11 dicas para revisar e-mails

O e-mail permite que nos comuniquemos — ou nos comuniquemos mal — na velocidade da luz. É por isso que revisar e-mails é tão importante. Erros gramaticais, links ruins e anexos ausentes sinalizam falta de profissionalismo, e uma frase confusa pode enviar uma mensagem totalmente errada.

Uma sólida estratégia de marketing por e-mail está no centro da maioria das campanhas de marketing digital, por isso é importante que seus e-mails sempre pareçam profissionais e polidos. Este guia para uma revisão de e-mail eficaz pode ajudar, desde que você siga estas dicas:

1. Dar um tempo
2. Conheça seus erros habituais
3. Use uma ferramenta de revisão
4. Confira assuntos e títulos
5. Verifique nomes e pronomes
6. Leia em voz alta
7. Verifique os links e anexos
8. Verifique fatos e datas
9. Verifique seu tom
10. Simplificar
11. Traga em apoio

1. Faça uma pausa

É difícil corrigir erros enquanto você ainda está na mesma mentalidade que os criou. Faça uma pequena pausa, dê um passeio ou trabalhe em outra coisa por um tempo – depois volte e releia o que escreveu.

Será muito mais fácil identificar frases vagas, combinações de palavras confusas e erros gramaticais quando seu cérebro estiver fresco. Revise no dia seguinte mensagens importantes que serão enviadas para um grande número de pessoas, como discursos de vendas, boletins informativos e e-mails automatizados.

2. Conheça seus erros habituais

Se você conhece seus próprios padrões, pode usar o recurso localizar/alterar do seu computador — no menu "editar" na maioria dos navegadores e aplicativos — para verificá-los.

Alguns erros comuns que se tornam hábitos incluem:

• Espaçamento duplo após os períodos
• Usar modificadores desnecessários como “apenas” ou “mais ou menos” que enfraquecem sua mensagem
• Erros de digitação comuns, como “teh” em vez de “the”
• Uso indevido de apóstrofos em plurais
• Confundir certas palavras como seu/lá/eles estão ou muito/para/dois
• Usar vírgulas demais ou insuficientes

3. Use uma ferramenta de revisão

Você sabia que existem plug-ins gratuitos que podem verificar sua gramática e pontuação enquanto você digita em seu navegador ou programa de e-mail? Grammarly é o mais popular, e sua versão gratuita é um verdadeiro cavalo de batalha. É como uma versão expandida da verificação ortográfica que sinaliza todos os tipos de problemas com palavras e pontuação.

Use-o você mesmo e recomende-o à sua equipe, para que todas as suas comunicações escritas pareçam profissionais e polidas.

4. Verifique assuntos e manchetes

Erros nas linhas de assunto são a última coisa que você notará ao revisar – mas são a primeira coisa que os leitores verão. Certifique-se de dar uma segunda olhada nas suas linhas de assunto.

Se você usa a ferramenta de marketing por e-mail da Constant Contact para formatar boletins e campanhas profissionais, esse conselho também se aplica a manchetes e títulos de tópicos. É provável que você ignore erros nas manchetes, mas os clientes não.

5. Verifique nomes e pronomes

Outro ponto que é fácil de ignorar é o nome do destinatário. Muitas pessoas têm uma forte aversão a ver seu nome escrito incorretamente. Isso pode ser um fator decisivo, portanto, não dependa de sua memória - verifique sua fonte para garantir que o nome do destinatário esteja escrito corretamente. Se você usa um recurso de mala direta, é importante certificar-se de que seu banco de dados não contenha erros nos nomes de seus contatos.

Tenha cuidado com suas suposições sobre pronomes. O uso moderno de pronomes pode ser flexível. Muitas pessoas declaram seus pronomes preferidos em suas linhas de assinatura de e-mail hoje em dia, para que você possa determinar facilmente se está falando com ela, eles ou ele. Se alguém declarou claramente suas preferências de pronomes, é aconselhável honrá-los.

