Como equilibrar com sucesso o triângulo de gerenciamento de projetos?

Você tem uma ideia e quer fazer um aplicativo incrível.

Direito?

Mas ver sua ideia se materializar em um produto robusto requer estratégia, montagem da equipe certa e realização de uma reunião inicial .

Mas ainda não acabou. A reunião inicial implica que você está apenas começando.

Construir um aplicativo móvel é um processo longo. Embora a sessão de definição do escopo e a fase de descoberta do desenvolvimento de aplicativos tenham sido suficientemente enfatizadas, o gerenciamento eficiente do projeto tem um enorme impacto no sucesso de um produto.

De acordo com um estudo da PwC , 97% das organizações acreditam que o gerenciamento de projetos é fundamental para o desempenho dos negócios e o sucesso organizacional.

Independentemente de quão simples ou complexa seja sua ideia, o gerenciamento de projetos desempenha um papel fundamental no desenvolvimento de aplicativos. O gerenciamento eficaz de projetos garante que os prazos sejam cumpridos no prazo e haja um fluxo oportuno de entregas.

Portanto, se você deseja acompanhar seu projeto de desenvolvimento de aplicativos, seja em termos de cronograma ou obter o aplicativo que deseja, além da comunicação regular com a agência de desenvolvimento, técnicas eficazes de gerenciamento de projetos são essenciais.

E especialmente seu Gerente de Projetos deve cuidar do triângulo de gerenciamento de projetos.

O que é o Triângulo de Gerenciamento de Projetos?

O Triângulo de Gerenciamento de Projetos também conhecido como Triângulo de Ferro ou a Tripla Restrição de Gerenciamento de Projetos define as restrições básicas dentro das quais um projeto opera, a saber, Escopo, Tempo e Custo.

O Triângulo de Ferro, como o nome sugere , é a relação entre três forças cruciais em um projeto. Ele é chamado assim porque você não pode alterar um aspecto do triângulo sem afetar outras dimensões-chave.

A introdução de modificações em qualquer um dos três aspectos do Triângulo de Gerenciamento de Projetos é bastante difícil.

Por exemplo, vamos supor que você seja um Gerente de Projetos e seu cliente insista em adicionar mais funcionalidades ao produto. Aumentar o escopo do projeto implica que o tempo necessário para construir o produto aumentará e isso acabaria aumentando o custo de um projeto.

Assim, para garantir que os custos do projeto não ultrapassem o orçamento e que o produto seja entregue dentro do prazo com a funcionalidade certa, é essencial ter um entendimento da dependência mútua das três restrições.

Desconhecer a restrição tripla do gerenciamento de projetos pode colocá-lo em risco de tomar decisões erradas e pode afetar negativamente o sucesso do seu projeto.

Por que é importante ter equilíbrio em um triângulo de gerenciamento de projetos?

Manter em mente as restrições triplas do Triângulo de Gerenciamento de Projetos enquanto você lidera um projeto o ajudará a se adaptar às mudanças nos requisitos, garantindo que o projeto seja entregue no prazo e não exceda o orçamento.

O conceito do triângulo de gerenciamento de projetos encontra sua referência na metodologia Agile , e ágil nos permite acolher mudanças. Nós realmente não podemos ignorar as mudanças no processo de desenvolvimento, elas estão fadadas a surgir.

Portanto, a qualidade do custo do tempo de gerenciamento do projeto e o gerenciamento inteligente do triângulo de ferro são cruciais. Estar preparado garante que quaisquer mudanças não afetem ou prejudiquem todo o projeto.

Portanto, antes de expandir o escopo ou mover o prazo, você deve saber como isso pode afetar seu projeto.

Para lhe dar uma ideia clara e compreensão, vamos explorar alguns cenários e mergulhar profundamente nas dimensões do triângulo e medir as consequências e projetar a análise de restrição tripla de mover o triângulo para uma ou duas dimensões.

Alcance

Escopo refere-se à extensão, dimensão e espectro do trabalho que precisa ser realizado em um projeto. Envolve todo o trabalho que precisa ser feito e todos os serviços que precisam ser prestados em relação às funcionalidades do produto.

Aumentar o escopo do projeto impacta no tempo e no orçamento. Adicionar mais funcionalidades ou expandir as existentes requer recursos que podem não ter sido levados em consideração durante o planejamento.

