Gerenciamento de aquisições do projeto: um guia rápido

Toda empresa precisa de recursos como mão de obra, matéria-prima, equipamentos e outros insumos. Sua equipe usa recursos para executar uma variedade de projetos, como fabricar produtos ou fornecer serviços. Esses recursos devem ser adquiridos por sua organização, e o processo de aquisição deve ser cuidadosamente planejado e executado. É disso que se trata a gestão de aquisições.

O que é Gestão de Aquisições?

A gestão de compras refere-se a todas as ações e estratégias relacionadas ao ciclo de identificação, avaliação e seleção de fornecedores de insumos produtivos. Isso envolve a criação de um plano de gerenciamento de aquisições, teste de qualidade, gerenciamento de contratos de aquisição, execução de compras e qualquer outra atividade necessária para controlar como as compras são feitas em sua organização.

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O termo gerenciamento de compras é confundido com gerenciamento de compras pela maioria das pessoas, mas há uma grande diferença que é muito importante tanto no gerenciamento de negócios, manufatura quanto no gerenciamento de projetos. Veja como esses dois conceitos semelhantes diferem.

Gestão de Aquisições vs. Gestão de Compras

A gestão de compras é apenas uma pequena parte da gestão de compras, que é maior e mais estratégica. A gestão de compras é simplesmente o conjunto de documentos, ferramentas e procedimentos que são utilizados para gerir o processo de compras, tais como requisições de compra, pedidos de cotação e ordens de compra.

O que é gerenciamento de aquisições do projeto?

Procurement, em termos de gerenciamento de projetos, é quando você precisa comprar, alugar ou contratar algum recurso externo para atingir o objetivo do seu projeto. Esses relacionamentos, como qualquer processo no projeto, precisam de gerenciamento.

Gerenciar esses relacionamentos significa obter a melhor qualidade dos fornecedores externos empregados pela empresa para auxiliar nos negócios. Existem restrições de gerenciamento de fornecedores que giram em torno de custo e tempo. A gestão de aquisições é uma forma de lidar de forma mais eficiente e produtiva com o processo de fornecimento, requisição, pedido, expedição, inspeção e reconciliação de aquisições.

No entanto, antes de fazer parcerias ou compras, a questão de saber se os bens e serviços são necessários de fornecedores externos deve ser respondida. Pese os prós e os contras de produzir os bens ou serviços internamente e contratar o serviço. O relacionamento com empresas externas é necessário e rentável no longo prazo? Depois que uma decisão informada for tomada, somente então você poderá seguir em frente com a confiança de que as etapas que está tomando são financeiramente sólidas e adequadas ao seu cronograma.

O que é um Plano de Gerenciamento de Aquisições?

Um plano de gerenciamento de aquisições descreve os requisitos de aquisição, diretrizes e processo geral que serão seguidos por uma organização para um projeto específico. O nível de complexidade e detalhamento de um plano de gerenciamento de aquisições varia de uma organização para outra, mas em um nível básico, seu plano de gerenciamento de aquisições deve:

• Definir critérios de avaliação para a seleção de fornecedores
• Descreva o processo de licitação
• Identificar a metodologia de custos a ser utilizada
• Inclua uma análise de custo-benefício
• Explique por que as atividades de aquisição são necessárias e como elas se alinham com os objetivos estratégicos da organização.
• Defina um cronograma para as atividades de aquisição
• Identificar as partes interessadas na gestão de compras
• Definir KPIs para atividades de aquisição
• Liste quaisquer restrições de recursos ou premissas do projeto que possam afetar as atividades de aquisição
• Definir termos legais e de pagamento gerais
• Explicar as diferentes funções e responsabilidades da gestão de compras
• Inclua os custos estimados para o projeto de aquisição
• Liste os riscos potenciais que podem afetar a compra e quaisquer estratégias de mitigação
• Inclua contratos de aquisição e documentação, como requisições de compra, ordens de compra, solicitações de propostas e solicitações de cotações

Documentos de Aquisição

Existem vários documentos necessários para o processo de aquisição. Aqui estão alguns dos mais importantes.

Solicitação de Informações (RFI)

Este documento é usado para um processo formal de coleta de informações. É direcionado aos fornecedores de bens e serviços com os quais você deseja contratar. O RFI ajuda os gerentes de compras a encontrar o fornecedor que fornecerá o que eles precisam e quando precisam por um preço com o qual se sintam confortáveis.

Solicitação de Proposta (RFP)

Quando uma organização procura contratar um fornecedor ou contratado, ela envia uma RFP que explica o que deseja que seja feito. O documento captura a descrição e o preço de fazer esse trabalho por uma variedade de entidades, onde uma pode ser escolhida, pois oferece o melhor negócio geral.

Solicitação de Cotação (RFQ)

Esse processo é usado para solicitar a um fornecedor ou fornecedores que enviem suas cotações de preços para itens que serão usados ​​em um projeto ou outro empreendimento. Isso permite que o remetente compare os preços com outros fornecedores em potencial que estão competindo pelo trabalho. É uma parte essencial para tomar a decisão certa sobre com quem contratar.

Processo de Gestão de Aquisições

Assim que estiver pronto para adquirir mercadorias de um fornecedor, o gerenciamento de aquisições do projeto é dividido em quatro processos.

1. Planejar o gerenciamento de aquisições

As aquisições são identificadas pela primeira vez durante a fase de planejamento do projeto. Para cada contratado externo, é necessário haver uma declaração de trabalho (SOW) para servir como um documento delineando o trabalho que está sendo contratado.

Antes do contrato, no entanto, há uma solicitação de proposta na qual vários empreiteiros podem fazer uma oferta para o trabalho, e o gerente de projeto pode determinar a partir de suas propostas quem ficará com o contrato.

Essas solicitações são bem pensadas, pois funcionam como documentos orientadores ao longo do projeto. Quanto mais específico melhor. Isso evita confusões posteriores e ajuda a desenvolver planos mais precisos. Esse processo é coletado no plano de gerenciamento de aquisições, que inclui documentos de requisitos, registro de riscos, requisitos de recursos de atividades, cronograma do projeto, estimativas de custos de atividades e muito mais.

Para orientar essas decisões existem ferramentas e técnicas, como a análise make-or-buy, que ajuda a determinar se a atividade precisa de um fornecedor externo ou pode ser feita internamente. Buscar ajuda de especialistas, fazer pesquisas de mercado e reunir-se com stakeholders também ajuda a orientar essa decisão.

2. Realizar Aquisições

Depois de terminar a papelada da primeira fase, a fase de licitação é quando você estuda as propostas que voltam e determina qual aceitar. Antes de decidir, no entanto, deve haver um critério para decidir qual lance é melhor para o projeto e se encaixa na sua gestão logística. Os acordos são então assinados e o plano de gerenciamento do projeto é atualizado.

Decida o vencedor em conferência com os licitantes, tendo técnicas para avaliar as propostas e tendo estimativas independentes para garantir que os lances estejam dentro da faixa normal. Não custa nada procurar o conselho de especialistas nas áreas que você está contratando para obter suas perspectivas.

Existem também técnicas analíticas que você pode aplicar. A publicidade é uma boa maneira de garantir que você está lançando a rede mais ampla possível, para que possa decidir com base em todos os possíveis licitantes. Depois, há negociações de aquisição que serão necessárias para ajustar os contratos finais para atender às suas necessidades e ao contratante. Você deve usar um pedido de compra para documentar o preço, a quantidade, a janela de entrega e as condições de pagamento dos produtos/serviços que você solicitou. É um documento juridicamente vinculativo que garante que você e seu fornecedor estejam na mesma página. Nosso modelo de pedido de compra pode ajudá-lo a criar um que se adapte ao seu projeto.

3. Controle de Aquisições

Uma vez assinados os contratos, a gestão desses empreiteiros deve ser incluída nas responsabilidades gerais de gestão. Os empreiteiros podem ter um impacto negativo nos orçamentos e cronogramas, o que pode levar o projeto a sair dos trilhos ou pior.

