Monitoramento e controle do projeto: ferramentas e etapas

Os projetos são divididos em fases para torná-los mais gerenciáveis. Todos são importantes, especialmente o acompanhamento do projeto. O monitoramento e controle do projeto é como um gerente de projeto garante que o plano que está implementando com a equipe do projeto ocorra sem problemas.

O controle do projeto envolve muitas etapas para monitorar minuciosamente o cronograma, os recursos e os custos do projeto. Claro que existem ferramentas de monitoramento de projetos, mas como tudo na gestão de projetos, existe um processo que vamos explicar.

O que é monitoramento e controle de projetos?

Antes de chegarmos às etapas para monitorar seu projeto, vamos contextualizar o conceito. Existem cinco fases no processo de gerenciamento de projetos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. O monitoramento e controle do projeto ocorrem em conjunto com a fase de execução no ciclo de vida do projeto.

O monitoramento e controle do projeto é uma fase de gerenciamento de projeto dedicada a medir o desempenho do projeto e garantir que ele esteja de acordo com o que foi definido no plano do projeto. Os gerentes de projeto acompanharão de perto o progresso e o desempenho do projeto, revisarão o status do projeto, identificarão possíveis problemas e implementarão ações corretivas quando necessário para manter o projeto dentro do cronograma e do orçamento.

Para encontrar problemas no projeto, você precisa de um software de gerenciamento de projetos que possa monitorar o progresso e o desempenho conforme ele se desenvolve. O ProjectManager é um premiado software de gerenciamento de projetos que fornece as ferramentas necessárias para monitorar e controlar projetos em tempo real. Os gerentes de projeto podem obter uma visão de alto nível de seu projeto alternando para o painel em tempo real. Ele coleta automaticamente os dados do projeto em métricas como tempo, custo, carga de trabalho e muito mais, que são exibidos em gráficos e gráficos fáceis de ler. Ao contrário do software leve, não há necessidade de configuração demorada. Nosso painel está pronto quando você estiver. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Por que o monitoramento e controle do projeto é importante?

O monitoramento e o controle do projeto são tão importantes para o gerenciamento de projetos que é um dos cinco processos de gerenciamento de projetos. Conforme observado, o monitoramento do projeto anda de mãos dadas com a execução do projeto para garantir que, à medida que as tarefas são concluídas, elas permaneçam no cronograma e dentro do orçamento do projeto.

Além de manter um projeto dentro do cronograma e evitar gastos excessivos, o monitoramento do projeto também é uma ótima maneira de gerenciar riscos e evitar desvios de escopo. Ao rastrear várias métricas, um gerente de projeto pode identificar o risco mais cedo quando ele aparece no projeto como um problema. Detecção mais cedo significa mitigação mais cedo. O mesmo acontece com o aumento do escopo. Quando as alterações são aplicadas ao projeto, os procedimentos de controle, como solicitações de alteração, podem ajudar a evitar que afetem negativamente o cronograma.

Negligenciar o monitoramento e controle do projeto é deixá-lo nas mãos do destino. Talvez tudo dê certo, talvez não. Mas não é isso que um gerente de projeto deve fazer. Eles não apenas planejam o projeto e designam a equipe, mas também são responsáveis ​​por garantir que a equipe execute suas tarefas de acordo com o cronograma do projeto, sem adicionar custos desnecessários.

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Etapas de monitoramento do projeto

Uma vez que o gerente de projeto tenha agendado tarefas e criado um plano de projeto aprovado pelos patrocinadores do projeto, é hora de passar para a fase de execução do projeto. Conforme definido acima, o monitoramento do projeto é feito em conjunto com a execução do projeto, a fim de garantir que o projeto seja executado de acordo com o cronograma e o orçamento. Abaixo estão as oito etapas a serem seguidas para garantir que você esteja monitorando adequadamente o projeto.

1. Crie uma linha de base do escopo do projeto

Um escopo do projeto define as expectativas e os requisitos das partes interessadas no projeto. Ele é usado em todo o projeto para monitorar o progresso. Uma linha de base do escopo do projeto captura essas expectativas e requisitos e pode ser usada para medir o esforço planejado em relação ao esforço real para garantir que a execução do projeto esteja alinhada com o plano do projeto. A linha de base do escopo pode ser revisada e revisada durante o projeto, mas apenas por meio de um processo formal de controle de mudanças para evitar aumento do escopo.

2. Faça uma linha de base do cronograma do projeto

Quando sua programação for aprovada pelas principais partes interessadas, salve-a. Isso é chamado de linha de base do cronograma do projeto. Isso pode ser usado em todo o projeto como uma linha de base do escopo, mas, neste caso, é usado para comparar seu progresso real com o processo planejado. Isso permite que os gerentes de projeto rastreiem a variação do projeto e tomem ações corretivas para colocar o projeto de volta nos trilhos. Também ajuda na comunicação com as partes interessadas, pois elas estão sempre interessadas em saber se o projeto está dentro do cronograma. Uma linha de base do cronograma do projeto é outro controle de projeto necessário.

3. Estimar os custos do projeto e definir um orçamento do projeto

Quanto mais precisos forem os custos do seu projeto, mais preciso será o orçamento do seu projeto. Depois de enviar um orçamento e ele ser aprovado pelas partes interessadas, a última coisa que você deseja fazer é solicitar mais fundos para entregar o projeto. Existem várias técnicas que você pode usar para estimar com precisão os custos e planejar seu orçamento de acordo. Agora, você vai querer monitorar todas as despesas do projeto e usar sistemas de controle de mudanças para acompanhar os custos do projeto e responder a quaisquer discrepâncias. Você também pode fazer uma linha de base do orçamento para usar isso para comparar os custos reais com os planejados como uma forma de monitorar os gastos.

