Gerenciamento de registros: um guia rápido

Esteja você gerenciando um projeto tradicional, ágil ou híbrido, todos eles têm uma coisa em comum: documentação. Dependendo da metodologia, o gerenciamento de projetos exige muita papelada, por isso o gerenciamento de registros é tão importante.

O gerenciamento de registros ajuda a controlar seu projeto atual e preparar o terreno para projetos futuros. Vamos definir o que é gerenciamento de registros, explorar o papel de um gerente de registros e descrever o ciclo de vida do gerenciamento de registros. Após este guia rápido, você poderá gerenciar melhor qualquer projeto.

O que é gerenciamento de registros?

O gerenciamento de registros é a criação de registros do projeto e sua manutenção e armazenamento adequado. É um processo sistêmico que dá às pessoas acesso aos registros do projeto para uso futuro por meio da organização, planejamento e acompanhamento durante toda a execução do projeto. Os registros são documentos que descrevem os detalhes que são relevantes para o projeto e requerem monitoramento para gerenciar o projeto.

Ao abordar o gerenciamento de registros, você precisa determinar o tipo de informação que deve ser registrada, bem como um processo para registro de dados. Você precisará saber como lidar e coletar os registros e o período de tempo para retenção e armazenamento desses registros. Há também registros de descarte ou proteção relacionados a eventos externos.

A geração de registros do projeto faz parte do processo de gerenciamento de registros. ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho e projetos que possui relatórios de um clique que capturam dados do projeto em tempo real. Gere relatórios de custo, tempo e muito mais. Todos os relatórios podem ser filtrados para mostrar apenas as informações que você deseja ver. Esses relatórios são facilmente compartilhados com as partes interessadas e armazenados no software graças ao nosso armazenamento de arquivos ilimitado. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.

Como manter os registros do projeto

A criação de um documento de requisitos de conformidade é necessária para delinear os procedimentos que a equipe do projeto deve seguir para garantir que todos estejam em conformidade. Um plano de arquivo é necessário para saber que tipo de registros são necessários para o projeto. Deve haver um método para coletar documentos desatualizados em todas as fontes de registro, bem como uma maneira de capturar e auditar os registros. Isso inclui um sistema que pode monitorar e relatar os registros.

Nem todos os documentos do projeto são registros. Registros, de acordo com o gerenciamento de projetos, são documentos que são mantidos para mostrar que uma determinada ação foi tomada. Um sistema de gerenciamento de registros é uma ferramenta que permite classificar registros e não registros, como duplicatas e rascunhos. Exemplos de registros incluem requisitos do projeto, escopo do projeto, cronograma, orçamento, relatórios de progresso, contratos, etc.

O papel do gerente de registros

O gerente de registros é um cargo de gerenciamento de projetos, e essa pessoa é responsável por organizar e gerenciar os registros físicos e digitais relacionados ao projeto. Os gerentes de registros são responsáveis ​​por gerenciar com precisão, segurança e eficácia as informações recebidas e produzidas pelo projeto. Nem todos os projetos têm um gerente de registro e, em algumas organizações, o gerente de registro também é o gerente de projeto. Também pode se enquadrar na função de ciência da informação ou gerenciamento, gerente de TI ou gerente de assuntos regulatórios ou arquivista.

Dependendo do projeto e da organização, o gerente de registros estabelecerá e supervisionará um sistema de gerenciamento de registros. Eles também desenvolvem, mantêm, verificam e avaliam os sistemas existentes, produzindo vários relatórios conforme necessário para registrar minuciosamente a gestão do projeto.

Um gerente de registros geralmente é a pessoa responsável por consultas e solicitações de informações provenientes de clientes internos ou externos. Eles são responsáveis ​​por seguir os requisitos e regulamentos financeiros, legais e administrativos. Também é sua responsabilidade arquivar ou destruir registros e garantir que os registros salvos estejam acessíveis.

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Ciclo de Vida dos Registros

O ciclo de vida dos registros são os estágios pelos quais um registro passa à medida que é gerenciado durante sua vida útil. Há três estágios principais do ciclo de vida de um registro: criação ou recebimento, distribuição e uso e descarte. A primeira fase é a reprodução ou produção de dados registrados ou documentados. Por exemplo, gerar um relatório, orçamento ou escopo do projeto.

Em seguida é o estágio de distribuição e uso. Depois que o registro é criado, ele é distribuído interna ou externamente. O registro será usado frequentemente nesta fase de seu ciclo de vida e deve ser facilmente acessível. A duração desta etapa varia de acordo com o tipo de projeto e pode ser de horas a anos.

A etapa final é uma disposição em que os registros são destruídos ou arquivados para uso como dados históricos no planejamento de projetos futuros semelhantes em escopo ao que acabou de ser concluído. Em alguns casos, os períodos de retenção dos registros inativos expiram, sinalizando o fim de seu ciclo de vida. Nesse ponto, o gerenciador de registros determinará se os registros serão destruídos ou arquivados.

Classificação de Registros

Os registros podem ser classificados de várias maneiras para ajudar a organizar os registros. Para nossos propósitos, veremos três classificações de registros que se aplicam a registros físicos e digitais.

1. Registros Corporativos: Esses registros estão relacionados às atividades comerciais diárias e são comuns na maioria das empresas. Eles podem incluir tudo, desde gerenciamento de equipe, envolvimento de partes interessadas, compras, vendas e contratos.
2. Registros do setor: registros desse tipo também são comuns, mas se aplicam apenas a um setor específico. No caso do gerenciamento de projetos, são registros exclusivos do setor que não seriam encontrados em outros negócios.
3. Registros de retenção legal: Os registros que são exigidos por consultores jurídicos ou pessoal de conformidade e que devem ser mantidos por um determinado período de tempo pelo governo ou pela empresa são chamados de retenções legais. Eles estão relacionados a questões relacionadas a auditorias de conformidade ou litígios.

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Gerenciando Registros Físicos

Embora o gerenciamento de projetos compartilhe com a maioria dos setores uma transição de registros físicos para digitais, ainda existem registros físicos que devem ser gerenciados na maioria dos projetos. Embora os arquivos digitais possam ser mais fáceis de compartilhar e armazenar, os arquivos físicos podem ser gerenciados com eficiência com as dicas corretas de gerenciamento de arquivos.

Os arquivos físicos ocupam espaço e podem ser caros. Em alguns casos, você precisa ser seletivo sobre quais arquivos salvar. Certifique-se de que você não está arquivando nada que seja redundante ou desnecessário. Para os registros que você arquiva, verifique se eles são consistentes na forma como você os nomeia. Mantenha documentos afins juntos, como toda a papelada de um projeto. Isso tornará mais fácil encontrar o que você está procurando.

Ao classificar seus arquivos, você também deseja separá-los por contínuos e completos. Por exemplo, projetos concluídos podem ficar em uma gaveta do armário de arquivos, enquanto projetos que ainda estão em andamento devem ser coletados em outra. Crie subpastas para organizar melhor seus papéis, e não faz mal fazer cópias digitais de seus documentos importantes, mesmo que você prefira registros físicos, apenas para ter um backup.

Gerenciamento de Registros Eletrônicos

A maioria das empresas, no entanto, terá arquivos digitais. Como você gerencia seus registros eletrônicos? Primeiro, você precisa ter um sistema que faça backups regulares caso haja um problema técnico que possa excluir ou corromper seus dados. Isso inclui um plano de recuperação de desastres.

Quanto ao armazenamento, você pode manter seus arquivos online, near-line (em um sistema de gerenciamento de documentos do departamento) ou offline. O online pode ser caro, é claro, e a segurança depende do serviço que você emprega. Quando os arquivos estão online, eles podem ser acessados ​​instantaneamente de qualquer lugar que você tenha uma conexão com a Internet, o que é útil para trabalho remoto.

O armazenamento online e near-line pode ser um local seguro para manter seus registros. O armazenamento offline em fita magnética e mídia óptica pode se deteriorar sem cuidado e sempre existe a ameaça de que a mudança de tecnologia torne seus arquivos inacessíveis.

Gerenciamento de Registros e ISO

A ISO, International Organization for Standardization, é uma federação global de organismos nacionais de normalização. É uma organização não governamental que compreende os padrões para muitos países ao redor do mundo. O gerenciamento de registros ISO 15489 é o primeiro padrão global para gerenciamento de registros e foi publicado em 2001 e adotado por mais de 50 países e mais de 15 idiomas. A revisão e a consulta duraram três anos e uma versão revisada foi publicada em 2016.

Os principais conceitos e princípios da norma incluem registros, sistemas de registro, políticas, responsabilidades, monitoramento e treinamento para o gerenciamento eficaz de registros. Aplica-se à criação, captura e gerenciamento de registros em todos os tipos de negócios e tecnologias. Está disponível para venda no site da ISO.

Como o ProjectManager ajuda no gerenciamento de registros

Se você está procurando uma ferramenta digital que possa organizar, monitorar e relatar seus projetos, mas também atuar como um sistema de gerenciamento de registros ilimitado e seguro, então você precisa do ProjectManager, software de gerenciamento de trabalho e projetos. Nossa ferramenta online pode gerar e armazenar os registros necessários para gerenciar seu projeto e acessá-los ao planejar seu próximo projeto.

Registre cronogramas e orçamentos com gráficos de Gantt on-line

Alguns dos registros mais críticos para o seu projeto são os planos que descrevem seu cronograma e orçamento. Nossos gráficos de Gantt interativos facilitam a organização do seu trabalho, vinculam dependências para evitar gargalos e definem uma linha de base para medir a variação do projeto em tempo real à medida que você executa o plano. Os gráficos de Gantt são fáceis de compartilhar com toda a equipe, mostrando todo o projeto em uma linha do tempo visual, que pode ser salva para orientação importante ao planejar seu próximo projeto.

Gerenciar registros em uma visualização de lista robusta

O gráfico de Gantt é uma das várias visualizações de projeto que permitem gerenciar seus registros com as ferramentas desejadas. Existem quadros kanban, visualizações de planilha e calendário. Há até uma exibição de lista, que facilita a captura de todos os registros do projeto, ver o status do projeto conforme você espera do projeto e até anexar arquivos e comentários para promover uma melhor colaboração com as equipes no escritório ou trabalhando remotamente.

Ter um hub central para os registros do seu projeto que funciona como a ferramenta que você está usando para gerenciar e executar seu projeto ajuda você a trabalhar com mais eficiência. Nosso recurso de pesquisa global torna rápido e fácil encontrar o que você está procurando por arquivos, projetos, tarefas e muito mais. Obtenha resultados em tempo real, o que significa que você está vendo o que está acontecendo no momento e não um instantâneo do passado. Adicione automação de fluxo de trabalho, aprovações de tarefas, gerenciamento de recursos e muito mais, tornando nosso software o balcão único para todas as suas necessidades de gerenciamento de projetos.

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