Portanto, atualizações de status regulares são necessárias para revisar os acordos do empreiteiro, obter atualizações de progresso e revisar o desempenho do trabalho para garantir que os empreiteiros estejam atendendo aos requisitos descritos em seus contratos. Embora você contrate empreiteiros porque eles são especialistas no que fazem, você ainda precisa monitorar e acompanhar o trabalho deles para garantir que esteja ocorrendo conforme o planejado.

É melhor contratar um sistema de controle de mudanças e fazer revisões regulares de desempenho de compras, incluindo inspeções e auditorias para garantir que o trabalho esteja indo bem. Os relatórios de desempenho também ajudam a manter os gerentes informados. Um sistema de pagamento precisa estar em vigor, bem como uma administração de sinistros e um sistema de gerenciamento de registros. As ordens de serviço devem incluir todos os detalhes sobre o trabalho que está sendo executado pelos contratados para facilitar o monitoramento do desempenho.

4. Fechar Aquisições

Assim como existe um processo para iniciar a aquisição, é necessário que haja um para finalizá-la. O que constitui o trabalho concluído deve ser detalhado no contrato inicial com o empreiteiro, para que não haja confusão de nenhuma das partes sobre quando o trabalho é concluído.

Seguro e fiança também geralmente exigem uma liberação formal de responsabilidade. Isso garante que não haja alterações pendentes relacionadas ao valor e data de conclusão do contrato.

As auditorias de compras ajudam nesse processo, além de estruturar as negociações de compras. Um sistema de gerenciamento de registros também será necessário para gerenciar toda a papelada que estará envolvida com esta fase do processo de aquisição.

Qual é o papel do gerente de projeto nas aquisições?

O gerente do projeto está envolvido com as aquisições, da mesma forma que qualquer outro aspecto que ele controle no processo de gerenciamento do projeto. No entanto, este é um processo que eles podem não possuir com a mesma autoridade que outras partes do projeto.

Embora o gerente de projeto tenha autoridade para fazer acordos com empreiteiros em nome da empresa, o gerente de projeto muitas vezes não é a pessoa que administra o contrato uma vez estabelecido. Independentemente disso, é importante que o gerente de projeto esteja informado.

Isso significa conhecer os seis processos dentro das áreas de conhecimento do gerenciamento de aquisições do projeto, conforme descrito no Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos (PMBOK). A primeira é o plano de compras e aquisições, ou seja, determinar quais recursos externos são necessários para o projeto. O gerente de projeto tem controle sobre isso, pois tem mais conhecimento sobre as necessidades gerais do projeto.

A contratação de planos é a criação de requisitos para quaisquer produtos ou serviços necessários, incluindo quais empresas oferecem esses produtos ou serviços. Eles solicitam respostas do vendedor, reduzindo as empresas a um punhado e, em seguida, selecionando os vendedores, que geralmente são fornecidos pelo departamento de compras.

A administração do contrato é o gerenciamento do contrato com o fornecedor. O gerente de projeto trabalha diariamente com o gerente de contas do fornecedor. Quando o contrato é cumprido, há encerramento do contrato. Isso geralmente é tratado pelo departamento de compras.

Como o ProjectManager pode ajudar nas compras

Como qualquer parte de um projeto, ter as ferramentas certas pode tornar as aquisições de gerenciamento de projetos mais eficazes. O ProjectManager oferece um gráfico de Gantt online que permite planejar a contratação de suas compras, anotando quando elas começam e quando estão planejadas para terminar. As atualizações de status são refletidas instantaneamente e você pode acompanhar o progresso de seus contratados para garantir que o projeto permaneça dentro do cronograma. O gráfico de Gantt também pode ajudar no agendamento de materiais se eles precisarem entrar em um determinado momento do projeto.

Como o ProjectManager está online, todas as atualizações de status, incluindo pagamentos de aquisições, refletem instantaneamente no painel em tempo real. O painel em tempo real pega esses números e processa esses dados, que são fornecidos em gráficos e gráficos fáceis de ler. Agora você pode ver se o projeto está no caminho certo e gerenciar qualquer aquisição feita para o projeto.

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