Gerenciamento remoto de projetos: um guia rápido com as melhores práticas

No início do gerenciamento de projetos, todos trabalhavam fisicamente juntos. Mas a gestão do trabalho não está mais sob o mesmo teto. As pessoas agora estão trabalhando remotamente mais do que nunca.

Equipes remotas são equipes híbridas e trabalham em locais diferentes com ferramentas e habilidades diferentes. Como os gerentes de projeto os mantêm colaborativos e produtivos? Gerenciamento remoto de projetos e software de gerenciamento de projetos, é assim.

O que é gerenciamento remoto de projetos?

O gerenciamento remoto de projetos é como os gerentes de projeto conectam equipes remotas e híbridas e garantem que todos trabalhem juntos para atingir os objetivos do projeto. Nesse sentido, não é diferente de gerenciar qualquer projeto, exceto que você executa o projeto remotamente.

Gerenciar uma equipe remota cria desafios únicos que os gerentes de projeto tradicionais não precisam considerar. É por isso que os gerentes de projeto remotos usam ferramentas de gerenciamento de projetos online para conectar virtualmente pessoas que estão fisicamente distantes. Eventos recentes provaram que muitos setores podem sobreviver e até prosperar usando o gerenciamento remoto de projetos.

Ao contrário de outras metodologias, o gerenciamento remoto de projetos é flexível. Não segue um conjunto ou regras rígidas, embora seja viável com abordagens tradicionais e ágeis. Ele pode até mesmo oferecer suporte ao gerenciamento de trabalho híbrido que une estilos diferentes de trabalho e os torna compatíveis.

O ProjectManager tem várias visualizações de projeto e dados em tempo real que fazem com que as equipes híbridas sintam que estão trabalhando juntas, não importa onde estejam. As listas de tarefas organizam o projeto e seu trabalho individual, além de você poder definir a prioridade e visualizar o status para saber se está dentro do prazo. As equipes podem comentar as tarefas para melhores colaborações. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente!

Benefícios do Gerenciamento Remoto de Projetos

Como os eventos recentes mostraram, o benefício do gerenciamento remoto de projetos é que ele mantém as luzes acesas. Ou seja, muitas empresas conseguiram continuar operando graças às ferramentas de gerenciamento de projetos que as mantêm trabalhando em casa. Por mais importante que seja, porém, existem outros profissionais no gerenciamento remoto de projetos.

Gerenciamento de tarefas

As ferramentas remotas de gerenciamento de projetos permitem que as equipes se apropriem de seu trabalho e dão aos gerentes a transparência para monitorar seu trabalho sem atrapalhar. Uma ferramenta de planejamento pode atribuir a eles trabalhos com descrições detalhadas. Em seguida, as equipes podem gerenciar seu backlog e planejar sprints. Isso leva a equipes mais capacitadas e isso cria um bom moral, melhor retenção e produtividade.

Custo-beneficio

Se você tiver uma equipe remota, economizará dinheiro em espaço de escritório e utilitários. Essas economias podem ser direcionadas para o crescimento do negócio ou para os salários de sua equipe. Falando em equipes, elas também se beneficiam. Eles não precisam mais gastar dinheiro com deslocamento, seja transporte público ou gasolina e o desgaste normal de seus carros.

Equilíbrio entre trabalho e vida pessoal

Trabalhar como uma equipe totalmente remota ou em um modelo híbrido pode aumentar o moral. Uma equipe feliz é uma equipe produtiva. O que quer que você resolva entre a gerência e os funcionários, com certeza beneficiará ambos. Menos viagens significa mais tempo em casa com a família. Isso também pode ajudá-lo a recrutar talentos mais longe do que nunca.

Relatórios e comentários

O gerenciamento de projetos para equipes remotas se destaca em transparência por meio de melhores relatórios sobre o progresso e o desempenho. A comunicação é uma via de mão dupla e o feedback das equipes também é uma maneira poderosa de melhorar continuamente os processos. A colaboração remota cria laços mais fortes e os relatórios permitem uma melhor tomada de decisão.

Desafios do gerenciamento remoto de projetos

O gerenciamento de projetos para equipes remotas não é uma bala mágica. Existem desafios de gerenciamento de projetos e outros além do gerenciamento de projetos. Algumas indústrias não podem trabalhar remotamente, mesmo que quisessem. Mas aqueles que têm o luxo de trabalhar fora da estrutura de um escritório ainda podem encontrar obstáculos, independentemente do método de gerenciamento de projetos em que trabalham.

Colaboração

Embora existam ferramentas de colaboração que conectam as pessoas, algumas afirmam que a colaboração é sempre melhor quando as equipes estão fisicamente na mesma sala. Texto, bate-papo e outras ferramentas de mensagens carecem de nuances e muitas vezes podem ser confusos. Usar uma voz ou videoconferência é uma solução, mas mesmo eles não são o mesmo que uma equipe trabalhando lado a lado.

