Gantt pode exibir cronogramas paralelos para criação de conteúdo, promoção de mídia social e marketing por e-mail.

É mais fácil identificar os principais marcos mostrando como essas atividades se interligam, como quando lançar um vídeo promocional ou iniciar uma campanha de gotejamento por e-mail.

Ferramentas: o Microsoft Project é um clássico para criar gráficos de Gantt, embora o TeamGantt ofereça recursos colaborativos mais fáceis de usar, especificamente adaptados para gráficos de Gantt.

2. A Abordagem da Lista de Verificação

Uma lista de verificação divide seu projeto em uma série de tarefas, cada uma com uma caixa de seleção pronta para ser marcada após a conclusão.

Exemplo: se você estiver executando uma campanha de marketing de influenciadores, sua lista de verificação pode incluir: identificar influenciadores em potencial, entrar em contato com influenciadores, confirmar colaborações, criar e compartilhar resumos de campanha, monitorar o progresso da campanha e analisar os resultados da campanha.

À medida que cada tarefa é concluída, ela é marcada, indicando claramente o progresso.

Ferramentas: Todoist é uma ferramenta simples, porém poderosa, para criar listas de verificação, enquanto o Asana também pode ser configurado para servir como uma lista de verificação mais elaborada.

3. O Quadro Kanban

Inspirado no processo de fabricação da Toyota na década de 1940, o Kanban Board é uma ferramenta de gerenciamento visual que ajuda você a categorizar tarefas em colunas geralmente rotuladas como “To Do”, “In Progress” e “Done”.

Exemplo: se você estiver gerenciando uma campanha de marketing de conteúdo, o quadro Kanban pode ajudar a acompanhar várias partes do conteúdo à medida que passam por estágios como concepção, redação, edição e publicação. Isso garante um fluxo contínuo de conteúdo e ajuda a identificar gargalos.

Ferramentas: o Trello é o garoto-propaganda dos quadros Kanban, mas o Jira também é amplamente utilizado, especialmente se você estiver adotando metodologias ágeis.

Sucesso no marketing digital por meio do planejamento de gerenciamento de projetos

• Componentes-chave: Certifique-se de que seu plano de projeto tenha metas e objetivos claramente definidos e que você entenda o escopo e os requisitos.Fique atento aos seus recursos e orçamento e estabeleça cronogramas e prazos realistas. E lembre-se, um bom capitão sempre tem um plano de contingência para o inesperado.
• Melhores práticas: Envolva todas as partes interessadas no processo de planejamento e realize uma análise completa das necessidades para entender o que é necessário para a jornada à frente.Divida a tarefa gigantesca à frente em tarefas gerenciáveis ​​e revise e atualize regularmente seu plano para responder às mudanças.
• Ferramentas e Software: Equipe sua nave com as melhores ferramentas disponíveis.De software de gerenciamento de projetos como Asana e Trello a ferramentas de comunicação como Slack e software de rastreamento de recursos como Harvest, garantir que você tenha a tecnologia certa a bordo é crucial.