Gestão de compras: um guia prático com as melhores práticas

O gerenciamento de compras é fundamental para manter uma organização bem abastecida. Dos pedidos de compra ao gerenciamento de estoque, é preciso haver um processo para manter as equipes equipadas com os suprimentos necessários.

Como você gerencia o processamento do pedido de compra? Vamos dar uma olhada nos detalhes de um departamento de compras e algumas práticas recomendadas a serem seguidas ao comprar estoque.

O que é gestão de compras?

A gestão de compras é o processo de aquisição de itens de fornecedores externos. É a gestão de compras, recebimento, revisão e aprovação de ordens de compra. A gestão de compras inclui também a gestão da relação com o fornecedor.

A parte de relacionamento da gestão de compras é um dos aspectos mais importantes do processo. Embora cada etapa do processo de compra seja importante, sem uma boa relação de trabalho, surgirão problemas. Quanto melhor o relacionamento entre a empresa e o fornecedor, mais tranquila será a compra.

É preciso olhar para a gestão de compras como mais do que apenas comprar bens e serviços. O processo de compra inclui pesquisa de materiais e fontes, garantia de entregas no prazo, inspeção de qualidade e gerenciamento de estoque e contabilidade completos.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho baseado em nuvem que permite gerenciar suas compras em várias visualizações, como quadros, listas e gráficos de Gantt, e rastreia suas compras em tempo real. Um painel ao vivo captura várias métricas, como tempo e custos, e calcula automaticamente os dados para ajudá-lo a monitorar sua aquisição. Experimente o ProjectManager hoje!

Benefícios da Gestão de Compras

O dinheiro é o resultado final, e não prestar atenção a esses aspectos do gerenciamento de compras afetará negativamente o resultado final de uma empresa. O gerenciamento de compras o ajudará no gerenciamento de compras compilando documentação para mostrar que seus lucros são maiores do que você está gastando.

• Custos mais baixos: Os custos mais baixos são o maior benefício que uma empresa pode obter do gerenciamento de compras. Isso inclui administrar seu departamento de compras com mais eficiência, obtendo os melhores preços e condições. O departamento de compras também pode tirar proveito de garantias e descontos que, de outra forma, poderiam cair no esquecimento.
• Risco reduzido: o gerenciamento de compras pode reduzir o risco e manter sua cadeia de suprimentos segura. Os riscos são compartilhados com os fornecedores e você pode potencialmente transferir os riscos para os fornecedores que podem lidar com isso. O departamento de compras também pode identificar os principais suprimentos e garantir que a cadeia de suprimentos esteja segura.
• Software: A tecnologia pode agregar ainda mais ao seu gerenciamento de compras usando software que identifica os problemas da cadeia de suprimentos e aumenta a eficiência.
• Gestão da Cadeia de Suprimentos: A cadeia de suprimentos é o fluxo de bens e serviços. O gerenciamento da cadeia de suprimentos ajuda as empresas a otimizar suas atividades do lado da oferta para ajudar a oferecer aos clientes o máximo de valor. Isso permite que eles ganhem uma vantagem competitiva no mercado, o que leva a um negócio mais viável.
• Gerenciamento de Estoque: O gerenciamento de estoque é sobre controlar e supervisionar as compras de uma empresa. O gerenciamento de compras ajuda você a personalizar as aprovações para melhorar o estoque de estoque, simplificando os processos de controle de estoque. Isso leva a uma maior eficiência e menores custos. O gerenciamento de estoque Kanban é uma maneira de controlar isso.
• Gerenciamento de relacionamento com fornecedores (SRM): Os relacionamentos são fundamentais para o gerenciamento de compras. É uma forma de encontrar benefícios tanto para a empresa quanto para os fornecedores. Quando os fornecedores trabalham com empresas e investem em relacionamentos de longo prazo, ambos saem vencedores. Portanto, gerenciar esses relacionamentos é fundamental. Os sistemas de gerenciamento de compras melhoram os relacionamentos com fornecedores rastreando e conectando sua empresa a dados de estoque de estoque em tempo real.
• Gestão da Qualidade: A qualidade também se beneficia ao definir níveis de desempenho alvo para a qualidade e rastreá-los para garantir que estejam sendo atendidos. Métricas como durabilidade e pontualidade de entrega podem melhorar a qualidade geral dos produtos.

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Etapas do Ciclo de Compras

Ao longo do ciclo de compra, as empresas farão determinações de requisitos, pesquisarão fornecedores, farão análises de valor, terão um processo de revisão, monitorarão e avaliarão o pedido e muito mais.

As sete etapas para o processo de compra incluem o seguinte.

1. Crie uma requisição de compra

A requisição de compra é um documento interno usado para comprar bens ou serviços. A requisição de compra pode ser para operações comerciais ou fabricação. A requisição de compra inclui o nome e departamento da pessoa que solicita os bens ou serviços, data do pedido, produtos ou serviços solicitados, descrição do item, quantidade e preço.

2. Aprovação do Orçamento

O orçamento é o dinheiro alocado usado para comprar bens ou serviços. O orçamento garante que haja dinheiro suficiente destinado ao item. Quando um orçamento para a compra for calculado, ele deve ser apresentado aos gerentes com autoridade para aprovar a compra.