Quando surgem solicitações de recursos adicionais, um Gerente de Projeto deve levar em consideração muitos fatores que podem aumentar os custos do projeto ou prolongar o processo de desenvolvimento.

Além disso, ter um orçamento apertado e prazos rigorosos oferece pouca ou nenhuma flexibilidade em termos de expansão do escopo do projeto.

No entanto, existe uma abordagem que permitirá adicionar funcionalidades sem expandir o escopo de um projeto.

E é aí que o conceito de um MVP entra em cena. Um Produto Mínimo Viável é a primeira versão de um produto com um conjunto básico de recursos. Ele determina se o produto tem ou não potencial para ter sucesso.

Um MVP é lançado no mercado no menor tempo possível para verificar se desperta o interesse do usuário. Depois de gerar feedback inestimável do usuário e validar com usuários reais, novas funcionalidades são adicionadas gradualmente.

É uma ótima maneira de testar as águas. Produtos que são totalmente funcionais como MVPs podem adicionar gradualmente mais funcionalidades. Seu foco deve estar essencialmente em encontrar um ajuste de produto ao mercado.

Product-market fit é a medida em que um produto satisfaz uma forte demanda de mercado. Encontrar o ajuste certo do produto ao mercado é considerado o primeiro passo para construir um empreendimento de sucesso.

Na maioria das vezes, muitos clientes exigem estender o escopo do trabalho enquanto o produto está no pipeline de desenvolvimento. Adicionar novas funcionalidades sem fazer concessões em relação ao tempo e ao orçamento parece impossível.

Exceto que, em alguns casos, realmente não é.

Adicionar novas funcionalidades removendo recursos inicialmente planejados não afeta tanto as restrições triplas. Ao construir um novo produto ou aplicativo, é aconselhável manter o escopo no mínimo – incluir apenas os recursos 'obrigatórios' e deixar os recursos 'bom ter'. Um MVP deve incluir apenas a funcionalidade principal e caracterizar a proposta de valor. Dessa forma, você pode evitar desperdiçar o orçamento em algo que os usuários nem precisam.

Ao lidar com projetos complexos que atendem a mercados altamente competitivos, às vezes, adicionar novas funcionalidades torna-se uma necessidade. Nos casos em que as mudanças podem fazer uma grande diferença para o usuário e o negócio, elas devem ser acomodadas com uma comunicação aberta e honesta entre o Gerente de Projeto e as principais partes interessadas.

Fatores a serem observados para desafios de escopo, para que você não enfrente nenhum problema:

• Requisitos incertos
• Solicitações de recursos adicionais
• Alterando especificações

Tempo

O prazo esperado de um projeto é decidido por alguns fatores, como o escopo do trabalho, a complexidade do projeto, a disponibilidade dos recursos e a experiência da equipe.

Embora as restrições de tempo no gerenciamento de projetos impliquem a quantidade de tempo necessária para concluir as tarefas, o fator de velocidade mede quanto trabalho está sendo realizado em um determinado período de tempo.

Como as pessoas não trabalham com a mesma velocidade e eficiência todos os dias, a velocidade tende a variar ao longo dos dias e semanas

Estimar o período de tempo torna-se difícil devido às mudanças na velocidade.

É por isso que em um ambiente ágil, a metodologia de trabalho scrum é considerada uma abordagem ideal para garantir que o projeto seja concluído no prazo determinado.

Com comunicação eficiente entre os membros da equipe, Stand-ups diários, Sprint Planning e Retrospectivas, é fácil mapear a carga de trabalho da equipe, trabalhar em obstáculos e manter o fator de velocidade sob controle a cada passo do caminho.

Idealmente, após a conclusão de três sprints, é fácil mapear se são necessários mais recursos no projeto ou se o prazo precisa ser movido.

O tempo é um ativo muito importante, portanto, para evitar atrasos, você deve estar ciente dos desafios do tempo, como:

• Atrasos internos e externos:
• Muito otimismo
• Lacunas da equipe
• Muita pressão de trabalho

Custo

A terceira dimensão chave, Custo, inclui o orçamento do projeto e o número de membros da equipe necessários para entregar um produto.

Para manter o fator custo sob controle, é aconselhável priorizar os elementos do escopo do projeto que precisam ser entregues e alocar recursos adequadamente em todas as fases de desenvolvimento.