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Produtividade

Como você deve ter adivinhado, cada positivo para o gerenciamento remoto de projetos também pode ser considerado negativo. Por exemplo, a produtividade pode sofrer quando as equipes trabalham em casa. Existem distrações que simplesmente não estão em um escritório, como pratos, crianças e assim por diante.

Consolidação de equipe

Criar uma equipe é fácil, mas ter esse vínculo de equipe e desenvolver confiança é difícil, mesmo quando estão trabalhando fisicamente no mesmo espaço. Isso pode ser exponencialmente mais difícil com equipes e clientes híbridos quando você não está junto pessoalmente. A formação de equipes pode acontecer, mas pode ser mais difícil e levar mais tempo.

Montando uma equipe de projeto remoto

Para reunir um grupo, siga estas etapas:

1. Saiba com que tipo de estrutura remota você está trabalhando.
2. Encontre os candidatos certos. Aqueles cujas habilidades atendem às suas necessidades, é claro, mas você também quer pessoas que sejam bons comunicadores e respondam às coisas rapidamente.
3. Certifique-se de que suas diretrizes e expectativas sejam claras, desde horas de trabalho, frequência de check-ins, rastreamento de tempo, metas, quem tem autoridade para o quê, etc.
4. Mantenha-se envolvido com a equipe por meio de reuniões virtuais, bate-papo etc., para manter as equipes conectadas.
5. Certifique-se de ter um canal confiável que todos estejam usando para bate-papo direto, anúncios e feedback.
6. Tenha as ferramentas de colaboração certas para que a equipe do projeto trabalhe em conjunto, não importa onde estejam.
7. Tenha ferramentas de gerenciamento, como planilhas de horas, para manter sua equipe responsável sobre quanto tempo está gastando em tarefas.

Tipos de equipes de projetos remotos

Existem vários tipos de equipes remotas. Você precisa decidir qual se encaixa com a cultura da sua empresa e atende às necessidades de seus funcionários. Em geral, existem três tipos de equipes de projetos remotos. Eles são os seguintes:

Totalmente Remoto

Como seria de esperar do nome, uma equipe totalmente remota é aquela em que todos estão trabalhando em casa ou em escritórios separados na região ou mesmo em fusos horários diferentes.

Híbrido

A equipe híbrida é aquela em que os membros da equipe são distribuídos, alguns trabalhando juntos em um escritório e outros em casa ou em escritórios diferentes.

Flexível

Equipes flexíveis ou flexíveis podem trabalhar em casa ou no escritório, bem como em um espaço co-localizado, conforme determinado por um acordo entre elas e a gerência.

Como gerenciar uma equipe de projeto remoto

Quando você monta sua equipe de gerenciamento de projetos remoto e define sua estrutura de trabalho, o trabalho real começa.

• A primeira coisa que você precisa fazer é reunir as equipes remotas para uma reunião e definir expectativas claras para elas durante o planejamento do projeto. Espero que você tenha contratado membros da equipe capazes de gerenciar a si mesmos durante o trabalho remoto, mas, independentemente disso, todos precisam conhecer suas funções e responsabilidades. Uma matriz RACI pode ajudar.
• Cada dia deve começar com o check-in. As pessoas podem explicar o que fizeram e o que esperam fazer no decorrer do dia seguinte. Este é um bom momento para garantir que todos entendam suas atribuições. As linhas de comunicação devem permanecer abertas, mas uma reunião diária é um bom ponto de partida.
• Embora você queira ter iniciativa própria, membros de equipe e membros de equipe independentes que possam gerenciar a si mesmos, o projeto ainda requer processos para gerenciar o trabalho e manter a produtividade alta. Qualquer que seja a metodologia que você preferir ou seja adequada para o projeto, tudo bem, mas certifique-se de que todos na equipe saibam o que é, como funciona e com que frequência eles devem atualizar seu status.
• Você vai querer apoiar suas equipes remotas. Quando não há interação face a face constante como em um escritório, os membros da equipe podem se sentir isolados e abandonados. Isso leva a um moral fraco e membros da equipe infelizes, o que não é o que você deseja. Encontre maneiras de manter contato com eles, sejam reuniões individuais semanais ou outras maneiras de deixá-los saber que estão sendo ouvidos.
• Por fim, você precisa ter uma ferramenta de gerenciamento de trabalho híbrida que conecte as equipes, não importa onde estejam, qual seja seu nível de habilidade ou departamento para permitir que elas se conectem com outras pessoas e trabalhem com as ferramentas que desejam para realizar o trabalho. As ferramentas de gerenciamento de trabalho baseadas em nuvem ajudam a quebrar as barreiras da distância, portanto, procure uma que seja flexível o suficiente para atender aos gerentes de projeto e membros da equipe.

