10 reuniões de projeto para orientar sua equipe de gerenciamento de projetos

Muitas vezes, as reuniões de projeto parecem estar atrapalhando seu trabalho. Se você não está trabalhando com uma agenda ou não gerencia essas reuniões, isso pode ser verdade. Mas as reuniões são essenciais para o planejamento do projeto e a colaboração da equipe. Por isso existem tantas reuniões de projeto e cada uma tem seu foco e importância. Vamos dar uma olhada em 10 tipos diferentes de reuniões de gerenciamento de projetos e defini-los, e começaremos com a definição do que é uma reunião de projeto.

O que são reuniões de projeto?

Uma reunião de projeto é um evento que ocorre regularmente em que parte ou toda a equipe do projeto e as partes interessadas se reúnem para discutir o projeto. Existem muitos tipos de reuniões de projeto ao longo do ciclo de gerenciamento do projeto. Algumas reuniões de gerenciamento de projetos acontecem diariamente, enquanto outras são mais espaçadas. Tudo depende da urgência e do tipo de reunião a ser realizada. Isso não significa que uma reunião é apenas para compartilhar atualizações, exceto quando se trata de partes interessadas. As reuniões de projeto para equipes reúnem o grupo para resolver um problema ou melhorar o progresso para atender a determinadas metas e expectativas. Uma reunião também pode ser usada para construir um melhor trabalho em equipe, o que leva a uma maior produtividade e moral.

Tipos de reuniões de projeto

Em termos de reuniões de gerenciamento de projetos, existem vários tipos diferentes. Alguns dos mais comuns incluem um relatório de progresso, discutindo o propósito do projeto ou gerando ideias, falando sobre questões que surgiram ao longo do projeto e aprovando ou rejeitando ideias. Há também reuniões que giram em torno das pessoas que participam. Isso pode incluir reuniões regulares de equipe e reuniões de partes interessadas, que são mais gerais e apenas mantêm as partes interessadas atualizadas sobre os marcos.

Seja qual for o tipo de reunião, o gerente de projeto os conduzirá, e é por isso que as habilidades de comunicação são tão importantes para essa posição. As reuniões são mais produtivas com dados em tempo real conduzindo-as. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online que gera relatórios com dados ao vivo. Você pode criar rapidamente um relatório de status para uma visão geral, um relatório de progresso para ver como está indo, um relatório de variação para garantir que você está no caminho certo e muito mais. Todos os relatórios são personalizáveis ​​para que você possa filtrá-los para mostrar apenas os dados que deseja ver. Você pode então compartilhá-los com as partes interessadas para mantê-los atualizados.

10 Reuniões Chave do Projeto

As reuniões de gerenciamento de projetos são eventos de comunicação e uma comunicação clara é o que mantém os projetos nos trilhos. Portanto, existem muitos tipos diferentes de reuniões de projeto que são realizadas repetidamente durante o ciclo de vida de um projeto. Aqui estão 10 dos mais importantes.

1. Reunião inicial do projeto

A reunião inicial pode não ser a primeira reunião do projeto, mas é a primeira reunião significativa. É aqui que o gerente de projeto, o cliente e a equipe do projeto são apresentados e os objetivos do projeto são expressos. A reunião inicial do projeto começa com apresentações, revisando o histórico do cliente e falando sobre o escopo do projeto. As funções e responsabilidades da equipe do projeto também são discutidas, bem como as próximas etapas.

2. Reunião de status do projeto

A reunião de relatório de status do projeto é quando os membros da equipe fornecem dados que o gerente de projeto usa para revisar onde o projeto está durante um período de tempo específico. Isso não serve apenas para manter o gerente do projeto informado, mas também para responsabilizar a equipe do projeto. Você vai querer falar sobre o que foi realizado e o que ainda está pendente, bem como os próximos marcos. Você também deve revisar o orçamento, avaliar os riscos e agendar as próximas reuniões para garantir que tudo o que foi discutido foi resolvido.

3. Reunião de Revisão do Projeto

Uma reunião de revisão do projeto também é chamada de reunião post-mortem e é realizada assim que o projeto é concluído. Quer tenha sido um sucesso ou um fracasso, uma reunião de revisão é útil porque lista o que funcionou e o que não funcionou. O post-mortem é especialmente útil, pois dá aos gerentes de projeto a chance de garantir que os mesmos erros não ocorram novamente. A reunião começa repetindo os objetivos do projeto e abrindo a discussão para a equipe, que deve ter permissão para criticar honestamente o trabalho, os obstáculos e os riscos. Você também vai querer falar sobre o orçamento, o que foi e o que não foi usado e por quê. Ao mesmo tempo, deve haver uma celebração por um projeto bem-sucedido.

4. Reunião Geral

A reunião geral ou prefeitura reúne tudo na empresa. Todos os funcionários estão envolvidos, incluindo líderes de equipe, equipe executiva, partes interessadas, etc. Essas reuniões são para discutir assuntos que envolverão toda a organização, como receita, estratégia etc. Para um projeto, isso inclui toda a equipe do projeto, desde o gerente do projeto até as partes interessadas e todos os intermediários. Eles podem ser realizados para compartilhar atualizações, direcionar o alinhamento, celebrar marcos ou abrir espaço para perguntas.

5. Reunião de Planejamento do Sprint

O Scrum é uma forma ágil de trabalhar em que os projetos são divididos em blocos, chamados de sprints. Estes são geralmente apenas 2-4 semanas. A reunião de planejamento do sprint envolve o scrum master, o scrum product manager e a equipe scrum. Eles se reúnem para examinar os itens pendentes e decidir quais deles serão tratados na próxima primavera. Este é um esforço colaborativo chamado de cerimônia scrum. Antes da reunião, o scrum master e o gerente de produto revisam a capacidade da equipe, o cronograma e usam insights de sprints anteriores para definir o novo.

6. Reunião do Comitê Diretor

Os comitês diretores são um tipo de governança que envolve as partes interessadas que são responsáveis ​​por supervisionar o projeto e fornecer suporte a ele. Outro termo para um grupo que trabalha para ajudar o projeto a atingir seus objetivos é um conselho de partes interessadas, liderança sênior, grupo de trabalho do projeto ou comitê de supervisão do projeto. A frequência das reuniões de compromisso de direção varia de acordo com o projeto, embora geralmente ocorra depois que um marco foi alcançado.

7. Reunião das Partes Interessadas

A reunião das partes interessadas é usada para apresentar as partes interessadas em um projeto umas às outras. É usado para obter adesão e também define os objetivos do projeto. É também um momento em que as entrevistas com as partes interessadas podem ocorrer para obter insights sobre seus objetivos e perspectivas, como eles desejam obter atualizações e muito mais. Os gerentes de projeto também se reunirão com as partes interessadas durante todo o ciclo de vida do projeto para mantê-los atualizados sobre o progresso.

8. Reunião de Planejamento de Contingência

Um plano de contingência é um cenário hipotético para o caso de o projeto ter questões ou problemas que exijam alterações em seu escopo, cronograma ou orçamento. Essas questões podem ser ambientais, técnicas etc. Isso significa que uma reunião de planejamento de contingência é uma oportunidade para debater com a equipe do projeto e as partes interessadas relevantes para identificar riscos e, se houver, como responder a eles. Em seguida, você deseja determinar a gravidade e a probabilidade de ocorrência desses riscos e como eles podem afetar o projeto. Isso levará o gerente de projeto a criar um plano de contingência.

9. Reunião do Conselho de Controle de Mudanças

O painel de controle de mudanças é configurado para revisar as solicitações de mudanças que acontecem em um projeto. Eles são então avaliados e aprovados, adiados ou negados. Esse processo ocorre durante uma reunião do conselho de controle de mudanças. No entanto, se a equipe do projeto e o patrocinador já notaram a importância da mudança, é improvável que o comitê de controle de mudanças vá contra a sugestão deles na reunião.

10. Reunião diária do Scrum

Uma reunião diária de scrum é realizada a cada dia do sprint. Essas reuniões geralmente acontecem no mesmo local e horário, embora idealmente esse horário seja o início do dia para definir o trabalho a seguir. As reuniões diárias do Scrum são curtas, não durando mais que 15 minutos, para manter a relevância da conversa. A reunião também chamada de reunião diária standup, inclui os membros comprometidos da equipe que estão fazendo a primavera, o scrum master e, na maioria dos casos, o proprietário do produto. Estas não são reuniões de resolução de problemas, mas respondem a três perguntas: o que foi feito ontem? O que deve ser feito hoje? Existem impedimentos?

Quais modelos de gerenciamento de projetos podem ajudar nas reuniões do projeto?