Estimar o custo e os recursos necessários em um projeto não é tão fácil, especialmente quando se trata de um projeto complexo. Um bom gerente de projeto faz estimativas com base em dados coletados de projetos semelhantes feitos no passado ou faz uma estimativa apropriada com base na interação detalhada com o cliente.

Depois de fazer a estimativa inicial, o planejamento do projeto para PMs inclui o controle e gerenciamento do orçamento ao longo do ciclo de desenvolvimento.

Tudo tem uma limitação, então aqui estão alguns fatores que você pode cuidar que podem fazer com que o orçamento do projeto desmorone:

• Falta de responsabilidade
• Subestimação de custos
• Custos de pessoal crescentes
• Atraso no projeto

Como equilibrar o triângulo de ferro?

O Triângulo de Ferro não existe para nos ajudar a detalhar todos os elementos de um gerenciamento de projeto - escopo, tempo e custo. Em vez disso, continua mostrando como essas restrições estão intrinsecamente entrelaçadas.

Gerenciar e equilibrar o triângulo custo do tempo do escopo é bastante semelhante ao malabarismo e certamente não é fácil.

Os gerentes de projeto dividem todo o projeto em marcos e tarefas para equilibrar o triângulo de forma eficaz. As prioridades da equipe são definidas e há sempre uma comunicação aberta com o cliente para atender às suas necessidades exclusivas.

O triângulo de ferro é um equilíbrio de compromisso que o gerente de projeto precisa dominar controlando variáveis ​​e fatores. Juntos, equilibrar o gerenciamento de projetos e esses três requisitos pode ajudar a decidir a qualidade de todo o projeto.
Por exemplo, se um projeto deve ser concluído em um determinado tempo, o escopo pode exigir que seja reduzido ou que os custos sejam aumentados para obrigar recursos extras ou tempo adicional. Ou, por outro lado, se um projeto não pode ultrapassar um orçamento, o gerente de projeto pode ter que esticar o tempo para reduzir o tempo adicional utilizado.

Aqui estão algumas de nossas melhores práticas para gerenciar efetivamente as Restrições Triplas:

Oficinas de descoberta:

No início de cada projeto, realizamos Workshops de Descoberta de Produto com nossos clientes. Esses workshops são realizados para definir o objetivo do projeto, estabelecer o escopo do projeto, delinear as principais funcionalidades e simplificar um roteiro para realizar o trabalho. Ele fornece ao cliente clareza sobre o que precisa ser feito.

Estimativa:

Depois de ter uma compreensão abrangente de todos os aspectos do projeto, fornecemos uma estimativa detalhada do cronograma do projeto e do orçamento necessário para desenvolver o produto com sucesso.

Plano:

Nossos gerentes de projeto planejam estrategicamente as cargas de trabalho da equipe de acordo com os marcos. Ao praticar o framework Scrum, mantemos a velocidade sob controle e há um fluxo oportuno de entregas. Isso nos ajuda a eliminar os obstáculos desde o início e a realizar o trabalho no prazo determinado.

Equipe:

Alocamos uma equipe multifuncional para garantir que entregamos a melhor solução possível no prazo e dentro do orçamento. Uma equipe multifuncional reúne pessoas de diferentes especialidades funcionais . Por meio da experiência compartilhada e da exploração mútua das perspectivas de um projeto, juntos alcançamos um objetivo comum.

Comunicação:

No processo de desenvolvimento de produtos , a comunicação aberta entre a equipe e as principais partes interessadas é crucial. Nosso sistema Delivery garante atualizações proativas, o que significa que nosso cliente nunca fica no escuro. Discutimos antecipadamente quaisquer possíveis mudanças nas principais dimensões e isso faz com que a equipe se adapte às mudanças rapidamente.

Equilibrar o triângulo de ferro é uma parte crucial. De acordo com um artigo do Project Management Institute intitulado ' Além do Triângulo de Ferro', os gerentes de projeto devem pensar e considerar fatores leves como expectativas sociais (reuniões e espaço analítico) e motivação pessoal. Esses fatores internos são capazes de influenciar os projetos tanto quanto as três principais restrições.

Conclusão

Embora equilibrar o triângulo de gerenciamento de projetos seja muito parecido com malabarismo, também é um lembrete constante de como a mudança de uma restrição causará impacto em todo o projeto.

É uma ferramenta valiosa que prepara o Gerente de Projeto para pensar estrategicamente, tomar decisões mais sábias e gerenciar o projeto de forma eficaz.