3. Crie uma RFP

A solicitação de proposta descreve o trabalho e solicita licitações de fornecedores para bens ou serviços relacionados à proposta. Nem todos os processos de gestão de compras incluem uma RFP, mas são uma boa maneira de padronizar o relacionamento com os fornecedores e obter o melhor preço com a mais alta qualidade.

4. Seleção de Fornecedores

Depois de receber as RFPs, você precisará selecionar um fornecedor. Ter um scorecard de seleção de fornecedores pode ajudá-lo a reduzir suas escolhas, detalhando as características, alinhamento estratégico, políticas de negócios e quaisquer restrições com as quais você trabalhará ou não. Uma vez que você tenha um fornecedor adequado que atenda sua RFP com custo, tempo e qualidade que atenda aos seus critérios, você pode negociar, o que levará ao próximo passo.

5. Crie um pedido de compra

Depois de ter um fornecedor que concorda com seus termos, é hora de criar um pedido de compra (PO). A ordem de compra é um documento vinculativo do comprador para o vendedor. A diferença entre uma ordem de compra e uma requisição de compra é que a última é um contrato. A empresa está se comprometendo a fazer uma compra do fornecedor conforme descrito no pedido de compra. O PO é criado pela empresa, feito antes da compra, define o que é necessário e inclui detalhes de pagamento propostos.

6. Aprovação da fatura

Depois de verificar o pedido de compra para certificar-se de que ele corresponde à sua RFP e quaisquer outros documentos relacionados à compra, como solicitações de compra, recibos, etc., e definir quaisquer exceções para garantir que nenhuma informação vital esteja faltando, você pode trazer o ordem de compra para conseguir as aprovações necessárias.

7. Aprovação do Contrato

Um contrato com um fornecedor pode ser de longo prazo ou para um determinado número de suprimentos. De qualquer forma, você deve revisar o contrato e garantir que todas as partes estejam de acordo com os termos. É melhor ter um contrato padronizado para agilizar esse processo. Antes de aprovar, revise cuidadosamente, pois uma vez assinado este é um documento juridicamente vinculativo.

Estratégias de compra e melhores práticas

Ter uma estratégia de compra ajuda você a tomar decisões de compra mais eficazes e entregar mercadorias de qualidade no prazo com termos mutuamente aceitáveis. Há uma série de estratégias de compra que as empresas podem empregar para obter esses benefícios.

Uma é a aquisição de fonte única, que é quando uma empresa assume apenas uma fonte para aquisição. Isso exige um fornecedor com excelente atendimento e que se dedique ao relacionamento. Principalmente, você encontrará esse tipo de estratégia ao comprar material de escritório.

Um ciclo de compra é quando uma empresa faz pedidos de um grupo de fornecedores regulares, mas terceiriza compras ad hoc maiores. Os leilões de aquisição são usados ​​em projetos de curto prazo para obter o melhor preço. No entanto, ao lidar com fornecedores, existem várias estratégias principais que se aplicam a todas as melhores práticas de aquisição.

Por fim, você pode trabalhar com fornecedores que oferecem as melhores condições e preços e criam um relacionamento forte. Os métodos de qualidade total (TQM) exigem que os fornecedores forneçam uma qualidade cada vez melhor. Mas não importa qual você escolha, um programa de gerenciamento de risco deve ser aplicado ao lidar com qualquer cadeia de suprimentos.

Como o ProjectManager ajuda no gerenciamento de compras

O ProjectManager é um software que ajuda a simplificar os processos de gerenciamento de trabalho ao conectar equipes híbridas, não importa onde estejam localizadas ou o nível de habilidade que tenham. Os compradores podem monitorar seu estoque e se conectar com fornecedores na ferramenta para compartilhar documentos de compra e fatura. As notificações podem ser configuradas para manter todos atualizados para evitar atrasos dispendiosos.

Obtenha transparência na produção com quadros Kanban

Obtenha transparência em sua fabricação para garantir que suas equipes tenham todos os recursos necessários para continuar trabalhando em capacidade com quadros kanban. Essa ferramenta de fluxo de trabalho visual permite que os gerentes tenham visibilidade do processo de fabricação para que possam ver quando o estoque está baixo e solicitar mais suprimentos de seus fornecedores.

Gerar relatórios em segundos

Para um mergulho mais profundo no processo, há relatórios com um clique. Obtenha relatórios sobre planilhas de horas, status, tempo, custo e muito mais. Esses relatórios podem ser compartilhados com fornecedores para mantê-los informados e construir melhores relacionamentos. Todos os relatórios podem ser filtrados para focar apenas nos dados que você deseja acompanhar.

Armazene arquivos ilimitados em um só lugar

O ProjectManager tem armazenamento de arquivos ilimitado que pode ser um hub central para todos os seus documentos de compra. A segurança pode ser definida para permitir que os fornecedores acessem apenas as partes do software que são críticas para seu trabalho, enquanto o restante de seus dados confidenciais está protegido e seguro.

O ProjectManager é um software premiado que agiliza a compra para fabricantes e qualquer empresa que trabalhe com fornecedores externos. Organize seu trabalho, conecte equipes e crie uma fonte de verdade para garantir que todos estejam sempre trabalhando nas informações mais atualizadas. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente!