Gestão de Recursos: Processo, Ferramentas e Técnicas

O gerenciamento de recursos é um dos aspectos mais importantes do gerenciamento de projetos. Os recursos do projeto incluem as matérias-primas, equipamentos e recursos humanos necessários para executar as tarefas do projeto, todos os quais devem ser gerenciados durante qualquer projeto.

O que é gerenciamento de recursos?

O gerenciamento de recursos é o processo de planejamento, programação e alocação de recursos para concluir um projeto. Os gerentes de projeto são responsáveis ​​por supervisionar o processo de gerenciamento de recursos do início ao fim. Para isso, eles precisam usar ferramentas e técnicas de gerenciamento de recursos.

O gerenciamento de recursos envolve a criação de planos e processos para gerenciar recursos com mais eficiência, e você pode usar planilhas, documentos, software de gerenciamento de projetos ou uma combinação dos três.

Para gerenciar recursos, você deve monitorar e acompanhar seu desempenho em todo o projeto. ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho e projeto com painéis em tempo real para ajudá-lo a monitorar os recursos do seu projeto. Não há necessidade de configuração e coletamos automaticamente seis métricas de projeto e exibimos os dados em gráficos coloridos e intuitivos. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Processo de gerenciamento de recursos

Como dito acima, o gerenciamento de recursos é um processo contínuo que começa durante a fase de planejamento do projeto e continua até o encerramento do projeto. Isso é conhecido como o ciclo de vida do gerenciamento de recursos, que é composto de quatro estágios que os gerentes de projeto devem entender para gerenciar adequadamente os recursos do projeto.

• Planejamento de recursos: Depois de definir o escopo do projeto, você precisa estimar quais recursos são necessários para cada tarefa. Não se esqueça de contar os recursos que podem ser necessários para gerenciar mudanças e implementar estratégias de gerenciamento de riscos.
• Agendamento de recursos: Agora que você tem os recursos do projeto à sua disposição, você precisa garantir que esses recursos estejam prontamente disponíveis. Para fazer isso, você precisará simplesmente alinhar seu cronograma de recursos com o cronograma geral do projeto e ter uma sólida cadeia de suprimentos.
• Alocação de recursos: A alocação de recursos é um processo contínuo que é simplesmente definido como a escolha dos recursos certos no momento certo para realizar as tarefas do projeto. Por exemplo, há tarefas críticas que precisam ser priorizadas ao criar o agendamento de recursos.

Relacionado: Modelo de planejamento de recursos

Técnicas de gerenciamento de recursos

Os gerentes de projeto implementam as seguintes técnicas de gerenciamento de recursos para prever, planejar, alocar, nivelar e otimizar recursos durante a execução de um projeto.

1. Previsão de Recursos

Os gerentes de projeto devem fazer o melhor para estimar quais recursos são necessários para um projeto e como esses requisitos de recursos se ajustam aos planos atuais da organização. Para fazer isso, você deve definir o escopo do projeto para identificar todas as tarefas do projeto e seus recursos necessários.

2. Alocação de Recursos

A alocação de recursos consiste em avaliar os recursos disponíveis, a capacidade, o cronograma de recursos e as tarefas que precisam ser concluídas para encontrar os membros da equipe com as habilidades mais relevantes e garantir que eles tenham todos os recursos do projeto necessários quando precisarem.

3. Nivelamento de recursos

O objetivo do nivelamento de recursos é avaliar as habilidades dos membros de sua equipe e encontrar oportunidades para uma melhor alocação de recursos. Ao entender completamente o que os membros de sua equipe podem oferecer, você pode atribuir tarefas com base em suas habilidades para maximizar a eficiência dos recursos.

4. Utilização de Recursos

O planejamento cuidadoso de recursos é tão importante quanto o rastreamento de recursos. Os gerentes de projeto precisam acompanhar a utilização de recursos para identificar quaisquer recursos que não estejam sendo usados ​​com eficiência. Em seguida, eles podem simplesmente realocar esses recursos ou fazer alterações no plano de gerenciamento de recursos.

Ferramentas de gerenciamento de recursos

Essas são as ferramentas que os gerentes de projeto usam para aplicar técnicas de gerenciamento de recursos para planejar e monitorar os recursos do projeto.