4. Use um registro de risco

Uma das coisas mais importantes a serem observadas ao monitorar um projeto é o risco. Durante a fase de planejamento, você pode criar um registro de riscos que coleta os riscos que você acha que podem aparecer no projeto. Em seguida, você pode observar o impacto potencial do risco no projeto e quem é responsável por identificá-lo e mitigá-lo. Você também pode definir prioridades para ajudar a determinar quais riscos devem ser tratados imediatamente ou se podem esperar. Enquanto você está monitorando o projeto, o registro de riscos o ajudará a ficar alerta para problemas que provavelmente afetarão o projeto, seja para o bem ou para o mal. Se um problema for identificado, você pode responder de forma rápida e eficaz.

5. Use um registro de alterações

O monitoramento do projeto tem tudo a ver com a detecção de mudanças. Ao fazer isso, você precisará de um log de alterações para controlá-lo. Um log de alterações é um documento que lista cronologicamente as alterações feitas no projeto. Isso funciona como um resumo das alterações feitas e permite que os gerentes de projeto rastreiem e comuniquem todas as alterações ocorridas. Isso também oferece aos gerentes de projeto outra ferramenta de comunicação para manter as partes interessadas do projeto informadas para que entendam as mudanças que ocorreram e que foram gerenciadas adequadamente.

6. Estabelecer procedimentos de controle de qualidade

A importância de entregar projetos no prazo e dentro do orçamento é frequentemente discutida, mas não negligencie a importância da qualidade. Se o produto ou serviço não atende às expectativas de qualidade, é um fracasso. Os procedimentos de controle de qualidade garantem que o produto ou serviço seja testado e atenda ao padrão definido no planejamento do projeto. Também funciona para reduzir erros. Portanto, estabelecer procedimentos de controle de qualidade é uma parte fundamental de qualquer monitoramento completo do projeto.

7. Use ferramentas de monitoramento de projetos

As ferramentas de monitoramento do projeto são essenciais para o monitoramento do projeto. O software de gerenciamento de projetos possui muitos recursos que oferecem aos gerentes de projeto uma janela para o projeto, sejam custos, recursos ou tempo. Existem painéis que fornecem uma visão de alto nível do andamento e desempenho do projeto, relatórios detalhados de status e outros tipos de relatórios para obter mais informações e até recursos de gerenciamento de recursos para acompanhar o desempenho de sua equipe. Certifique-se de procurar um software de gerenciamento de projetos que tenha esses recursos e seja baseado em nuvem para obter dados em tempo real para um monitoramento mais perspicaz.

8. Crie relatórios de projeto

Acabamos de abordar os relatórios do projeto, mas eles merecem mais detalhes. Os relatórios do projeto fornecem uma descrição do estado atual do projeto. Os relatórios de status capturam dados por um período de tempo específico, enquanto os relatórios de status do portfólio fazem o mesmo, mas para vários projetos. No entanto, há mais relatórios sobre variação de projeto, carga de trabalho e muito mais. Todos os relatórios são importantes para monitorar o projeto e devem ser compartilhados com as partes interessadas para atualizá-los sobre o projeto.

O ProjectManager é um software robusto de monitoramento de projetos

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online com as ferramentas que os gerentes de projeto desejam para monitorar e controlar seus projetos. Nosso software fornece dados em tempo real para que você veja o projeto como ele é, não como ele era. Além disso, nossa plataforma colaborativa mantém todos conectados, estejam eles no escritório, em campo ou em qualquer outro lugar. Isso facilita a comunicação e os problemas são rapidamente identificados e resolvidos para manter o projeto nos trilhos.

Relatório personalizável

Os painéis são ótimos quando você precisa de uma visão geral de alto nível do projeto, mas quando deseja se aprofundar nos dados, use nossos relatórios personalizáveis. Apenas algumas teclas pressionadas geram relatórios sobre o status do projeto ou portfólio, carga de trabalho, variação e muito mais. Todos os relatórios podem ser filtrados para mostrar apenas as informações que você deseja ver. Os gerentes de projeto não apenas podem monitorar seus projetos, mas todos os relatórios podem ser compartilhados em vários formatos ou impressos para apresentações às partes interessadas.

Acompanhe seus recursos

Monitorar seus recursos, seja sua equipe, materiais ou equipamentos, é uma parte importante do processo de monitoramento do projeto. Nossas ferramentas de gerenciamento de recursos têm um gráfico de carga de trabalho com código de cores para ver facilmente quem está superalocado. Você pode realocar tarefas desse gráfico e equilibrar a carga de trabalho da equipe para mantê-los trabalhando em sua capacidade máxima. A produtividade da equipe ajuda a mantê-lo dentro do cronograma. Você também pode usar nossa ferramenta segura de quadro de horários para mais do que simplificar a folha de pagamento, mas também para ver as horas registradas da equipe e garantir que eles estejam cumprindo o plano do projeto.

O ProjectManager possui várias visualizações de projeto que permitem que todos trabalhem na ferramenta de sua preferência. Seja o gráfico de Gantt, o quadro Kanban, a lista de tarefas ou a exibição do calendário, todos os dados são atualizados em tempo real simultaneamente, permitindo que todos trabalhem juntos. Também temos recursos de gerenciamento de risco para ajudá-lo a identificar e rastrear os riscos do projeto para evitar atrasos.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que capacita as equipes a planejar, gerenciar e acompanhar seus projetos em tempo real. Nossos muitos recursos de monitoramento e controle significam que os gerentes de projeto estão sempre atualizados sobre as mudanças e gerenciando-as durante todo o ciclo de vida do projeto. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.