Pedidos de compra e o processo de pedido de compra explicado

Grande parte do seu projeto será feito internamente, mas você provavelmente também contratará fornecedores e outros para fornecer os materiais ou serviços necessários. Como você garante que as mercadorias são do tipo que você precisa, na quantidade acordada e pelo preço que atende às suas restrições financeiras?

Esses parâmetros são todos acordados por meio de um pedido de compra. É uma maneira de chegar a um acordo sobre os serviços externos necessários no projeto para garantir que você possa agendá-los em seu plano de projeto.

O que é um pedido de compra?

Uma ordem de compra (PO) é um contrato juridicamente vinculativo entre um comprador e um vendedor que detalha o que o comprador deseja e o que o vendedor concorda em entregar. Esses detalhes incluem o preço, quantidade, data de entrega e condições de pagamento.

Os pedidos de compra também incluem um número de rastreamento de PO. Dependendo do tipo de sistema que você usa, isso é fundamental para rastrear a compra - desde o momento em que é colocada até quando é entregue e paga.

Os pedidos de compra originaram-se como documentos em papel e ainda são usados ​​dessa maneira em muitos setores. No entanto, à medida que as empresas migraram para os computadores, o PO seguiu o exemplo. Existem sistemas que agilizam o processo de compra para ajudar a controlar o estoque e o pagamento.

Quem cria um pedido de compra?

Empresas maiores podem ter um departamento de compras dedicado a supervisionar os pedidos de compra. As empresas menores podem contar com gerentes de operações, gerentes financeiros, gerentes de escritório ou até mesmo proprietários de empresas para criar o pedido de compra.

Equipes específicas podem nomear indivíduos designados para criar pedidos de compra. Por exemplo, empresas de software podem nomear gerentes de escritório para criar pedidos de compra, enquanto uma empresa financeira pode nomear gerentes financeiros para criar pedidos de compra. A forma como uma empresa configura seu processo de compra determinará quem cria os pedidos de compra.

Quem aprova os pedidos de compra?

Quem aprova os pedidos de compra depende do processo em vigor dentro de uma determinada empresa. Empresas maiores podem ter desenvolvido processos de compra que consistem em aprovações provenientes de locais e departamentos específicos. Como exemplo, uma empresa de software pode recorrer a diretores e diretores financeiros (CFOs) para aprovar pedidos de compra.

As empresas menores podem recorrer ao CFO ou ao CEO para aprovação do pedido de compra, o que tem o potencial de retardar o processo em alguns casos.

Por que usar um pedido de compra?

A ordem de compra deixa claro exatamente o que um comprador quer de um vendedor. Isso ajuda a evitar qualquer confusão em termos do que um comprador quer, quanto, qual será o custo, quando e onde será entregue e assim por diante. A ordem de compra serve para proteger tanto o comprador quanto o vendedor. Por exemplo, se um comprador não pagar conforme acordado no pedido, ou o vendedor não preencher os detalhes do pedido, ele pode buscar meios legais para obter seu dinheiro, bens ou compensação financeira.

Claro, uma ação judicial não é o que qualquer gerente de projeto quer. Portanto, o pedido de compra funciona como um documento legal para evitar tais divergências, criando uma comunicação clara entre ambas as partes. Ele garante que todos os envolvidos no projeto concordem com os bens ou serviços que estão sendo adquiridos.

Praticamente falando, um pedido de compra simplesmente ajuda a rastrear um pedido, o que é essencial à medida que os projetos mudam e os recursos devem ser realocados para refletir essas mudanças.

Elementos de um Pedido de Compra

Um pedido de compra varia em detalhes, mas todos compartilham os seguintes elementos:

• Um número de PO para identificar e rastrear o pedido
• Uma data de PO para capturar quando o pedido foi acordado
• Informações do fornecedor, incluindo o nome do fornecedor e seu contato
• Informações de contato do comprador
• Uma data de entrega para quando os bens ou serviços são devidos
• Método de envio, se as mercadorias estiverem sendo enviadas para um local de trabalho
• Quaisquer requisitos para envio
• Itens que estão incluídos no pedido
• O custo de cada item
• O custo total de todo o envio
• Impostos para o total de itens comprados
• Data de vencimento
• Condições de pagamento

Sua empresa pode precisar de mais detalhes, o que é bom, mas se você tiver pelo menos as informações acima em seu pedido de compra, o proprietário e o fornecedor estarão protegidos por contrato. Portanto, para proteger legalmente todas as partes, é fundamental que todos os detalhes da transação sejam claramente declarados e acordados.

Um exemplo de pedido de compra

Vamos dar uma olhada em um exemplo teórico de ordem de compra para obter uma visão real de como esse processo funciona. Para isso, usaremos o modelo de pedido de compra do ProjectManager.com, que você pode baixar gratuitamente aqui. Imagine um trabalho de construção, onde a Acme Construction percebe que precisa de mais painéis de partículas.

Eles entram em contato com seu fornecedor, Joe's Lumber, e discutem o pedido por telefone. Chegando a um acordo sobre preço e entrega, a Acme escreve uma PO. Eles incluem o nome da empresa e informações de contato, criam um número de PO, data e ID de fornecedor para Joe's.

Informações de contato do fornecedor

A próxima parte do pedido de compra são as informações de contato do fornecedor ou de quem a Acme está fazendo a compra. Segue-se para onde as mercadorias serão enviadas, neste caso, o local de trabalho. A data de entrega aprovada é anotada e o método de envio, que neste caso é por caminhão.

Detalhes do pagamento

O que se segue são detalhes sobre o pagamento, quando é devido e se existem condições. Neste caso, o pagamento é devido no ato da entrega e somente após a pessoa de contato listada nas informações de envio ter examinado e aprovado a madeira.

Informações do item de linha

Há uma lista das mercadorias, mostrando o item, descrevendo-o, a quantidade, citando o preço unitário e depois um total de linha. Para este pedido, há apenas um item de linha, mas pode haver vários. Por mais que existam, eles são totalizados após serem adicionados os impostos para a compra.

Informação adicional

Há uma caixa na qual qualquer informação adicional pode ser adicionada. Isso pode ser como chegar ao local de trabalho, como as mercadorias precisam ser embaladas, etc. Para este trabalho, não há necessidade de informações adicionais e a caixa pode ser deixada em branco.

Assinatura

Por fim, há um local para a assinatura do fornecedor e a data em que o pedido de compra é assinado. Uma vez assinado, este se torna um contrato juridicamente vinculativo.

Processo de pedido de compra

O processo de pedido de compra inclui a escrita até a entrega. O processo de PO se divide nas seguintes etapas.

1. Criação

Depois que uma requisição de compra é feita, o pedido de compra é gerado, geralmente pela equipe de compras ou por um administrador do projeto.

2. Aprovação

Se todos os envolvidos estiverem de acordo com os itens, quantidade, preço e requisitos de entrega, o documento é aprovado pela assinatura do fornecedor concordando com os termos.

3. Despacho

A ordem de compra é enviada ao fornecedor por qualquer canal que tenha sido aceito. Isso pode ser feito pessoalmente, por papel, enviado por fax ou e-mail, etc.

4. Entrega

O fornecedor entrega as mercadorias descritas no pedido. Essas mercadorias são examinadas e aprovadas quando a qualidade é aceitável, como ausência de defeitos ou falta de itens. Isso geralmente é feito por um administrador ou gerente de compras no local de trabalho.

5. Fechamento

Se tudo estiver bem com o pedido uma nota fiscal de aprovação é enviada ao financiamento para processamento do pagamento. Uma vez pago, o pedido de compra é fechado.

Ordem de compra x fatura

Você pode ter ouvido ordens de compra e faturas usadas de forma intercambiável, mas é importante diferenciar os dois. Os pedidos de compra descrevem os bens e serviços que um comprador está interessado em adquirir e incluem detalhes como data da compra, detalhes do comprador, informações do pedido, informações de entrega, condições de pagamento e um número de pedido. Os compradores enviam pedidos de compra aos fornecedores para ajudar a acompanhar o processo de compra.

As faturas, por outro lado, funcionam como uma solicitação de pagamento enviada pelo fornecedor ao comprador assim que o pedido é atendido. Além de listar os bens e serviços que foram entregues, também descreve quanto dinheiro é devido. As faturas geralmente contêm um número de identificação, informações do fornecedor, detalhes de pagamento e quanto é devido.

Ao tentar diferenciar pedidos de compra versus faturas, lembre-se destas diferenças principais:

• Os compradores enviam POs aos fornecedores para monitorar e controlar o processo de compra
• Os fornecedores enviam faturas como uma solicitação oficial de pagamento aos compradores assim que o pedido é atendido

Tanto os pedidos de compra quanto as faturas são documentos importantes que descrevem os detalhes dos itens que estão sendo comprados.

Como o ProjectManager.com pode ajudar no processo de PO

ProjectManager.com é uma ferramenta premiada de gerenciamento de projetos que organiza o trabalho para maior eficiência. Usar nosso software para agilizar seu processo de pedido de compra permite que você gere, rastreie e feche seus pedidos de compra com mais facilidade, para que você não precise se afastar do gerenciamento do projeto.

Uma de nossas visualizações de projeto é o quadro Kanban, que visualiza o fluxo de trabalho. O quadro é uma série de colunas com cartões empilhados embaixo que podem ser arrastados e soltos de uma coluna para outra à medida que avançam no processo de pedido de compra.

Assim que tiver uma necessidade de compras, você poderá usar as colunas personalizáveis ​​para delinear seu processo de pedido de compra em cinco etapas. Crie um cartão para representar o pedido de compra. Anexe o pedido de compra real ao cartão e mova-o pelo quadro à medida que for aprovado, entregue e fechado.

Sua aquisição pode ser rastreada rapidamente para garantir que seja entregue no prazo, criando uma data de vencimento no cartão. Adicione tags para designá-lo a um departamento ou projeto e facilitar a localização em uma pesquisa. Você pode até mesmo atribuir o cartão ao seu gerente de compras e comentar para manter as linhas de comunicação abertas.

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