6. Leia em voz alta

Para verificar se sua mensagem é clara e tem um fluxo suave de ideias, leia-a em voz alta. Você notará imediatamente qualquer constrangimento ou falta de clareza.

Seu computador pode ler sua mensagem de volta para você - verifique o menu "editar" do aplicativo que você está usando para um comando de "fala". Se o seu aplicativo tiver um recurso de fala, destaque o texto que deseja ouvir de volta e escolha "começar a falar". Desvie o olhar da tela enquanto ela lê e veja se suas escolhas de pontuação e idioma orientam o computador para o tom certo.

7. Verifique os links e anexos

A maioria das pessoas teve que enviar mensagens de acompanhamento que diziam "Opa, eu queria anexar este documento ao último e-mail" ou "Desculpe, esse link não funcionou - aqui está o correto".

Esses são erros fáceis de cometer – mas também são fáceis de evitar se você reservar um tempo para revisar. Verifique manualmente todos os links em seu e-mail para garantir que funcionem e verifique se tudo o que você pretendia anexar está lá antes de enviar.

8. Verificar fatos e datas

Outro erro comum é misturar números em seu e-mail. Por exemplo, você pode não especificar um fuso horário, esquecer de converter um valor de Euros para Dólares ou acidentalmente especificar uma combinação de dia/data que não existe — como dizer "Sexta-feira, 2 de junho" quando 2 de junho realmente cai em uma quinta-feira.

Esses são erros fáceis de cometer, mas a confusão resultante pode levar muito tempo para ser esclarecida. Se você enviar informações incorretas repetidamente, isso pode prejudicar a confiança das pessoas em você como uma fonte confiável de informações.

Leva apenas um momento para dar uma olhada rápida nos números e datas em seu e-mail.

9. Verifique seu tom

O tom pode ser complicado. O que é lido como profissional para uma pessoa pode parecer conciso e abrupto para outra, enquanto uma mensagem pretendida como calorosa e amigável pode parecer falsa ou mesmo sarcástica para o leitor. Essas diferenças são culturais e individuais – e se você já tem atrito com o destinatário, ele pode não estar inclinado a lhe dar o benefício da dúvida.

Se você não incluiu nenhuma conversa fiada em sua mensagem, adicione uma frase ou duas. Abra e feche sua mensagem com formalidades agradáveis ​​que se concentrem no leitor e não em você, como “Espero que sua família esteja bem” ou “Boa sorte com essa apresentação na próxima semana”.

10. Simplifique

Uma boa edição é tirar coisas – como palavras extras ou frases desnecessárias – em vez de adicionar. Ao revisar, procure maneiras de simplificar e encurtar sua mensagem.

Mais curto é sempre melhor quando se trata de e-mail. A maioria das mensagens pode ser melhorada reduzindo a contagem de palavras pela metade. As pessoas estão ocupadas e simplesmente ignoram as mensagens que consideram muito longas. A melhor maneira de mostrar às pessoas que você as respeita é respeitar seu tempo e atenção.

Substitua palavras complicadas por palavras simples. Encurte frases longas. Separe parágrafos longos. Para e-mails, é melhor usar parágrafos com no máximo 100 palavras cada.

Parágrafos de uma frase podem ser poderosos.

11. Traga apoio

Peça ajuda se estiver escrevendo um e-mail muito importante – como um discurso de vendas para um cliente em potencial, uma negociação delicada com um fornecedor ou uma mensagem de boas-vindas que você enviará a cada novo assinante por meses.

Uma segunda pessoa pode ver coisas em sua escrita que você nunca verá porque sempre lerá suas palavras no espírito que pretendia. Se houver uma maneira de interpretar mal sua mensagem ou seu tom, um segundo leitor poderá detectá-la.

Faça o e-mail trabalhar para você

Enviar e-mails profissionais é fácil com os modelos e ferramentas que o Constant Contact oferece. Seguir essas dicas de revisão de e-mail garantirá que sua empresa sempre pareça polida e impecável.