Melhores ferramentas de gerenciamento remoto de projetos

Existem muitas ferramentas de gerenciamento remoto de projetos no mercado. Alguns são melhores do que outros para conectar equipes híbridas e facilitar o gerenciamento de trabalho mais produtivo. Aqui está uma lista de algumas das melhores ferramentas de gerenciamento de projetos remotos para ajudá-lo a conectar equipes híbridas para um gerenciamento de trabalho produtivo.

Gestor de projeto

O ProjectManager é uma ferramenta baseada em nuvem que facilita o gerenciamento remoto de projetos com dados em tempo real, compartilhamento de arquivos, comentários no nível da tarefa e a capacidade de marcar qualquer pessoa da equipe do projeto e colocá-la na conversa. Você pode atribuir tarefas e gerenciar notificações por e-mail e também na ferramenta para manter todos informados.

Várias maneiras de trabalhar

Existem várias visualizações de projeto que permitem que todos trabalhem como quiserem. Os gerentes podem criar planos estruturados com antecedência com ferramentas de planejamento de projeto, como um gráfico de Gantt online que filtra o caminho crítico e define linhas de base para que, quando o projeto for executado, o esforço planejado versus o real possa ser rastreado. Os planos de Gantt podem ser compartilhados com as partes interessadas e toda a equipe.

Recursos poderosos de colaboração em equipe

As equipes podem trabalhar em listas de tarefas que fazem mais do que coletar trabalho. Eles mostram prioridade, status, podem anexar arquivos a tarefas, adicionar comentários e muito mais. Há também quadros kanban para visualizar o fluxo de trabalho e uma visualização de calendário também. Todas as visualizações do projeto são atualizadas simultaneamente para que ninguém trabalhe com dados antigos.

Dados em tempo real

Os gerentes de projeto podem monitorar o progresso e o desempenho, não importa onde ou quando suas equipes estejam trabalhando. Os painéis em tempo real não requerem configuração oportuna. Eles coletam automaticamente os dados do projeto, processam os números e exibem tabelas e gráficos que mostram a variação do projeto, custo e muito mais. Os relatórios com um clique vão ainda mais fundo nos dados e podem ser filtrados e compartilhados com as partes interessadas.

Folga

O Slack é uma ferramenta de comunicação que conecta equipes. Você pode criar canais específicos para equipes, departamentos, etc. Há chat individual, bem como videoconferência e conferência de voz. É uma ótima ferramenta para manter todos trabalhando na mesma página, mesmo que nunca tenham se conhecido pessoalmente.

Google Workplace

O Google Workplace é uma ferramenta que ajuda as equipes a colaborar. Há uma suíte de aplicativos que mantém todos conectados, como Gmail, Google Agenda, Meet e Drive, que conta com softwares gratuitos de documentos, planilhas e apresentações que podem ser compartilhados e usados ​​por equipes.

Trello

O Trello é uma maneira de gerenciar projetos e ajudar as equipes a colaborar. Ele usa um modelo de quadro kanban para gerenciamento de tarefas e se integra a outros aplicativos. Se você está procurando uma solução somente kanban, esta pode ser a ferramenta certa para você.

Práticas recomendadas de gerenciamento remoto de projetos

Algumas dicas de gerenciamento de projetos a serem lembradas é que, independentemente de você ser totalmente remoto ou híbrido, é preciso ser transparente ao declarar os objetivos do projeto e o processo que usará. Isso mantém as equipes na mesma página que você e ajuda a motivá-las. Não faz mal começar cada dia com uma reunião em pé quando a agenda está claramente definida para o próximo dia de trabalho.

Os relatórios de status são a força vital do gerenciamento remoto de projetos. As equipes precisam manter os gerentes de projeto atualizados e os gerentes de projeto precisam se comunicar claramente com as equipes. Quando os membros da equipe não estão juntos sob o mesmo teto, é fácil perder o contato. Manter fortes laços comunicativos é o que mantém o gerenciamento remoto de projetos funcionando. Você quer que os membros da equipe saibam o que precisam fazer e os gerentes de projeto devem permanecer abertos ao feedback da equipe.

Ter uma fonte de verdade é fundamental para manter o gerenciamento de equipe de gerenciamento remoto de projetos avançando sem atrasos dispendiosos. Se as equipes estão trabalhando em um conjunto de dados e os gerentes de projeto têm outro, há problemas no horizonte. Ter uma ferramenta de gerenciamento de projetos remoto baseada na nuvem significa dados em tempo real que são compartilhados em todas as visualizações do projeto para manter todos trabalhando nas informações mais atuais.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos remoto premiado que organiza o trabalho e facilita as equipes híbridas em todo o mundo e na empresa. Suas múltiplas visualizações de projeto permitem que as equipes trabalhem como quiserem e os gerentes obtêm as ferramentas de relatórios de que precisam para monitorar recursos, progresso e desempenho para manter o projeto nos trilhos. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente!