Escopo do Projeto 101
Publicados: 2022-08-23Definir o escopo do projeto é uma parte crítica do processo de planejamento do projeto. Isso porque o escopo do projeto define os limites do que fará e não fará parte do trabalho do projeto, o que é muito importante na hora de fazer o orçamento e o cronograma do projeto.
Então, naturalmente, o gerenciamento de escopo é uma área muito importante do gerenciamento de projetos e há muito o que aprender sobre isso. Mas antes de entrarmos nisso, vamos começar com a definição do escopo do projeto.
O que é o escopo do projeto?
O escopo do projeto é a quantidade total de trabalho que precisa ser feito para concluir um projeto. É também uma das restrições triplas do gerenciamento de projetos. A definição do escopo faz parte do processo de planejamento do projeto e ajuda os gerentes de projeto a determinar quais são as metas, entregas, tarefas, custos e prazos do projeto.
O escopo do projeto geralmente é definido em um documento chamado declaração de escopo, enquanto o plano de gerenciamento do escopo explica como ele será controlado. Vamos aprender sobre esses importantes documentos de gerenciamento de projetos.
Declaração do escopo do projeto
Como mencionado acima, a declaração do escopo é o documento de gerenciamento do projeto que descreve o escopo de um projeto. Geralmente inclui os seguintes elementos:
- Metas e Objetivos do Projeto: Os requisitos do projeto ou critérios de aceitação.
- Entregas do projeto: Os resultados das tarefas do projeto.
- Exclusões e restrições do projeto: Como gerente de projeto, você precisa explicar o que não pode ser feito e por quê.
- Suposições do projeto: Algumas suposições iniciais que a equipe de gerenciamento do projeto tem antes de executar o trabalho.
- Marcos do projeto: marcam momentos importantes no ciclo de vida do projeto, como o final de uma fase.
- Linha de base do escopo: seu escopo original como você o planejou. A linha de base do escopo permite comparar os resultados reais com o que está em sua declaração de escopo.
A declaração de escopo também é uma diretriz para o gerente de projeto. Isso os ajuda a tomar decisões sobre solicitações de mudança ao longo do ciclo de vida do projeto. A mudança é uma parte inevitável de qualquer projeto, não importa quão completo seja o seu plano de projeto, então você deseja incluir a probabilidade de mudança em sua declaração de escopo para melhor gerenciá-la posteriormente.
Nosso modelo de declaração de escopo de projeto gratuito é a ferramenta perfeita para definir o escopo do seu projeto. É facilmente personalizável para que você possa ajustá-lo às necessidades do seu projeto. Em seguida, você pode experimentar o ProjectManager para obter uma experiência robusta de gerenciamento de tarefas e escopo.
Plano de Gerenciamento de Escopo
O plano de gerenciamento do escopo é um elemento do plano do projeto. Inclui a declaração do escopo, bem como o plano de ação que a equipe do projeto tomará para monitorar e controlar o escopo do projeto.
Como definir o escopo do projeto
Definir o escopo do projeto significa mais do que apenas identificar todas as tarefas, entregas, marcos e dependências. Siga estas etapas para ter uma visão mais holística do escopo do seu projeto.
1. Definir Metas e Objetivos do Projeto
As metas do projeto e os objetivos do projeto não são a mesma coisa. As metas são de nível superior aos objetivos, que são mais específicos. Eles devem ser definidos em um termo de abertura do projeto durante a fase de iniciação do projeto.
2. Colete os Requisitos do Projeto
Os requisitos do projeto também podem ser encontrados no termo de abertura do projeto. As partes interessadas têm requisitos de qualidade, financeiros e outros tipos de projeto. Esses requisitos ajudarão você a definir o que pode e o que não pode ser incluído em seu escopo.
3. Exclusões e Restrições do Projeto
As exclusões do projeto referem-se a tudo o que não será feito. Determinar isso é tão importante quanto definir o escopo. Isso o ajudará a evitar mal-entendidos com as partes interessadas do projeto. Também é importante observar quaisquer restrições importantes, como custos, que possam afetar o escopo do projeto.
4. Definir Tarefas e Entregas
Uma estrutura analítica do projeto (WBS) é uma ferramenta de planejamento que ajuda os gerentes de projeto a visualizar todas as tarefas necessárias para concluir um projeto, organizá-las por hierarquia e identificar dependências e entregas.
5. Faça um Plano de Gerenciamento de Recursos
Agora que você identificou as tarefas do seu projeto, é hora de determinar quais recursos serão necessários para executá-las. Isso inclui membros da equipe, equipamentos e materiais. Você precisará alocar esses recursos para realizar todas as tarefas no escopo do seu projeto. Estime esses custos e adicione-os ao orçamento do seu projeto.
6. Processo de Controle de Mudanças
O escopo do projeto pode ser impactado negativamente quando mudanças como novos requisitos do projeto passam despercebidas. Isso porque eles criam trabalho extra que não é contabilizado. Isso se chama fluência de escopo. Para evitá-lo, você precisa alterar os procedimentos de controle, como solicitações de mudança, para que a equipe do projeto possa ajustar o plano de gerenciamento do escopo.
Agora que você definiu o escopo do projeto, concluiu a primeira etapa do processo de gerenciamento do escopo.
Processo de Gerenciamento do Escopo do Projeto
O gerenciamento do escopo é uma das áreas mais críticas do gerenciamento de projetos porque gerenciar um projeto é realmente gerenciar seu escopo. Isso porque a gestão do escopo consiste em atingir as metas do projeto dentro do prazo e do orçamento aprovados pelos stakeholders. Mas essas decisões não são necessariamente obrigatórias. As coisas mudam, é claro, mas você precisa garantir que essas mudanças estejam alinhadas com os objetivos do projeto das partes interessadas.
Gerenciar o escopo significa desde o início que você e as partes interessadas têm uma linha de comunicação clara. Você tem que conhecer a visão deles para saber o que eles estão esperando em um projeto. Dessa forma, quando a mudança acontece, você pode direcioná-la para atingir as metas do projeto, mantendo o projeto geral nos trilhos. Mas isso é apenas o começo.
Para gerenciar o escopo do projeto, você precisa fazer cinco coisas:
- Definir o escopo do projeto
- Escreva uma declaração de escopo
- Criar um plano de gerenciamento de escopo
- Definir uma linha de base do escopo para controlar o escopo
- Monitore e controle o escopo do seu projeto durante o ciclo de vida do projeto
Dica profissional: o Gerenciamento do Escopo é definido como uma área de conhecimento de gerenciamento de projetos pelo Project Management Institute (PMI).
Como gerenciar o escopo do projeto com o ProjectManager
O ProjectManager tem várias ferramentas para ajudar os gerentes a rastrear o escopo do projeto. Em primeiro lugar, do ponto de vista de um gerente de projeto, está nosso gráfico de Gantt online. Use nosso gráfico de Gantt para criar um plano de projeto, onde todas as suas tarefas de escopo são agendadas com responsáveis e prazos. Além disso, nossos gráficos de Gantt apresentam barras de progresso que são atualizadas em tempo real à medida que os membros da equipe concluem suas tarefas, para que você tenha a máxima transparência.
Recursos de gerenciamento de tarefas para fazer o trabalho
O ProjectManager vem com três visualizações diferentes para trabalhar em tarefas. O Gantt, que mencionamos, quadros kanban e listas de tarefas. Todas as três visualizações podem ser usadas para trabalhar no mesmo projeto, o que significa que os membros da equipe podem trabalhar nas tarefas do projeto à sua maneira. Essa flexibilidade melhora a produtividade em toda a equipe, garantindo que você evite o temido aumento do escopo.
Painéis de projeto para melhor acompanhamento
Os painéis são seus melhores amigos quando você está tentando identificar o deslocamento do escopo. Nosso painel de projeto em tempo real oferece uma visão ao vivo das métricas críticas em todo o seu projeto. Esses dados em tempo real permitem identificar gargalos e problemas mais rapidamente do que você imaginava ser possível. Além disso, tudo é exibido em gráficos simples que podem ser facilmente compartilhados com as partes interessadas ou membros da equipe.
A melhor maneira de gerenciar o escopo de um projeto é ter uma ferramenta de gerenciamento de projetos online que forneça dados em tempo real para que você possa agir quando surgirem problemas e antes que eles se tornem problemas. O ProjectManager é baseado em nuvem, portanto, quando sua equipe atualiza suas estátuas, de onde estiver e a qualquer momento, essas informações são atualizadas imediatamente e você pode monitorar o andamento do seu projeto com mais precisão. Veja você mesmo fazendo este teste gratuito de 30 dias.