As reuniões do projeto são importantes e todas servem a um propósito no gerenciamento de projetos. Para garantir que sua reunião seja realizada corretamente, temos alguns modelos gratuitos que você pode baixar. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos, é claro, mas também possui um conjunto completo de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para cada fase do seu projeto, incluindo esses modelos de reuniões de gerenciamento de projetos.

Modelo de ata de reunião

As atas da reunião capturam os pontos pertinentes impressos e garantem que essas conclusões sejam executadas após a conclusão da reunião de gerenciamento do projeto. Nosso modelo de ata de reunião gratuito para Word facilita a coleta e distribuição dessas informações, bem como a agenda, itens de ação e detalhes sobre a próxima reunião.

Modelo de relatório de status do projeto

Ao planejar uma reunião de status do projeto, use nosso modelo de relatório de status do projeto gratuito para coletar os dados de que você precisa. Ele ajuda você a se comunicar com as partes interessadas com informações como o resumo do projeto durante o período do relatório, a saúde do projeto e até mesmo uma visão dos riscos e obstáculos que ocorreram.

Modelo de Painel de Projeto

Qualquer que seja a reunião de projeto que você esteja tendo, um painel fornece dados vitais. Dashboards oferecem uma visão de alto nível do projeto. Usar nosso modelo de painel de projeto gratuito para Excel permite que você insira dados sobre tarefas, carga de trabalho, duração e custos de tarefas que são automaticamente renderizados como gráficos coloridos que são facilmente digeríveis em reuniões de gerenciamento de projetos.

O ProjectManager ajuda você a gerenciar reuniões de projeto

Os modelos são úteis, mas limitados. Eles devem ser imputados manualmente, por exemplo, enquanto o ProjectManager é um software online que atualiza os dados em tempo real. Você pode até agendar reuniões de projeto e convidar sua equipe para um horário e data específicos. Adicione arquivos e outras informações e até defina as reuniões como recorrentes se elas se repetirem ao longo do projeto. Mas isso é apenas a ponta do iceberg em termos de nosso software rico em recursos.

Transforme itens de ação em tarefas

As reuniões de gerenciamento de projetos são importantes, mas ainda mais importante é agir sobre as conclusões. Nosso software tem várias visualizações de projeto que permitem que as equipes de todos os departamentos usem as ferramentas com as quais se sentem confortáveis. Eles podem capturar os itens de ação em listas de tarefas, quadros kanban ou exibições de calendário. Embora os gerentes provavelmente prefiram atualizar seus gráficos de Gantt online. Seja qual for a visualização do projeto que você usa, todos os dados são compartilhados no software e atualizados em tempo real para manter todos trabalhando com as informações mais atuais.

Use painéis em tempo real

Em vez de um modelo de painel, nossos painéis em tempo real são atualizados constantemente. Eles processam automaticamente os números e exibem os resultados em gráficos e gráficos fáceis de ler que rastreiam tempo, custo e muito mais. Use o painel em tempo real em reuniões de projeto como uma ajuda visual que sempre fornece dados ao vivo. Ao contrário de outras ferramentas de software, não há necessidade de configuração em tempo hábil. Nossos painéis estão funcionando para que você possa usá-los imediatamente. O verdadeiro trabalho começa quando você sai da reunião do projeto. Nosso software possui recursos de gerenciamento de riscos, tarefas e recursos que podem mantê-lo no caminho certo e produtivo, não importa o que o projeto apresente. Nossa plataforma colaborativa significa que todos estão conectados, seja em outro departamento ou fuso horário. Eles sempre podem comentar no nível da tarefa e compartilhar arquivos para trabalhar melhor juntos.

Conteúdo de reunião de projeto relacionado

Se você ainda deseja aprender mais sobre reuniões de gerenciamento de projetos, aqui estão alguns links que podem levá-lo até lá. Publicamos semanalmente blogs, guias, vídeos e, é claro, modelos para cada fase do ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Esta é apenas uma amostra do conteúdo gratuito que você encontrará em nosso site.

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O ProjectManager é um software premiado que capacita os gerentes e suas equipes a planejar, gerenciar e acompanhar melhor seus projetos. Aproveite ao máximo as reuniões de projeto e aplique isso para executar seu trabalho com mais eficiência. Aumente a produtividade das equipes da Avis, Nestlé e Siemens usando nosso software. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.