Declaração do escopo do projeto: inclua essas 7 coisas

Escopo do projeto—é um alvo móvel e que você deseja obter um alvo antes de mapear seu plano de gerenciamento de projeto . Definido como a soma de todo o trabalho do projeto, o escopo do projeto é o limite no qual todo o projeto existe.

Mas o escopo de um projeto não se trata apenas de gerenciamento de trabalho. Para defini-lo, você precisará entender os objetivos do projeto, estrutura analítica do projeto, requisitos, entre outras coisas. Então, depois de definir o escopo do projeto, você pode criar uma declaração de escopo.

O que é uma Declaração de Escopo do Projeto?

Uma declaração de escopo é um documento que define todos os elementos do escopo do projeto, bem como as premissas, requisitos do projeto e critérios de aceitação. A declaração do escopo do projeto funcionará como a principal ferramenta para as partes interessadas e colegas de equipe consultarem e usarem como uma diretriz para medir com precisão o sucesso do projeto.

Uma declaração do escopo do projeto faz parte do plano de gerenciamento do escopo, um documento maior que contém todas as estratégias, regras e procedimentos para gerenciar o escopo do seu projeto. Da mesma forma, o plano de gerenciamento do escopo é um componente importante do seu plano de projeto.

Esses três documentos de projeto são muito importantes para o sucesso do seu projeto e, como gerente de projeto, você deve acompanhá-los. Para fazer isso, é importante que você use um software de planejamento de projeto robusto, como o ProjectManager. O ProjectManager está equipado com ferramentas profissionais de planejamento de projetos, como gráficos de Gantt, quadros kanban, listas de tarefas e muito mais.

Esboço da Declaração do Escopo do Projeto

Agora que sabemos o que é uma declaração de escopo do projeto, vamos aprender como escrever este importante documento de gerenciamento de projetos. Semelhante aos Cinco Ws do Jornalismo – Quem, O quê, Quando, Onde, Por que – para que a declaração de escopo do seu projeto seja adequadamente delineada, você deve abordar estas sete coisas:

1. Metas e Objetivos do Projeto

As metas e objetivos do projeto são o que definem o propósito de um projeto. Os objetivos do projeto são as etapas menores que levam às metas do projeto, que são mais amplas. Comece a declaração do escopo do seu projeto explicando-as. Essas metas e objetivos também devem ser documentados em um termo de abertura do projeto.

2. Requisitos do Projeto

Os gerentes de projeto e as partes interessadas devem chegar a um acordo sobre o escopo do projeto e outros requisitos do projeto, como qualidade, risco, benefícios e custo esperados, entre outros.

3. Descrição do Escopo do Projeto

Pode parecer fácil, mas este é o passo mais importante. Aqui é onde você definirá o escopo do projeto, que é todo o trabalho que precisa ser feito para concluir o projeto. Aqui estão alguns passos simples para ajudá-lo a definir o escopo do projeto.

• Use uma estrutura de divisão de trabalho para visualizar todas as tarefas, entregas e marcos do projeto.
• Liste o que está dentro do escopo do seu projeto e o que está fora do escopo. Tudo o que não está incluído no escopo do projeto é conhecido como exclusões do projeto.
• Identifique as restrições do projeto, que são todas as limitações, como tempo ou custo.
• Crie uma linha de base do escopo para comparar seu progresso real com o escopo do projeto planejado.

As exclusões e restrições do projeto são muito importantes porque ajudam a estabelecer os limites para a existência do projeto. Eles também gerenciam as expectativas/entradas de seus stakeholders e dão aos membros de sua equipe algumas limitações criativas para trabalhar.

4. Exclusões de Projetos

Embora seja imperativo que você defina os limites em torno do que o projeto inclui desde o início, também é extremamente importante que você liste o que este projeto não inclui. Por exemplo:

• Atualizações de aplicativos planejadas para um projeto posterior e intencionalmente não incluídas neste projeto
• Acesso restrito ou reagendado do cliente a determinadas linhas de suporte/recursos do produto

5. Restrições do Projeto

As restrições do projeto são o que tornam o gerenciamento de projetos um quebra-cabeça para resolver. As três principais restrições para gerenciar qualquer projeto são normalmente tempo, dinheiro e escopo, conhecidas como a restrição tripla do gerenciamento de projetos. Eles estão interconectados, o que significa que se você puxar uma alavanca do 'escopo', outra alavanca do 'dinheiro' ou 'tempo' também se moverá.

Mas há restrições de projeto adicionais que podem surgir a qualquer momento, incluindo risco, recursos, organização, método, clientes e muito mais. Liste todas as restrições que você prevê em seu projeto, para que você possa tentar ter soluções prontas para serem lançadas quando necessário.

6. Premissas do Projeto

Suas suposições de projeto geralmente giram em torno das mesmas coisas que acabam sendo restrições, incluindo tempo, dinheiro e escopo. Por exemplo, é nesta seção que você listará “a equipe de desenvolvimento front-end estará disponível durante este período de tempo do projeto” ou “a equipe de suporte ao cliente receberá treinamento de novos produtos em x vezes”. É importante listá-los, pois isso não apenas informará aos principais interessados ​​quais são seus principais recursos necessários para fazer o projeto funcionar, mas também fornecerá uma visão rápida sobre onde estão seus maiores fatores de risco.

7. Entregas do Projeto

Liste as entregas que os membros de sua equipe precisam produzir para atender aos objetivos de negócios. Isso pode incluir o próprio produto, manuais de instruções e instalação, materiais de marketing, comunicados à imprensa, campanhas publicitárias e muito mais.

O esboço da declaração de escopo do projeto ajudará a agir como um marcador à medida que você cria sua declaração de escopo completa. Porque, embora seja impossível prever o futuro do projeto em um nível tão alto, este é o primeiro passo para deixar seu projeto o mais próximo possível do resultado. Ao começar com as sete declarações-chave acima, você pode obter uma vantagem inicial em um projeto bem-sucedido.

Os gráficos de Gantt são os cavalos de batalha do gerenciamento de escopo. No entanto, a maioria dos softwares Gantt é lamentavelmente limitada em termos de funcionalidade. O ProjectManager possui gráficos de Gantt on-line dinâmicos que organizam, priorizam e vinculam dependências regularmente e adicionam marcos. Mas, diferentemente de outras ferramentas, você pode filtrar pelo caminho crítico. Ao definir a linha de base, você pode comparar seu progresso real com o que havia planejado. Não há melhor maneira de monitorar o escopo do projeto.

Modelo de Declaração de Escopo do Projeto

Nosso modelo de escopo de projeto gratuito é a ferramenta perfeita para criar uma declaração de escopo para seus projetos. Basta preencher os campos que acabamos de revisar acima e começar a gerenciar o trabalho.

Declaração do Escopo do Projeto vs. Escopo do Trabalho

Existem algumas coisas com as quais as declarações de escopo do projeto normalmente se confundem, incluindo seu escopo de trabalho. Eles podem parecer semelhantes, mas aqui estão as principais diferenças entre esses dois.

Seu escopo de trabalho é um acordo de trabalho, normalmente entre consultor e cliente, que detalha o acordo de trabalho a ser executado, incluindo, mas não limitado a:

• Produtos/produtos/resultados
• Cronograma do projeto
• Marcos do projeto
• Relatórios para catalogar o progresso do projeto

Embora seu escopo de trabalho possa ser demorado para escrever, ele descreve o projeto em si e não necessariamente o plano a seguir. A declaração do escopo do projeto, por sua vez, cumpre esse papel ao detalhar e mapear exatamente o que esperar do plano do projeto e do próprio projeto.

Declaração do Escopo do Projeto vs. Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto

Eles podem parecer semelhantes e o resultado do projeto pode ser semelhante, mas uma declaração do escopo do projeto é diferente do seu plano de gerenciamento do escopo do projeto. Um plano de gerenciamento do escopo do projeto é o que segue a declaração do escopo do projeto, detalhando o processo de gerenciamento do escopo do início ao fim do ciclo de vida do projeto.

Além disso, ajuda a definir o trabalho que deve ser feito ao longo do projeto e controla e monitora esses processos. Ele também documenta e rastreia as fases para evitar o aumento do escopo e auxilia no fechamento do projeto, incluindo uma auditoria de entregas e avaliação do resultado do projeto para fatores de sucesso.

Sua declaração de escopo não está tão envolvida - é apenas o guarda-chuva sobre o plano de gerenciamento do escopo do projeto, agindo como uma rubrica para as partes interessadas e membros da equipe seguirem.

Melhores práticas para uma declaração de escopo de projeto bem-sucedida

Aqui estão as melhores práticas a serem consideradas ao escrever sua declaração de escopo do projeto:

• Evite usar linguagem pesada em jargões. Você conversará com várias pessoas em vários departamentos e especializações, portanto, mantenha a linguagem consistente e clara.
• Mantenha breve. Como este é um documento que busca a adesão dos interessados, provavelmente haverá muitas edições a serem feitas antes de ser finalizado, e precisará ser um guia de referência rápida para mais tarde. Portanto, mantenha-o simples e salve o palavreado para o seu plano de projeto completo.
• Fique longe de declarações radicais. Você não quer comprometer demais seus recursos no projeto antes mesmo de começar.
• Certifique-se de que responde a perguntas , como:
  • Quais são os benefícios comerciais de longo prazo?
  • O que ela oferece aos nossos clientes que ainda não existem?
  • Isso é melhor do que o que oferecemos atualmente no mercado?

Gerente de Projetos e Gerenciamento do Escopo do Projeto

A implementação de grandes projetos pode exigir tempo e energia. Não deixe que isso o sobrecarregue antes do pontapé inicial. Para começar, você pode usar nosso software de gráfico de Gantt para criar uma WBS e obter uma visão visual das entregas, bem como das tarefas necessárias para concluir antes de enviar a declaração de escopo do projeto.

A partir daí, você pode experimentar o ProjectManager e usar nossos recursos de gerenciamento de tarefas para organizar, priorizar e classificar todas as tarefas necessárias por fase do projeto. Você pode até pedir a opinião de outras pessoas: os membros da equipe podem comentar diretamente sobre as tarefas para que a comunicação permaneça organizada e direta.

Mantenha o controle sobre seus recursos, tarefas e entregas e muito mais para que você possa manter seu projeto nos trilhos. Com o ProjectManager, você pode praticar o mapeamento do cronograma do seu projeto usando nosso gráfico de Gantt, listando as entregas usando nossa lista de tarefas ou ferramenta kanban e convidando os membros da equipe a revisar o cronograma antes de enviar a declaração de escopo aos principais interessados. Comece sua avaliação gratuita de 30 dias hoje.