Plano de Gestão de Recursos

Assim como todos os outros aspectos do gerenciamento de projetos, ao programar seus recursos, você deve começar com um plano de recursos. Este é o alicerce sobre o qual você construirá seu processo de gestão. Faça uma lista detalhada de todos os recursos que você acha que são necessários para concluir o projeto. Quanto mais detalhado, melhor.

Relacionado: Melhor software de gerenciamento de recursos de 2022

Como este é um plano, você desejará envolver outras pessoas nesse processo, pois certos membros da equipe podem exigir recursos adicionais do que você espera. Certifique-se de incluir pessoal e equipamentos essenciais e não essenciais. É melhor planejar os itens e, em última análise, não exigi-los do que ter que se esforçar para, digamos, adquirir um equipamento caro no último minuto e pagar um preço premium. O planejamento de recursos, em suma, é o planejamento financeiro.

Estrutura de Detalhamento de Recursos (RBS)

Agora que você tem uma lista completa dos recursos necessários para concluir seu projeto, você deseja encomendá-los de alguma forma. Você pode criar hierarquias de recursos, também conhecidas como Estrutura de Detalhamento de Recursos (ou RBS), de acordo com a organização contratante (como uma estrutura de subordinação ou hierarquia de equipe) ou por geografia (como todas as equipes ou equipamentos necessários na Ásia ou África).

Essas hierarquias básicas devem incluir pessoal e preferencialmente todos os recursos nos quais os fundos do projeto serão gastos, mas cabe a você definir quais tipos de hierarquias são relevantes para o seu projeto. Observe que um RBS difere de uma estrutura de divisão de trabalho em um plano de projeto típico, que define as tarefas associadas às partes principais de um projeto.

Matriz de Atribuição de Responsabilidade

Com seus recursos listados e organizados, você pode começar a definir os recursos que têm vários níveis de responsabilidade para concluir as tarefas do projeto ou o projeto geral. Isso é chamado de Matriz de Atribuição de Responsabilidade (ou RAM). Aqui é onde você pode esclarecer as funções e responsabilidades de todo o projeto.

Você pode dividir isso em quem é responsável por fazer quais tarefas, quem é o proprietário dessa tarefa, quem pode ajudar se houver dúvidas sobre a tarefa e quem precisa se manter informado sobre o andamento dessa tarefa. Muitos RAMs são gráficos simples com letras codificadas que definem diferentes funções de prestação de contas, baseadas no método RACI. R significa “Responsável”, A é “Responsável”, C é “Consultado” e I é “Informado”. Você pode fazer isso por indivíduo ou função, dependendo das necessidades da organização.

Histograma de Recursos

Um histograma de recursos pode ser usado para fornecer um visual dos recursos para qualquer pessoa no projeto que precise ficar por dentro do loop. É uma maneira rápida e fácil de visualizar a alocação de seus recursos e observar se há alocação excessiva ou insuficiente. Você pode então lidar com o recurso superalocado rapidamente e realocar conforme necessário para alguém cuja carga de trabalho seja mais leve. Em algumas ferramentas de software de gerenciamento de projetos, no entanto, isso é mais do que uma simples visão. Esta é uma ferramenta de agendamento para realocar o trabalho com base na disponibilidade ou superalocação ou subalocação.

Termos-chave de gerenciamento de recursos

Para entender melhor o gerenciamento de recursos para projetos e aprender como desenvolver um plano de recursos eficaz, primeiro vamos detalhar os diferentes termos e processos que são frequentemente associados ao gerenciamento de recursos. Lembre-se, os recursos podem ser humanos ou não humanos, como equipamentos ou escritórios. É tudo o que tem um custo necessário para concluir o projeto.

Superalocação de recursos

Superalocação significa simplesmente quando uma pessoa recebe muito trabalho. Eles não podem terminar o trabalho no tempo que você agendou ou alocou para que ele fosse concluído. Isso pode levar a horas extras, o que impacta o orçamento, ou pode bloquear e até inviabilizar um projeto. É crucial que os recursos sejam equilibrados, então você precisará de uma maneira de acompanhar a carga de trabalho de sua equipe durante todo o ciclo de vida do projeto.

Para ver exatamente como o software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a gerenciar seus recursos, assista ao pequeno vídeo abaixo. Recursos como gráficos de Gantt, calendários de carga de trabalho, planilhas de horas e relatórios de projetos se combinam para simplificar sua experiência de gerenciamento de recursos. E quando esses recursos estão online, todos os seus dados estão em tempo real, para que suas atualizações de recursos estejam sempre atualizadas. Saber mais:

Dependência de recursos

A dependência de recursos refere-se a uma teoria de que uma organização deve evitar colocar todos os ovos em uma cesta de equipe. Ou seja, a dependência excessiva de uma equipe para realizar o trabalho principal, especialmente se for uma equipe externa, pode levar a bloqueios de carga de trabalho e escassez de recursos. Você deseja planejar uma dependência não saudável em uma equipe ou um recurso para realizar o trabalho.

Você pode mitigar isso distribuindo o trabalho por vários recursos ou tendo planos de backup se os recursos de equipamentos planejados ficarem indisponíveis. Você também deseja garantir que seus recursos não sejam bloqueados por uma dependência excessiva ou dependência excessiva de um ou mais recursos. Se um membro da equipe tiver muitas tarefas e não tiver tempo suficiente para executá-las, ele pode estar bloqueando o trabalho de outras pessoas.

Lembre-se de que nem todos os recursos estão trabalhando apenas em seu projeto, eles podem ter outros trabalhos atribuídos a eles. Você precisa ser capaz de ver em todos os seus projetos se quiser gerenciar recursos de forma eficaz, que é onde o nivelamento de recursos é útil.

Como o ProjectManager ajuda no gerenciamento de recursos

O gerenciamento de recursos foi desenvolvido para gerenciar os recursos em seu projeto, o que requer visibilidade da disponibilidade de recursos, carga de trabalho e muito mais. O ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho e projeto que fornece dados em tempo real para tomar decisões mais perspicazes ao gerenciar recursos.

Planeje recursos com gráficos de Gantt interativos

Recursos e custos podem ser agendados com tarefas em nossa visualização de projeto de gráfico de Gantt. Depois de definir uma linha de base, você também pode consultar o progresso planejado versus o progresso real de seu projeto geral para se informar se houver um problema com os recursos. A barra de progresso informa o progresso feito em uma tarefa específica de acordo com o esforço planejado. Se você não estiver cumprindo sua linha de base, realoque seus recursos para permanecer no caminho certo.

Gerencie a carga de trabalho e mantenha as equipes produtivas

Sua equipe é seu recurso mais valioso. Você pode configurar a disponibilidade de sua equipe, seus dias úteis, feriados e PTO para qualquer lugar onde sua equipe trabalhe. Uma vez que eles começam a funcionar, você não quer queimá-los ou deixá-los ociosos. Nossa página de carga de trabalho codificada por cores permite que você veja rapidamente se os membros de sua equipe estão superalocados ou subalocados. Uma carga de trabalho equilibrada leva a uma equipe mais produtiva e feliz — e equipes mais felizes são mais produtivas.

Acompanhe seus recursos com painéis e relatórios em tempo real

Você planejou seu gerenciamento de recursos, mas à medida que executa o projeto, precisa monitorar esses recursos. Se você não ficar de olho em como está usando os recursos, corre o risco de ultrapassar o orçamento ou perder prazos. Nosso painel em tempo real coleta automaticamente dados ao vivo e os exibe em gráficos coloridos que traçam seis métricas do projeto. Um clique e você pode gerar relatórios que aprofundam a carga de trabalho, tempo, custos e muito mais. Todos os relatórios podem ser filtrados e compartilhados com as partes interessadas como você achar melhor.

Nosso software ajuda você a planejar, gerenciar e relatar os recursos do projeto. Você pode alocar e acompanhar os custos dos recursos, ver a disponibilidade de sua equipe para fazer atribuições e monitorar tudo com painéis que atuam como relatórios instantâneos de status. Obtenha tudo o que você precisa para gerenciar recursos em um só lugar.

Quando você está gerenciando recursos em um projeto, há muitas bolas para manter no ar, e esse processo pode ficar complicado e confuso. No entanto, com a ferramenta online certa, você pode planejar, monitorar e relatar seus recursos com grande controle e precisão. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que fornece as ferramentas necessárias para conduzir seu projeto até a conclusão bem-sucedida. Experimente você mesmo.